Prosessikuvaus pienyritykselle: viisi laatikkoa, kolme mittaria, yksi tunti

Prosessikuvaus on yhden sivun kuva siitä, miten yksi työ oikeasti etenee. Tässä viiden laatikon malli, kolme mittaria jotka jokaiseen kuvaukseen kuuluvat ja tunnin työjärjestys — sekä syy tehdä tämä ennen järjestelmän ostoa.

Prosessikuvaus on yhden sivun kuva siitä, miten yksi työ etenee alusta loppuun: mistä se käynnistyy, mitä vaiheita siinä on, kuka tekee mitäkin ja milloin se on valmis. Pienessä yrityksessä sen tekemiseen menee tunti, ei viikkoa. Ja se kannattaa tehdä ennen kuin ostat yhtään järjestelmää, koska muuten ostat ohjelmiston prosessiin, jota kukaan ei ole kirjoittanut auki.

Tällä sivulla on viiden laatikon malli, kolme mittaria jotka jokaiseen kuvaukseen kuuluvat, tunnin työjärjestys ja rehellinen osuus siitä, milloin prosessikuvaus on turhaa työtä. Kaavioista ei tarvitse tykätä — tämä toimii myös paperilla ja kynällä.

Miksi prosessi kannattaa kuvata ennen järjestelmän ostoa?

Prosessi kannattaa kuvata ennen järjestelmän ostoa kolmesta syystä, ja jokainen niistä näkyy suoraan rahassa. Ensinnäkin tarjousten vertailu muuttuu mahdolliseksi, koska voit kysyä jokaiselta toimittajalta saman kysymyksen samasta vaiheesta. Toiseksi turha työ paljastuu ilmaiseksi: lähes jokaisesta ensimmäisenä kuvatusta prosessista löytyy vähintään yksi vaihe, joka on olemassa vain siksi, että se on aina ollut olemassa. Kolmanneksi käyttöönotto nopeutuu, koska toimittajan ensimmäiseen kysymykseen on jo vastaus — muuten sen kirjoittaa toimittaja ja laskuttaa siitä. Alla kaikki kolme erikseen.

Vertailu muuttuu mahdolliseksi. Kun prosessi on paperilla, voit kysyä jokaiselta toimittajalta saman kysymyksen: miten teidän järjestelmänne hoitaa vaiheen kolme? Ilman kuvausta vertailet ominaisuuslistoja, joissa jokainen tuote näyttää voittavan omalla listallaan.

Turha työ paljastuu ilmaiseksi. Lähes jokaisesta ensimmäisenä kuvatusta prosessista löytyy vähintään yksi vaihe, joka on olemassa vain siksi, että se on aina ollut olemassa. Tieto kirjataan kahteen paikkaan, hyväksyntä pyydetään ihmiseltä, joka ei enää tee sitä työtä, tai tuloste otetaan mappiin, jota kukaan ei avaa. Tämä on ainoa tapa parantaa tulosta ilman että ostaa mitään.

Käyttöönotto nopeutuu. Toimittajan ensimmäinen kysymys on aina jokin muoto kysymyksestä "miten te teette tämän nyt". Jos vastaus on valmiina, määrittelyyn menee päiviä eikä viikkoja. Jos vastausta ei ole, sen kirjoittaa toimittaja — ja laskuttaa siitä.

Viiden laatikon malli

Prosessikuvauksen malli on viisi laatikkoa yhdellä sivulla: laukaisin, valmistelu, suoritus, tarkistus tai hyväksyntä sekä päätös ja kirjaus. Enempää ei tarvita, ja vähempi jättää olennaista pois. Piirrä laatikot vaakariviin ja kirjoita jokaiseen kolme asiaa: mitä tapahtuu, kuka tekee ja mihin tieto kirjataan. Kun viisi laatikkoa on täytetty, piirrä nuolet niiden väliin. Jokainen nuoli, jossa tieto siirtyy järjestelmästä toiseen ihmisen kopioimana, on automatisoinnin kohde — merkitse ne ympyrällä, niin niistä syntyy tekemisen lista. Alla jokainen viidestä laatikosta erikseen.

1. LaukaisinMikä käynnistää prosessin? Asiakkaan puhelu, verkkolomake, saapunut lasku, kalenterimerkintä. Kirjaa myös mistä kanavista se voi tulla — useimmiten niitä on kolme, ei yksi, ja juuri se on ongelman alku.
2. ValmisteluMitä tietoa kerätään ennen kuin varsinainen työ alkaa? Asiakkaan tiedot, mitat, aikataulu, hinta. Merkitse, mistä kukin tieto haetaan ja onko se olemassa jossain jo valmiina.
3. SuoritusVarsinainen työ. Tähän laatikkoon ei tarvitse kuvata jokaista käden liikettä — riittää, että näkyy kuka tekee ja kauanko se kestää.
4. Tarkistus tai hyväksyntäKuka katsoo lopputuloksen ennen kuin se menee asiakkaalle tai kirjanpitoon? Jos kukaan ei katso, kirjaa se sellaisenaan. Se on tieto, ei häpeä.
5. Päätös ja kirjausMilloin prosessi on valmis, mitä siitä jää järjestelmiin ja kuka saa tiedon valmistumisesta? Tähän laatikkoon kuuluu myös laskutus, joka unohtuu kuvauksista useimmin.

Kun viisi laatikkoa on täytetty, piirrä nuolet väliin. Jokainen nuoli, jossa tieto siirtyy järjestelmästä toiseen ihmisen kopioimana, on automatisoinnin kohde. Merkitse ne ympyrällä — niistä syntyy tekemisen lista.

Kolme mittaria, jotka kuuluvat jokaiseen kuvaukseen

Näiden kolmen ero on olennainen. Läpimenoaika voi olla viisi päivää, vaikka työaikaa kuluu neljäkymmentä minuuttia — loput on odotusta. Silloin ratkaisu ei ole nopeampi tekeminen vaan odotuksen poistaminen, ja se on eri ostos. Ilman molempia lukuja tätä eroa ei näe.

Virheosuus on kolmesta epämiellyttävin ja hyödyllisin. Se on ainoa mittari, joka kertoo, kannattaako prosessia ylipäätään automatisoida: huonon prosessin automatisointi tuottaa virheitä nopeammin kuin ennen.

Tunnin työjärjestys

Prosessikuvaus syntyy tunnissa neljässä jaksossa: kymmenen minuuttia prosessin valintaan ja rajaukseen, kaksikymmentä minuuttia viiden laatikon täyttöön, viisitoista minuuttia nuoliin ja järjestelmämerkintöihin, ja viisitoista minuuttia mittareiden kirjaamiseen. Varaa tunti, ota kynä ja A3-paperi tai valkotaulu. Kaavio-ohjelmaa ei tarvita — se hidastaa ensimmäistä versiota ja houkuttelee tekemään siitä kauniin ennen kuin se on oikein. Vaikein jakso on ensimmäinen, koska rajaus eli se mistä prosessi alkaa ja mihin se päättyy on koko työn hankalin päätös. Alla jaksot minuutti minuutilta.

Minuutit 0–10. Valitse yksi prosessi. Se, joka toistuu useimmin tai ärsyttää eniten. Yksi, ei kolmea. Kirjoita paperin yläreunaan sen nimi ja se, mistä se alkaa ja mihin se päättyy. Rajaus on koko työn vaikein osa.

Minuutit 10–30. Täytä viisi laatikkoa. Jos jokin vaihe ei tunnu mahtuvan yhteenkään laatikkoon, se on todennäköisesti oma prosessinsa — jätä se toiseen kertaan.

Minuutit 30–45. Piirrä nuolet ja merkitse käsityönä tehtävät tiedonsiirrot. Kirjaa jokaisen laatikon kohdalle, mitä järjestelmää siinä käytetään. Jos vastaus on "sähköposti" useammin kuin kerran, olet löytänyt suurimman ongelman.

Minuutit 45–60. Kirjaa kolme mittaria niin tarkasti kuin ne tällä hetkellä tiedät, ja merkitse mikä niistä pitää vielä mitata kunnolla. Kuvaus on nyt valmis käytettäväksi tarjouspyynnön liitteenä.

Esimerkki: tarjouksesta laskuun

Katsotaan viiden laatikon malli täytettynä oikealla prosessilla. Esimerkkinä on pieni asennusliike, jossa työskentelee neljä ihmistä. Prosessi alkaa asiakkaan yhteydenotosta ja päättyy lähetettyyn laskuun, eli se kattaa tarjouksen tekemisen, työn suorittamisen ja laskutuksen. Kuvaus kirjoitetaan sellaisena kuin työ tänään tehdään, ei sellaisena kuin sen pitäisi mennä. Juuri siksi siitä näkyy heti kolme ongelmaa, joita kukaan talossa ei ollut sanonut ääneen: yhteydenottoja katoaa, sama tieto kirjoitetaan kolmeen kertaan, ja hyväksynnästä ei jää mitään kirjallista. Alla kaikki viisi laatikkoa täytettynä.

Laukaisin: yhteydenotto tulee kolmea reittiä — puhelin, verkkolomake ja suoraan yrittäjän sähköpostiin. Kirjaus tapahtuu puhelimessa muistiinpanoihin, lomakkeesta sähköpostiin, ja kolmas reitti ei kirjaudu mihinkään.

Valmistelu: yrittäjä soittaa asiakkaalle, kysyy mitat ja aikataulun, kirjoittaa ne vihkoon. Käy tarvittaessa katsomassa paikan päällä.

Suoritus: tarjous kirjoitetaan tekstinkäsittelyllä kopioimalla edellinen tarjous pohjaksi. Kesto 40 minuuttia, hinnoittelu muistin varassa.

Tarkistus: ei ole. Tarjous lähtee suoraan.

Päätös ja kirjaus: asiakas hyväksyy puhelimessa, työ tehdään, ja lasku kirjoitetaan laskutusohjelmaan käsin uudelleen tarjouksen tiedoista.

Kuvasta näkyy heti kolme asiaa. Yhteydenottoja katoaa, koska kanavia on kolme ja kirjauspaikkoja kaksi. Sama tieto kirjoitetaan kolme kertaa: vihkoon, tarjoukseen ja laskuun. Hyväksynnästä ei jää mitään kirjallista, mikä näkyy myöhemmin riitoina siitä, mitä sovittiin.

Yksikään näistä ei vaadi järjestelmähankintaa. Ensimmäinen korjaus on ohjata kaikki yhteydenotot yhteen paikkaan, toinen on tehdä tarjouspohja, josta tiedot siirtyvät laskulle. Vasta kolmantena kannattaa katsoa, tarvitaanko oikeaa järjestelmää lainkaan.

Mitkä ovat yleisimmät virheet prosessikuvauksessa?

Prosessikuvauksessa toistuu neljä virhettä: kuvataan liian tarkasti, kuvataan poikkeukset ennen tavallista kulkua, kuvan tekee yksi ihminen yksin, tai valmis kuvaus jää kansioon käyttämättä. Kaksi ensimmäistä tekevät kuvauksesta lukukelvottoman juuri niille ihmisille, joita varten se tehtiin. Kolmas tuottaa toivetilan nykytilan sijaan, koska työn tekijä ja työn johtaja tietävät eri asioita. Neljäs on kaikkein tavallisin ja kalleinta: kuvaus on työkalu eikä dokumentti, ja jos sitä ei käytetä kuukauden sisällä, se ei kannattanut. Alla kaikki neljä erikseen ja se, mitä kunkin tilalla kannattaa tehdä.

Kuvataan liian tarkasti. Kolmenkymmenen laatikon kaavio on tarkka ja lukukelvoton. Jos et pysty selittämään kuvaa kahdessa minuutissa toiselle ihmiselle, se on liian yksityiskohtainen. Tarkkuus lisätään vasta siihen laatikkoon, jota ollaan muuttamassa.

Kuvataan poikkeukset ensin. "Entä jos asiakas peruu kesken?" on tärkeä kysymys, mutta ei ensimmäisessä versiossa. Kuvaa ensin se tapa, joka toteutuu useimmin. Poikkeukset merkitään reunaan listana, ei kaavioon haaroina.

Kuvaa tekee yksi ihminen yksin. Se, joka tekee työn, tietää oikean kulun; se, joka johtaa, tietää tarkoitetun kulun. Nämä eivät ole sama asia. Käytä kymmenen minuuttia siihen, että työn tekijä katsoo kuvan läpi ja korjaa sen.

Kuvaus jää kansioon. Kuvaus on työkalu, ei dokumentti. Jos sitä ei käytetä tarjouspyynnössä, perehdytyksessä tai kehityskohteiden valinnassa kuukauden sisällä, se ei kannattanut.

Milloin prosessikuvausta EI kannata tehdä?

Prosessikuvausta ei kannata tehdä kolmessa tilanteessa, joissa tunti kannattaa käyttää muuhun. Ne ovat: prosessi toistuu harvoin, teet työn yksin etkä ole muuttamassa mitään, tai kuvaamisesta on tulossa oma projektinsa työpajoineen ja kommenttikierroksineen. Ensimmäisessä muistilista riittää eikä kaavio tuo sen yli mitään. Toisessa kuvaus on itsetarkoitus, koska kukaan ei lue sitä eikä mitään olla ostamassa. Kolmannessa kustannus ylittää hyödyn jo ennen kuin mitään on muuttunut — pienessä yrityksessä sääntö on yksi tunti, yksi paperi, yksi prosessi. Alla kaikki kolme tilannetta erikseen.

Kun prosessi toistuu harvoin. Kerran vuodessa tehtävää työtä ei kannata kuvata kaaviona. Kirjoita siitä muistilista ja siirry eteenpäin — kaavio ei tuo listan yli mitään.

Kun teet työn yksin etkä aio muuttaa mitään. Yhden hengen yrityksessä, jossa mitään ei olla ostamassa eikä kenellekään olla opettamassa, kuvaus on itsetarkoitus. Tee se vasta, kun edessä on ostos, rekrytointi tai selvä pullonkaula.

Kun kuvauksesta tulee projekti. Jos kuvaamiseen varataan työpajoja, ulkopuolinen vetäjä ja kolme kierrosta kommentteja ennen kuin mitään on muuttunut, kustannus on jo suurempi kuin hyöty pienessä yrityksessä. Yksi tunti, yksi paperi, yksi prosessi.

Mitä kuvauksen jälkeen tehdään?

Kuvaus ei ole lopputuote vaan työkalu, ja sen arvo syntyy siitä, mitä sillä tehdään seuraavaksi. Käyttöjä on neljä, ja kolme ensimmäistä kannattaa ottaa heti. Valitse yksi ympyröity nuoli eli yksi käsityönä tehtävä tiedonsiirto ja poista se. Liitä kuvaus tarjouspyyntöön, jolloin näet kumpi toimittaja lukee sen ja kumpi lähettää vakiotarjouksen. Käytä sitä uuden työntekijän perehdytyksessä, jolloin hänen kysymyksensä paljastavat kuvauksen aukot ilmaiseksi. Neljäs käyttö sivuutetaan useimmin: kuvaus kertoo myös sen, mitä sinun ei tarvitse ostaa lainkaan.

Ensimmäinen: valitse yksi ympyröity nuoli — yksi käsityönä tehtävä tiedonsiirto — ja poista se. Se on pienin mahdollinen parannus ja usein suurin suhteessa työmäärään. Aiheesta lisää sivulla prosessien automatisointi pienyrityksessä.

Toinen: liitä kuvaus tarjouspyyntöön. Toimittaja, joka lukee sen ja kysyy tarkentavia kysymyksiä, on eri toimittaja kuin se, joka lähettää saman vakiotarjouksen kuin kaikille muillekin.

Kolmas: käytä sitä perehdytyksessä. Uusi työntekijä oppii viiden laatikon kuvasta enemmän kuin kahdessa päivässä vierestä katsomalla, ja hänen kysymyksensä paljastavat kuvauksen aukot ilmaiseksi.

Neljäs, ja usein sivuutettu: käytä kuvausta sen selvittämiseen, mitä et osta. Kun prosessi on paperilla, huomaat yleensä, että kaksi kolmesta ongelmasta ratkeaa sopimalla asioista toisin, ja vain yksi vaatii ohjelmiston. Se on kuvauksen suurin taloudellinen hyöty, eikä se näy missään tarjouksessa.

Laajempi järjestys sille, mistä digitalisoinnissa aloitetaan, on sivulla digitalisaatio, ja hinnat lukevat hinnastossa.

Yksi sivu, kaksi lukijaa

Hyvä prosessikuvaus kestää kaksi eri lukijaa, ja juuri se määrää oikean tarkkuustason. Ensimmäinen lukija on toimittaja, joka lukee kuvauksen ymmärtääkseen mitä pitää rakentaa. Toinen on uusi työntekijä, joka lukee sen ymmärtääkseen mitä hänen pitää tehdä. Jos kuvaus palvelee molempia, tarkkuus on kohdallaan: liian karkea kuvaus ei kerro toimittajalle mitään, ja liian yksityiskohtainen hukuttaa työntekijän. Tarkkuuden voi testata antamalla kuvauksen ihmiselle, joka ei tee tätä työtä, ja pyytämällä häntä selittämään sen takaisin. Kohdat, joita hän ei osaa selittää, ovat ne, jotka ovat toistaiseksi vain sinun päässäsi.

Testaa se antamalla kuvaus ihmiselle, joka ei tee tätä työtä, ja pyytämällä häntä selittämään sen sinulle takaisin. Kohdat, joita hän ei osaa selittää, ovat ne kohdat, jotka ovat pelkästään sinun päässäsi — ja juuri ne katoavat, kun joku muu jatkaa työtä.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Ilmainen verkkotunnus: milloin se on oikeasti ilmainen ja mitä se sitoo
• Webhotellin hinta nousee ensimmäisen vuoden jälkeen — dokumentoitu hintahistoria ja viiden vuoden laskelma

Lue myös: Uutiskirjepalvelu pienyritykselle · kanta-asiakassovellus yritykselle · QR-koodi generaattori · yhteystiedot · blogi · hinnasto · kassajärjestelmä ravintolaan · kanta-asiakasohjelma pienyritykselle