Digitalisaatio pienyritykselle

Paperi ja Excel korvataan järjestelmällä, käsityö automaatilla. Järjestys ratkaisee enemmän kuin työkalu: aloitetaan siitä, mikä vuotaa rahaa joka viikko. Hinnat ovat tällä sivulla euroina.

Sanaa digitalisaatio käytetään Suomessa kahdessa eri merkityksessä. Isossa organisaatiossa se tarkoittaa muutosohjelmaa. Kymmenen hengen yrityksessä se tarkoittaa sitä, ettei kukaan enää naputtele samaa tietoa kahteen paikkaan. Tämä sivu käsittelee jälkimmäistä.

Käymme läpi, mitä digitalisaatio tarkoittaa käytännössä, mikä kannattaa digitalisoida ensin, missä järjestyksessä, miksi suurin osa hankkeista epäonnistuu ja milloin ei kannata tehdä mitään. Hinnat ovat euroina.

Mitä digitalisaatio tarkoittaa pienessä yrityksessä

Kaksi asiaa, ei enempää.

Paperi tai Excel korvataan järjestelmällä. Tieto kirjataan kerran siellä, missä se syntyy, ja se on sen jälkeen kaikkien saatavilla. Vihko, tuloste ja yhden ihmisen koneella oleva taulukko poistuvat käytöstä.

Käsityö korvataan automaatilla. Kun tieto on järjestelmässä, se voi siirtyä itse eteenpäin: tunnista syntyy laskurivi, varauksesta syntyy muistutusviesti, laskusta syntyy kirjanpitotapahtuma. Jokainen siirto, jonka ihminen tekee käsin, on kohta, jossa se joskus unohtuu.

Miltä se näyttää ennen ja jälkeen

Vasemman puolen katkoviivat ovat ihmisiä, jotka siirtävät tietoa laatikosta toiseen. Se työ ei näy missään kulussa, koska se on palkkaa, joka maksetaan joka tapauksessa. Juuri siksi se jää huomaamatta vuosiksi.

Mikä digitalisoidaan ensin

Neljä asiaa toistuvat lähes jokaisessa 1–20 hengen yrityksessä. Ne ovat lähes aina oikea aloituskohta, koska ne vuotavat rahaa joka viikko.

Näiden jälkeen tulevat dokumenttien säilytys, kanta-asiakkuus ja verkkokauppa. Ne ovat harvoin ensimmäisiä, koska ne eivät yleensä vuoda rahaa yhtä nopeasti.

Testaa: mitä teillä kannattaa automatisoida ensin

Vastaa viiteen kysymykseen ja saat suoran suosituksen. Testi pyörii selaimessasi — mitään ei lähetetä mihinkään, eikä sähköpostia kysytä.

Ilman JavaScriptiä sama päätössääntö sanoina: automatisoi ensin työ, joka (1) toistuu samanlaisena, (2) syö useita tunteja viikossa ja (3) tuottaa virheitä, joita joku korjaa. Vuosikustannus = tunnit viikossa × 46 × oma tuntikustannus. Järjestyksessä parhaat kohteet ovat tyypillisesti laskutus, varausvahvistukset ja tietojen kopiointi järjestelmästä toiseen.

Järjestys, joka toimii

Aloittakaa siitä, mikä vuotaa rahaa joka viikko. Ei siitä, mikä on kiinnostavinta eikä siitä, mistä on paras tarjous.

1. Nimetkää yksi asia, joka menee pieleen joka viikko Ei toivelista. Yksi konkreettinen asia, ja sen viereen euromäärä tai tuntimäärä.
2. Laskekaa, mitä se maksaa vuodessa Tunti päivässä on noin 220 tuntia vuodessa. Kerrottuna palkkakustannuksella se on se luku, jota vasten hanketta verrataan.
3. Korjatkaa se yksi asia Yksi kohde kerrallaan, käyttöön asti. Ei kolmea rinnakkain.
4. Poistakaa vanha tapa käytöstä samana päivänä Jos vihko jää pöydälle, sitä käytetään. Kaksi rinnakkaista tapaa on huonompi kuin kumpikaan yksin.
5. Katsokaa luvut kolmen kuukauden jälkeen Ratkesiko se yksi asia? Jos ei, korjatkaa se ennen kuin aloitatte seuraavan.
6. Vasta sitten seuraava kohde Toinen vaihe on halvempi kuin ensimmäinen, koska perustiedot on jo siivottu.

Tässä järjestyksessä on yksi epäsuosittu piirre: se on hidas. Kolme kohdetta kestää vuoden. Vaihtoehto, jossa kaikki tehdään kerralla, on nopeampi paperilla ja kaatuu käytännössä, koska sama pieni joukko ihmisiä joutuu opettelemaan kaiken samalla viikolla ja tekemään samaan aikaan oman työnsä.

Miksi digitalisaatiohankkeet epäonnistuvat

Yleisin syy on yksi ja sama: tekniikka ostettiin ennen kuin ongelma oli nimetty. Yritys päättää digitalisoida, katsoo tarjouksia, valitsee järjestelmän ja vasta käyttöönotossa kysyy, mitä tällä oikeastaan piti korjata.

Toiseksi yleisin on se, ettei kukaan poistanut vanhaa tapaa. Niin kauan kuin vihko on pöydällä, osa tiedosta on vihkossa, ja järjestelmä näyttää puutteelliselta. Puutteellinen järjestelmä saa maineen, jota se ei enää menetä, ja vuoden päästä todetaan, ettei hanke toiminut.

Konsultti, joka myös rakentaa

Suurin osa digitalisaatiokonsultoinnista päättyy dokumenttiin. Saatte nykytilan kuvauksen, tavoitetilan ja tiekartan, ja sen jälkeen pitää etsiä joku, joka tekee työn. Etsiminen ja kilpailuttaminen on usein vaikeampaa kuin itse päätös, ja moni hanke pysähtyy juuri siihen.

Me voimme myös rakentaa sen, mitä suosittelemme. Se pitää suositukset kapeina, koska joudumme itse elämään niiden kanssa käyttöönotossa. Ja jos oikea vastaus on valmis palvelu, jota emme myy, nimeämme sen ja menetämme projektin. Se on hinta siitä, että neuvo kelpaa käytettäväksi.

ELY-keskuksen tuki: sanotaan tämä suoraan

Tuen kanssa kannattaa tietää kaksi asiaa. Ensimmäinen: tuettu konsultointi on lähes aina neuvontaa, ei rakentamista, joten toteutus ostetaan silti erikseen. Toinen: hakeminen ja hyväksyntä vievät aikaa, joten jos ongelma vuotaa rahaa joka viikko, odottaminen maksaa myös. Laskekaa kumpi on kalliimpi.

Muita rahoituslähteitä on Business Finland ja kuntien omat yrityspalvelut. Emme neuvo hakemusten kanssa emmekä ota niistä palkkiota. Sanomme vain, että ne ovat olemassa, koska moni ei tiedä.

Mitä digitalisaatio maksaa

Valmiiden palveluiden kuukausimaksut tulevat näiden päälle, ja ne kannattaa laskea kolmelle vuodelle ennen vertailua. Kolmenkymmenen euron kuukausimaksu viidelle käyttäjälle on 5 400 euroa kolmessa vuodessa. Sama laskutoimitus on tehty auki sivulla ERP-järjestelmä.

Valmis palvelu vai oma järjestelmä

Tämä kysymys tulee jokaisessa vaiheessa, ja vastaus riippuu kahdesta luvusta: käyttäjämäärästä ja siitä, kuinka poikkeuksellista teidän työnne on.

Sääntö on karkeasti tämä. Jos teette samaa kuin sata muuta suomalaista yritystä samalla tavalla, ostakaa valmis. Se on halvempi ja toimii heti. Jos valmis ohjelmisto pakottaisi muuttamaan juuri sitä tapaa, joka tekee teistä paremman kuin kilpailija, älkää ostako sitä, koska maksatte silloin keskinkertaistumisesta.

Kolmen hengen yritys ostaa lähes aina valmiin, ja sanomme sen suoraan puhelimessa. Kymmenen hengen yritys, joka maksaa kuudenkymmenen euron käyttäjämaksua, maksaa kolmessa vuodessa 21 600 euroa pelkkiä lisenssejä, ja silloin oma järjestelmä on halvempi. Raja kulkee jossain viiden ja kymmenen käyttäjän välissä.

Milloin digitalisointia ei kannata tehdä

Ensimmäinen rivi ansaitsee lisäyksen. Jos paperi toimii teidän kokoluokassanne, pitäkää paperi. Digitalisaatio ei ole hyve. Se on kulu, joka kannattaa vain silloin, kun se poistaa isomman kulun. Sanomme tämän puhelimessa niin usein, että se on tässä taulukossa ensimmäisenä.

Miten me etenemme

1. Puoli tuntia puhelimessa, maksutta Etsimme sen yhden asian, joka vuotaa rahaa joka viikko.
2. Järjestys ja hinnat kirjallisena Mikä ensin, mikä sitten, mitä kukin maksaa. Myös se, mikä kannattaa jättää tekemättä.
3. Ensimmäinen vaihe käyttöön viikoissa Yksi kohde käyttöön asti ennen kuin seuraava alkaa.
4. Lähdekoodi ja tiedot teille Luovutus kuuluu hintaan, joten voitte vaihtaa tekijää ilman että aloitatte alusta.

Kuka tämän tekee

DT Nova Tmi, Y-tunnus 3595452-5, Helsinki. Yksi ihminen, joka tekee työn itse. Olemme julkaisseet 21 sovellusta App Storeen ja rakentaneet kanta-asiakasjärjestelmän, joka on päivittäisessä käytössä helsinkiläisessä thairavintolassa. Se ei ole esittelyversio vaan järjestelmä, jota käytetään asiakaspalvelussa joka päivä.

Rajoite kerrotaan itse: emme ota useaa isoa projektia yhtä aikaa, ja jos kalenteri on täynnä, sanomme sen ensimmäisessä puhelussa.

Usein kysyttyä

Soita 044 989 1659 Lähetä sähköpostia

Vastaa Mustafa Tarabya, DT Nova Tmi. Ei myyntitiimiä, ei tarjouspyyntölomaketta — soitat suoraan sille, joka tekee työn. Arkisin klo 9–20, ja jos en ehdi vastata, soitan takaisin saman päivän aikana.

Lue myös: Sähköpostin perillemenon korjaus · Uutiskirjepalvelu pienyritykselle · kanta-asiakassovellus yritykselle · QR-koodi generaattori · yhteystiedot · blogi · hinnasto · kassajärjestelmä ravintolaan