Toiminnanohjausjärjestelmä pienyritykselle

ERP tarkoittaa isoa ja kallista. Pienen yrityksen ongelma on yleensä pieni, ja sen ratkaisu maksaa murto-osan.

ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä tarkoittaa yhtä paikkaa, jossa on tieto siitä mitä on myyty, mitä tehty, kuka teki, mitä se maksoi ja mitä siitä laskutettiin. Iso yritys ostaa siihen SAP:n. Kymmenen hengen yritykselle sama sana tarkoittaa aivan eri asiaa, ja siitä syntyy suurin osa epäonnistuneista hankinnoista.

Tämä sivu on kirjoitettu niin, että voit tehdä ostopäätöksen ilman yhtäkään myyntipuhelua. Hinnat ovat euroina, kolmen vuoden summat on laskettu valmiiksi, ja alempana kerromme myös ne tilanteet, joissa kannattaa olla ostamatta mitään.

Miten toiminnanohjaus toimii

Koko järjestelmän idea mahtuu yhteen kuvaan: tieto syötetään kerran siellä, missä se syntyy, ja se virtaa itse eteenpäin.

Ilman järjestelmää sama kuva näyttää tältä: tilaus on sähköpostissa, työt WhatsApp-ryhmässä, tunnit lapuilla, ja kuun lopussa joku kokoaa laskut käsin. Jokainen nuoli on silloin ihminen, joka siirtää tietoa paikasta toiseen ja välillä unohtaa.

Kolme kokoluokkaa, kolme eri maailmaa

Käyttöönotto laskutetaan lähes aina erikseen, ja se on se kohta jossa budjetti pettää. Ohjelmisto maksaa X, käyttöönotto ja koulutus usein saman verran tai enemmän. Kysy se erikseen ennen kuin vertaat kuukausihintoja keskenään.

Mitä toiminnanohjaus maksaa kolmessa vuodessa

Tarjouksissa lukee kuukausihinta käyttäjää kohden. Se on pienin luku, jonka myyjä voi rehellisesti sanoa, ja siksi se on aina se, joka sanotaan. Kerro se auki itse: hinta kertaa käyttäjät kertaa 36 kuukautta. Alla se on laskettu valmiiksi. Käyttöönottomaksu ei ole näissä luvuissa mukana.

Kymmenen hengen yritys, jolle myydään 60 euron käyttäjähintaa, maksaa kolmessa vuodessa 21 600 euroa pelkkiä lisenssejä. Sillä rahalla olisi teetetty oma järjestelmä ja jäänyt vielä rahaa muutostöihin. Kahdenkymmenen hengen yrityksellä ero on kaksinkertainen.

Toiseen suuntaan sama laskutoimitus sanoo päinvastaista. Kolmen hengen yritys maksaa 30 euron hinnalla 3 240 euroa kolmessa vuodessa. Sillä ei teetetä mitään. Kolmen hengen yrityksen kuuluu ostaa valmis, ja me sanomme sen suoraan puhelimessa, koska luku on tuossa taulukossa.

Milloin oma järjestelmä maksaa itsensä takaisin

Tämä on se laskutoimitus, jota kukaan ei tee ääneen. Otetaan oma järjestelmä, joka maksaa kerran 12 000 euroa. Kuinka monessa kuukaudessa se on halvempi kuin 60 euron käyttäjämaksu?

Raja kulkee jossain viiden ja kymmenen käyttäjän välissä, ja se liikkuu sen mukaan, mitä käyttäjämaksu on ja paljonko käyttöönotto maksaa. Jos yrityksessänne on kolme ihmistä eikä henkilömäärä ole kasvamassa, oma järjestelmä on huono kauppa. Sanomme sen mieluummin nyt kuin siinä vaiheessa, kun laskuja on jo lähetetty.

Yksi asia kääntää laskelman aikaisemmin: kasvu. Käyttäjämaksu kasvaa joka rekrytoinnilla ja jatkuu niin kauan kuin yritys on olemassa. Oma järjestelmä maksetaan kerran, ja kahdennenkymmenennen käyttäjän lisääminen maksaa nolla euroa. Jos aiotte kaksinkertaistaa väkimäärän, laskekaa takaisinmaksu sillä luvulla, ei tämänpäiväisellä.

Mitä hinta ei sisällä

Jokainen suomalainen ERP-sivu sanoo "alkaen". Kukaan ei kerro, mitä sen sanan jälkeen tulee. Alla on lista siitä, mikä laskutetaan lähes aina erikseen, riippumatta siitä keneltä ostat.

Käytännön ohje: pyydä tarjous, jossa lukee erikseen ensimmäisen vuoden kokonaishinta ja vuosien kaksi ja kolme kokonaishinta. Jos myyjä ei suostu kirjoittamaan niitä samaan taulukkoon, tiedät jo mitä niissä lukisi.

Kysy tämä ennen kuin katsot yhtäkään tarjousta

Mikä nyt oikeasti menee rikki? Ei mitä ominaisuuksia haluaisi, vaan mikä konkreettisesti maksaa rahaa tällä viikolla. Yleensä vastaus on yksi näistä:

Jos vastaus on yksi rivi tuosta taulukosta, et tarvitse ERP:tä. Tarvitset ratkaisun siihen yhteen asiaan, ja se maksaa tuhansia, ei kymmeniä tuhansia.

Laita oireen viereen euromäärä. Jos tunti päivässä menee saman tiedon kahteen kertaan kirjaamiseen, se on noin 220 tuntia vuodessa. Kun tunnille laskee palkkakustannuksen, summa on tuhansia euroja vuodessa, ja se on se luku, jota vasten hanketta pitää verrata. Jos euromäärää ei synny, hanketta ei kannata aloittaa.

Milloin toiminnanohjausjärjestelmää ei kannata ostaa

Tämä osio puuttuu jokaiselta kilpailijaltamme, joten kirjoitamme sen auki. Nämä ovat ne tilanteet, joissa vastauksemme ensimmäiseen puheluun on "älkää ostako".

Yleisin näistä on viimeinen. Yritys, joka ei tiedä mikä työ oli kannattava, ostaa järjestelmän saadakseen sen selville. Usein vastaus löytyy kahdesta viime vuoden isoimmasta työstä laskemalla, ja se on yhden illan työ Excelissä. Tee se ensin. Jos vastaus säikäyttää, ostat järjestelmän tietäen mitä siltä haluat.

Milloin valmis on oikea vastaus

Jos teette samaa kuin sata muuta suomalaista yritystä samalla tavalla, ostakaa valmis. Se on halvempi, toimii ensi viikolla, ja joku muu korjaa sen kun se hajoaa. Sanomme tämän mieluummin nyt kuin projektin puolivälissä.

Valmiin puolesta puhuu myös se, mitä siihen on jo rakennettu muiden rahalla: verkkolaskujen välitys, viranomaisilmoitukset, pankkiyhteydet ja arvonlisäveron käsittely. Ne ovat tylsiä asioita, jotka maksavat paljon tehdä uudestaan. Jos yrityksenne tarve on niiden ympärillä, valmis voittaa lähes aina.

Milloin oma kannattaa

Kun valmis ohjelmisto pakottaisi muuttamaan tapaa jolla teette työn, ja juuri se tapa on syy siihen että olette parempia kuin kilpailija. Silloin valmiin ostaminen tarkoittaa maksamista siitä että teistä tulee keskinkertaisia.

Toinen tilanne on käyttäjämäärä. Kun se kasvaa, käyttäjäkohtainen kuukausimaksu kasvaa mukana ikuisesti, oma järjestelmä ei.

Kolmas on se, että käytätte valmiista järjestelmästä kolmea osaa kahdestakymmenestä. Silloin maksatte joka kuukausi seitsemästätoista osasta, joita kukaan ei avaa, ja kannatte niiden monimutkaisuuden koulutuksessa ja virheissä. Kevyt järjestelmä, joka tekee ne kolme asiaa, on nopeampi käyttää eikä vaadi koulutuspäivää.

Toimittajaloukku: miten se rakennetaan sopimukseen

Suomalaisilla yrittäjäpalstoilla toistuu sama sana: toimittajaloukku. Kuvio on aina samanlainen — ohjelmisto toimii, mutta siitä irti pääseminen on tehty kalliiksi tai mahdottomaksi. Valtiontalouden tarkastusvirasto sanoo saman asian virallisemmin: "Oikeudellinen toimittajariippuvuus on seurausta sopimuksen sisällöstä, esimerkiksi toimittajan itsellään pidättämistä immateriaalioikeuksista." (VTV, 25.5.2023, vtv.fi). Loukku ei siis synny huonosta ohjelmistosta. Se syntyy neljästä sopimusrivistä, jotka on helppo lukea etukäteen.

Yksi lause tarjouspyyntöön riittää yleensä paljastamaan tilanteen: "Kuvatkaa kirjallisesti, miten irtisanomistilanteessa saamme kaikki tietomme ulos, missä muodossa ja millä hinnalla." Vastaus tulee tai ei tule. Molemmat ovat vastauksia.

Meidän mallissamme tätä ongelmaa ei ole, koska lähdekoodi luovutetaan teille ja tietokanta on teidän. Jos päätätte vaihtaa tekijää, seuraava voi jatkaa siitä mihin jäätiin. Sitoutuminen perustuu siihen, että työ on hyvää, ei siihen että lähtemisestä on tehty kallista.

Saatko tiedot ulos? Testi, jonka voi tehdä demossa

Palstoilla kuvattiin sama ongelma tarkasti: jos haluat järjestelmästä massana jotain ulos, jota voisit pyöritellä Excelissä, se ei onnistu. Tämä on tarkistettavissa ennen ostoa, ja se kannattaa tehdä demossa myyjän katsoessa vierestä.

1. Pyydä viemään koko myyntitilaushistoria CSV-muotoon Ei näkymä ruudulla, ei PDF. Tiedosto, jonka voi avata Excelissä.
2. Katso, tuleeko mukaan rivitason tiedot Otsikkotaso kelpaa harvoin. Tarvitset rivit, määrät, hinnat ja päivämäärät, koska juuri niistä lasketaan kannattavuus.
3. Kysy, onko olemassa rajapinta ja mitä se maksaa Jos vienti onnistuu vain käsin kerran kuussa, automaatiota ei tule koskaan olemaan.
4. Tee sama testi liitetiedostoille Sopimukset ja kuvat ovat usein se osa, joka jää järjestelmään, kun muut tiedot lähtevät.

Jos kaikki neljä onnistuvat, olette turvassa siitä riippumatta, kenen järjestelmän ostatte. Jos yksikin epäonnistuu, tiedätte hinnan, jonka maksatte myöhemmin.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto

Käyttöönotto epäonnistuu harvoin tekniikan takia. Se epäonnistuu siksi, että se tehdään yhtenä isona vaihtona kesken normaalia työtä. Järjestys, joka toimii pienessä yrityksessä, on tämä.

1. Nimetkää yksi omistaja, jolla on valta päättää Yksi ihminen, joka päättää miten työ tehdään uudessa järjestelmässä. Ilman häntä jokainen erimielisyys pysäyttää projektin.
2. Siivotkaa perustiedot ennen siirtoa Asiakasrekisteri, tuotteet ja hinnat. Vanhan järjestelmän sotku siirtyy uuteen sellaisenaan, ja sen siivoaminen jälkikäteen maksaa moninkertaisesti.
3. Ottakaa käyttöön se osa, joka maksaa eniten Yleensä tuntikirjaus ja laskutus. Yksi osa käyttöön ja käytössä, ennen kuin seuraava alkaa.
4. Ajakaa kaksi viikkoa rinnakkain vanhan kanssa Raskasta mutta halpaa. Näin virheet löytyvät ennen kuin ne ovat kirjanpidossa.
5. Kouluttakaa työn ääressä, ei luokassa Puolen päivän koulutus unohtuu viikossa. Kaksi tuntia oikeiden laskujen kanssa ei unohdu.
6. Katsokaa luvut kolmen kuukauden jälkeen Ratkesiko se yksi asia, jonka takia ostitte? Jos ei, korjatkaa se ennen kuin lisäätte mitään uutta.

Yleisin virhe on ottaa kaikki osiot käyttöön yhtä aikaa, koska ne kuuluvat lisenssiin. Silloin kaikki on puolivalmista yhtä aikaa eikä mikään toimi kunnolla, ja järjestelmä saa maineen, jota se ei enää menetä.

Tyypilliset haasteet ERP-projekteissa

Laajuuden kasvu on niistä kallein. Se ei näy budjetissa vaan aikataulussa, ja aikataulun venyminen maksaa kahdesti: konsulttitunteina ja siinä, että yritys elää kuukausia kahden järjestelmän välissä.

Integraatiot: mihin toiminnanohjaus pitää liittää

Suomessa pienen yrityksen ERP joutuu lähes aina puhumaan neljälle suunnalle. Kysy jokaisesta erikseen, onko yhteys valmis vai tehdäänkö se projektina.

Rakennusalalla tulee viides suunta: Verohallinnon urakka- ja työntekijätietojen ilmoittaminen. Jos työmaatiedot ovat järjestelmässä, ilmoitus on nappia vaille valmis. Jos eivät ole, joku tekee sen käsin joka kuukausi, ja se on juuri sellaista työtä, jonka takia järjestelmä ostettiin.

Integraatioista kannattaa tietää yksi asia: hinta ei riipu siitä, kuinka paljon tietoa siirretään, vaan siitä onko toisessa päässä rajapinta. Jos on, työ on päiviä. Jos ei ole, tilalle tarjotaan tiedostosiirtoa, joka toimii siihen asti kun toinen pää muuttuu.

Rakennusala ja urakointi

Rakennus- ja urakointialalla ongelma on lähes aina sama: tunnit, materiaalit ja työmaat eivät ole samassa paikassa, joten laskutus myöhästyy eikä kukaan tiedä mikä työmaa oli kannattava ennen kuin se on ohi. Valmiit alan järjestelmät ratkaisevat tämän, mutta myyvät samalla kymmenen muuta osiota joita ei käytetä.

Kevyt järjestelmä joka tekee vain nämä kolme asiaa on rakennettavissa, ja se on käytössä viikoissa eikä kuukausissa.

Käytännössä se tarkoittaa kolmea näyttöä. Asentaja kirjaa tunnit ja materiaalit puhelimella työmaalla, työnjohto näkee mitä missäkin tehdään, ja toimisto tekee laskun kirjatuista riveistä yhdellä painalluksella. Kaikki muu on lisää, ja lisää ostetaan vasta kun nämä kolme toimivat.

Sama rakenne toimii asennus-, huolto- ja kunnossapitoyrityksissä. Nimet vaihtuvat, mutta kysymys on aina se sama: mikä tunti kuuluu mille kohteelle, ja onko se laskutettu.

Myyjän puheet, jotka kannattaa tarkistaa

Myyntipuheessa toistuu muutama väite, joita ostaja ei pysty tarkistamaan kokouksessa: kilpailijan tuotekehitys on loppumassa, hinta on voimassa vain nyt, kaikki on mukana hinnassa. Väitteitä ei voi estää, mutta ne voi tarkistaa jälkikäteen, ja tarkistaminen on helppoa juuri siksi, että väitteet ovat aina samoja.

Tuki ansaitsee oman kysymyksensä. Palstoilla toistuu kaksi kokemusta: katkot ja tavoittamattomuus. Suomi24-ketjussa yksi yrittäjä kirjoitti palvelustaan näin: "Meidän firman sivut ja sähköposti ovat nyt olleet alhaalla neljä kertaa parin kuukauden sisään, ja aina on mennyt monta tuntia ehjäykseen. Puhelintuki on vain arkisin 10-14." (Suomi24, 20.10.2021, keskustelu.suomi24.fi/t/15017752/domainhotelli-fi). Kysy siis kolme asiaa: mikä on luvattu vasteaika, mikä on hyvitys jos se ylitetään, ja onko olemassa numero, johon vastaa ihminen. Jos vastaukset ovat epämääräisiä, ne ovat vastauksia myös silloin, kun järjestelmä on alhaalla.

Jos et osaa ostaa, et ole yksin

Toiminnanohjaus on ostajalle vaikea tuote yhdestä syystä: ilman omaa teknistä osaamista on vaikea edes tietää, mitä pitäisi kysyä. Se on toimittajan ongelma yhtä paljon kuin ostajan. Kolme kysymystä riittää tekemään sinusta pätevän ostajan ilman että opettelet mitään teknistä.

Kolme kysymystä, kaikki kirjallisena. Ne eivät vaadi teknistä osaamista, ja ne erottelevat tarjoukset toisistaan paremmin kuin mikään vertailutaulukko.

Miten me etenemme

1. Puoli tuntia puhelimessa Kysymme mikä maksaa rahaa juuri nyt. Usein selviää että kyse on yhdestä asiasta, ei järjestelmästä.
2. Kerromme hinnan ja sen mitä se ei sisällä Kirjallisena ennen aloitusta. Jos valmis ohjelmisto olisi teille järkevämpi, sanomme sen ja nimeämme sen.
3. Ensimmäinen osa käyttöön viikoissa Se osa joka maksaa eniten ensin. Sitä käytetään ennen kuin toinen osa alkaa, jotta ette maksa kuukausia tyhjästä.
4. Lähdekoodi ja tietokanta teille Luovutus kuuluu hintaan. Jos haluatte joskus vaihtaa tekijää, seuraava jatkaa siitä mihin jäätiin.

Toiminnanohjausjärjestelmät Suomessa

Tunnetuimmat toimittajat ja niiden hinnoittelumalli. Emme myy näitä emmekä saa niistä provisiota. Tiedot tarkistettu 8/2026 — hinnat muuttuvat, joten varmista aina toimittajalta.

Viimeinen rivi on meidän — merkitty selvästi, koska vertailu jossa myyjä piilottaa itsensä ei ole vertailu.

Laske oma kolmen vuoden hintasi

Laita omat lukusi. Laskuri kertoo saman kuin yllä oleva taulukko, mutta sinun käyttäjämäärälläsi ja sinun hinnallasi.

Jos JavaScript ei ole käytössä, sama laskelma on alla. Kolmen vuoden kokonaishinta käyttäjämäärän ja käyttäjähinnan mukaan:

Vertailukohta: kevyt toiminnanohjaus on kertaostos (esimerkkihinta yllä 5 000 €), eikä hinta kasva käyttäjämäärän mukana. Tarkat hinnat: hinnasto.

Kuka tämän tekee

DT Nova Tmi, Y-tunnus 3595452-5, Helsinki. Yksi ihminen, joka tekee työn itse. Olemme julkaisseet 21 sovellusta App Storeen ja rakentaneet kanta-asiakasjärjestelmän, joka on päivittäisessä käytössä helsinkiläisessä thairavintolassa. Järjestelmät ajetaan Cloudflaren päällä, joten käyttökustannus on tyypillisesti muutamia euroja kuussa eikä palvelinta tarvitse ylläpitää.

Yhden hengen yrityksellä on yksi selvä rajoite, ja kerromme sen itse: emme ota useaa isoa projektia yhtä aikaa, ja jos kalenteri on täynnä, sanomme sen ensimmäisessä puhelussa. Vastineeksi saatte sen, että puhutte koko ajan sille, joka kirjoittaa koodin.

Usein kysyttyä

Soita 044 989 1659 Lähetä sähköpostia

Vastaa Moustafa Tarabya, DT Nova Tmi. Ei myyntitiimiä, ei tarjouspyyntölomaketta — soitat suoraan sille, joka tekee työn. Arkisin klo 9–20, ja jos en ehdi vastata, soitan takaisin saman päivän aikana.

Lue myös: kanta-asiakassovellus yritykselle · QR-koodi generaattori · yhteystiedot · blogi