Laskutus ja pankki-integraatio: pankin oma työkalu vai erillinen laskutusohjelma

Pankin laskutus on halpa ja kohdistaa suoritukset itsestään. Tällä sivulla käydään läpi, mitä se estää kasvaessa, ja viisi kysymystä, jotka kannattaa vastata ennen valintaa.

Pankin oma laskutustyökalu on monelle yrittäjälle houkuttelevin vaihtoehto, koska se on jo siellä missä raha on: samassa verkkopankissa, samalla tunnistautumisella, usein osana yritystilin pakettia. Se on hyvä lähtökohta ja riittää pitkään. Kysymys ei olekaan, onko se hyvä nyt, vaan mitä se estää sitten kun yritys kasvaa. Tällä sivulla on viisi kysymystä, jotka paljastavat sen etukäteen.

Suora vastaus: kumpi kannattaa valita?

Pankin oma laskutustyökalu riittää, jos lähetät alle parikymmentä laskua kuukaudessa, laskut ovat keskenään samanlaisia eikä sinulla ole varastoa tai tuntikirjauksia. Se on silloin halvin tapa hoitaa laskutus: se on jo maksettu osana tilipalvelua ja maksujen kohdistus toimii ilman erillistä sopimusta. Erillinen laskutusohjelma kannattaa, kun laskuja on paljon, laskutus perustuu tunteihin tai sopimuksiin, tarvitset toistuvaislaskuja, haluat kirjanpitäjän saavan aineiston suoraan tai käytät useampaa pankkia. Ero näiden kahden välillä ei ole laatu vaan näkökulma: pankin työkalu on rakennettu maksamisen ympärille ja laskutusohjelma myynnin ympärille.

Erillinen laskutusohjelma kannattaa, kun jokin näistä pätee: laskuja on paljon, laskutus perustuu tunteihin tai sopimuksiin, tarvitset toistuvaislaskuja, haluat kirjanpitäjän saavan aineiston suoraan, tai käytät useampaa pankkia. Silloin erillinen ohjelma säästää enemmän työaikaa kuin maksaa.

Mitä pankin laskutuspalvelu tyypillisesti sisältää?

Pankin laskutuspalvelu sisältää tyypillisesti laskutuksen perusasiat ja yhden asian, jota erilliset ohjelmat eivät saa ilmaiseksi: suoritusten automaattisen kohdistuksen. Suomalaiset pankit tarjoavat yritysasiakkailleen laskutustoiminnon, joka kattaa laskun laatimisen, lähetyksen verkkolaskuna tai sähköpostilla, viitenumerot ja suoritusten kohdistuksen tilitapahtumiin. Osassa on mukana muistutuslaskut ja perintään siirto. Hinnoittelu on joko kiinteä kuukausimaksu, laskukohtainen maksu tai osa tilipaketin hintaa.

Vahvuus on kohdistus. Kun lasku ja tili ovat samassa palvelussa, suoritus kirjautuu laskulle ilman että kukaan täsmäyttää mitään. Se on oikeasti arvokasta ja se on syy, miksi pankin työkalua ei kannata hylätä pelkän periaatteen vuoksi.

Rajoite on laajuus. Työkalu on tehty laskuttamiseen, ei liiketoiminnan pyörittämiseen. Tuoterekisteri on kevyt, raportointi on kevyt, ja se mitä siinä ei ole, ei ole tulossa sinun aikataulussasi.

Viiden kysymyksen irtautumistesti

Irtautumistesti on viisi kysymystä, jotka kertovat etukäteen, mitä pankkiin sidottu laskutus estää sinua tekemästä myöhemmin. Kysymykset koskevat laskuhistorian ulossaantia, asiakasrekisterin ulossaantia, pankin vaihtamista, kahden pankin rinnakkaista käyttöä ja kirjanpitäjän liittymää. Ne eivät koske sitä, mitä tarvitset tänään — tänään pankin työkalu todennäköisesti riittää — vaan sitä, mikä on kiinni kolmen vuoden päästä. Vastaa jokaiseen ennen kuin valitset. Jos vastaat kolmeen tai useampaan "en tiedä", älä valitse vielä, vaan selvitä ne ensin.

1. Saanko laskuhistorian ulos itse?Kokeile se nyt, ei sitten kun vaihdat. Tarvitset laskut tiedostona, jonka joku muu osaa lukea. Jos vientiä ei ole tai se tuottaa vain paperitulosteen, olet kiinni.
2. Saanko asiakasrekisterin ulos?Asiakastiedot ovat sinun, mutta niiden pitää myös liikkua. Ilman asiakasrekisteriä siirto tarkoittaa satojen rivien käsin syöttämistä.
3. Mitä tapahtuu, jos vaihdan pankkia?Tämä on se kysymys, joka tekee erosta konkreettisen. Pankkiin sidottu laskutus tarkoittaa, että pankin vaihto on samalla laskutusjärjestelmän vaihto. Kaksi projektia yhdellä kertaa.
4. Toimiiko tämä kahden pankin kanssa?Moni yritys päätyy toiseen tiliin toisessa pankissa lainan, korttien tai kansainvälisen maksuliikenteen takia. Pankin oma työkalu näkee vain oman pankkinsa tapahtumat.
5. Pystyykö kirjanpitäjäni ottamaan aineiston suoraan?Kysy häneltä, ei myyjältä. Jos vastaus on, että hän lataa tiedostot käsin joka kuukausi, se työ laskutetaan sinulta joka kuukausi.

Jos vastaat kolmeen tai useampaan kysymykseen tavalla, joka tarkoittaa "en tiedä", älä valitse vielä. Selvitä ne ensin. Jokainen niistä on halpa selvittää nyt ja kallis selvittää kolmen vuoden päästä.

Mitä kumpikin maksaa?

Pankin työkalun ja erillisen ohjelman hintavertailuun kuuluu seitsemän erää: kuukausimaksu, laskukohtainen maksu, verkkolaskuoperaattori, tiliotteiden nouto, kirjanpitoliittymä, muistutukset ja perintä sekä käyttöönottotyö. Emme julkaise tässä toisten yritysten hinnastoja, koska ne muuttuvat ja riippuvat paketista — pyydä molemmilta puolilta nämä luvut ja laske vuositaso itse. Kaksi riviä ratkaisee vertailun useimmiten: tiliotteiden nouto, joka erillisessä ohjelmassa vaatii oman sopimuksensa pankin kanssa, sekä kirjanpitoliittymä, joka maksaa itsensä takaisin heti kun se poistaa kirjanpitäjältä tallennustyötä.

Kaksi riviä ratkaisee vertailun useimmiten. Ensimmäinen on tiliotteiden nouto: erillinen ohjelma tarvitsee erillisen sopimuksen pankin kanssa, jotta se näkee suoritukset. Se maksaa ja se pitää muistaa hakea. Toinen on kirjanpitoliittymä: jos se poistaa kirjanpitäjältäsi tunnin kuukaudessa tallennustyötä, se maksaa itsensä takaisin ennen kuin mitään muuta on edes laskettu.

Esimerkki auki laskettuna: toiminimi ja kolmen hengen yritys

Katsotaan valinta auki laskettuna kahdessa tilanteessa, jotka kattavat suurimman osan lukijoista: yhden hengen toiminimessä ja kolmen hengen asennusliikkeessä. Ratkaiseva luku ei kummassakaan ole laskujen määrä vaan se, montako minuuttia yhden laskun kokoamiseen menee — sillä siitä syntyy säästö, jota verrataan ohjelman kuukausimaksuun. Toiminimellä laskut ovat samanlaisia ja nopeita koota, joten säästöä ei juuri synny. Asennusliikkeessä tunnit ja tarvikkeet haetaan eri paikoista, jolloin sama työ kestää moninkertaisesti. Luvut ovat esimerkkilukuja eivätkä kenenkään todellisia lukuja.

Toiminimi, joka lähettää kahdeksan laskua kuukaudessa samalle kolmelle asiakkaalle. Laskun tekemiseen menee viisi minuuttia, eli kuukaudessa neljäkymmentä minuuttia. Vaikka erillinen ohjelma puolittaisi ajan, säästö on kaksikymmentä minuuttia kuukaudessa. Se ei kata minkään ohjelman kuukausimaksua. Pankin työkalu voittaa selvästi, eikä asiaan kannata käyttää enempää aikaa.

Kolmen hengen asennusliike, joka lähettää seitsemänkymmentä laskua kuukaudessa, joista osa perustuu tunteihin ja osa tarvikkeisiin. Laskun kokoamiseen menee keskimäärin kymmenen minuuttia, koska tunnit haetaan kalenterista ja tarvikkeet lähetteistä. Se on lähes kaksitoista tuntia kuukaudessa. Jos ohjelma, jossa tunnit kirjataan suoraan laskulle, pudottaa ajan puoleen, säästö on kuusi tuntia kuukaudessa. Kuuden tunnin arvo on kuukausimaksuun verrattuna suuri luku lähes millä tuntihinnalla tahansa.

Ero näiden kahden välillä ei ole laskujen määrä vaan se, montako minuuttia yhden laskun kokoamiseen menee. Se on ainoa luku, joka kannattaa mitata ennen päätöstä, ja sen mittaamiseen riittää yksi viikko ja kynä.

Kolme piilokulua, jotka näkyvät vasta käytössä

Laskutusratkaisussa on kolme piilokulua, jotka näkyvät vasta käytössä: muistutus- ja perintäketjun puuttuminen, arvonlisäveron erikoistilanteet ja käyttäjämäärään sidottu hinnoittelu. Ensimmäinen on muistutus- ja perintäketju. Jos järjestelmä ei lähetä muistutuksia automaattisesti, joku muistaa ne satunnaisesti. Myöhässä oleva saatava on rahoituskulu, vaikka sitä ei laskuteta miltään riviltä.

Toinen on arvonlisäveron erikoistilanteet: käännetty verovelvollisuus rakennusalalla, myynti toiseen EU-maahan, verottomat myynnit. Kevyt työkalu osaa ne joko kokonaan tai ei ollenkaan, eikä sitä huomaa ennen ensimmäistä sellaista laskua. Jos toimialallasi näitä on, testaa se ennen valintaa. Ohjeet löytyvät Verohallinnon sivuilta.

Kolmas on käyttäjämäärä. Hinnoittelu perustuu usein käyttäjiin, ja kirjanpitäjä on yksi käyttäjä. Kysy tämä etukäteen, koska se muuttaa kuukausihintaa enemmän kuin mikään ominaisuus.

Neljäs piilokulu on aika, joka kuluu opetteluun. Uuden ohjelman ensimmäinen kuukausi on aina hitaampi kuin vanhan viimeinen, ja se kannattaa laskea mukaan siirron hintaan eikä yllättyä siitä jälkikäteen.

Verkkolasku on oma kysymyksensä

Verkkolasku on laskutusvalinnassa oma erillinen kysymyksensä, eikä sitä ratkaista sillä että lasku lähtee sähköpostilla. Verkkolaskutus ei ole sama asia kuin sähköpostiin lähetetty pdf. Julkisen sektorin asiakkaat ja yhä useampi iso yritys ottavat vastaan vain verkkolaskuja, ja niiden lähettämiseen tarvitaan operaattori. Pankit toimivat operaattoreina, ja niin toimivat myös laskutusohjelmien taustalla olevat välittäjät.

Käytännön kysymys valintahetkellä on tämä: pystytkö lähettämään verkkolaskun ilman lisäsopimusta, ja pystytkö myös vastaanottamaan sellaisen. Vastaanotto unohtuu useammin kuin lähetys, ja se on juuri se, mitä tavarantoimittajasi sinulta odottaa. Aiheesta tarkemmin: verkkolaskutus.

Milloin pankin työkalusta EI kannata siirtyä pois?

Pankin työkalusta ei kannata siirtyä pois neljässä tilanteessa, joissa siirto on turhaa työtä. Ne ovat: laskuja on vähän ja ne ovat keskenään samanlaisia, kirjanpito hoituu jo sujuvasti nykyisellä aineistolla, olet juuri vaihtamassa jotain muuta isoa järjestelmää, tai siirron ainoa peruste on jonkun myymä ominaisuuslista. Kolmessa ensimmäisessä siirto veisi päivän ja toisi nollan tai tuottaisi kaksi keskeneräistä järjestelmää yhden toimivan sijaan. Neljännessä maksat kuukausittain ominaisuuksista, joita et käytä. Käy neljä kohtaa läpi ennen kuin avaat yhtäkään kokeilutiliä.

Laskuja on vähän ja ne ovat samanlaisia. Kymmenen samanlaista laskua kuukaudessa ei hyödy mistään ominaisuudesta. Siirto veisi päivän ja toisi nolla.

Kirjanpito hoituu jo sujuvasti. Jos kirjanpitäjäsi on tyytyväinen siihen aineistoon, jonka hän saa, älä korjaa toimivaa. Kysy häneltä ennen kuin päätät.

Olet juuri vaihtamassa jotain muuta isoa. Kassajärjestelmän vaihto, muutto tai toiminnanohjauksen käyttöönotto samaan aikaan laskutuksen kanssa on tapa saada kaksi keskeneräistä järjestelmää yhden toimivan sijaan. Tee yksi kerrallaan.

Neljäs, harvemmin sanottu: älä siirry pois vain siksi, että joku myi sinulle ominaisuuslistan. Listalla on aina enemmän ominaisuuksia kuin sinulla tarpeita, ja ylimääräisistä maksetaan kuukausittain.

Kasvun kolme kohtaa, joissa pankin työkalu loppuu

Pankin laskutustyökalu loppuu kesken kolmessa kasvun kohdassa: toistuvaislaskutuksessa, tuntien ja projektien laskutuksessa sekä myyntisaatavien seurannassa. Nämä ovat käytännön rajapyykkejä, joihin pieni yritys törmää ajallaan, eivätkä ne liity ohjelman laatuun vaan siihen, mitä varten se on rakennettu. Kaikissa kolmessa oire on sama: sama tieto kulkee ihmisen kautta taulukkolaskennassa, tai jokin jää tekemättä kiireisenä kuukautena. Unohtunut lasku ja satunnaisesti lähtevä muistutus ovat molemmat suoraan pois kassasta. Alla kaikki kolme rajapyykkiä erikseen ja se, mikä kussakin muuttuu.

Ensimmäinen on toistuvaislaskutus. Kun myyt kuukausisopimuksia, tarvitset jonkin, joka lähettää laskut automaattisesti ja hallitsee sopimuskantaa. Käsin tehtynä tämä on juuri se työ, joka unohtuu kiireisenä kuukautena, ja unohtunut lasku on suoraan pois kassasta.

Toinen on tuntien ja projektien laskutus. Kun laskutus perustuu tehtyihin tunteihin, kirjaukset pitää saada laskulle ilman välivaihetta taulukkolaskennassa. Tässä kohtaa erillinen ohjelma tai kevyt toiminnanohjaus alkaa maksaa itsensä takaisin puhtaasti säästyneenä työaikana.

Kolmas on myyntisaatavien seuranta. Kun avoimia laskuja on kymmeniä, tarvitset näkymän siihen, kuka on maksamatta ja kuinka kauan. Ilman sitä muistutukset lähtevät satunnaisesti, ja satunnaiset muistutukset tarkoittavat pidempää maksuaikaa kuin sopimuksessa lukee.

Siirto käytännössä, jos päädyt vaihtamaan

Vaihto ei ole iso projekti, kun se tehdään järjestyksessä. Avaa uusi ohjelma ja aja molemmat rinnakkain yhden kuukauden ajan. Siirrä asiakasrekisteri tiedostona, älä käsin. Sovi tiliotteiden nouto pankin kanssa ennen ensimmäistä laskua, jotta suoritukset kohdistuvat alusta asti. Tarkista, että vanhat avoimet laskut hoidetaan loppuun vanhassa järjestelmässä eikä niitä siirretä. Ja pidä vanha järjestelmä luettavana sen ajan, jonka kirjanpitoaineisto pitää säilyttää.

Ohjelmien vertailuun on oma sivunsa: laskutusohjelma vertailu. Jos haluat, että joku käy tilanteesi läpi puolueettomasti ja kertoo, kannattaako vaihtaa vai ei, se on IT-konsultointia ja hinnat lukevat hinnastossa.

Yksi asia, joka kannattaa hoitaa kuntoon riippumatta valinnasta

Yksi asia kannattaa hoitaa kuntoon riippumatta siitä, kumman järjestelmän valitset: laskun tiedot ja maksuehto. Ne ratkaisevat sen, kuinka nopeasti maksu tulee tilille. Selkeä eräpäivä, viitenumero, oikea vastaanottajan nimi ja lyhyt kuvaus siitä, mistä laskutetaan. Epäselvä lasku ei jää maksamatta vaan siirtyy kasaan, jota katsotaan myöhemmin, ja myöhemmin on yleensä useita viikkoja.

Toinen asia on maksuehto. Neljätoista päivää on tavallinen, ja pidempää kannattaa myöntää vain, jos siitä on sovittu erikseen. Nämä molemmat ovat asetuksia, jotka tehdään kerran kumpaan tahansa järjestelmään, ja ne vaikuttavat kassaan enemmän kuin ohjelman valinta.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• API-rajapinta yrityksen järjestelmiin: kolme tasoa ja niiden ylläpitovelka
• Kassajärjestelmän integraatio kirjanpitoon: mitä käsityö maksaa
• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Tilitoimiston digitalisointi: asiakasrajapinta ratkaisee, ei kirjanpito-ohjelma

Lue myös: Google-yritysprofiili: tee itse ilmaiseksi tai anna meidän hoitaa se · Sähköposti yritykselle: mitä nimi@firma.fi maksaa ja miten se otetaan käyttöön · verkkotunnus ja domain · WordPress-ylläpito: mitä se on, mitä se maksaa ja milloin sitä ei tarvita · Microsoft 365 vai Google Workspace: rehellinen vertailu 1-10 hengen yritykselle · Google-mainonta pienelle yritykselle · Hakukoneoptimointi yritykselle · Tarjouspyyntöpohja IT-hankintaan