Kassajärjestelmän hinta: neljä osaa ja yksi piilokulu

Kassajärjestelmää verrataan kuukausihinnalla, mutta suurin erä on korttimaksun transaktioprosentti. Tässä hinta puretaan neljään osaan ja lasketaan auki 300 000 euron liikevaihdon ravintolalle, sekä annetaan päätössääntö, jolla vertaat tarjouksia omalla myynnilläsi.

Lyhyt vastaus: Kassajärjestelmän hinta koostuu neljästä osasta: laitteesta, kuukausilisenssistä, korttimaksun transaktioprosentista ja integraatioista. Kolme ensimmäistä näkyy tarjouksessa selvästi. Neljäs, transaktioprosentti, on se, joka 300 000 euron liikevaihdolla maksaa tyypillisesti moninkertaisesti lisenssin verran. Siksi halvin kassajärjestelmä kuukausihinnalla mitattuna on harvoin halvin vuositasolla, ja siksi kassajärjestelmän hinnat kannattaa aina laskea auki euroina vuodessa, ei euroina kuukaudessa.

Kassajärjestelmää ostetaan yleensä kuukausihinnalla. Myyjä sanoo luvun, ostaja vertaa sitä toisen myyjän lukuun, ja halvempi voittaa. Se on ymmärrettävä tapa vertailla, mutta se on myös se tapa, jolla ravintolat ja pienet vähittäiskaupat maksavat vuosia liikaa.

Syy on yksinkertainen. Kuukausilisenssi on kiinteä ja pieni. Korttimaksun transaktioprosentti on muuttuva ja kasvaa myynnin mukana. Kun liikevaihto on muutamia satojatuhansia euroja, prosentti ohittaa lisenssin moninkertaisesti, eikä kumpikaan osapuoli yleensä puhu siitä tarjousneuvottelussa, koska se ei ole tarjouksen rivi vaan maksupalvelun ehto.

Tämä sivu ei nimeä halvinta toimittajaa. Hinnastot ja pakettirajat muuttuvat useammin kuin vertailuartikkeleita päivitetään. Sen sijaan tässä on laskentakehikko, jolla teet vertailun itse, sekä auki laskettu esimerkki 300 000 euron liikevaihdon ravintolasta.

Mistä kassajärjestelmän hinta koostuu?

Kassajärjestelmän hinta koostuu neljästä osasta, ja ne kannattaa pitää erillään toisistaan koko ostoprosessin ajan. Ensimmäinen on laite eli kassapääte tai tabletti, kuittitulostin, kassalipas ja maksupääte. Toinen on ohjelmiston kuukausilisenssi, joka hinnoitellaan yleensä kassapistettä kohti. Kolmas on korttimaksun transaktioprosentti, jonka maksunvälittäjä ottaa jokaisesta korttiostoksesta. Neljäs on integraatiot kirjanpitoon, varausjärjestelmään, tilausalustoihin ja kanta-asiakasohjelmaan. Kolme ensimmäistä näkyy tarjouksessa, neljäs ilmestyy usein vasta ensimmäiseen laskuun. Erien sekoittaminen keskenään on juuri se, mitä nippuhinnoittelu tekee — ja se piilottaa kalleimman erän kaikkein tehokkaimmin. Alla jokainen osa erikseen ja suuruusluokkineen.

1. Laite. Kassapääte tai tabletti, kuittitulostin, kassalipas ja maksupääte. Tämä on kertahankinta tai vuokra. Julkisten hinnastojen perusteella tyypillinen kokonaisuus yhdelle kassapisteelle asettuu noin 400–1 500 euron haarukkaan, ja vuokramallissa suuruusluokka on kymmeniä euroja kuukaudessa laitetta kohti. Laite on ainoa osa, jonka voi useimmiten ostaa kerran ja unohtaa neljäksi vuodeksi.

2. Kuukausilisenssi. Ohjelmiston käyttöoikeus, yleensä kassapistettä kohti. Julkisista hinnastoista poimittu tyypillinen taso on noin 30–80 euroa kuukaudessa yhdeltä kassapisteeltä, ja lisäkassat maksavat tyypillisesti vähemmän kuin ensimmäinen. Tämä on se luku, josta myyntikeskustelu käydään.

3. Korttimaksun transaktioprosentti. Maksunvälittäjä ottaa jokaisesta korttiostoksesta osuuden. Julkisten hinnastojen perusteella pienyritysten korttimaksun kokonaishinta asettuu tyypillisesti noin 0,9–1,8 prosentin haarukkaan, ja osassa hinnoittelumalleja päälle tulee muutaman sentin kiinteä tapahtumamaksu. Haarukka on leveä, koska korttityyppi, sopimusmalli ja myyntivolyymi vaikuttavat kaikki. Tämä on kassajärjestelmän hinnan suurin erä useimmilla ravintoloilla, eikä se ole edes kassajärjestelmätoimittajan rivi, jos maksupalvelu on ostettu erikseen.

4. Integraatiot. Kirjanpito, verkkolaskutus, varausjärjestelmä, tilausalusta, kanta-asiakasohjelma, palkkahallinto. Osa sisältyy lisenssiin, osa maksaa erikseen, ja osa vaatii kertaluonteisen käyttöönoton. Suuruusluokka on tyypillisesti nollasta muutamaan kymmeneen euroon kuukaudessa liitäntää kohti. Tämä on se osa, joka unohtuu tarjouksesta ja ilmestyy ensimmäiseen laskuun.

Esimerkkilaskelma: mitä kassa maksaa 300 000 euron ravintolassa?

Kassajärjestelmän todellisen hinnan näkee vasta, kun neljä erää lasketaan yhteen vuositasolla. Otetaan esimerkiksi ravintola, jonka vuosiliikevaihto on 300 000 euroa. Oletetaan, että 85 prosenttia myynnistä maksetaan kortilla, eli korttimyyntiä on 255 000 euroa. Kassapisteitä on yksi ja laitteet poistetaan neljässä vuodessa. Näillä oletuksilla jokainen neljästä erästä muuttuu vuosikustannukseksi, jolloin ne ovat keskenään vertailukelpoisia — kuukausihinnat eivät ole, koska laite on kertakulu ja transaktioprosentti seuraa myyntiä. Juuri tämä yhteenlasku paljastaa, mikä eristä oikeasti ratkaisee ostopäätöksen. Nämä oletukset ovat esimerkin oletuksia; vaihda ne omiksesi, kun teet laskelman.

Katso taulukon kolmatta riviä ja vertaa sitä toiseen. Lisenssi maksaa 360–960 euroa vuodessa. Korttimaksu maksaa 2 295–4 590 euroa vuodessa. Ero on suuruusluokaltaan viisinkertainen, ja se kasvaa joka kerta, kun liikevaihto kasvaa. Lisenssi ei kasva.

Tästä seuraa yksi käytännön johtopäätös. Jos käytät ostoprosessissa kaksi tuntia lisenssin hinnasta tinkimiseen ja nolla tuntia transaktioprosentin selvittämiseen, olet käyttänyt aikasi väärään päähän laskua.

Päätössääntö: paljonko 0,1 prosenttiyksikköä maksaa kuukaudessa?

Hyödyllisin yksittäinen luku koko vertailussa on se, paljonko yksi kymmenesosaprosenttiyksikkö korttimaksuprosentissa maksaa sinulle kuukaudessa. Sen voi laskea itse kolmessakymmenessä sekunnissa: jaa oma korttimyyntisi tuhannella, niin saat vuosisumman, ja jaa se kahdellatoista, niin saat kuukausiluvun. Tähän lukuun verrataan kaikkia lisenssieroja. Jos toimittajien lisenssiero jää sitä pienemmäksi, ratkaisee transaktioprosentti; jos ero on suurempi, ratkaisee lisenssi. Luku kannattaa laskea nimenomaan omalla myynnillä, koska se muuttaa vastausta rajusti: pienellä korttimyynnillä lisenssi ratkaisee, isolla prosentti. Sama tarjous voi siis olla paras naapurille ja huonoin sinulle pelkän volyymieron takia.

Korttimyynti on 255 000 euroa vuodessa. Yksi kymmenesosaprosenttiyksikkö siitä on 255 euroa vuodessa, eli noin 21 euroa kuukaudessa. Toisin sanoen: jos toimittaja A:n lisenssi on 20 euroa kuukaudessa halvempi kuin toimittaja B:n, mutta A:n korttimaksuprosentti on 0,1 prosenttiyksikköä korkeampi, tarjoukset ovat käytännössä tasan — ja jos myynti kasvaa, A muuttuu kalliimmaksi.

Luku kannattaa laskea omalla myynnillä, koska haarukka on oikeasti leveä. Sadantuhannen euron korttimyynnillä kymmenesosaprosenttiyksikkö on 100 euroa vuodessa, eli reilut kahdeksan euroa kuukaudessa, ja silloin lisenssi todella ratkaisee. Puolen miljoonan korttimyynnillä sama kymmenesosa on 500 euroa vuodessa, ja lisenssin hinnalla ei ole enää juuri merkitystä. Sama tarjous voi siis olla paras naapurille ja huonoin sinulle pelkän volyymieron takia.

Sama sääntö toimii toiseen suuntaan. Jos toimittaja tarjoaa selvästi matalampaa transaktioprosenttia mutta korkeampaa lisenssiä, laske sama luku ja katso, kumpi voittaa sinun volyymillasi. Pienellä myynnillä lisenssi ratkaisee, isolla myynnillä prosentti ratkaisee. Vaihtokohta on juuri se piste, jonka tämä laskutoimitus kertoo.

Laitteet: mitä oikeasti tarvitaan?

Yhden kassapisteen ravintola tarvitsee laitteina neljä asiaa: näytön, kuittitulostimen, kassalippaan ja maksupäätteen. Kaikki muu on lisää, ja laiteosuus on juuri se erä, jossa ylimyynnin näkee helpoimmin, koska laitteet ovat konkreettisia ja jäävät varastoon näkyviin. Lisälaitteet kannattaa ostaa vasta, kun arki on osoittanut tarpeen: keittiön tilaustulostin tai keittiönäyttö on hyödyllinen silloin, kun tilaus kulkee salista keittiöön, ja käsipääte vasta kun pöytiä on niin monta, ettei niitä ehdi kiertää kassan kautta. Jos ostat molemmat ensimmäisenä päivänä, maksat neljä vuotta laitteista, joita ei käytetä. Kolme kysymystä kannattaa esittää ennen laitetilausta, ja ne ovat alla.

Lisälaitteet kannattaa ostaa vasta, kun arki on osoittanut tarpeen. Keittiön tilaustulostin tai keittiönäyttö on hyödyllinen silloin, kun tilaus kulkee salista keittiöön, eikä silloin, kun sama ihminen ottaa tilauksen ja tekee annoksen. Käsipääte kannattaa vasta, kun pöytiä on niin monta, ettei niitä ehdi kiertää kassan kautta. Jos ostat molemmat ensimmäisenä päivänä, maksat neljä vuotta laitteista, jotka ovat varastossa.

Kolme kysymystä kannattaa esittää ennen laitetilausta. Onko ohjelmisto sidottu juuri tähän laitteeseen vai toimiiko se tavallisella tabletilla? Kuuluuko maksupääte kassatoimittajalle vai maksupalvelulle, eli voitko vaihtaa maksupalvelun vaihtamatta kassaa? Ja mitä laitteelle tapahtuu, jos irtisanot lisenssin — jääkö se sinulle vai palautuuko se?

Näiden kolmen vastaus ratkaisee, ostatko laitteen vai lukon. Meidän näkemyksemme on, että kassa kannattaa rakentaa niin, että maksupalvelun voi kilpailuttaa erikseen, koska juuri siellä on se raha, jonka taulukko näytti. Kerromme lähestymistavasta lisää sivulla kassajärjestelmä ravintolaan.

Integraatiot: miksi neljäs osa unohtuu tarjouksesta?

Integraatiot ovat kassajärjestelmän hinnan neljäs osa, ja ne unohtuvat tarjouksesta siksi, ettei niitä kysytä nimeltä. Integraatio on halpa, kun se on olemassa valmiina, ja kallis, kun se pitää rakentaa — ja kaikkein kallein silloin, kun sitä ei rakenneta lainkaan ja tieto siirretään käsin. Ennen allekirjoitusta kannattaa kirjata paperille jokainen järjestelmä, johon kassan on puhuttava: kirjanpito, varausjärjestelmä, tilausalustat, verkkokauppa, kanta-asiakasohjelma ja työvuorosuunnittelu. Jokaisesta kysytään sama kolme asiaa: onko liitäntä valmis, mitä se maksaa kuukaudessa, ja siirtyykö tieto automaattisesti vai käsin. Kolmas kysymys on tärkein, koska käsityö on työtunteja ja työtunti on kalliimpi kuin mikään tämän sivun kuukausimaksuista.

Jokaisesta kysytään sama kolme asiaa: onko liitäntä valmis vai rakennetaanko se, mitä se maksaa kuukaudessa, ja siirtyykö tieto automaattisesti vai tuodaanko se tiedostona käsin. Kolmas kysymys on tärkein, koska käsin tehtävä siirto on työtunteja, ja työtunti on kalliimpi kuin mikään tämän sivun kuukausimaksuista.

Yksi liitäntä on syytä nostaa erikseen: tilausalusta. Jos otat tilauksia ruokalähetysalustan kautta, tilaukset joko putoavat kassaan automaattisesti tai ne näppäillään erillisestä tabletista käsin. Erillinen tabletti on ilmainen tarjouksessa ja kallis ruuhkassa, koska se tuottaa näppäilyvirheitä ja rikkoo päivämyynnin täsmäytyksen. Kysy tämä liitäntä nimeltä, älä yleisenä lupauksena yhteensopivuudesta.

Jos kassa ei keskustele kirjanpidon kanssa, joku kirjaa päivämyynnit käsin. Kymmenen minuuttia päivässä on noin 60 tuntia vuodessa. Laske sille oma tuntihintasi ja lisää se taulukkoon, niin näet, kannattiko halvempi lisenssi.

Kuitti ja kirjanpito: mitä laki vaatii?

Laki ei Suomessa sanele kassajärjestelmän valintaa juuri lainkaan. Erillistä kassalaitteiden tyyppihyväksyntää ei ole, toisin kuin eräissä naapurimaissa, joten ohjelmiston saa valita vapaasti tabletista kokonaiseen kassapisteeseen. Kaksi velvoitetta on silti hyvä tuntea, koska ne vaikuttavat siihen, mitä järjestelmältä pitää vaatia. Ensimmäinen on kuitintarjoamisvelvollisuus käteiskaupassa ja se, mitä tietoja kuitilla on oltava — muun muassa arvonlisävero verokannoittain eriteltynä. Toinen on kirjanpitoaineiston säilytys: päivämyyntiraportit ja kuittiaineisto ovat kirjanpitoaineistoa, ja niitä on säilytettävä lain määräämän ajan. Jälkimmäinen on suoraan hintakysymys, koska osa palveluista säilyttää historian vain sopimuksen voimassaoloajan.

Ensimmäinen on kuitintarjoamisvelvollisuus käteiskaupassa. Käytännössä asiakkaalle on tarjottava kuitti, ja kuitilla on oltava laissa määritellyt tiedot, kuten myyjän nimi ja Y-tunnus, päiväys, myydyt tuotteet ja arvonlisävero verokannoittain eriteltynä. Jokainen vakavasti otettava kassaohjelmisto tekee tämän valmiiksi, mutta useamman verokannan käsittely kannattaa katsoa demossa omin silmin, jos myyt sekä ruokaa paikan päällä että mukaan.

Toinen on kirjanpitoaineiston säilytys. Päivämyyntiraportit ja kuittiaineisto ovat kirjanpitoaineistoa, ja ne on säilytettävä lain määräämän ajan. Tämä on suoraan hintakysymys, koska osa palveluista säilyttää historian sinulle vain sopimuksen voimassaoloajan. Kysy siis ennen ostoa, missä muodossa myyntihistoria saadaan ulos ja kuinka pitkältä ajalta — ja ota siitä vuosittain oma kopio. Vero- ja kirjanpitokysymyksissä ajantasainen ohje löytyy vero.fi-sivustolta.

Näiden kahden ulkopuolella laki ei sanele järjestelmän valintaa. Se on hyvä uutinen: valinnan saa tehdä puhtaasti kokonaishinnan ja arjen sujuvuuden perusteella, eikä sertifikaattilistoja tarvitse metsästää.

Milloin kassajärjestelmää ei kannata ostaa?

Kassajärjestelmää ei kannata ostaa neljässä tilanteessa, ja ne on rehellisintä sanoa ääneen. Ensimmäinen on kausiluontoinen ja pieni myynti — kesäkioski, muutama tapahtuma vuodessa, pop-up — jolloin mobiilimaksupääte ja kevyt myyntiseuranta riittävät, koska kiinteä kuukausimaksu juoksee myös talvella. Toinen on toimiva nykyinen kassa, jonka sopimuksessa on määräaikaa jäljellä; vaihto kesken kauden tarkoittaa kahta maksua päällekkäin. Kolmas on tilanne, jossa oikea ongelma on prosessi eikä järjestelmä: sama epäselvyys siirtyy uuteen kassaan uuden sopimuksen sisällä. Neljäs on toimittaja, joka ei suostu kertomaan transaktioprosenttia kirjallisesti — se ei ole hintakysymys vaan luottamuskysymys.

Kun myynti on kausiluontoista ja pientä. Kesäkioski, muutama tapahtuma vuodessa, pop-up. Silloin pelkkä mobiilimaksupääte ja kevyt myyntiseuranta riittää. Kokonainen kassajärjestelmä kiinteine kuukausimaksuineen maksaa talvellakin.

Kun nykyinen kassa toimii ja sopimuksessa on määräaika jäljellä. Vaihtaminen kesken kauden tarkoittaa kahta maksua päällekkäin, tuotetietojen siirron ja henkilökunnan opettelun. Odota sopimuskauden loppua, ellei nykyinen järjestelmä aiheuta virheitä rahaliikenteeseen.

Kun ongelma ei ole kassa vaan prosessi. Jos kuitit katoavat tai päivämyynti ei täsmää, uusi järjestelmä ei korjaa sitä automaattisesti. Sama epäselvyys siirtyy uuteen järjestelmään, ja nyt sen kanssa ollaan uuden sopimuksen sisällä.

Kun toimittaja ei suostu kertomaan transaktioprosenttia kirjallisesti. Tämä ei ole hintakysymys vaan luottamuskysymys. Jos kalleinta erää ei saa paperille ennen allekirjoitusta, sitä ei saa paperille sen jälkeenkään.

Miten pyydät vertailukelpoisen tarjouksen?

1. Kirjaa oma myyntiprofiilisi Vuosiliikevaihto, korttimaksujen osuus, keskiostos, kassapisteiden määrä ja aukiolokuukaudet. Ilman näitä lukuja mikään tarjous ei ole vertailukelpoinen.
2. Pyydä hinta neljässä osassa, ei nippuna Laite, lisenssi, transaktioprosentti kiinteine tapahtumamaksuineen ja integraatiot erikseen. Nippuhinta piilottaa juuri sen erän, joka maksaa eniten.
3. Kysy, mitä tapahtuu volyymin kasvaessa Laskeeko transaktioprosentti myynnin kasvaessa, ja millä rajalla? Osalla se laskee automaattisesti, osalla vasta pyynnöstä.
4. Laske jokainen tarjous vuositasolle omalla myynnilläsi Käytä tämän sivun taulukkoa pohjana. Vertaa vuosisummia, älä kuukausihintoja.
5. Tarkista irtautuminen ennen allekirjoitusta Irtisanomisaika, laitteiden omistus, tuotetietojen ja myyntihistorian saanti ulos koneluettavassa muodossa. Kysy tämä ostohetkellä, koska myöhemmin se on neuvottelu.

Me teemme kassa- ja tilausratkaisut kiinteällä toimitushinnalla ja kuukausiylläpidolla, joka on irtisanottavissa kuukauden varoitusajalla. Emme välitä maksupalvelua emmekä ota osuutta myynnistäsi, joten transaktioprosentti on sinun ja maksupalvelun välinen asia — ja kilpailutettavissa. Hinta lukee hinnastossa, ei tarjouspyynnön takana.

Usein kysyttyä

Jos et vielä tiedä, minkä kokoinen järjestelmä ravintolaasi kuuluu, aloita pöytämäärästä. Kävimme sen läpi erikseen artikkelissa kassajärjestelmä ravintolaan, jossa laitekokoonpanot ja kuukausikustannukset on jaoteltu paikkamäärän mukaan.

Lue seuraavaksi

• Kassajärjestelmän integraatio kirjanpitoon: mitä käsityö maksaa
• Ravintolan kassajärjestelmä ja korttimaksuprosentti — mitä prosentit maksavat euroina
• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Prosessikuvaus pienyritykselle: viisi laatikkoa, kolme mittaria, yksi tunti

Lue myös: IT-sanasto yrittäjälle · Logon suunnittelu yritykselle · Sähköpostin perillemenon korjaus · Uutiskirjepalvelu pienyritykselle · kanta-asiakassovellus yritykselle · QR-koodi generaattori · yhteystiedot · blogi