IT-sanasto yrittäjälle

Ne termit, jotka toistuvat IT-tarjouksissa, sopimuksissa ja laskuissa, selitettynä ilman ammattisanastoa. Jokaisen kohdalla yksi lause siitä, miksi asia koskee sinua.

Suurin osa IT-ostamisen väärinymmärryksistä ei johdu tekniikasta vaan sanoista. Toimittaja sanoo "integraatio" ja tarkoittaa kahden viikon työtä. Ostaja kuulee sanan, nyökkää ja olettaa sen sisältyvän hintaan. Alla olevat termit ovat ne, jotka toistuvat tarjouksissa, sopimuksissa ja laskuissa. Jos ymmärrät nämä, ymmärrät suurimman osan siitä, mistä sinun kanssasi puhutaan.

Sanasto

API eli rajapinta

Sovittu tapa, jolla kaksi ohjelmaa puhuu keskenään ilman ihmistä välissä. Kun verkkokauppasi lähettää tilauksen suoraan varastojärjestelmään, se tapahtuu rajapinnan kautta. Rajapinta on aina jonkun rakentama ja ylläpitämä, ja se voi muuttua tai maksaa erikseen. Sinua tämä koskee siksi, että kysymys "onko järjestelmässä rajapinta" ratkaisee, joudutko myöhemmin kopioimaan tietoja käsin.

CRM eli asiakkuudenhallinta

Järjestelmä, johon kerätään asiakkaat, yhteydenotot, tarjoukset ja se, mitä kenenkin kanssa on sovittu. Se korvaa muistilaput, Excelin ja sen tiedon, joka on vain yhden ihmisen päässä. Pienessä yrityksessä CRM voi olla hyvin kevyt, eikä sen tarvitse maksaa paljon. Sinua tämä koskee, kun myynti ei enää mahdu yhden ihmisen muistiin tai kun haluat tietää, mihin tarjouksiin ei ole vastattu. Lue lisää: CRM-järjestelmä.

ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä

Yksi järjestelmä, joka hoitaa useaa asiaa kerralla: tilaukset, varaston, laskutuksen, työajan ja usein kirjanpidon liittymän. Idea on, että sama tieto syötetään kerran ja se näkyy kaikkialla. ERP on tavallisesti kalliimpi ja hitaampi käyttöönotossa kuin yksittäiset työkalut, koska se koskee koko yrityksen tapaa tehdä työtä. Sinua tämä koskee, jos sama tilausrivi näpytellään kolmeen paikkaan. Lue lisää: ERP-järjestelmä.

Domain eli verkkotunnus

Osoite, jonka ihminen kirjoittaa selaimeen, esimerkiksi yritys.fi. Sitä ei osteta omaksi vaan vuokrataan vuosi kerrallaan rekisterinpitäjältä. Tärkeintä on, että verkkotunnus on rekisteröity sinun yrityksesi nimiin, ei toimittajan. Sinua tämä koskee, koska jos tunnus on toimittajan nimissä, et voi vaihtaa toimittajaa menettämättä osoitettasi ja sähköpostejasi.

DNS

Puhelinluettelo, joka kertoo internetille, missä palvelimella yritys.fi sijaitsee ja minne sinne lähetetty sähköposti ohjataan. DNS-asetukset ovat muutama tekstirivi, ja niiden muuttaminen näkyy verkossa yleensä minuuteissa tai tunneissa. Sinua tämä koskee kahdessa tilanteessa: kun verkkosivut siirretään toiselle palveluntarjoajalle ja kun sähköposti lakkaa toimimasta. Yllättävän moni sähköpostiongelma on DNS-ongelma.

Hosting eli webhotelli

Palvelu, jonka koneella verkkosivusi ovat auki ympäri vuorokauden. Maksat siitä kuukausi- tai vuosimaksua, ja hinta vaihtelee muutamasta eurosta satoihin sen mukaan, kuinka paljon liikennettä ja tehoa tarvitaan. Hyvä webhotelli sisältää varmuuskopiot ja salausvarmenteen. Sinua tämä koskee, koska sivuston nopeus ja se, kuinka nopeasti kaatunut sivu saadaan takaisin, ovat suoraan tämän palvelun varassa. Lue lisää: verkkosivut yritykselle.

HTTPS ja SSL-varmenne

Salattu yhteys selaimen ja sivuston välillä. Käytännössä se on se lukkosymboli osoiterivillä, ja ilman sitä selain varoittaa kävijää siitä, että sivu ei ole turvallinen. Varmenne on nykyään useimmiten ilmainen ja uusiutuu automaattisesti. Sinua tämä koskee, koska ilman salausta lomakkeen täyttäminen on riski ja hakukoneet suosivat salattua sivustoa.

Kaksivaiheinen tunnistautuminen

Kirjautuminen, jossa salasanan lisäksi tarvitaan toinen todiste: puhelimeen tuleva koodi tai sovelluksen numerosarja. Se estää käytännössä kaikki tapaukset, joissa varastettu salasana riittäisi tilin haltuunottoon. Käyttöönotto vie muutaman minuutin tiliä kohti. Sinua tämä koskee, koska tämä on yksittäisistä toimenpiteistä se, joka estää eniten vahinkoa suhteessa vaivaan. Lue lisää: tietoturva yritykselle.

Kassajärjestelmä

Myyntipisteen ohjelmisto, joka ottaa maksun, tulostaa kuitin ja kerää myyntiraportit. Nykyään se on usein tabletti ja maksupääte, ei erillinen kassakone. Olennaista on, siirtyykö myynti automaattisesti kirjanpitoon ja saatko myyntidatan ulos. Sinua tämä koskee, koska kassajärjestelmän vaihto on työläs, ja sen datan lukittuminen yhteen toimittajaan on tavallinen ansa.

Käsittelysopimus eli DPA

Sopimus sinun ja sellaisen palveluntarjoajan välillä, joka käsittelee asiakkaidesi henkilötietoja puolestasi: laskutusohjelma, sähköpostipalvelu, verkkosivujen ylläpitäjä. GDPR vaatii sen aina, kun tietoja käsitellään toimeksiannostasi. Isoilla palveluilla se on osa käyttöehtoja, pieneltä toimittajalta se pitää pyytää. Sinua tämä koskee, koska vastuu asiakkaidesi tiedoista on sinun, vaikka ne olisivat toisen palvelimella. Lue lisää: tietosuojaseloste-malli.

Pilvipalvelu

Ohjelmisto tai levytila, joka toimii jonkun toisen palvelimella ja jota käytetään verkon yli. Et osta laitetta etkä asenna mitään, vaan maksat käytöstä. Vastineeksi luovut siitä, että data on fyysisesti sinun tiloissasi. Sinua tämä koskee, koska pilvi poistaa laitehankinnat mutta ei poista vastuuta: varmuuskopiot, käyttöoikeudet ja se, saatko datasi ulos, ovat edelleen sinun huolehdittavia.

SaaS

Ohjelmisto palveluna, eli kuukausimaksullinen sovellus, jota ei omisteta vaan vuokrataan. Laskutusohjelmat, CRM-järjestelmät ja verkkokauppa-alustat ovat useimmiten SaaS-tuotteita. Etu on pieni aloituskustannus ja se, että päivitykset tulevat itsestään. Sinua tämä koskee siksi, että kymmenen edullista kuukausimaksua on yhdessä iso vuosikulu, ja moni yritys maksaa palveluista, joita kukaan ei enää käytä.

SEO eli hakukoneoptimointi

Työ, jolla sivusto saadaan löytymään Googlesta silloin, kun joku hakee sitä, mitä myyt. Se koostuu kolmesta osasta: tekninen kunto, sisältö, joka vastaa oikeisiin hakuihin, ja muilta sivustoilta tulevat linkit. Tulokset näkyvät kuukausissa, eivät päivissä. Sinua tämä koskee, koska hakukoneen kautta tuleva yhteydenotto ei maksa klikkihintaa, toisin kuin mainonta. Lue lisää: hakukoneoptimointi.

Tietosuojaseloste

Julkinen teksti sivustollasi, jossa kerrot mitä henkilötietoja keräät, miksi, kuinka kauan säilytät ja kenelle luovutat. Sitä tarvitsee käytännössä jokainen yritys, jolla on asiakasrekisteri tai yhteydenottolomake. Se kirjoitetaan asiakkaan luettavaksi, ei viranomaista varten. Sinua tämä koskee, koska ilman selostetta lomakkeen kautta kerätty tieto on kerätty kertomatta, ja se on se osa, josta valitukset alkavat. Valmis pohja: tietosuojaseloste-malli.

Tietoturva-aukko eli haavoittuvuus

Ohjelmiston virhe, jonka kautta ulkopuolinen pääsee sinne, minne ei pitäisi. Aukkoja löydetään jatkuvasti, ja siksi ohjelmistot julkaisevat päivityksiä. Murrot tapahtuvat lähes aina vanhoihin, päivittämättömiin versioihin, eivät uusiin. Sinua tämä koskee, koska päivittämätön verkkosivualusta on yleisin tapa, jolla suomalaisen pienyrityksen sivut kaapataan. Lue lisää: tietoturva yritykselle.

Varmuuskopio ja 3-2-1-sääntö

Sääntö kuuluu: kolme kopiota tiedosta, kahdella eri tallennusvälineellä, joista yksi on eri paikassa kuin alkuperäinen. Se on vanha ohje, koska se toimii yhä. Pelkkä pilvisynkronointi ei ole varmuuskopio, koska poisto ja salausohjelman tekemä vahinko monistuvat pilveen sekunneissa. Sinua tämä koskee, koska varmuuskopio, jonka palautusta ei ole kertaakaan kokeiltu, ei ole varmuuskopio. Lue lisää: varmuuskopiointi.

Verkkolasku

Lasku, joka siirtyy järjestelmästä toiseen rakenteisena tietona, ei PDF-liitteenä sähköpostissa. Vastaanottaja saa sen suoraan ostolaskujen käsittelyyn, eikä kukaan näppäile summia uudelleen. Julkishallinto ja suuret yritykset vaativat verkkolaskua. Sinua tämä koskee, koska ilman verkkolaskuosoitetta osa asiakkaista ei voi ottaa laskuasi vastaan lainkaan.

Vasteaika

Aika, jonka kuluessa toimittaja lupaa reagoida ilmoitukseesi. Huomaa ero: vasteaika on reagointi, ei korjaus. "Vasteaika 4 tuntia" tarkoittaa, että joku vastaa neljässä tunnissa, ei sitä, että ongelma on silloin poissa. Sinua tämä koskee, koska tämä yksi sana selittää suuren osan ylläpitosopimusten pettymyksistä, ja korjausaika kannattaa kysyä erikseen.

SLA eli palvelutasosopimus

Sopimuksen osa, jossa luvataan mitattavat asiat: käytettävyysprosentti, vasteaika, palveluajat ja se, mitä tapahtuu jos lupaus ei toteudu. Ilman seuraamusta lupaus on toive. Sinua tämä koskee, koska SLA on ainoa kohta, jossa "hyvä palvelu" muuttuu numeroksi, jonka voi tarkistaa jälkikäteen.

Konversio

Sivuston kävijä tekee sen, mitä toivoit: lähettää lomakkeen, soittaa tai ostaa. Konversioprosentti kertoo, kuinka suuri osa kävijöistä tekee sen. Sadan kävijän sivu, jolla kaksi ottaa yhteyttä, tuottaa saman kuin tuhannen kävijän sivu, jolla kaksi promillea ottaa. Sinua tämä koskee, koska lisää kävijöitä on kalliimpaa ostaa kuin korjata syy, jonka takia nykyiset eivät ota yhteyttä.

Evästeet

Pieniä tiedostoja, jotka sivusto tallentaa kävijän selaimeen. Osa on välttämättömiä, kuten ostoskori ja kirjautuminen, ja ne eivät vaadi suostumusta. Analytiikka- ja mainosevästeet vaativat suostumuksen ennen kuin ne asetetaan. Sinua tämä koskee, koska suostumusikkuna, joka kysyy lupaa vasta sen jälkeen kun seuranta on jo käynnistynyt, ei täytä vaatimusta.

Lähdekoodi

Se teksti, josta ohjelmisto tai verkkosivusto on tehty. Ilman lähdekoodia valmista ohjelmaa ei voi muokata, vain käyttää. Siksi tarjouspyynnössä kysytään, kenelle koodi kuuluu projektin päätyttyä. Sinua tämä koskee, koska jos koodi jää toimittajalle, seuraava kehitys ostetaan aina samalta yritykseltä, hinnalla, jota ei enää kilpailuteta.

Responsiivinen

Sivusto, joka mukautuu näytön kokoon, eli näyttää oikealta myös puhelimessa. Tämä ei ole lisäominaisuus vaan perusvaatimus, koska useimmilla toimialoilla puhelin on jo enemmistö kävijöistä. Sinua tämä koskee, koska Google arvioi sivustosi ensisijaisesti puhelinnäkymän perusteella, ja tarjouksessa lukeva "responsiivinen toteutus" ei ole peruste korkeammalle hinnalle vuonna 2026.

Integraatio

Kahden järjestelmän yhdistäminen niin, että tieto liikkuu niiden välillä automaattisesti. Verkkokauppa ja kirjanpito, ajanvaraus ja kalenteri, CRM ja sähköposti. Integraatio on melkein aina projektin kallein ja hauraan osa, koska se riippuu molemmista päistä ja hajoaa, kun jompikumpi päivittyy. Sinua tämä koskee, koska sana "integroidaan" tarjouksessa ilman nimettyä järjestelmää ja hintaa on kohta, joka pitää kysyä auki.

Yrityssähköposti

Sähköposti, jonka osoite on oman verkkotunnuksen takana, esimerkiksi etunimi@yritys.fi, ja jota hallinnoi yritys eikä yksittäinen työntekijä. Ilmaiseen henkilökohtaiseen osoitteeseen sidottu yritysposti katoaa sen mukana, kun ihminen lähtee. Sinua tämä koskee, koska osoitteen omistus ratkaisee, kuka pääsee vanhoihin viesteihin. Lue lisää: sähköposti yritykselle.

Usein kysyttyä

Soita 044 989 1659 Lähetä sähköpostia

Vastaa Mustafa Tarabya, DT Nova Tmi, Y-tunnus 3595452-5, Helsinki. Tämä sivu on yleistä tietoa, ei oikeudellinen neuvo.

Lue myös: QR-koodi generaattori · yhteystiedot · blogi · hinnasto · kassajärjestelmä ravintolaan · kanta-asiakasohjelma pienyritykselle · digitaalinen leimakortti · ajanvarausjärjestelmien hinnat