Kassajärjestelmä ravintolaan: vertailu asiakaspaikkojen mukaan

Ravintoloiden kassajärjestelmät myydään ominaisuuslistoilla, jotka näyttävät samalta. Tässä valinta tehdään paikkamäärän mukaan: kolme kokoluokkaa, kullekin laitekokoonpano ja kuukausikustannus, sekä laskelma siitä mitä tilausalustan komissio syö päälle.

Lyhyt vastaus: Ravintolan kassajärjestelmä kannattaa valita paikkamäärän mukaan, ei ominaisuuslistan mukaan. Alle 20 paikan paikassa riittää yksi kassapiste, 20–60 paikan ravintolassa ratkaisee salin ja keittiön välinen tiedonkulku, ja yli 60 paikassa tarvitaan toinen kassa ja keittiönäyttö. Kuukausikustannus asettuu näissä kolmessa luokassa julkisten hinnastojen perusteella tyypillisesti noin 40–90, 90–200 ja 200–400 euroon. Se on kuitenkin pieni luku sen rinnalla, mitä tilausalustan komissio syö päälle.

Ravintoloiden kassajärjestelmät myydään ominaisuuslistoilla. Listat ovat pitkiä ja keskenään lähes identtisiä, ja niistä on käytännössä mahdotonta päätellä, mikä sopii juuri sinun saliisi. Siksi tämä vertailu tehdään toisin päin: lähtökohtana on pöytien ja asiakaspaikkojen määrä, koska se määrää sen, montako ihmistä liikkuu salissa yhtä aikaa ja kuinka monta tilausta on ilmassa samalla hetkellä.

Paikkamäärä on hyvä mittari, koska se ennustaa kolme asiaa kerralla: samanaikaisten tilausten määrän, sen kulkeeko tilaus keittiöön suullisesti vai järjestelmän kautta, ja sen kuinka moni kassapiste on kiinni yhtä aikaa ruuhkassa. Nämä kolme määräävät laitekokoonpanon. Kaikki muu on säätöä.

Miksi paikkamäärä ratkaisee eikä ominaisuuslista?

Ravintolan kassajärjestelmän valinnassa asiakaspaikkojen määrä on parempi mittari kuin ominaisuuslista, koska järjestelmä ei kaadu ominaisuuksien puutteeseen. Se kaadetaan perjantai-illan ruuhkassa, kun kaksi tarjoilijaa jonottaa samaa kassaa, keittiö ei tiedä mitä on tulossa ja lähetysalustan tilaukset näppäillään erilliseltä tabletilta käsin. Nämä ovat kapasiteettiongelmia, eivät ominaisuusongelmia, ja ne ratkaistaan sillä, montako syöttöpistettä salissa on ja miten tilaus siirtyy keittiöön. Molemmat seuraavat suoraan paikkamäärästä. Ominaisuuslistat eivät auta myöskään siksi, että ne on kirjoitettu isoimman mahdollisen asiakkaan mukaan: sama lista myydään kolmen pöydän kahvilaan ja sadan paikan ruokaravintolaan, ja vain jälkimmäiselle se on totta.

Kaikki nämä ovat kapasiteettiongelmia, eivät ominaisuusongelmia. Ne ratkaistaan sillä, montako syöttöpistettä salissa on ja miten tilaus siirtyy keittiöön. Molemmat seuraavat suoraan paikkamäärästä. Siksi kolme kokoluokkaa riittää kattamaan valtaosan päätöksestä.

Ominaisuuslistat eivät auta myöskään siksi, että ne on kirjoitettu isoimman mahdollisen asiakkaan mukaan. Sama lista myydään kolmen pöydän kahvilaan ja sadan paikan ruokaravintolaan, ja molemmille sanotaan, että kaikki tarvittava on mukana. Jälkimmäiselle se on totta.

Toinen syy on raha. Yhden kokoluokan yli ostaminen tarkoittaa laitteita, jotka seisovat varastossa, ja kuukausimaksuja, jotka juoksevat neljä vuotta. Yhden kokoluokan ali ostaminen tarkoittaa, että järjestelmä vaihdetaan kesken kauden. Molemmat maksavat enemmän kuin oikean kokoluokan valitseminen kerralla.

Alle 20 paikkaa: riittääkö yksi kassapiste?

Alle kahdenkymmenen asiakaspaikan ravintolassa yksi kassapiste riittää, ja tämä kokoluokka kattaa kahvilat, pienet lounaspaikat ja noutopainotteiset ravintolat. Syy on yksinkertainen: tilauksen ottaa ja annoksen tekee usein sama ihminen tai kaksi ihmistä, jotka näkevät toisensa, joten tilaus kulkee keittiöön ääneen eikä järjestelmän kautta. Käsipäätettä ei tarvita, koska sali on muutaman askeleen päässä kassalta, eikä keittiötulostinta tarvita samasta syystä. Tässä luokassa kannattaakin ostaa mahdollisimman vähän: pöytäkartta, varastonhallinta, useamman kassan lisenssi ja keittiönäyttö maksavat joka kuukausi ja tuottavat arvoa vasta, kun tilauksia on enemmän kuin muistiin mahtuu. Alla kokoonpano ja kustannusluokka tarkemmin.

Laitekokoonpano: yksi kassapiste, eli tabletti tai kosketusnäyttö, kuittitulostin, kassalipas ja maksupääte. Keittiötulostinta ei tarvita, koska tilaus kulkee ääneen. Käsipäätettä ei tarvita, koska sali on kolme askelta kassalta.

Kuukausikustannus: julkisten hinnastojen perusteella tyypillisesti noin 40–90 euroa kuukaudessa, kun mukana on ohjelmistolisenssi ja mahdollinen laitevuokra. Laitteet ostettuna suuruusluokka on tyypillisesti muutamia satoja euroja kerralla.

Yksi asia kannattaa silti hoitaa kuntoon heti: myyntiraportti kellonajoittain. Pienessä paikassa se on ainoa tapa nähdä, milloin henkilökuntaa oikeasti tarvitaan, ja se maksaa itsensä takaisin työvuorosuunnittelussa nopeammin kuin yksikään lisälaite.

Mitä tässä luokassa ei kannata ostaa: pöytäkarttaa, varastonhallintaa, useamman kassan lisenssiä eikä keittiönäyttöä. Ne maksavat kuukausittain ja tuottavat arvoa vasta, kun tilauksia on enemmän kuin muistiin mahtuu.

20–60 paikkaa: miten tilaus kulkee salista keittiöön?

Kahdenkymmenen ja kuudenkymmenen paikan välissä ratkaiseva kysymys on, miten tilaus kulkee salista keittiöön, koska juuri tässä kokoluokassa tapahtuu se muutos, joka määrää järjestelmän valinnan: tilausta ei enää voi kantaa keittiöön päässä. Ruuhkassa salissa on kaksi tai kolme tarjoilijaa, pöytiä kierretään, ja tilausrivit unohtuvat matkalla. Käytännön vaihtoehtoja on kaksi. Tilaustulostin keittiössä on halpa ja toimii aina, myös verkon katketessa. Keittiönäyttö maksaa enemmän mutta näyttää tilausjonon ja valmistumisajat, mikä alkaa kannattaa silloin kun annoksia on samaan aikaan tekeillä enemmän kuin viisi. Samassa kokoluokassa pöytäkartta tulee ensimmäisen kerran oikeasti tarpeeseen, koska avoimia pöytälaskuja on yhtä aikaa useampia.

Laitekokoonpano: yksi kassapiste, yksi tai kaksi käsipäätettä salikäyttöön ja tilaustulostin tai keittiönäyttö keittiöön. Pöytäkartta tulee tässä ensimmäisen kerran oikeasti tarpeeseen, koska avoimia pöytälaskuja on yhtä aikaa auki useampia ja lasku pitää osata jakaa.

Kuukausikustannus: tyypillisesti noin 90–200 euroa kuukaudessa, kun mukana on lisenssi, lisäpäätteiden käyttöoikeudet ja keittiölaitteet. Vaihtelu tulee lähes kokonaan käsipäätteiden määrästä.

Tässä kokoluokassa kannattaa katsoa yksi asia erikseen: siirtyykö tilaus keittiöön kuittitulostimella vai näytöllä. Tulostin on halpa ja toimii aina. Näyttö maksaa enemmän mutta näyttää tilausjonon ja valmistumisajat, mikä alkaa kannattaa silloin, kun annoksia on samaan aikaan tekeillä enemmän kuin viisi.

Yli 60 paikkaa: miksi tarvitaan kaksi kassaa ja keittiönäyttö?

Yli kuudenkymmenen paikan ravintolassa tarvitaan vähintään kaksi kassapistettä ja keittiönäyttö, koska pullonkaula vaihtuu. Isossa salissa, jossa on usein baari erikseen ja ruuhkassa neljä tai useampi tarjoilija, ongelma ei ole enää tilauksen siirtyminen keittiöön vaan maksaminen: jos kassapisteitä on yksi, koko sali odottaa sitä. Baaripiste kannattaa laskea omaksi kassapisteekseen eikä kassan jatkeeksi. Samassa kokoluokassa nousee esiin kaksi asiaa, jotka pienemmissä paikoissa eivät merkitse mitään: henkilökohtaiset käyttöoikeudet, jotta jokainen korjaus jää lokiin nimen kanssa, ja kassan toiminta verkkokatkon aikana. Jälkimmäinen ei näy hintalapussa mutta erottaa järjestelmät toisistaan selvimmin.

Laitekokoonpano: vähintään kaksi kassapistettä, kolme tai useampi käsipääte, keittiönäyttö tai kaksi valmistuspisteille, pöytäkartta ja tyypillisesti myös varastonhallinta sekä raportointi kellonajoittain. Baaripiste kannattaa laskea omaksi kassapisteekseen, ei kassan jatkeeksi.

Kuukausikustannus: tyypillisesti noin 200–400 euroa kuukaudessa kokonaisuutena. Suurin yksittäinen tekijä on kassapisteiden ja päätteiden määrä, koska lisenssi hinnoitellaan lähes aina niiden mukaan.

Toinen kysymys on käyttöoikeudet. Kun salissa on useampi tarjoilija ja vuoroja on monta, jokaisella on oltava oma kirjautuminen ja esimiehellä oikeus nähdä, kuka teki minkäkin korjauksen. Yhteinen tunnus on nopea ottaa käyttöön ja mahdoton selvittää jälkikäteen.

Tässä kokoluokassa kannattaa pyytää yksi asia demossa nähtäväksi: mitä tapahtuu, kun verkko katkeaa. Ison salin kassan on kyettävä ottamaan tilauksia ja maksuja myös silloin, kun yhteys pilveen on poikki, ja synkronoitava jälkikäteen. Tämä ominaisuus ei näy hintalapussa mutta erottaa järjestelmät toisistaan.

Mikä erottaa ravintolakassan tavallisesta kassasta?

Ravintolakassa eroaa tavallisesta vähittäiskaupan kassasta siinä, että myyntitapahtuma on auki tunnin ja muuttuu koko ajan. Kaupan kassa käsittelee tapahtuman, joka alkaa ja päättyy minuutissa; ravintolassa sama lasku avataan pöydälle, sitä täydennetään useaan kertaan, sitä muokkaa useampi tarjoilija ja se maksetaan vasta lopuksi. Tästä seuraa neljä vaatimusta, jotka kannattaa tarkistaa jokaisesta vaihtoehdosta kokoluokasta riippumatta: avoin pöytälasku, laskun jakaminen seurueen kesken, useampi arvonlisäverokanta samalla kuitilla sekä peruutusten ja korjausten tekeminen kesken palvelun niin että jälki jää lokiin. Näistä kolme ensimmäistä selviää demossa muutamassa minuutissa, ja juuri niihin halpa yleiskassaohjelmisto tyypillisesti loppuu kesken.

Avoin pöytälasku. Tilaus avataan pöydälle, sitä täydennetään useaan kertaan ja se maksetaan lopuksi. Järjestelmän on kestettävä se, että sama lasku on auki tunteja ja että sitä muokkaa useampi tarjoilija.

Laskun jakaminen. Seurue haluaa maksaa erikseen, joskus annoksittain ja joskus tasan. Tämä on yksi yleisimmistä kohdista, joissa halpa yleiskassaohjelmisto loppuu kesken, ja se selviää demossa kahdessa minuutissa.

Useampi verokanta samalla kuitilla. Ruoka ja alkoholi kuuluvat eri arvonlisäverokantoihin, ja saman seurueen laskulla on molempia. Kuitilla vero on eriteltävä verokannoittain, joten tämä ei ole mukavuuskysymys vaan kirjanpitokysymys.

Peruutukset ja korjaukset kesken palvelun. Väärin lyöty annos, vaihdettu juoma, hävikkiin menevä lautanen. Korjauksen on onnistuttava salissa ilman esimiehen koodia joka kerta, mutta jäätävä lokiin. Kysy demossa, kuka saa korjata ja mihin korjaus tallentuu — tämä on myös sisäisen valvonnan kysymys.

Mitä tilausalustan komissio syö päälle?

Tässä on kohta, jossa kassajärjestelmän kuukausihinta muuttuu pieneksi sivujuonteeksi. Yle uutisoi 8.5.2025 Kilpailu- ja kuluttajaviraston selvityksestä, jonka mukaan ruoan tilausalustat perivät ravintoloilta 20–30 prosentin myyntikomission. Samassa yhteydessä KKV katsoi alustojen hintapariteettiehdon ongelmalliseksi, minkä seurauksena ravintola saa hinnoitella annoksen alustalla eri hintaan kuin tiskillä.

Lasketaan tämä auki. Ravintolan liikevaihto on 300 000 euroa vuodessa, ja siitä 20 prosenttia eli 60 000 euroa tulee tilausalustan kautta. Komissio on 20–30 prosenttia, eli 12 000–18 000 euroa vuodessa. Kuukaudessa se on 1 000–1 500 euroa. Vertaa sitä ylläolevan taulukon kalleimpaan riviin, 400 euroon kuukaudessa. Alustan komissio on kolmesta neljään kertaa suurempi kuin koko kassajärjestelmä.

Tämä ei ole ohje nostaa hintoja summittaisesti. Se on kerroin, jolla näet, mitä nykyinen alustahintasi oikeasti tuottaa sinulle. Jos alustahinta on sama kuin tiskihinta, myyt alustan kautta neljänneksen alennuksella etkä ole päättänyt sitä itse. Korotus vaikuttaa myös kysyntään, joten se kannattaa tehdä hallitusti ja seurata tilausmääriä. Käsittelimme komission mekaniikkaa tarkemmin artikkelissa tilausalustojen komissio.

Kassajärjestelmän valinnan kannalta johtopäätös on tämä: valitse järjestelmä, joka ottaa alustatilaukset vastaan suoraan ja jossa alustahinnaston voi pitää erillään tiskihinnastosta. Erillinen tabletti tiskin kulmalla ja käsin näppäily maksaa sinulle sekä virheinä että kyvyttömyytenä hinnoitella kahdella hinnalla.

Milloin ravintolan kassajärjestelmää ei kannata vaihtaa?

Ravintolan kassajärjestelmää ei kannata vaihtaa neljässä tilanteessa, koska vaihtaminen on aina työtä: tuotteet, hinnastot, käyttöoikeudet ja henkilökunnan opettelu tulevat kaikki uusiksi. Ensimmäinen tilanne on se, että nykyinen järjestelmä toimii ja oikea ongelma on hinnoittelussa — jos kate karkaa alustakomissioon, uusi kassa ei tuo sitä takaisin. Toinen on käynnissä oleva sesonki, jolloin uutta järjestelmää opeteltaisiin silloin kun virheen hinta on korkein. Kolmas on pieni ravintola, jolle tarjotaan ison salin kokoonpanoa maksullisine lisäosineen. Neljäs on juuri hankitut laitteet, jotka ovat toimittajan omistuksessa — silloin vaihto tarkoittaa laitehankinnan maksamista toiseen kertaan, ja se erä kuuluu vertailuun.

Kun nykyinen toimii ja ongelma on hinnoittelussa. Jos kate karkaa alustakomissioon, uusi kassa ei tuo sitä takaisin. Korjaa hinnoittelu ensin ja katso vasta sitten, onko järjestelmä oikeasti tiellä.

Kun sesonki on käynnissä. Kassan vaihtaminen keskellä kiireisintä kautta tarkoittaa uuden järjestelmän opettelua silloin, kun virheen hinta on korkein. Siirrä vaihto hiljaiseen kuukauteen.

Kun ravintola on alle 20 paikkaa ja tarjous on ison salin järjestelmä. Pöytäkartta, keittiönäyttö ja varastonhallinta myydään mielellään myös pieneen paikkaan. Ne maksavat joka kuukausi ja jäävät käyttämättä.

Kun laitteet on juuri hankittu ja ne ovat toimittajan omistuksessa. Selvitä ensin, jäävätkö laitteet sinulle. Jos eivät, vaihtaminen tarkoittaa laitehankinnan maksamista uudelleen, ja se erä kuuluu vertailuun.

Miten teet vertailun omalla ravintolallasi?

1. Laske asiakaspaikat ja ruuhkatuntien tilausmäärä Paikkamäärä kertoo kokoluokan, ruuhkatunnin tilausmäärä kertoo, tarvitsetko toisen syöttöpisteen. Nämä kaksi lukua riittävät laitekokoonpanon määrittämiseen.
2. Päätä, miten tilaus kulkee keittiöön Ääneen, tulostimella vai näytöllä. Tämä valinta määrää suuremman osan kustannuksesta kuin ohjelmiston brändi.
3. Erottele alustamyynti tiskimyynnistä Laske, montako prosenttia myynnistä tulee tilausalustojen kautta ja paljonko komissio on euroina vuodessa. Vertaa sitä kassan kuukausihintaan, niin näet, kumpi kannattaa optimoida ensin.
4. Pyydä hinta eriteltynä Lisenssi kassapistettä kohti, käsipäätteet, keittiölaitteet, integraatiot ja maksupalvelun transaktioprosentti erikseen. Nippuhinta ei ole vertailukelpoinen.
5. Testaa verkkokatko ja hinnaston kaksoiskäyttö demossa Katkaise yhteys ja tee myynti. Luo sama tuote kahdella hinnalla, tiskille ja alustalle. Jos kumpikaan ei onnistu demossa, se ei onnistu perjantaina.

Me rakennamme ravintoloiden kassa-, tilaus- ja kanta-asiakasratkaisut kiinteällä toimitushinnalla, ja kanta-asiakasjärjestelmämme on päivittäisessä käytössä helsinkiläisessä thairavintolassa. Emme ota osuutta myynnistäsi emmekä välitä maksupalvelua, joten komissio ja transaktioprosentti pysyvät sinun kilpailutettavinasi. Katso kassajärjestelmä ravintolaan, ja hinta lukee hinnastossa ilman tarjouspyyntöä.

Usein kysyttyä

Kun kokoluokka on selvillä, seuraava kysymys on kokonaishinta. Purimme sen neljään osaan ja laskimme auki 300 000 euron liikevaihdolla artikkelissa kassajärjestelmän hinta.

Lue seuraavaksi

• Kassajärjestelmä kahvilaan: kolme kokoonpanoa mitattuna sekunteina
• Pienyrityksen kassajärjestelmä: mistä kuittimäärästä se maksaa itsensä takaisin
• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Prosessikuvaus pienyritykselle: viisi laatikkoa, kolme mittaria, yksi tunti

Lue myös: iOS-sovellus App Storeen · Android-sovellus Google Playhin · yrityksen tietoturva · varmuuskopiointi · hakukoneoptimoinnin hinta · Verkkokaupan perustaminen: hinta, vaihtoehdot ja todellinen kululista · Tietosuojaseloste-malli pienyritykselle · Liiketoimintasuunnitelman pohja ja laskelmat