Tekoälykonsultoinnin sisältö: neljä toimitusta, ei strategiapapereita

Kunnollinen tekoälykonsultointi koostuu neljästä toimituksesta, ja jokaisesta jää käteen tiedosto tai toimiva järjestelmä. Tältä sivulta näet kunkin vaiheen keston, luovutettavan lopputuotteen ja sen, mitä toimitukseen ei kuulu.

Suora vastaus: kunnollinen tekoälykonsultointi koostuu neljästä toimituksesta, ja jokaisesta jää käteen tiedosto tai toimiva järjestelmä — ei kalvosettiä. Ne ovat prosessikartoitus (1–2 päivää), pilotti (1–3 viikkoa), integraatio (1–4 viikkoa) ja koulutus (puoli päivää per tiimi). Jos tarjouksessa lukee "tekoälystrategia" eikä siinä nimetä yhtään luovutettavaa tiedostoa tai käyttöönotettavaa järjestelmää, olet ostamassa dokumenttia, jota kukaan ei lue puolen vuoden päästä.

Tämä sivu kertoo mitä toimeksianto sisältää vaihe vaiheelta: mitä kussakin vaiheessa tehdään, kauanko se kestää, mikä nimetty lopputuote luovutetaan ja mistä tiedät onnistuiko se. Lisäksi luettelo siitä, mitä toimitukseen ei kuulu.

Jos mietit vasta, kannattaako tekoäly ottaa käyttöön ollenkaan, lue ensin tekoälyn käyttöönotto pienyrityksessä. Siellä on takaisinmaksukaava ja käyttötapaukset. Tämä sivu alkaa siitä, mihin se loppuu: olet päättänyt ostaa, ja haluat tietää mitä rahalla oikeasti tulee.

Neljä toimitusta: kesto, lopputuote ja onnistumisen mittari

Tekoälykonsultointi koostuu neljästä toimituksesta, ja jokaisesta jää käteen nimetty lopputuote. Prosessikartoitus vie yhdestä kahteen työpäivää ja tuottaa taulukon yrityksen toistuvista tehtävistä sekä järjestyksen, jossa ne kannattaa automatisoida. Pilotti vie yhdestä kolmeen viikkoa ja tuottaa yhden toimivan ratkaisun yhteen tehtävään oikealla datalla. Integraatio vie yhdestä neljään viikkoa ja kytkee pilotin niihin järjestelmiin, joissa tieto jo on. Koulutus on puoli päivää tiimiä kohti ja tuottaa harjoituksen omalla datalla sekä yhden A4:n pikaohjeen. Alla oleva taulukko on toimeksiannon runko ja samalla tarkistuslista, jolla luet kenen tahansa tarjouksen: jos lopputuote-sarake on tyhjä, kyseessä ei ole toimitus vaan kokous.

Kestot ovat tyypillisiä työmääriä, eivät lupauksia. Kalenteriaika venyy aina pidemmäksi kuin työaika, koska odotat tunnuksia, vastauksia ja päätöksiä. Varaa kalenteriin noin kaksinkertainen aika työpäiviin nähden, niin et pety.

Prosessikartoitus: mitä siinä oikeasti tehdään?

Kartoitus ei ole haastattelukierros. Se on mittaus. Käytännössä istutaan sinun ja yhden tai kahden työntekijän kanssa ja käydään läpi yksi kokonainen työviikko tehtävä tehtävältä. Jokaisesta toistuvasta tehtävästä kirjataan viisi lukua: kuinka monta kertaa viikossa, kuinka monta minuuttia kerralla, kuka tekee, mitä järjestelmiä siihen tarvitaan ja mitä virhe maksaa.

Näistä syntyy järjestys. Ensimmäiseksi automatisoidaan tehtävä, jossa toistuvuus on suuri, virheen hinta pieni ja lopputulos tarkistettavissa silmällä. Se ei yleensä ole se tehtävä, joka ärsyttää eniten. Ärsyttävin tehtävä on usein harvinainen ja monimutkainen, eli huonoin mahdollinen aloituskohde.

Kartoituksen arvo on siinä, että saat kirjallisen perustelun sille, mitä ei tehdä. Se säästää enemmän rahaa kuin mikään yksittäinen automaatio.

Kartoitus on myös ainoa vaihe, jonka voit tehdä itse. Ota taulukkolaskenta, viisi saraketta ja yksi viikko. Kirjaa jokainen toistuva tehtävä sitä mukaa kun teet sen. Viikon lopussa sinulla on sama aineisto, josta konsultti maksaisi. Jos aineisto jää ohueksi, olet saanut vastauksen ilmaiseksi: sinulla ei ole vielä tarpeeksi toistuvaa työtä automatisoitavaksi.

Ulkopuolinen tuo kartoitukseen kaksi asiaa, joita on vaikea tehdä itse. Ensimmäinen on vertailu: mitkä näistä tehtävistä on jo ratkaistu muualla ja millä työkalulla. Toinen on rehellisyys omaa työtapaa kohtaan. Omia rutiineja on hankala nähdä ulkoa, koska ne tuntuvat välttämättömiltä. Usein ne eivät ole, ja tehtävän voi poistaa kokonaan sen sijaan että se automatisoidaan.

Pilotti: yksi tehtävä, mitattu tulos

Pilotissa rakennetaan yksi ratkaisu yhteen tehtävään ja otetaan se oikeaan käyttöön. Ei demoympäristöä eikä testidataa, vaan oikeat asiakasviestit, oikeat tuotetiedot ja oikea työntekijä käyttäjänä. Ennen aloitusta mitataan lähtötaso eli se, kauanko tehtävä vie nyt ja kuinka usein siinä tulee virhe. Ilman lähtötasoa lopputulosta ei voi arvioida, ja silloin keskustelu kääntyy mielipiteisiin. Pilotti onnistuu tai epäonnistuu numeron perusteella, ja epäonnistuminen on hyväksyttävä lopputulos: se maksaa yhden pilotin verran eikä koko hankkeen verran. Pilottiin kuuluu myös käyttökustannuksen mittaus, koska kuukausilaskun suuruus selviää vasta oikealla käyttömäärällä.

Ennen aloitusta mitataan lähtötaso: kauanko tehtävä vie nyt ja kuinka usein siinä tulee virhe. Ilman lähtötasoa lopputulosta ei voi arvioida, ja silloin keskustelu kääntyy mielipiteisiin. Pilotti onnistuu tai epäonnistuu numeron perusteella, ja epäonnistuminen on hyväksyttävä lopputulos. Se maksaa yhden pilotin verran, ei koko hankkeen verran.

Pilottiin kuuluu myös käyttökustannuksen mittaus. Kielimallit laskutetaan käytön mukaan, ja kuukausilasku riippuu siitä, kuinka paljon tekstiä liikkuu. Laskutavan käymme läpi erikseen sivulla tekoälyn API-kustannus yritykselle. Pilotin jälkeen sinun pitää tietää arvio kuukausikulusta ennen kuin päätät integraatiosta.

Integraatio: kun kokeilusta tulee osa arkea

Suurin osa tekoälykokeiluista kuolee juuri tähän väliin. Pilotti toimii, mutta se vaatii ihmisen kopioimaan tietoa paikasta toiseen, ja kolmen viikon päästä kukaan ei enää jaksa. Integraatiossa ratkaisu kytketään niihin järjestelmiin, joissa tieto jo on: verkkokauppaan, sähköpostiin, laskutusohjelmaan tai asiakkuudenhallintaan. Tavoite on, ettei kenenkään tarvitse avata erillistä työkalua muistaakseen käyttää sitä, vaan työ tapahtuu siellä missä työ jo tehdään. Vaiheeseen kuuluu kolme asiaa, jotka jäävät usein tekemättä: virhetilanteen käsittely, lokitus ja kustannuskatto. Kysy näitä kolmea erikseen jokaiselta tarjoajalta ennen kuin vertaat hintoja.

Integraatiossa ratkaisu kytketään niihin järjestelmiin, joissa tieto jo on: verkkokauppaan, sähköpostiin, laskutusohjelmaan tai CRM-järjestelmään. Tavoite on, ettei kukaan avaa erillistä työkalua muistaakseen käyttää sitä. Työ tapahtuu siellä, missä työ jo tehdään.

Integraatiovaiheeseen kuuluu kolme asiaa, jotka jäävät usein tekemättä: virhetilanteen käsittely (mitä tapahtuu kun palvelu on alhaalla), lokitus (mistä näet mitä järjestelmä teki ja milloin) ja rajat (kuinka paljon rahaa kuukaudessa saa kulua, ennen kuin järjestelmä pysähtyy itsestään). Kysy näitä kolmea erikseen jokaiselta tarjoajalta.

1. Tunnukset ja pääsytSinun nimissäsi, ei toimittajan. Tunnukset luovutetaan sinulle heti, ei projektin lopussa.
2. Kytkentä ja testiajoOikea data, mutta rajattu määrä. Ensimmäinen viikko ajetaan ihmisen tarkistuksella.
3. Rajat ja hälytyksetKuukausikatto käytölle ja viesti sinulle, jos järjestelmä lakkaa toimimasta.
4. LuovutusLähdekoodi, ohje ja lista siitä, mitä pitää tarkistaa kuukausittain. Ilman tätä olet lukossa toimittajaan.

Koulutus: puoli päivää, omalla datalla

Koulutus ei ole yleisesittely tekoälystä vaan harjoitus teidän omilla tiedoillanne. Käytännössä käydään läpi ne kolme tai neljä tilannetta, joissa järjestelmää oikeasti käytetään, ja jokainen osallistuja tekee ne itse kertaalleen. Tärkein osa on lopetussääntö eli se, milloin käyttäjä lopettaa järjestelmän käytön ja hoitaa asian itse. Se kirjataan yhdelle riville mahtuvaksi lauseeksi, esimerkiksi niin että hintaa, laskua tai reklamaatiota koskevat asiat hoidetaan aina ihmisen toimesta. Ilman lopetussääntöä työntekijä joko käyttää järjestelmää liikaa tai ei lainkaan. Koulutuksesta jää lisäksi yhden A4:n pikaohje.

Tärkein osa on lopetussääntö: milloin lopetat käytön ja hoidat asian itse. Se on kirjattava lauseeksi, joka mahtuu yhdelle riville. Esimerkiksi: "Jos asiakas kysyy hinnasta, laskusta tai reklamaatiosta, vastaa itse." Ilman lopetussääntöä työntekijä joko käyttää järjestelmää liikaa tai ei lainkaan.

Pikaohjeen pitää mahtua yhdelle A4:lle. Jos ohje on kymmensivuinen, ratkaisu on liian monimutkainen ja se pitää yksinkertaistaa, ei dokumentoida paremmin.

Mitä toimitukseen ei kuulu?

Rehellinen tarjous kertoo myös rajat, ja viisi asiaa jää tekoälykonsultoinnin neljän toimituksen ulkopuolelle, ellei niistä sovita erikseen ja kirjallisesti. Oman kielimallin kouluttaminen on eri kokoluokan hanke eikä ratkaise samaa ongelmaa kuin valmis malli hyvillä ohjeilla. Datan siivous kokonaisuudessaan on oma työnsä, eikä sitä voi upottaa pilottiin huomaamatta. Lakiarvio ja tietosuojan juridinen vastuu jäävät aina yritykselle itselleen. Tuloslupauksia ei anneta, koska pilotti on olemassa juuri mittaamista varten. Ja jatkuva päivystys on erillinen palvelu, jota ei sisällytetä projektihintaan piilossa. Nämä rajat kannattaa lukea jokaisesta tarjouksesta.

• Oman kielimallin kouluttaminen. Pienyrityksen tehtäviin riittää lähes aina valmis malli ja hyvät ohjeet. Oma malli on eri kokoluokan hanke eikä ratkaise samaa ongelmaa.
• Datan siivous kokonaisuudessaan. Jos tuotetiedot tai asiakasrekisteri ovat sekaisin, siivous on oma työnsä. Sitä ei voi upottaa pilottiin huomaamatta.
• Lakiarvio ja tietosuojan vastuu. Autamme kirjaamaan, mitä tietoa liikkuu minne, ja voit hyödyntää tietosuojaselostemallia. Juridinen vastuu käsittelystä on kuitenkin aina yrityksellä itsellään.
• Tuloslupaukset. Kukaan ei voi luvata etukäteen, kuinka monta tuntia säästät. Pilotti mittaa sen, ja sitä varten pilotti on olemassa.
• Jatkuva päivystys. Ylläpito on erillinen palvelu ja irtisanottavissa kuukauden varoitusajalla. Sitä ei sisällytetä projektihintaan piilossa.

Mitä tekoälykonsultointi maksaa ja miten hinta muodostuu

Tekoälykonsultointia myydään pääosin kahdella tavalla: tuntiveloituksella tai kiinteänä toimituksena, ja veloitusmalli ratkaisee ostajan riskin enemmän kuin tuntihinta. Julkisten hinnastojen perusteella IT- ja tekoälykonsultoinnin tuntihinnat liikkuvat Suomessa tyypillisesti noin 70 eurosta reiluun 150 euroon tunnilta, isommissa taloissa ylemmäs. Nämä ovat suuntaa antavia lukuja eivätkä hintatilasto, koska kattavaa hintaindeksiä ei julkaise kukaan. Olennaisempi kysymys on siis se, kumpi malli sopii mihinkin vaiheeseen. Kun lopputulos on kuvattavissa yhdellä lauseella ja tiedät milloin se on valmis, kiinteä toimitus siirtää ylityksen riskin tekijälle. Integraatio on poikkeus, jossa tuntityö voi olla perusteltua.

Ostajan kannalta olennaisempi kysymys on veloitusmalli. Kun lopputulos on kuvattavissa yhdellä lauseella ja tiedät milloin se on valmis, osta kiinteä toimitus — silloin ylityksen riski on tekijällä. Prosessikartoitus, pilotti ja koulutus ovat lähes aina kiinteähintaisia. Integraatio voi olla tuntityötä, jos toisen pään järjestelmää ei tunne kukaan etukäteen.

Meidän hintamme kaikkiin neljään toimitukseen lukevat hinnastossa, julkisesti ja ilman tarjouspyyntöä. Palvelun sisältö on kuvattu sivulla tekoälykonsultointi.

Milloin tekoälykonsultointia EI kannata ostaa

Tekoälykonsultointia ei kannata ostaa neljässä tilanteessa, ja niissä rahat kannattaa käyttää muuhun. Ensimmäinen on se, ettei sinulla ole toistuvaa tehtävää: jos työ on joka viikko erilaista, automaatiolla ei ole mitään mihin tarttua. Toinen on se, että perusasiat ovat kesken — epäluotettavan datan päälle rakennettu tekoäly tuottaa epäluotettavia vastauksia vain nopeammin. Kolmas on se, että virheen hinta on suuri ja tarkistus mahdotonta, mikä tekee terveystiedoista, kirjanpidosta ja hinnoittelupäätöksistä huonoja aloituskohteita. Neljäs on se, ettei kukaan omista hanketta. Neljäs on yleisin syy epäonnistumiseen, ja se on täysin riippumaton teknologiasta.

Sinulla ei ole toistuvaa tehtävää. Jos työsi on joka viikko erilaista, automaatiolla ei ole mitään mihin tarttua. Kartoitus paljastaa tämän, mutta voit todeta sen itsekin viikossa: kirjaa ylös mitä teit, ja katso toistuuko mikään.

Perusasiat ovat kesken. Jos laskutus tehdään käsin taulukkolaskennassa, varastosaldot ovat epäluotettavia tai asiakastiedot ovat kolmessa paikassa, korjaa ne ensin. Tekoäly rakennettuna epäluotettavan datan päälle tuottaa epäluotettavia vastauksia nopeammin kuin ennen.

Virheen hinta on suuri ja tarkistus mahdotonta. Terveystiedot, kirjanpito, lakiasiat ja hinnoittelupäätökset ovat huonoja aloituskohteita. Ei siksi, etteikö tekniikka toimisi, vaan siksi että virhe huomataan liian myöhään.

Kukaan ei omista hanketta. Jos yrityksessä ei ole yhtä ihmistä, jolla on aikaa käyttää järjestelmää ensimmäisen kuukauden ajan päivittäin, hanke kuolee koulutuksen jälkeiseen viikkoon. Tämä on yleisin syy epäonnistumiseen, ja se on täysin riippumaton teknologiasta.

Jos tunnistat itsesi jostakin näistä, palaa asiaan puolen vuoden päästä. Sen suositteleminen ei maksa meille mitään, ja väärään aikaan aloitettu hanke maksaa sinulle.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• ERP konsultointi: mitä ERP-konsultilta ostetaan kiinteänä ja mitä ei koskaan tunteina
• IT-konsultoinnin tuntihinta Suomessa — ja milloin kannattaa ostaa kiinteä hinta
• Konsultoinnin ostaminen pienyrityksenä: yhden sivun toimeksianto, jonka voit kopioida
• Liikkeenjohdon konsultointi ja palkka — mistä tuntihinta koostuu ja miksi kannattaa ostaa lopputulos
• Tekoäly asiakaspalvelussa: mitkä kysymykset botti hoitaa ja missä kohtaa se siirtää ihmiselle
• Tekoäly sisällöntuotannossa: tarkistusrutiini, joka estää keksityt luvut ja lähteet

Lue myös: Sähköpostin perillemenon korjaus · Uutiskirjepalvelu pienyritykselle · kanta-asiakassovellus yritykselle · QR-koodi generaattori · yhteystiedot · blogi · hinnasto · kassajärjestelmä ravintolaan