CRM-järjestelmä pienyritykselle

Mitä ne maksavat, miksi useimmat jäävät käyttämättä, ja mitä kannattaa kysyä ennen ostoa.

CRM on asiakasrekisteri, jossa näkyy kenen kanssa on puhuttu, mitä sovittiin ja mitä pitäisi tehdä seuraavaksi. Yksinkertainen ajatus, ja silti suurin osa CRM-hankinnoista päätyy käyttämättömäksi.

Suomeksi tästä ei juuri keskustella. Yrittäjäpalstoilla CRM-ketjut jäävät ilman yhtään vastausta, vaikka niitä luetaan satoja kertoja. Kysymyksiä siis on, vertaiskokemuksia ei. Siksi tämä sivu on kirjoitettu niin, että siitä saa hinnat, laskelmat ja ne kysymykset, jotka myyjälle pitää esittää.

Mitä CRM tekee käytännössä

Yksi paikka, josta näkyy koko asiakassuhde. Tieto kirjataan kerran, ja jokainen joka sitä tarvitsee näkee saman.

Miksi ne jäävät käyttämättä

Ei siksi että ohjelmisto olisi huono. Siksi että sen täyttäminen on työtä, jonka hyöty näkyy jollekin muulle kuin sille joka täyttää. Myyjä kirjaa tapaamisen, hyödyn saa johto. Jos tätä ei ratkaista, mikään järjestelmä ei auta.

Sama asia toisin päin: järjestelmä pysyy käytössä silloin, kun sen täyttäminen säästää täyttäjän omaa aikaa. Myyjä, joka näkee puhelinnumeron, edellisen keskustelun ja tarjouksen samasta näkymästä, ei palaa sähköpostin hakutoimintoon. Tämä on ainoa käyttöönoton onnistumisen mittari, joka merkitsee.

Mitä ne maksavat

Huomaa hinnoittelutapa: valmis CRM maksaa käyttäjää kohden joka kuukausi. Viiden hengen yrityksellä 30 €/kk/käyttäjä on 1 800 € vuodessa, ja summa kasvaa joka kerta kun palkkaat jonkun.

Toinen asia, joka kannattaa katsoa hinnastosta tarkkaan: halvin taso on lähes aina rajattu. Rajaus on yleensä joko kontaktien määrä, sähköpostien määrä kuukaudessa, automaatioiden määrä tai raporttien puuttuminen. Se taso, jolla ohjelmisto tekee sen mitä demossa näytettiin, on tyypillisesti kaksi askelta ylempänä.

Kolmen vuoden hinta euroina

Kukaan ei kerro tätä lukua, joten laskemme sen tähän. Kuukausihinta kertaa käyttäjät kertaa 36 kuukautta, ilman käyttöönottoa.

Suomalaisilla palstoilla toistuu yksi hintakatto: enintään 50 euroa käyttäjää kohden kuukaudessa tai 200 euroa yritykseltä kuukaudessa. Kirjoitetaan sekin auki. 200 euroa kuukaudessa on 2 400 euroa vuodessa ja 7 200 euroa kolmessa vuodessa. Se on enemmän kuin räätälöity asiakasrekisteri alimmillaan maksaa kerran.

Käyttöönotto tulee näiden päälle. Jos siitä laskutetaan 3 000 euroa, viiden hengen yrityksen kolmen vuoden hinta 30 euron käyttäjämaksulla on 8 400 euroa. Se on se luku, jolla vertailu tehdään, ei 30.

Milloin oma asiakasrekisteri maksaa itsensä takaisin

Otetaan räätälöity järjestelmä, joka maksaa kerran 6 000 euroa. Kuinka monessa kuukaudessa se on halvempi kuin valmiin kuukausimaksu?

Lue taulukkoa myös vasemmalta ylhäältä. Kolmen hengen yritys, joka maksaa 30 euroa käyttäjältä, ei saa omasta järjestelmästä rahallista hyötyä ennen kuin kuudennella vuodella. Silloin oikea vastaus on ostaa valmis ja käyttää rahat myyntiin.

Käänteinen tilanne on kymmenen hengen myyntiorganisaatio isolla käyttäjähinnalla. Siellä oma järjestelmä on maksanut itsensä takaisin ensimmäisen vuoden aikana, ja loput ovat säästöä, joka kasvaa joka rekrytoinnilla.

Mitä hinta ei sisällä

Viimeinen rivi on se, joka yllättää. Kun sopimus päättyy, tiedot ovat saatavilla rajatun ajan, ja sen jälkeen ne poistetaan. Kysy tämä aika ennen kuin allekirjoitat, koska se on lyhyempi kuin uskot.

Milloin taulukko riittää

Alle sadalla asiakkaalla ja yhdellä myyjällä taulukko riittää, eikä siinä ole mitään noloa. CRM alkaa kannattaa kun useampi ihminen tarvitsee saman tiedon yhtä aikaa tai kun unohdat soittaa takaisin.

Taulukko hajoaa aina samoista syistä, ja ne on helppo tunnistaa. Kaksi ihmistä muokkaa samaa tiedostoa yhtä aikaa. Kukaan ei tiedä, mikä versio on uusin. Muistutuksia ei ole, joten yhteydenotto unohtuu. Asiakastiedot ovat jonkun henkilökohtaisella koneella, ja kun hän lähtee, tiedot lähtevät mukana. Jos kaksi näistä pätee, on aika ostaa jotain.

Jos vain yksi pätee, korjaa se ensin. Jaettu taulukko pilvessä ja kalenterimuistutus ratkaisevat yllättävän monta ongelmaa nollalla eurolla, ja sen jälkeen tiedät tarkemmin, mitä järjestelmältä oikeasti haluat.

Milloin CRM:ää ei kannata ostaa

Neljäs rivi on yleisin ja kallein. CRM ostetaan usein siksi, että myynti ei vedä. Se ei tuo yhtään uutta yhteydenottoa. Jos putki on tyhjä, raha kuuluu käyttää siihen, että sinne tulee jotain, ja järjestys on ensin liidit ja vasta sitten niiden hallinta.

Mitä CRM tekee kullekin, joka sitä käyttää

Hankinta kaatuu usein siihen, että se perustellaan johdon näkökulmasta ja käyttäjät ovat muita ihmisiä. Alla on sama järjestelmä neljästä suunnasta katsottuna.

Kaksi ensimmäistä riviä ratkaisevat käyttöönoton. Jos myynti ja asiakaspalvelu eivät saa järjestelmästä mitään omaa hyötyä, kolmas ja neljäs rivi eivät toteudu koskaan, koska niiden data syntyy kahdessa ensimmäisessä.

Näin käyttöönotto onnistuu ja myyjät alkavat käyttää sitä

1. Sopikaa vaiheet ennen kuin katsotte ohjelmistoja Viisi vaihetta riittää: yhteydenotto, keskustelu, tarjous, voitto, häviö. Jos vaiheita on kaksitoista, kukaan ei siirrä kauppaa oikeaan kohtaan.
2. Aloittakaa yhdellä ihmisellä, ei koko porukalla Yksi myyjä käyttää järjestelmää kaksi viikkoa. Hän löytää ne kohdat, joissa kirjaaminen on hankalaa, ja ne korjataan ennen kuin muut näkevät sen.
3. Poistakaa vanha tapa samana päivänä Jos vanha Excel jää auki, se voittaa. Kaksi rinnakkaista paikkaa tarkoittaa, että kumpikaan ei ole ajan tasalla.
4. Tehkää kirjaamisesta nopeampaa kuin muistiinpano puhelimeen Kolme kenttää, ei viisitoista. Pakolliset kentät ovat yleisin syy sille, että myyjä kirjaa kaikki kaupat viimeisenä perjantaina.
5. Käyttäkää sitä palaverin pohjana Myyntipalaveri pidetään järjestelmän näkymästä. Silloin sen täyttäminen kannattaa, koska tyhjä rivi näkyy kaikille.
6. Katsokaa kolmen kuukauden kohdalla, kuka ei käytä Kysykää häneltä miksi. Vastaus on lähes aina konkreettinen ja korjattavissa, ei asennekysymys.

Yksi asia, jota ei kannata tehdä: sitoa kirjaamista palkkaan. Se tuottaa kirjauksia, ei tietoa. Järjestelmä täyttyy tapaamisista, joita ei ollut, ja siitä eteenpäin luvut ovat pahempi ongelma kuin ei lukuja lainkaan.

Saatko asiakastietosi ulos?

Asiakasrekisteri on pienen yrityksen arvokkainta omaisuutta, ja se on juuri se asia, jonka varaan toimittajaloukku rakennetaan. Yrittäjä kuvasi ongelman palstalla tarkasti: jos haluat järjestelmästä massana jotain ulos, jota voisit pyöritellä Excelissä, se ei onnistu.

1. Pyydä kokeilujakson aikana vienti CSV-muotoon Kaikki kontaktit, kaikki muistiinpanot, kaikki kaupat. Avaa tiedosto ja katso, ovatko muistiinpanot mukana vai vain nimet.
2. Katso, tuleeko historia mukaan Nimet ja numerot vietävät useimmat. Keskusteluhistoria ja liitteet ovat se osa, joka jää.
3. Kysy, kauanko tiedot säilyvät sopimuksen päätyttyä Vastaus on usein 30 päivää tai vähemmän. Sen jälkeen ne poistetaan.
4. Kysy, mitä vienti maksaa Jos siitä laskutetaan konsulttitunteja, hinta päätetään silloin kun olette heikoimmillanne.

Sama koskee sopimusehtoja. Alalla on sopimuksia, joissa irtisanomisaika on 12 kuukautta ja sopimus jatkuu automaattisesti toisella 12 kuukaudella, ellei sitä irtisano ajoissa. Se on pahimmillaan kaksi vuotta maksua järjestelmästä, jota ette käytä. Katso ehto ennen allekirjoitusta, ei sen jälkeen.

Asiakasrekisteri ja tietosuoja

CRM on henkilörekisteri, ja siitä seuraa muutama velvollisuus, jotka myyjät jättävät kertomatta, koska ne eivät myy. Ne eivät ole vaikeita, mutta ne kannattaa hoitaa hankinnan yhteydessä eikä silloin, kun joku kysyy tietojaan.

Käytännön ohje pienelle yritykselle: kirjoita yksi A4, jossa lukee mitä tietoja keräätte, mihin niitä käytetään, kuinka kauan niitä säilytetään ja kenellä on pääsy. Se riittää pitkälle, ja se on tehtävissä yhdessä illassa. Ohjelmisto ei tee sitä puolestanne.

Tarvitsetteko CRM:n vai toiminnanohjauksen

Nämä kaksi sanaa myydään usein samassa palaverissa, ja ostaja maksaa molemmista. Ero on yksinkertainen. CRM koskee sitä, mitä tapahtuu ennen kauppaa: kenelle on soitettu, mitä tarjottiin ja mitä pitää tehdä seuraavaksi. Toiminnanohjaus koskee sitä, mitä tapahtuu kaupan jälkeen: kuka teki työn, mitä se maksoi ja onko se laskutettu.

Jos rahaa vuotaa siitä, että yhteydenotot unohtuvat, tarvitsette CRM:n. Jos rahaa vuotaa siitä, että laskutus myöhästyy tai kannattavuus ei ole tiedossa, tarvitsette toiminnanohjauksen, ja siitä kerromme erikseen toiminnanohjausjärjestelmän sivulla. Pienessä yrityksessä nämä kaksi ovat usein sama järjestelmä, jossa on kaksi näkymää, eikä siitä kannata maksaa kahta hintaa.

Miten valmiiden CRM-järjestelmien hinnoittelu on rakennettu

Hinnastot näyttävät erilaisilta, mutta ne on rakennettu samoista paloista. Kun tunnistaa palat, tarjoukset ovat vertailukelpoisia.

Käytännön tapa vertailla: pyydä jokaiselta toimittajalta hinta sillä käyttäjämäärällä, joka teillä on kolmen vuoden päästä, sillä tasolla, jolla demossa nähdyt asiat toimivat, ja lisää siihen käyttöönotto. Sen jälkeen kolme tarjousta ovat kolme lukua, ja päätöksen voi tehdä puolessa tunnissa.

Neljä lukua, jotka CRM:n pitää kertoa

Järjestelmä kannattaa hankkia niin, että tiedät etukäteen mitä lukua siltä kysyt. Pienessä yrityksessä riittää neljä, ja ne kaikki syntyvät siitä, että kaupat ovat oikeissa vaiheissa.

Viimeinen on niistä hyödyllisin ja halvin. Se on lista asiakkaista, joiden kanssa on keskusteltu eikä kukaan ole sopinut mitä tapahtuu seuraavaksi. Pienessä yrityksessä siellä on lähes aina rahaa, ja sen listan katsominen kerran viikossa on koko järjestelmän hyöty tiivistettynä yhteen tapaan.

Huomaa, mitä listalta puuttuu: soittojen määrä, kirjattujen muistiinpanojen määrä ja muut luvut, jotka mittaavat kirjaamista eivätkä myyntiä. Kun niitä aletaan seurata, ihmiset alkavat tuottaa niitä, ja silloin järjestelmä mittaa itseään.

Sähköposti ja suoramarkkinointi asiakasrekisteristä

CRM ostetaan usein myös siksi, että listalle halutaan lähettää viestejä. Tässä on kaksi eri sääntöä, ja ne menevät helposti sekaisin.

Yrityksille suunnattu sähköinen suoramarkkinointi on Suomessa sallittua ilman etukäteen pyydettyä lupaa, kun viesti liittyy vastaanottajan työtehtäviin ja kiellon voi tehdä helposti. Kuluttajille lähetettävä sähköinen markkinointi vaatii pääsääntöisesti suostumuksen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että yrityslistalle voi lähettää, mutta kiellon pitää toimia ja se pitää tallentaa samaan rekisteriin.

Siitä seuraa yksi ominaisuusvaatimus, joka kannattaa tarkistaa demossa: onko kontaktilla oma kenttä markkinointikiellolle, ja estääkö järjestelmä lähettämisen sille, joka on kieltänyt. Jos kielto on vain muistiinpano tekstikentässä, joku lähettää sinne joka tapauksessa.

Toinen tarkistettava asia on henkilövaihdos. Kun yhteyshenkilö vaihtaa työpaikkaa, hänen vanha työsähköpostinsa ei ole enää oikea osoite, mutta yritys on yhä asiakas. Järjestelmässä pitää siis olla erikseen yritys ja henkilö, ei pelkkä lista sähköpostiosoitteita. Tämä on yleisin syy siihen, että vanha asiakaslista lakkaa toimimasta muutamassa vuodessa, vaikka asiakkaat ovat samoja.

Mitä me teemme

Räätälöidyn asiakasrekisterin silloin kun valmis ei istu, tai kun käyttäjäkohtaiset kuukausimaksut ovat kasvaneet isommiksi kuin oma järjestelmä maksaisi. Emme kilpaile Salesforcen kanssa, emmekä yritä. Teemme sen mitä yrityksesi tarvitsee, ilman niitä ominaisuuksia, joita et koskaan käytä.

Käytännössä se on yleensä neljä asiaa: asiakkaat ja yhteyshenkilöt, muistiinpanot ja seuraava askel, yksinkertainen myyntiputki ja haku, joka löytää oikean asiakkaan kahdella kirjaimella. Kaikki muu lisätään vasta silloin, kun näitä on käytetty pari kuukautta ja tiedetään, mikä oikeasti puuttuu.

Tekijänä on DT Nova Tmi, Y-tunnus 3595452-5, Helsinki. Yksi ihminen, joka tekee työn itse: 21 julkaistua App Store -sovellusta ja kanta-asiakasjärjestelmä, joka on päivittäisessä käytössä helsinkiläisessä thairavintolassa. Järjestelmät ajetaan Cloudflaren päällä, joten käyttökustannus on tyypillisesti muutamia euroja kuussa.

CRM-järjestelmät Suomessa

Tunnetuimmat vaihtoehdot ja niiden hinnoittelumalli. Emme myy näitä emmekä saa provisiota. Tiedot tarkistettu 8/2026 — varmista aina toimittajalta.

Viimeinen rivi on meidän, merkitty selvästi. Moni pieni yritys pärjää ilmaisella Zoholla — ja sanomme sen, vaikka se ei ole meidän rivimme.

Laske oma kolmen vuoden hintasi

Käyttäjäkohtainen hinta on se kohta, jossa CRM:n todellinen hinta piiloutuu. Laita omat lukusi.

Jos JavaScript ei ole käytössä, sama laskelma on alla. Kolmen vuoden kokonaishinta käyttäjämäärän ja käyttäjähinnan mukaan:

Vertailukohta: räätälöity asiakasrekisteri on kertaostos (esimerkkihinta yllä 3,000 €), eikä hinta kasva käyttäjämäärän mukana. Tarkat hinnat: hinnasto.

Kysy nämä ennen kuin ostat minkään

Usein kysyttyä

Soita 044 989 1659 Lähetä sähköpostia

Vastaa Moustafa Tarabya, DT Nova Tmi. Ei myyntitiimiä, ei tarjouspyyntölomaketta — soitat suoraan sille, joka tekee työn. Arkisin klo 9–20, ja jos en ehdi vastata, soitan takaisin saman päivän aikana.

Lue myös: kanta-asiakassovellus yritykselle · QR-koodi generaattori · yhteystiedot · blogi