Konsultoinnin ostaminen pienyrityksenä: yhden sivun toimeksianto, jonka voit kopioida

Konsultin ostaminen menee pieleen yleensä rajauksen eikä hinnan takia. Tästä saat kahdeksan kentän toimeksiantomallin täytettyine esimerkkiriveineen, rehellisen vertailun hinnoittelumalleista ja listan tilanteista, joissa konsulttia ei kannata ostaa.

Lyhyt vastaus: Pienyrityksen kannattaa ostaa konsultointia yhdellä A4:llä. Kirjoita kahdeksan riviä — tavoite mitattavana lukuna, nykytila, mikä ei kuulu toimeksiantoon, lopputuote tiedostona, aikataulu, hinnoittelumalli ja katto, päätöksentekijä ja keskeytysehto — ja lähetä se sellaisenaan konsultille. Jos hän ei pysty vastaamaan siihen, hän ei ole oikea konsultti sinulle. Suurin yksittäinen rahanmenetys pienessä yrityksessä ei ole liian korkea tuntihinta, vaan toimeksianto, jonka lopputuotetta ei ole koskaan määritelty.

Konsultin ostaminen tuntuu vaikealta, koska myytävä asia on näkymätön. Nettisivun näkee. Kassajärjestelmän näkee. Konsultoinnista jää käteen työpäivä, muutama palaveri ja jotain, mitä kutsutaan "suositukseksi". Kun ostettava asia on määrittelemätön, hinta on ainoa asia jota voi vertailla — ja silloin vertailet väärää asiaa.

Tämä sivu antaa yhden työkalun: yhden sivun toimeksiannon. Se on lomake, jonka täytät itse ennen kuin otat keneenkään yhteyttä. Kun se on täytetty, kolme asiaa tapahtuu kerralla. Tarjoukset muuttuvat vertailukelpoisiksi, koska kaikki tarjoavat samasta asiasta. Konsultin on pakko ottaa kantaa lopputuotteeseen. Ja moni huomaa tässä vaiheessa, ettei konsulttia edes tarvita.

Yhden sivun toimeksianto: mitkä kahdeksan kenttää täytetään?

Yhden sivun toimeksianto koostuu kahdeksasta kentästä: tavoite mitattavana lukuna, nykytila lukuina, rajaus eli se mikä ei kuulu toimeksiantoon, lopputuote konkreettisena tiedostona, aikataulu välipisteineen, hinnoittelumalli ja katto, päätöksentekijä sekä keskeytysehto. Nämä kahdeksan riittävät, ja ne mahtuvat yhdelle sivulle — jos eivät mahdu, toimeksianto on liian laaja pienyrityksen ensimmäiseksi ostokseksi ja se kannattaa pilkkoa. Alla jokaisessa kohdassa on ensin se, mitä kenttään kirjoitetaan, ja sen jälkeen esimerkkirivi täytettynä. Esimerkki on keksitty kuvitteellisesta kuuden hengen asennusliikkeestä, ja se on mukana siksi, että näet minkä tasoista tarkkuutta tämä vaatii. Kopioi rakenne ja korvaa sisältö omillasi.

1. 1. Tavoite mitattavana lukunaYksi lause, jossa on numero ja päivämäärä. Ei "tehostaa toimintaa". Jos numeroa ei ole, kukaan ei voi jälkikäteen sanoa onnistuiko toimeksianto.
   Esimerkki: "Tarjouksen lähettämisen läpimenoaika laskee nykyisestä keskimäärin 6 arkipäivästä alle 2 arkipäivään 31.12. mennessä."
2. 2. Nykytila lukuinaMitä nyt tapahtuu ja miten paljon. Kuka tekee, kuinka usein, kuinka kauan, millä työkalulla. Ilman tätä konsultti käyttää ensimmäiset päivät sen selvittämiseen ja laskuttaa siitä.
   Esimerkki: "Kaksi asentajaa kirjaa työmäärät vihkoon, toimistosihteeri siirtää ne Exceliin ja kirjoittaa tarjouksen Wordiin. Noin 25 tarjousta/kk, arviolta 40 min/tarjous. Laskutusohjelma erillinen, ei yhteyttä."
3. 3. Rajaus: mikä EI kuulu toimeksiantoonTämä on tärkein rivi koko paperissa ja se jätetään lähes aina kirjoittamatta. Luettele 3–5 asiaa, joita et osta, vaikka ne tulisivat puheeksi.
   Esimerkki: "Ei kuulu: laskutusohjelman vaihto, henkilöstön rekrytointi, hinnoittelun uudistus, uusi verkkosivusto, mikään ohjelmiston toteutus."
4. 4. Lopputuote konkreettisena tiedostonaNimeä tiedostomuoto ja laajuus. "Suositukset" ei ole lopputuote. Tiedosto, jonka voi avata ja jota voi käyttää ilman tekijää, on.
   Esimerkki: "PDF, 8–12 sivua: nykyprosessin kaavio, kolme vaihtoehtoa kustannusarvioineen, suositus perusteluineen sekä erillinen xlsx, jossa vaatimuslista tarjouspyyntöä varten."
5. 5. Aikataulu ja välipisteAloitus, yksi välitarkistus ja luovutus. Välitarkistus on se kohta, jossa voit vielä kääntää suunnan halvalla.
   Esimerkki: "Aloitus 15.9. Välitarkistus 29.9: konsultti esittää nykytilakaavion ja vaihtoehtojen otsikot. Luovutus 20.10. Kommentit 27.10 mennessä, korjattu versio 3.11."
6. 6. Hinnoittelumalli ja kattoKerro itse, mitä mallia haluat, älä jätä sitä tarjoajan valittavaksi. Jos malli on tuntiperusteinen, kirjoita euromääräinen katto ja se, mitä tapahtuu kun katto tulee vastaan.
   Esimerkki: "Kiinteä hinta koko toimituksesta. Jos tarjoat tunteja, ilmoita arvio, kirjallinen katto ja se, ettei kattoa ylitetä ilman kirjallista hyväksyntääni."
7. 7. Päätöksentekijä ja yhteyshenkilöYksi nimi, joka päättää, ja yksi nimi, jolta saa tiedot. Pienyrityksessä se on usein sama ihminen, mutta kirjoita se silti näkyviin, koska se kertoo konsultille kenen kalenteriin hankkeen tahti sidotaan.
   Esimerkki: "Päätökset: toimitusjohtaja. Tiedot ja aineistot: toimistosihteeri, tavoitettavissa ti ja to. Muut eivät sitoudu mihinkään."
8. 8. KeskeytysehtoMiten toimeksianto päättyy kesken, jos se ei toimi, ja mitä silloin maksetaan ja luovutetaan. Tämän kirjoittaminen ei ole epäluottamuslause. Se on ainoa asia, joka pitää huonon toimeksiannon hinnan pienenä.
   Esimerkki: "Kumpi tahansa voi päättää toimeksiannon välitarkistuksessa. Silloin maksetaan siihen mennessä tehty työ ja luovutetaan kaikki siihen asti syntynyt aineisto muokattavassa muodossa."

Kahdeksan riviä mahtuu yhdelle sivulle. Jos se ei mahdu, toimeksianto on liian laaja pienyrityksen ensimmäiseksi ostoksi ja se kannattaa pilkkoa.

Paperin kirjoittamiseen menee noin puoli tuntia, ja se kannattaa tehdä kerralla loppuun eikä palasina. Suurin osa ajasta menee kohtaan 2, koska nykytilan luvut pitää oikeasti käydä katsomassa: montako kertaa kuukaudessa, kuinka monta minuuttia, kuka tekee. Ne luvut ovat sen jälkeen myös se mittari, jolla arvioit lopputuloksen. Sama paperi kelpaa myöhemmin tarjouspyynnön pohjaksi, hakemuksen liitteeksi ja muistiinpanoksi siitä, mitä oikeasti tilattiin.

Miksi juuri rajaus ja lopputuote ovat ne kalliit rivit?

Kahdeksasta kentästä kaksi ratkaisee sen, menikö raha hukkaan: rajaus ja lopputuote. Rajaus suojaa laajuuden liukumiselta. Toimeksianto alkaa yhdestä kysymyksestä, ja matkan varrella löytyy kolme muuta aitoa ongelmaa — mutta jos ne otetaan mukaan ilman uutta päätöstä, alkuperäinen kysymys jää kesken ja lasku kasvaa. Kirjoitettu rajaus ei kiellä puhumasta niistä, se pakottaa tekemään erillisen päätöksen ennen lisätyötä. Lopputuote taas ratkaisee, jääkö sinulle mitään: "yhteinen näkemys" katoaa sillä hetkellä kun konsultti lähtee, kun taas tiedosto jossa on kaavio, vaihtoehdot ja vaatimuslista on käytettävissä vuoden päästä ja sillä voi kilpailuttaa toteuttajan. Sama raha, eri jäljelle jäävä arvo.

Rajaus suojaa laajuuden liukumiselta. Toimeksianto alkaa yhdestä kysymyksestä, ja matkan varrella löytyy kolme muuta ongelmaa. Ne ovat aitoja ongelmia. Mutta jos ne otetaan mukaan ilman uutta päätöstä, alkuperäinen kysymys jää kesken ja lasku kasvaa. Kirjoitettu rajaus ei kiellä puhumasta niistä. Se pakottaa tekemään erillisen päätöksen ennen kuin työtä tehdään lisää.

Lopputuote taas ratkaisee sen, jääkö sinulle mitään. Kun lopputuote on "yhteinen näkemys", se katoaa siinä hetkessä kun konsultti lähtee. Kun se on tiedosto, jossa on kaavio, kolme vaihtoehtoa ja vaatimuslista, sitä voi käyttää vuoden päästä ja sillä voi kilpailuttaa toteuttajan. Sama raha, eri jäljelle jäävä arvo.

Hinnoittelumallit: kenen etu kukin malli on?

Konsultoinnin hinnoittelumalleja on käytössä viisi: tuntitaksa, päivähinta, kiinteä toimitus, retainer eli kuukausiveloitus ja tulospalkkio. Yksikään niistä ei ole itsessään epärehellinen, mutta ne jakavat riskin eri tavalla, ja ostajan kannattaa tietää kumpaan suuntaan kukin kallistuu. Karkea sääntö on tämä: mitä paremmin lopputuote on määritelty, sitä enemmän kiinteä toimitus kannattaa, koska silloin ylitys on myyjän riski eikä sinun. Mitä epäselvempi työ on, sitä perustellumpi tuntitaksa on — mutta silloin tarvitaan kirjallinen katto. Suorin varoitus koskee retaineria: määrittelemätön kuukausiveloitus on malli, jossa pieni ostaja häviää eniten. Alla jokainen malli molemmilta puolilta.

Suorin varoitus koskee retaineria. Määrittelemätön kuukausiveloitus on malli, jossa pieni ostaja häviää eniten, koska mitään ei tapahdu näkyvästi eikä mitään jää käteen — ja koska irtisanominen tuntuu aina raskaammalta kuin yhden kuukauden maksaminen lisää. Jos ostat retainerin, vaadi sopimukseen rivi siitä, mitä kuukauden aikana toimitetaan, ja irtisanomisaika, joka on korkeintaan kuukausi. Me itse emme myy retainereita lainkaan: hakukoneoptimointikin myydään kiinteänä toimituksena, ja hinnat lukevat hinnastossa.

Mitä konsultointi maksaa — ja miksi luku ei ratkaise?

Suomen konsulttihinnoista ei ole yhtä luotettavaa listaa. Julkisten hinnastojen ja tarjousten perusteella tuntihinnat vaihtelevat hyvin leveästi alan, kokemuksen ja asiakkaan koon mukaan — yksityisyrittäjän ja kansainvälisen toimiston välissä on helposti moninkertainen ero. Yksi vertailukelpoinen luku, joka on julkisesti näkyvissä: jatkuvien markkinointipalvelujen kuukausiveloitukset alkavat Suomessa tyypillisesti noin 440 eurosta kuukaudessa. Käytä sitä mittatikkuna, älä sääntönä.

Tärkeämpää on, että tuntihinta ei kerro mitään ilman tuntimäärää. Halvempi taksa kaksinkertaisella tuntimäärällä on kalliimpi kauppa. Tämän takia kohta 6 pyytää joko kiinteän hinnan tai katon: molemmat muuttavat tarjoukset vertailukelpoisiksi luvuiksi. Jos ostat konsultointia nimenomaan toiminnanohjauksen ympärille, lue lisäksi ERP-konsultoinnin ostamisesta, jossa samat kentät on täytetty järjestelmäprojektin näkökulmasta.

Vertaile myös sitä, mitä mallin vaihtaminen kesken toimeksiannon maksaa. Kiinteästä toimituksesta tunteihin siirtyminen on aina ostajalle huono suunta, koska se tapahtuu yleensä silloin kun työ on osoittautunut arvioitua isommaksi. Jos tarjoaja ehdottaa sitä kesken matkan, oikea vastaus ei ole kieltäytyminen vaan uusi rajaus: mikä jätetään pois, jotta alkuperäinen hinta pitää.

Milloin konsulttia ei kannata ostaa?

Konsulttia ei kannata ostaa viidessä tilanteessa, jotka toistuvat pienissä yrityksissä. Niissä konsultti on väärä ostos riippumatta siitä, kuinka hyvä hän on. Ensimmäinen on se, että ongelma on tekemättömyys eikä tietämättömyys: tiedät jo mitä pitäisi tehdä, mutta kenelläkään ei ole aikaa tehdä sitä. Toinen on se, ettei kukaan sisällä pysty toteuttamaan suosituksia, koska rahaa tai ihmisiä ei ole. Kolmas on tilanne, jossa päätös on jo tehty ja haetaan sille perusteluita. Neljäs on alle päivän mittainen kysymys, johon perehtyminen maksaa enemmän kuin vastaus. Viides on se, ettet pysty kirjoittamaan tavoitetta mitattavaan muotoon — silloin kysymys ei ole vielä kypsä ostettavaksi.

• Ongelma on tekemättömyys, ei tietämättömyys. Tiedät jo mitä pitäisi tehdä, mutta kenelläkään ei ole aikaa tehdä sitä. Silloin tarvitset tekijän tai työkalun, et selvitystä. Raportti ongelmasta, joka on jo tiedossa, on kallis tapa siirtää asiaa eteenpäin.
• Kukaan sisällä ei voi toteuttaa suosituksia. Jos jokainen mahdollinen johtopäätös vaatii rahaa tai ihmisiä, joita ei ole, ostat kalliin luettelon asioista joita et voi tehdä. Odota siihen asti, kun toteutukselle on varattu resurssi.
• Päätös on jo tehty ja haetaan perusteluita. Tämä on yleinen syy tyytymättömyyteen: ostetaan vahvistus, saadaan analyysi, ja lopputulos tuntuu väärältä. Jos päätös on tehty, säästä rahat ja toteuta se.
• Toimeksianto on alle päivän työ. Perehtymiseen menee joka tapauksessa aikaa. Hyvin pieni kysymys kannattaa kysyä alan yrittäjäkollegalta, yritysneuvonnasta tai ostaa yhden maksullisen tunnin ilman raporttia.
• Et pysty täyttämään kohtaa 1. Jos tavoitetta ei saa mitattavaan muotoon, kysymys ei ole vielä kypsä ostettavaksi. Kirjoita ensin auki, mikä konkreettisesti menee nyt pieleen ja kuinka usein.

Mistä rahoitus voi tulla?

Osaan kehittämishankkeista on mahdollista saada julkista avustusta, esimerkiksi ELY-keskuksen tai Business Finlandin kautta. Ehdot, hakuajat ja tukiprosentit muuttuvat, eikä niitä kannata päätellä blogitekstistä — myöskään tästä. Olennaista ostajalle on järjestys: hakemukseen tarvitaan käytännössä sama sisältö kuin yhden sivun toimeksiantoon, eli tavoite, rajaus, lopputuote ja kustannus. Kirjoita paperi ensin, tarkista tukikelpoisuus sitten. Taustaksi: yrityksen kehittämisavustus.

Miten lähetät toimeksiannon ja luet vastaukset?

Valmis toimeksianto lähetetään samanlaisena kolmelle tekijälle, eikä sitä muokata kunkin saajan mukaan — muokkaaminen tuhoaa juuri sen vertailukelpoisuuden, jonka takia paperi kirjoitettiin. Vastaus pyydetään samassa rakenteessa, jolloin tarjoukset voi asettaa rinnakkain kenttä kentältä. Vastauksista katsotaan kolmea asiaa. Ensimmäinen on se, kommentoiko tekijä rajausta: kokenut joko hyväksyy sen tai kertoo, mikä rajauksen ulkopuolinen asia kaataa tavoitteen — molemmat ovat hyvä merkki, hiljaisuus ei. Toinen on se, sitoutuuko hän lopputuotteeseen sanatarkasti vai pehmentääkö sen yhteenvedoksi löydöksistä. Kolmas on keskeytysehto: se joka kirjoittaa sen auki, on tehnyt tämän ennenkin.

Vastauksissa katso kolmea asiaa. Ensimmäinen: kommentoiko hän rajausta. Kokenut tekijä joko hyväksyy sen tai kertoo, mikä rajauksen ulkopuolinen asia kaataa tavoitteen — molemmat ovat hyvä merkki, hiljaisuus ei. Toinen: sitoutuuko hän lopputuotteeseen sanatarkasti vai pehmentääkö sen muotoon "yhteenveto löydöksistä". Kolmas: mitä hän tekee kohdalle 8. Se joka kirjoittaa keskeytysehdon auki, on tehnyt tämän ennenkin.

Jos toimeksiannon takana on järjestelmä- tai ohjelmistokysymys, kannattaa lukea myös IT-konsultoinnin sivu, koska silloin lopputuotteeksi kannattaa määritellä vaatimuslista eikä suositusraportti. Johtamisen, prosessien ja kannattavuuden kysymyksissä sama malli toimii liikkeenjohdon konsultoinnissa sellaisenaan.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• ERP konsultointi: mitä ERP-konsultilta ostetaan kiinteänä ja mitä ei koskaan tunteina
• Hakukoneoptimointipalvelun ostaminen vaihe vaiheelta
• IT-konsultoinnin tuntihinta Suomessa — ja milloin kannattaa ostaa kiinteä hinta
• Liikkeenjohdon konsultointi ja palkka — mistä tuntihinta koostuu ja miksi kannattaa ostaa lopputulos
• Tekoälykonsultoinnin sisältö: neljä toimitusta, ei strategiapapereita
• Tekoälyrajapintojen vertailu yrityskäyttöön

Lue myös: hinnasto · kassajärjestelmä ravintolaan · kanta-asiakasohjelma pienyritykselle · digitaalinen leimakortti · ajanvarausjärjestelmien hinnat · verkkosivut yritykselle · sovelluskehitys iOS ja Android · ohjelmistokehitys