Microsoft 365 vai Google Workspace: rehellinen vertailu 1-10 hengen yritykselle

Hinnat euroina, kolmen vuoden summa viidelle käyttäjälle ja selvä sääntö siitä kumman valitset. Emme ole kummankaan jälleenmyyjä emmekä saa provisiota, joten meille on yhdentekevää kumman otat.

Tämä sivu vertailee kahta palvelua yhden ja kymmenen hengen välillä olevan suomalaisen yrityksen näkökulmasta. Emme myy kumpaakaan emmekä ole kummankaan jälleenmyyjä. Ostatte lisenssit itse omalla tilillänne, ja me laskutamme vain tehdyt tunnit. Siksi meille on yhdentekevää, kumman valitsette.

Hinnat ovat julkisia listahintoja, ja ne on tarkistettu 8/2026. Molemmat yhtiöt ovat korottaneet hintojaan viime vuosina, joten tarkista aina ajantasainen hinta ennen ostoa.

Mitä hintaan kuuluu

Yleisin virhe on verrata Microsoftin halvinta Googlen kalleimpaan. Vertaa aina tasoa, jossa on sama tallennustila ja sama oikeus asentaa ohjelmat koneelle. Basic-tasolla Word ja Excel toimivat vain selaimessa, mikä riittää monelle mutta ei kaikille.

Kolmen vuoden hinta viidelle käyttäjälle

Nämä ovat pelkkiä lisenssejä. Verkkotunnus, käyttöönotto ja mahdollinen siirto eivät ole mukana.

Ero halvimman ja kalleimman välillä on kolmessa vuodessa noin 1 400 euroa viidellä käyttäjällä. Ero saman tason vaihtoehtojen välillä on 180–360 euroa kolmessa vuodessa. Se on niin pieni luku, että sen perusteella ei kannata valita väärää työkalua.

Iso raha on siinä, valitseeko Basic- vai Standard-tason. Jos työ tehdään selaimessa, halvempi taso riittää ja säästö on tuhat euroa kolmessa vuodessa. Jos joku muokkaa isoja Excel-tiedostoja, selainversio tulee vastaan ja kalliimpi taso on pakollinen.

Kumpi valita

Päätös riippuu käytännössä kolmesta kysymyksestä. Kuva näyttää polun.

Jos vastaat kyllä kahteen ylimmäiseen, ota Microsoft 365. Jos vastaat kyllä vain alimpaan, ota Workspace. Jos vastaat ei kaikkiin kolmeen, kumpikaan ei ole väärin, ja silloin kannattaa katsoa halvinta tasoa, jossa on tarpeeksi tallennustilaa.

Erot, jotka tuntuvat arjessa

Kaksi riviä ratkaisee useimmiten. Excel on ensimmäinen: jos taulukoissa on makroja tai kymmeniätuhansia rivejä, Sheets tulee vastaan ja käännös rikkoo kaavoja. Teams on toinen: jos asiakkaasi kutsuvat palavereihin Teamsilla, on helpompi olla siellä missä asiakkaat ovat.

Siirtymisen todellinen hinta

Lisenssihinta on näkyvä osa. Siirtyminen on se, jota ei lasketa, ja se on kertakustannus mutta ei nolla.

Yhteensä tavallinen viiden hengen siirto on noin 6–10 tuntia. Työ tehdään tuntityönä ja hinnat ovat hinnastossa. Uusi käyttöönotto ilman vanhaa dataa on nopeampi, tyypillisesti 2–4 tuntia.

Piilokustannus, jota harva laskee: opettelu. Kun ihmiset vaihtavat Outlookista Gmailiin tai toisin päin, ensimmäiset viikot ovat hitaampia. Se ei näy laskussa mutta näkyy työpäivissä, ja se on yksi syy pysyä siinä mitä jo osataan.

Milloin kumpaakaan ei kannata ostaa

Tämä osio puuttuu vertailusivuilta, koska molemmilla on jälleenmyyjät. Meillä ei ole, joten kirjoitamme sen.

Ensimmäinen rivi koskee isoa osaa suomalaisista toiminimistä. Jos olet yksin etkä jaa mitään kenenkään kanssa, maksat 84–168 euroa vuodessa kalenterista ja tiedostojen jaosta, joita et käytä. Webhotellin postilaatikko ajaa saman asian, ja verkkosivut tulevat samalla rahalla.

Vaihtaminen myöhemmin

Kumpikaan valinta ei ole lopullinen, mutta vaihtaminen on työtä. Nyrkkisääntö: sähköpostit ja tiedostot siirtyvät, työtavat eivät.

Kaksi viimeistä ovat ne, jotka aiheuttavat harmia viikkoja siirron jälkeen. Jos siirto tehdään, kannattaa valita hiljainen viikko ja varata päivä sille, että toistuvat palaverikutsut luodaan uudelleen.

Turvallisuus: sama kolme asiaa kummassakin

Tämä on se kohta, jossa valinta ei merkitse mitään. Molemmat ovat turvallisia, kun asetukset laitetaan kuntoon, ja molemmat murretaan samalla tavalla, kun niitä ei laiteta. Suomessa tavallisin yritystä koskeva huijaus on se, että joku pääsee sähköpostiin sisään ja vaihtaa lähtevän laskun tilinumeron. Se onnistuu vain silloin, kun kirjautuminen on pelkkä salasana.

Toinen rivi kaipaa selitystä. Molemmissa palveluissa on pääkäyttäjä, joka voi nollata kenen tahansa salasanan ja lukea kenen tahansa postin. Jos se on sama tunnus, jolla luetaan päivittäin sähköposteja, yksi onnistunut huijausviesti antaa hyökkääjälle koko yrityksen. Erillinen pääkäyttäjätunnus, jota käytetään vain hallintaan, on ilmainen ja se tehdään kerran.

Kolmas rivi on se, jota kukaan ei tarkista. Murron jälkeen tavallisin jälki ei ole poistettuja viestejä, vaan hiljainen sääntö, joka kopioi laskuihin liittyvät viestit muualle ja piilottaa ne omistajalta. Sääntö jää voimaan, vaikka salasana vaihdettaisiin. Se kannattaa katsoa läpi kerran vuodessa kummassa tahansa palvelussa.

Viisi kysymystä, jotka ratkaisevat asian

Jos et halua lukea koko sivua uudestaan, vastaa näihin. Ne kattavat käytännössä kaikki tilanteet, joita 1–10 hengen yrityksessä tulee vastaan.

1. Onko Excel jonkun päivittäinen työkalu? Jos on ja siinä on makroja tai isoja tiedostoja, vastaus on Microsoft 365 eikä muuta tarvitse kysyä.
2. Kutsuvatko asiakkaanne palavereihin Teamsilla? Jos kutsuvat, olette Teamsissa joka tapauksessa. Silloin on halvempaa olla siellä kokonaan.
3. Käyttääkö koko porukka jo Gmailia ja Android-puhelimia? Jos käyttää, Workspace on tuttu ensimmäisestä päivästä eikä opettelua tarvita.
4. Tarvitseeko kukaan ohjelmia koneelle asennettuna? Jos ei, ottakaa halvempi taso ja säästäkää noin tuhat euroa kolmessa vuodessa viidellä käyttäjällä.
5. Onko yrityksessä muita kuin sinä? Jos ei ole, harkitse webhotellin postilaatikkoa. Se maksaa noin 60 euroa vuodessa ja kattaa saman tarpeen.

Usein kysyttyä

Kuka tämän tekee

DT Nova Tmi, Y-tunnus 3595452-5, Helsinki. Yksi ihminen, joka tekee työn itse. Olemme julkaisseet 21 sovellusta App Storeen ja ajamme verkkopalvelut Cloudflaren päällä. Puhelin 044 989 1659, ja siihen vastaa se, joka tekee työn. Markkinan yleinen tuntihinta IT-tuelle on 70–120 €/h, ja meidän hintamme on sen alalaidassa — se lukee hinnastossa.

Jos et halua päättää yksin, soita ja kerro mitä käytätte tänään. Vastaus on yleensä selvä viidessä minuutissa, eikä siitä laskuteta.

Soita 044 989 1659 Lähetä sähköpostia

Vastaa Mustafa Tarabya, DT Nova Tmi. Arkisin, ja jos en ehdi vastata, soitan takaisin saman päivän aikana.

Lue myös: Liiketoimintasuunnitelman pohja ja laskelmat · IT-konsultointi pienyritykselle · Tekoälykonsultointi pienyritykselle · Digitalisaatio pienyritykselle · Liikkeenjohdon konsultointi pienelle yritykselle · Google-yritysprofiili: tee itse ilmaiseksi tai anna meidän hoitaa se · Sähköposti yritykselle: mitä nimi@firma.fi maksaa ja miten se otetaan käyttöön · verkkotunnus ja domain