Varmuuskopiointi pienelle yritykselle

Kopio, jota ei ole kertaakaan palautettu, ei ole varmuuskopio vaan oletus.

Varmuuskopiointi on tylsä aihe siihen asti, kunnes se on ainoa aihe. Yleisin tapa menettää yrityksen tiedot ei ole hakkeri vaan rikkoutunut levy, varastettu läppäri tai vahingossa tyhjennetty kansio, jota kukaan ei huomannut kolmeen viikkoon.

Tämä sivu kertoo, mitä kopioidaan, mihin, kuinka usein ja mitä se maksaa. Lopussa on se kysymys, jota harvoin kysytään: kuinka kauan palautuminen kestää, kun kopiota oikeasti tarvitaan.

3-2-1 käytännössä

Sääntö on vanha ja se on edelleen oikea, koska se ei suojaa yhdeltä uhalta vaan kolmelta erilaiselta yhtä aikaa. Levy hajoaa, huone palaa, ja tiedosto pilataan tai salataan. Kuvassa on sama sääntö pienen yrityksen laitteilla.

Ulkoinen levy on siinä siksi, että palautus siitä on nopea. Pilvikopio on siinä siksi, että tulipalo, vesivahinko tai varkaus vie kaiken, mikä on samassa huoneessa. Versiohistoria on siinä siksi, että molemmat edelliset kopioivat myös virheen, jos kopio on pelkkä peilikuva tämänhetkisestä tilanteesta.

Mitä pitää kopioida

Useimmat kopioivat tiedostot ja unohtavat kaiken muun. Lista, joka yleensä puuttuu: sähköpostit, kirjanpito-ohjelman data, verkkosivut ja niiden tietokanta, asiakasrekisteri, ja pääsy domainiin. Viimeinen ei ole tiedosto vaan tunnus, ja se katoaa yhtä helposti.

Ne asiat, jotka eivät ole tiedostoja

Osa yrityksen tärkeimmästä omaisuudesta ei ole kansiossa eikä kopioidu minkään varmuuskopion mukana. Ne ovat pääsyjä, ja ne katoavat yhtä lopullisesti kuin tiedostot. Yleisin tapaus on se, että verkkotunnus on rekisteröity lähteneen työntekijän henkilökohtaiseen sähköpostiin, ja uusimisviesti menee osoitteeseen, jota kukaan ei enää lue.

Tämä lista on syytä kirjoittaa kerran ja päivittää silloin, kun jotain muuttuu. Se ei ole varmuuskopio sanan teknisessä merkityksessä, mutta se ratkaisee ne tilanteet, joissa tiedot ovat tallessa eikä niihin silti pääse käsiksi.

Miten kukin järjestelmä varmuuskopioidaan

Yleisohje ei riitä, koska jokainen järjestelmä hukkaa tietoa omalla tavallaan. Alla on ne viisi, jotka pienessä yrityksessä ovat käytännössä aina, ja se mitä kussakin pitää tehdä erikseen.

Microsoft 365 ja Google Workspace

Molemmissa on roskakori ja tiedostojen versiohistoria, ja molemmissa se on lyhyt. Poistettu tiedosto löytyy roskakorista tyypillisesti noin kuukauden, ja sen jälkeen se on poissa. Kumpikaan ei ole varmuuskopio siinä mielessä, mitä yritys sanalta odottaa, koska säilytysaika on lyhyempi kuin se aika, jossa virhe yleensä huomataan.

Kolme tilannetta, joilta sisäänrakennettu säilytys ei suojaa. Ensimmäinen: työntekijä poistaa kansion, eikä kukaan huomaa ennen kuin roskakori on tyhjentynyt itsestään. Toinen: tili suljetaan, kun ihminen lähtee, ja hänen postilaatikkonsa ja tiedostonsa katoavat sen mukana, ellei niitä ole siirretty ensin. Kolmas: tunnus kaapataan, ja hyökkääjä poistaa viestit peittääkseen jäljet. Näissä kaikissa apu on erillinen kopio, joka ei asu samassa tilissä.

Käytännön ratkaisuja on kaksi. Joko erillinen varmuuskopiopalvelu, joka kopioi postilaatikot ja tiedostot omaan säilöönsä muutamalla eurolla käyttäjää kohden kuukaudessa, tai säännöllinen vienti omalle levylle. Pienimmässä yrityksessä jälkimmäinen riittää, kunhan se tehdään kalenterista eikä muistista.

Kirjanpito-ohjelma

Kirjanpito-ohjelmien data on toimittajan palvelimilla, ja toimittaja pitää siitä oman kopionsa. Se ei kuitenkaan auta kahdessa tilanteessa, jotka ovat juuri ne todennäköiset: sopimus päättyy ja pääsy katkeaa, tai ohjelmasta poistetaan tositteita vahingossa.

Rytmi, joka toimii: kerran kuussa tilinpäätöksen jälkeen viedään tositteet ja pääkirja ulos siinä muodossa, jonka ohjelma tarjoaa, ja tallennetaan samaan paikkaan muiden varmuuskopioiden kanssa. Kerran vuodessa otetaan koko tilikauden aineisto. Tämä on myös se, mitä kirjanpitolain kuuden vuoden säilytysvelvollisuus käytännössä vaatii silloin, kun ohjelmaa vaihdetaan.

Verkkosivut

Verkkosivu on kaksi asiaa, ja niistä kopioidaan usein vain toinen. Tiedostot ovat kuvat, teemat ja koodi. Tietokanta on tekstit, tuotteet, tilaukset ja asetukset. Pelkillä tiedostoilla saat takaisin ulkoasun ilman sisältöä, ja pelkällä tietokannalla sisällön ilman sivustoa. Molemmat tarvitaan, ja mieluiten samalta hetkeltä.

Hotellin oma varmuuskopio on hyvä olemassa, mutta se on hotellin, ei sinun. Se ulottuu usein vain muutaman päivän taakse, ja jos tilisi suljetaan tai palveluntarjoaja vaihtuu, se ei seuraa mukana. Ota siis oma kopio, ja säilytä se muualla kuin siinä samassa palvelussa.

Puhelin

Puhelimen kuvat ja yhteystiedot ovat useimmiten pilvessä, ja siltä osin asia on kunnossa. Ongelma on sama kuin muissakin synkronoinneissa: jos tili kaapataan tai kuvat poistetaan, ne poistuvat myös pilvestä. Jos puhelimessa on työn kannalta tärkeitä kuvia, kuten työmaadokumentaatiota tai kuitteja, ne kannattaa siirtää säännöllisesti sinne, missä muutkin yrityksen tiedostot ovat, eikä jättää niitä henkilökohtaiseen pilvitiliin.

Mitä se maksaa

Viimeinen rivi on syy tehdä kolme ensimmäistä.

Testi, jonka voi tehdä tänään

1. Valitse yksi tiedosto, jonka menettäminen sattuisi Kirjanpito, asiakaslista, sopimus.
2. Palauta se varmuuskopiosta toiseen kansioon Älä korvaa alkuperäistä. Katso vain, että se aukeaa.
3. Katso päivämäärä Jos kopio on kolmen kuukauden takaa, sinulla ei ole varmuuskopiota vaan muisto.

Jos jokin näistä kolmesta ei onnistu, se on korjattavana ensi viikolla. Se on tunnin työ, ei projekti.

Jos mitään ei ole vielä tehty, aloita näin

Täydellinen järjestely voi odottaa. Yhden illan versio, joka poistaa suurimman osan riskistä, on tämä, ja se maksaa yhden levyn ja muutaman euron kuukaudessa.

1. Kirjoita lista siitä, mitä ilman työ pysähtyy Yleensä viisi riviä: tiedostot, sähköposti, kirjanpito, verkkosivut ja asiakasrekisteri. Jos rivejä tulee kaksikymmentä, olet listaamassa kaikkea etkä sitä, mikä on tärkeää.
2. Osta yksi ulkoinen levy ja kytke automaattinen kopiointi päälle Windowsissa ja Macissa tämä on käyttöjärjestelmän oma toiminto eikä vaadi mitään ostettavaa ohjelmaa. Irrota levy, kun kopiointi on valmis.
3. Ota yksi pilvipalvelu, jossa on versiohistoria Tämä on se kopio, joka on muualla. Muutamia euroja kuukaudessa, ja se hoitaa myös tulipalon ja varkauden.
4. Palauta yksi tiedosto ja avaa se Vasta tämän jälkeen työ on tehty. Merkitse päivämäärä ylös ja laita kalenteriin muistutus kolmen kuukauden päähän.

Varmuuskopio ei ole sama asia kuin palautusaika

Tämä on se kohta, jonka ohi mennään melkein aina. Kysymys ei ole vain siitä, onko kopio olemassa, vaan siitä kuinka kauan menee ennen kuin yritys tekee taas töitä. Kopio, jonka palauttaminen kestää viikon, sulkee yrityksen viikoksi. Se on eri tuote kuin kopio, josta palataan käyntiin iltapäivässä, vaikka molempia myydään samalla sanalla.

Kaksi lukua kannattaa päättää etukäteen, ja ne päätetään euroina eikä tekniikkana. Ensimmäinen on se, kuinka paljon työtä saa mennä hukkaan: jos kopio otetaan kerran vuorokaudessa, hukkaan menee pahimmillaan yhden päivän työ. Toinen on se, kuinka kauan seisokki saa kestää. Kysy itseltäsi, mitä yhden päivän ja mitä viiden päivän seisokki maksaisi, ja vertaa summaa siihen, mitä nopeampi ratkaisu maksaisi kuukaudessa.

Käytännön johtopäätös pienelle yritykselle: pidä ne muutamat tiedostot, joita ilman työ pysähtyy, sellaisessa paikassa, josta ne saa takaisin tunnissa. Kaikki muu saa palautua hitaammin. Tämä on halvempaa kuin nopeuttaa kaikkea, ja se on ainoa erottelu, jonka tässä asiassa oikeasti tarvitsee tehdä.

Kiristyshaittaohjelma on syy, miksi kopio pitää olla erillään

Kiristyshaittaohjelma salaa tiedostot ja pyytää rahaa. Se salaa myös jokaisen levyn ja verkkolevyn, johon kone yltää. Jos varmuuskopiolevy on kiinni koneessa, se salataan samalla.

Siksi kopio, joka on irti verkosta tai pilvissä versiohistorialla, on eri asia kuin kopio, joka on kiinni samassa koneessa. Tämä on koko syy 3-2-1-säännön kolmannelle kohdalle.

Kaksi käytännön ohjetta seuraa tästä. Irrota ulkoinen levy koneesta silloin, kun kopiointi on valmis, koska kiinni oleva levy on osa samaa konetta. Ja varmista, että pilvikopiossa on versiohistoria, joka ulottuu vähintään kuukauden taakse, koska salaus huomataan harvoin samana päivänä.

Neljä tavallisinta tapaa, joilla kopio pettää

Kun varmuuskopiota tarvitaan eikä sitä ole, syy on lähes aina yksi näistä. Kaikki neljä on estettävissä sillä vartin tarkistuksella, joka on kuvattu alempana.

Huomaa, ettei yksikään näistä ole hyökkäys. Ne ovat kaikki huolimattomuutta, jota ei huomata ennen kuin on kiire, ja juuri siksi tarkistus kannattaa laittaa kalenteriin eikä muistin varaan.

Kuinka kauan kopioita pitää säilyttää

Huomaa jännite: kirjanpito pitää säilyttää kuusi vuotta, mutta henkilötietoja ei saa säilyttää ilman perustetta. Käytännössä nämä erotetaan toisistaan, eikä koko levyä säilytetä kuutta vuotta.

Kuka tämän tekee teillä

Varmuuskopiointi ei kaadu tekniikkaan vaan siihen, ettei se ole kenenkään työ. Automatiikka hoitaa kopioinnin, mutta se ei kerro kenellekään, kun se lakkaa toimimasta. Levy täyttyy, salasana vanhenee, sopimus päättyy, ja kopio on lakannut syntymästä kuukausia ennen kuin sitä tarvitaan.

Siksi tähän kuuluu nimi, ei ohje. Yksi ihminen, joka on vastuussa, ja hänen kalenterissaan toistuva merkintä neljä kertaa vuodessa. Merkinnällä on kolme kohtaa, ja koko tarkistus vie vartin.

1. Katso, milloin viimeisin kopio on otettu Jos päivämäärä on vanhempi kuin eilinen, kopiointi on lakannut toimimasta ja se korjataan nyt.
2. Palauta yksi tiedosto ja avaa se Eri tiedosto joka kerta. Tämä on ainoa tapa tietää, että kopio on ehjä eikä vain olemassa.
3. Tarkista, onko jotain uutta jäänyt kopioinnin ulkopuolelle Uusi ohjelma, uusi kansio, uusi pilvipalvelu. Aukot syntyvät lähes aina näin, eivät siitä että vanha lakkaa toimimasta.

Kirjaa tarkistuksen päivämäärä samaan tiedostoon joka kerta. Se on kahden rivin merkintä, ja se on myös se todiste, jonka isompi asiakas kysyy tietoturvakyselyssään.

Usein kysyttyä

Soita 044 989 1659 Lähetä sähköpostia

Vastaa Moustafa Tarabya, DT Nova Tmi. Ei myyntitiimiä, ei tarjouspyyntölomaketta — soitat suoraan sille, joka tekee työn. Arkisin klo 9–20, ja jos en ehdi vastata, soitan takaisin saman päivän aikana.

Lue myös: kanta-asiakassovellus yritykselle · QR-koodi generaattori · yhteystiedot · blogi