Tarjouspyyntöpohja IT-hankintaan

Valmis tarjouspyyntömalli, jonka voi kopioida ja täyttää. Mukana viisi sopimusehtoa, jotka kannattaa vaatia kirjallisena, ja ohje siihen, miten saapuneita tarjouksia luetaan.

Suomalaisilla IT-hankinnoilla on yksi yhteinen vika, joka toistuu pienissä ja isoissa projekteissa: ostaja ei osaa ostaa. Se ei ole tyhmyyttä. Yrittäjä ostaa järjestelmän kerran viidessä vuodessa, toimittaja myy sellaisen joka viikko, ja se epäsuhta näkyy siinä paperissa, jolla kauppa aloitetaan. Kun tarjouspyyntöä ei ole, projektin ehdot kirjoittaa toimittaja, ja ne kirjoitetaan toimittajan hyväksi.

Tällä sivulla on kolme asiaa. Ensin miksi kirjallinen tarjouspyyntö kannattaa juuri ostajan kannalta. Sitten valmis pohja, jonka voi kopioida ja täyttää hakasulkeiden kohdalta. Lopuksi se osa, joka useimmiten puuttuu: miten saapuneita tarjouksia luetaan niin, ettei valitse väärää.

Miksi kirjallinen tarjouspyyntö suojaa ostajaa

Tarjouspyyntö kuulostaa byrokratialta, kun ostaja on yksi ihminen ja toimittaja on tuttu. Silti se tekee kolme asiaa, joita mikään puhelu ei tee.

Se tekee tarjouksista vertailukelpoisia. Kun kolme toimittajaa vastaa samaan tekstiin, hinnat koskevat samaa työtä. Jos jokainen tarjoaa oman näkemyksensä, halvin tarjous on yleensä se, joka ymmärsi vähiten. Vertailu ei silloin kerro hinnasta mitään, se kertoo vain siitä, kuka rajasi eniten pois.

Se pysäyttää sisällön hiipimisen. Projektin hinta ei tavallisesti karkaa yhdestä isosta virheestä vaan kymmenestä pienestä lisäyksestä, joita kukaan ei kirjannut. Kun sovittu sisältö on kirjattuna, jokainen lisäys on näkyvä päätös, jolla on hinta ja aikatauluvaikutus. Se on hyvä myös toimittajalle, koska ilmaisia lisätöitä ei tarvitse tehdä kohteliaisuudesta.

Se nostaa rajaukset esiin ennen laskua. Tarjouspyyntö, jossa lukee mitä työhön ei kuulu, pakottaa toimittajan kertomaan omat rajauksensa. Sisällön siirto, kuvat, tekstit, käyttäjäkoulutus, integraatiot ja käyttöönoton jälkeinen tuki ovat ne kohdat, joista riita syntyy. Ne maksavat joka tapauksessa. Ainoa kysymys on, tiedetäänkö hinta ennen vai jälkeen.

Valmis tarjouspyyntöpohja IT-työn ostamiseen

Alla oleva pohja sopii verkkosivujen, sovelluksen ja järjestelmän hankintaan. Kopioi teksti, korvaa hakasulkeissa olevat kohdat ja poista rivit, jotka eivät koske sinua. Yksi sivu riittää, ja lyhyt pohja täytettynä on parempi kuin pitkä pohja tyhjänä. Pohja on vapaasti käytettävissä, emmekä pyydä siitä sähköpostiosoitetta.

TARJOUSPYYNTÖ
[Yrityksen nimi], Y-tunnus [1234567-8]
Yhteyshenkilö [nimi], [sähköposti], [puhelin]
Päiväys [PP.KK.VVVV]

1. TAUSTA JA TAVOITE
[Yhdellä lauseella: mikä pitää muuttua.]
Esimerkki: "Yhteydenottoja tulee noin 5 kuukaudessa ja
haluamme 15, koska nykyiset sivut eivät löydy Googlesta
eikä niissä ole toimivaa lomaketta."
Tämä kohta ratkaisee tarjousten laadun. Jos siinä lukee
vain "tarvitsemme uudet sivut", saat hinnan sivuille,
et ratkaisua ongelmaan.

2. NYKYTILA
- Nykyinen järjestelmä tai sivusto: [osoite tai nimi]
- Tekniikka, jos tiedossa: [WordPress / Excel / ei mitään]
- Kuka ylläpitää tällä hetkellä: [nimi tai ei kukaan]
- Mihin nykyinen data on tallennettu: [palvelu]
- Käyttäjämäärä: [kuinka moni käyttää päivittäin]
- Mikä nykyisessä toimii ja pitää säilyttää: [luettelo]

3. MITÄ PYYDETÄÄN
Kuuluu toimitukseen:
- [esim. 6 sivua, yhteydenottolomake, mobiilinäkymä]
- [sisällönhallinta, jolla voimme itse muokata tekstit]
- [siirto nykyisestä palvelusta uuteen]
- [käyttöönotto ja 1 h koulutus]
Ei kuulu toimitukseen (hoidamme itse tai pyydämme erikseen):
- [tekstien kirjoittaminen]
- [valokuvaus]
- [logo ja graafinen ilme]
- [jatkuva ylläpito, tästä pyydämme erillisen hinnan]
Jos tarjoaja rajaa jotain muuta pois, se on kirjattava
tarjoukseen näkyviin.

4. AIKATAULU
- Tarjoukset viimeistään: [PP.KK.VVVV]
- Päätös: [PP.KK.VVVV]
- Työ voi alkaa: [PP.KK.VVVV]
- Valmista viimeistään: [PP.KK.VVVV], syy: [esim. messut]
- Meidän vastausaikamme kysymyksiin projektin aikana:
  [2 arkipäivää]
Kerro myös, jos aikataulu on joustava. Kiireetön projekti
on halvempi kuin kiireinen.

5. BUDJETTIHAARUKKA
Varattu budjetti: [3 000-5 000 euroa, alv 0 %]
Kerromme haarukan tarkoituksella. Emme odota, että tarjous
on ylärajassa. Haluamme tietää, mitä tällä summalla saa ja
mitä jää pois.

6. VAATIMUKSET JA SOPIMUSEHDOT
Nämä kuusi ovat ehtoja, joihin pyydämme kirjallisen
vastauksen. Tarjous ilman vastausta näihin katsotaan
puutteelliseksi.
6.1 Lähdekoodi ja aineistot ovat tilaajan omaisuutta
    projektin päätyttyä, mukaan lukien kuvat, tekstit ja
    tunnukset. Kerro, siirtyvätkö oikeudet vai myönnetäänkö
    käyttöoikeus, ja millä ehdolla.
6.2 Irtisanomisaika on enintään [1-3] kuukautta eikä
    sopimus jatku automaattisesti uudella kaudella.
    Kerro, millä ehdolla ylläpitosopimus päättyy.
6.3 Muutostöiden tuntihinta kirjataan tarjoukseen
    numerona, samoin kiireellisen työn mahdollinen lisä ja
    laskutuksen minimiveloitus.
6.4 Saamme datamme ulos muodossa, jonka voi avata ilman
    toimittajan järjestelmää [CSV, Excel tai
    tietokantavedos]. Kerro, mitä ulosotto maksaa ja
    kuinka kauan se kestää.
6.5 Annat kaksi referenssiä, joihin saamme soittaa. Riittää
    yritys ja yhteyshenkilö, ei tarvitse olla samalta
    toimialalta.
6.6 [Jos käsitellään henkilötietoja: käsittelysopimus
    tehdään ennen työn aloittamista ja tietojen
    säilytyspaikka kerrotaan.]

7. KYSYMYKSET TOIMITTAJALLE
Toivomme kysymyksiä. Vastaamme kaikille kysyjille samat
vastaukset [PP.KK.VVVV] mennessä.
Kerro tarjouksessa myös:
- mikä tässä pyynnössä on epäselvää tai puutteellista
- mikä pyytämämme asia on mielestäsi turha
- mitä olennaista emme osanneet pyytää

8. VALINTAPERUSTEET
Valitsemme näillä perusteilla, tässä järjestyksessä:
1. [Ratkaisun sopivuus kohdan 1 tavoitteeseen]
2. [Kokonaishinta ja se, mitä siihen sisältyy]
3. [Referenssit ja aiemmat vastaavat työt]
4. [Sopimusehdot, erityisesti kohta 6]
5. [Aikataulun pitävyys]
Emme valitse pelkän hinnan perusteella. Emme myöskään
maksa ylimääräistä nimestä.

9. VASTAUSOHJE
- Lähetä tarjous osoitteeseen [sähköposti]
  viimeistään [PP.KK.VVVV] klo [16.00]
- Muoto: PDF, enintään [4] sivua
- Voimassaolo: vähintään [30] päivää
- Ilmoita hinnat alv 0 %, ja erikseen mahdolliset
  kuukausimaksut
- Ilmoita, mitkä osat teet itse ja mitkä alihankintana
Ilmoitamme päätöksen kaikille tarjoajille, myös niille,
joita emme valitse.

Miten saapuneita tarjouksia luetaan

Kolme tarjousta pöydällä ja kolme eri loppusummaa. Tässä kohtaa tehdään tavallisin virhe, eli katsotaan alinta riviä. Loppusumma on tarjouksen vähiten kertova luku.

Vertaa rajauksia, älä kokonaishintoja. Ota kolme tarjousta ja alleviivaa niistä se, mitä ei tehdä. Jos halvimmasta puuttuu sisällön siirto ja koulutus, jotka toisessa ovat mukana, hintaero on kuviteltu. Rakenna vertailu niin, että jokaisesta tarjouksesta lasketaan sama sisältö, ja lisää puuttuvat osat arviona omalla rivillään.

Tarjous ilman rajauksia piilottaa ne. Kaikissa projekteissa on asioita, jotka jäävät pois. Toimittaja, joka ei kirjoita yhtäkään rajausta, ei ole tarjoamassa enemmän kuin muut. Hän on jättänyt rajaukset sanomatta, ja ne tulevat esiin laskun muodossa siinä vaiheessa, kun työ on jo aloitettu etkä voi enää vaihtaa toimittajaa.

Halvin hinta on strategia, ei sattuma. Selvästi muita halvempi tarjous tarkoittaa yleensä yhtä kolmesta: työ tehdään valmiilla pohjalla, jota ei ole räätälöity, sisältö on ymmärretty pienemmäksi kuin se on, tai kate otetaan myöhemmin muutostöistä ja ylläpidosta. Mikään näistä ei ole automaattisesti huono. Ne pitää vain tietää, ja siksi kohdan 6.3 tuntihinta kysytään etukäteen.

Kysymysten määrä kertoo enemmän kuin esite. Toimittaja, joka lukee tarjouspyynnön ja kysyy viisi tarkentavaa kysymystä, on miettinyt työn läpi. Toimittaja, joka lähettää hinnan samana päivänä ilman yhtään kysymystä, on hinnoitellut oman vakioratkaisunsa. Se voi riittää yksinkertaiseen työhön, mutta järjestelmähankinnassa se on varoitusmerkki.

Neljä asiaa, jotka kannattaa tehdä ennen lähettämistä

1. Kirjoita kohta 1 ensin ja yhdellä lauseella Jos tavoitetta ei saa yhteen lauseeseen, projektia ei ole vielä rajattu, ja tarjoukset heijastavat sitä.
2. Lähetä sama teksti kolmelle, ei kahdelle Kahdesta tarjouksesta ei näe, kumpi on poikkeus. Kolmas kertoo, mikä on markkinahinta.
3. Anna kysymyksille oma määräpäivä Vastaa kaikille kysyjille samat vastaukset. Silloin tarjoukset perustuvat samaan tietoon.
4. Soita referensseihin ennen päätöstä Yksi kysymys riittää: mikä meni toisin kuin oli sovittu, ja miten se hoidettiin.

Usein kysyttyä

Jos haluat, että joku lukee tarjoukset kanssasi

Teemme tätä tuntityönä: käymme läpi saapuneet tarjoukset, listaamme mitä kustakin puuttuu ja kirjoitamme kysymykset, jotka kannattaa lähettää ennen päätöstä. Työ tehdään tuntityönä (hinnat hinnastossa), ja tyypillinen työmäärä kolmen tarjouksen vertailussa on 1-2 tuntia. Lue lisää sivulta IT-konsultointi. Emme myy sinulle sitä projektia, jonka tarjouksia luemme, jos se on vertailun kannalta ongelma, ja sanomme sen etukäteen.

Soita 044 989 1659 Lähetä sähköpostia

Vastaa Mustafa Tarabya, DT Nova Tmi, Y-tunnus 3595452-5. Tämä sivu on yleistä tietoa hankinnan tueksi, ei oikeudellinen neuvo.

Lue myös: Tietosuojaseloste-malli pienyritykselle · Liiketoimintasuunnitelman pohja ja laskelmat · IT-konsultointi pienyritykselle · Tekoälykonsultointi pienyritykselle · Digitalisaatio pienyritykselle · Liikkeenjohdon konsultointi pienelle yritykselle · Google-yritysprofiili: tee itse ilmaiseksi tai anna meidän hoitaa se · Sähköposti yritykselle: mitä nimi@firma.fi maksaa ja miten se otetaan käyttöön