Autokorjaamon ajanvarausjärjestelmä: miksi kalenteri ei riitä työjonoksi

Autokorjaamon varaus ei mene kalenteriin, koska työ odottaa varaosaa, nostinta ja asiakkaan päätöstä. Tässä on malli, jossa resurssina on nostin, työllä on tila ja sijaisauto varataan erikseen — sekä yhden viikon mittaus, joka kertoo tarvitsetko järjestelmää lainkaan.

Autokorjaamon ajanvaraus ei ole kalenteriongelma. Kalenteri olettaa, että työ alkaa varattuna aikana ja päättyy tunnin päästä. Korjaamossa työ alkaa, kun auto on nostimella ja varaosa on hyllyssä, ja päättyy silloin kun se päättyy. Siksi tavallinen ajanvarausjärjestelmä, joka toimii kampaamolle mainiosti, tuottaa korjaamolla ylivarauksia, tyhjiä nostimia ja soittokierroksia. Tällä sivulla käydään läpi, mitä korjaamon varaus oikeasti tarvitsee: resurssiksi nostin, tilaksi varaosan odotus ja puskuriksi sijaisauto.

Suora vastaus: mitä korjaamon varaus vaatii?

Korjaamon ajanvaraus vaatii kolme asiaa, joita tavallisessa kalenterissa ei ole. Ensimmäinen: varattava resurssi on nostinpaikka, ei asentaja, koska nostin on korjaamon niukin resurssi ja auto voi olla vain yhdellä nostimella kerrallaan. Toinen: työllä on tila, joka voi olla "odottaa varaosaa", ja siinä tilassa työ vie nostinta muttei asentajaa — tai päinvastoin. Kolmas: sijaisauto on erikseen varattava resurssi, jonka loppuminen estää työn vastaanoton, vaikka nostin olisi vapaa. Nämä kolme ovat syy siihen, miksi kampaamolle riittävä ajanvaraus ei riitä korjaamolle. Jos näitä kolmea ei ole mallinnettu, varausjärjestelmä näyttää vapaita aikoja, joita ei ole olemassa.

Se ei ole ohjelmistovirhe. Se on väärä malli todellisuudesta.

Miksi nostin on oikea resurssi?

Korjaamon kapasiteetti mitataan nostintunteina. Asentaja voi tehdä osan työstä ilman nostinta — diagnostiikkaa, varaosien noutoa, dokumentointia — mutta auto ei voi olla korjattavana kahdella nostimella yhtä aikaa eikä nostin voi palvella kahta autoa. Nostin on niukin resurssi, joten se on se, jota vastaan varataan.

Käytännön ero on suuri. Kun varaus tehdään asentajaa vastaan, kaksi asentajaa näyttää kaksinkertaiselta kapasiteetilta, vaikka nostimia olisi yksi. Kun varaus tehdään nostinta vastaan, järjestelmä kertoo totuuden. Jos korjaamollasi on erikoisnostin, pyörälinjasto tai renkaidenvaihtopiste, ne ovat omia resurssejaan omine kalentereineen.

Mitä työn eri tilat varaavat?

Taulukon neljäs rivi on koko korjaamon tuottavuuden ydinkysymys. Jos auto jää nostimelle odottamaan varaosaa, menetät nostintunteja. Jos auto lasketaan alas ja siirretään pihalle, säästät nostimen mutta maksat siirtoajassa ja riskeeraat, että auto on osin purettu. Päätöksen tekee se, kuinka pitkä odotus on. Käytännön sääntö, jonka moni korjaamo asettaa itselleen: alle kahden tunnin odotus pysyy nostimella, sitä pidempi lasketaan alas ja nostinaika myydään uudelleen.

Järjestelmältä tämä vaatii vain sen, että tila ja odotettu toimitusaika kirjataan ja että työjono järjestyy uudelleen niiden mukaan. Se on huomattavasti vähemmän kuin useimmat luulevat, mutta enemmän kuin kalenterisovellus tekee.

Tilat kannattaa näyttää asentajille hallissa, ei vain vastaanotossa. Yksi näyttö, jossa työt ovat järjestyksessä ja jokaisen työn tila näkyy värillä — työn alla, odottaa osaa, odottaa asiakkaan päätöstä, valmis — poistaa suurimman osan kysymyksistä vastaanoton ja hallin välillä. Tärkeintä ei ole näytön hienous vaan se, että tila päivittyy siellä, missä työ tehdään, eikä toimiston koneella tunnin viiveellä.

Miksi varaosan saatavuus pitää tarkistaa varaushetkellä?

Suurin yksittäinen syy siirrettyihin korjaamoaikoihin on, että aika varataan ennen kuin varaosan saatavuus tarkistetaan. Asiakas tulee, osaa ei ole, nostinaika on käytetty ja asiakas tulee uudestaan. Yksi työ, kaksi vastaanottoa, kaksi asiakastyytymättömyyden hetkeä. Korjaus ei vaadi tukkurin integraatiota, vaikka sellainen auttaa isommassa korjaamossa. Riittää, että varaus jaetaan kahteen tyyppiin: lyhyeen diagnoosivaraukseen, jossa vika selvitetään ja osat tilataan ilman lupausta korjauspäivästä, ja varsinaiseen korjausvaraukseen, joka annetaan vasta kun varaosan toimituspäivä on tiedossa. Vakiotyöt, joiden osat ovat hyllyssä, menevät suoraan korjausvaraukseksi. Alla nämä varaustyypit ja niiden säännöt tarkemmin.

Käytännössä varaustyypit ovat nämä:

1. DiagnoosivarausLyhyt, kiinteä kesto. Auton vika selvitetään, varaosat tunnistetaan ja tilataan. Ei lupauksia korjauspäivästä.
2. KorjausvarausAnnetaan vasta kun varaosan toimituspäivä on tiedossa. Varauksen ensimmäinen mahdollinen päivä on toimituspäivä plus yksi.
3. Vakiotyöt suoraan korjausvarauksenaÖljynvaihto, renkaat, jarrupalat yleisimpiin merkkeihin — osat hyllyssä, joten diagnoosivaihetta ei tarvita.
4. Katsastuskorjaukset omana tyyppinäänAikataulu sidottu katsastuksen määräpäivään, joten nämä ohittavat jonossa muut ja se kannattaa tehdä säännöksi, ei tapauskohtaiseksi harkinnaksi.

Tämä jako yksin poistaa suuren osan siirretyistä ajoista, eikä se vaadi ohjelmistoa lainkaan — se vaadii, että varausta ottava henkilö tai verkkolomake kysyy oikeat kysymykset. Ohjelmisto vain tekee siitä johdonmukaista.

Sijaisauto on resurssi, ei palvelu

Sijaisauto on korjaamolla varattava resurssi eikä pelkkä lisäpalvelu, ja jos tarjoat sitä, se on kolmas kalenteri nostimen ja asentajan rinnalla. Sijaisautojen määrä rajoittaa sitä, montako pitkää työtä voit ottaa samalle päivälle, riippumatta siitä montako nostinta on vapaana. Käytännössä tämä tarkoittaa sääntöä: yli päivän kestävä työ ei ole varattavissa, jos sijaisautoa ei ole vapaana samalle jaksolle. Sijaisauton kalenteri on myös se paikka, josta korjaamo useimmiten vuotaa rahaa huomaamatta, koska auto on merkitty vapaaksi vaikka se on tankkaamatta, pesemättä tai edellisellä asiakkaalla vielä.

Yksi lisäkenttä — palautettu ja tarkastettu — ratkaisee tämän vuodon kokonaan: auto vapautuu seuraavalle varaukselle vasta, kun joku on kuitannut sen ajokuntoiseksi.

Verkkovaraus: mitä kannattaa avata asiakkaalle?

Korjaamon verkkovaraukseen ei kannata avata kaikkea, mitä korjaamo tekee. Avaa verkkoon ne työt, joiden kesto on ennustettava ja joiden osat ovat hyllyssä: öljynvaihto, renkaanvaihto, määräaikaishuolto vakiomerkeille ja jarrupalojen vaihto. Näissä järjestelmä osaa laskea keston ja varata oikean nostimen ilman ihmistä. Kaikki muu — erityisesti se, mikä alkaa asiakkaan kuvauksella oudosta äänestä tai palavasta merkkivalosta — jätetään puhelimeen tai yhteydenottopyynnöksi, koska diagnoosityön kestoa ei voi arvioida etukäteen. Raja kulkee siis ennustettavan ja ennustamattoman keston välissä, ei työn koon tai hinnan.

Käytännössä yhteydenottopyyntöön ohjataan kaikki, mikä alkaa sanalla "ääni", "valo palaa" tai "jotain outoa". Niiden päästäminen verkkovaraukseen kiinteällä kestolla rikkoo koko päivän aikataulun.

Omaa mobiilisovellusta korjaamo tarvitsee harvoin. Verkkosivulla toimiva varaus ja tekstiviestimuistutus kattavat lähes kaiken, mitä asiakas tarvitsee. Sovellus kannattaa vasta, jos asiakaskunta on suuri ja toistuva ja sovelluksella on selvä tehtävä, kuten huoltohistoria ja muistutukset yhdessä paikassa. Yleiset ajanvarauksen valintakriteerit ja hinnoittelumallit on käsitelty palvelusivulla ajanvarausjärjestelmä ja artikkelissa ajanvarausjärjestelmän hinta.

Milloin korjaamon varausjärjestelmää EI kannata ostaa?

Korjaamon varausjärjestelmää ei kannata ostaa silloin, kun korjaamossa on yksi tai kaksi nostinta, työt tulevat pääosin vakioasiakkailta ja puhelin toimii. Pienessä korjaamossa varausten hallinta ei ole pullonkaula — asentajan aika on — ja silloin raha kannattaa laittaa työkaluun tai lisäkäsipariin, ei ohjelmistoon. Toinen tilanne, jossa vastaus on ei, on se että ongelma onkin hinnoittelussa tai töiden vastaanoton laadussa: ohjelmisto vain tallentaa saman puutteellisen tiedon nopeammin. Kolmas on merkkikohtainen järjestelmä, jota maahantuoja edellyttää, koska rinnalle tuotu toinen järjestelmä tuottaa kaksi totuutta samasta päivästä.

Toinen tapaus tarkemmin: jos vastaanotossa ei kysytä auton rekisterinumeroa, vikaa ja asiakkaan tavoitettavuutta, ohjelmisto ei korjaa mitään.

Kolmas tapaus: jos korjaamosi käyttää jo merkkikohtaista järjestelmää, jonka maahantuoja edellyttää, uuden varausjärjestelmän rinnalle tuominen tuottaa kaksi totuutta samasta päivästä. Silloin oikea kysymys on, saako olemassa olevaan järjestelmään verkkovarauksen ja muistutusviestit, ei se, mikä on paras uusi järjestelmä. Räätälöidyn toteutuksen sisältö on kuvattu sivulla sovelluskehitys, ja hinnoittelu on julkinen hinnastossa.

Kausihuiput ovat korjaamon oma erikoisongelma

Renkaanvaihtokaudet keväällä ja syksyllä tuottavat muutaman viikon ajaksi kysynnän, joka moninkertaistaa normaalin. Samaan aikaan katsastuskorjaukset kasautuvat kuukausien mukaan, koska katsastuksen määräpäivä seuraa käyttöönottokuukautta. Nämä kaksi tekevät korjaamon kalenterista epätasaisen tavalla, jota kampaamon tai hoitolan kalenterissa ei ole.

Kausihuipun hallinta on yksinkertaista, jos varausjärjestelmä osaa kaksi asiaa. Ensimmäinen: rajata tietyn työtyypin päivittäinen määrä. Jos renkaanvaihtoja mahtuu kaksitoista päivässä ilman että muut työt kärsivät, kolmastoista ei saa mennä läpi. Toinen: avata kausiajat myyntiin etukäteen, jolloin kysyntä jakautuu useammalle viikolle sen sijaan, että kaikki soittavat samana maanantaina.

Kolmas keino ei vaadi järjestelmää lainkaan: erillinen kaista lyhyille vakiotöille. Kun renkaanvaihdot tehdään yhdellä paikalla eikä korjausnostimilla, kausihuippu ei syö korjaustöiden kapasiteettia. Tämä kannattaa mallintaa myös kalenteriin omana resurssinaan, muuten järjestelmä laskee sen samaksi kapasiteetiksi kuin korjaukset.

Yksi asia kannattaa ajoittaa tietoisesti: uutta varausjärjestelmää ei oteta käyttöön kesken kausihuipun. Opettelu osuu silloin viikkoihin, joissa virhe maksaa eniten, ja vanha tapa jää elämään rinnalle. Ota käyttöön hiljaisella kaudella, aja pari viikkoa rinnakkain vanhan kanssa ja siirry kokonaan vasta, kun vastaanotto luottaa uuteen näkymään.

Mitä työstä kannattaa kirjata, jotta hinnoittelu paranee?

Korjaamon varausjärjestelmän hyödyllisin sivutuote on toteumadata: tieto siitä, kauanko työt oikeasti kestivät verrattuna siihen, mitä varaushetkellä arvioitiin. Se ei kiinnosta ensimmäisenä käyttöpäivänä mutta ratkaisee hinnoittelun kolmen kuukauden päästä, koska silloin näet mitkä työtyypit ja mitkä automerkit ylittävät arvion järjestelmällisesti. Neljä kenttää riittää, ja niiden täyttäminen vie asentajalta kymmenen sekuntia työn päätteeksi. Ilman kirjaamista tämä tieto jää asentajan päähän eikä siirry koskaan sille, joka varaa aikoja puhelimessa. Kirjattavat kentät ovat nämä:

• arvioitu kesto varaushetkellä
• toteutunut kesto
• syy erolle, jos ero on merkittävä: yllättävä vika, väärä osa, asiakkaan lisätoive
• ajoneuvon merkki ja malli

Kolmen kuukauden jälkeen näistä näkyy, mitkä työtyypit ja mitkä merkit ylittävät arvion järjestelmällisesti. Se on suoraan hinnoittelutieto: jos tietyn merkin jarruhuolto vie aina puolitoista kertaa arvioidun ajan, se pitää hinnoitella toisin tai varata pidemmäksi. Ilman kirjaamista tämä tieto on asentajan päässä, eikä se siirry aikaa varaavalle henkilölle koskaan.

Sama data kertoo myös, mikä työtyyppi on kannattavin nostintuntia kohti. Se on luku, jota moni korjaamo ei ole koskaan laskenut, vaikka se ratkaisee, mihin kannattaa erikoistua. Toiminnanohjauksen ja järjestelmien kokonaisuutta pienyrityksessä on käsitelty artikkelissa toiminnanohjausjärjestelmä pienyritykselle.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Terveysalan ajanvaraus ja tietosuoja: mitä varauslomakkeella saa kysyä
• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Kyberturvallisuus pienyritykselle

Lue myös: digitaalinen leimakortti · ajanvarausjärjestelmien hinnat · verkkosivut yritykselle · sovelluskehitys iOS ja Android · ohjelmistokehitys · CRM-järjestelmä · IT-palvelut yrityksille · toiminnanohjausjärjestelmä