Kannattavuuden laskeminen: katetuottolaskelma ja kriittinen piste

Kannattavuuslaskelma mahtuu neljälle riville. Tällä sivulla on malli, testi muuttuvan ja kiinteän kulun erottamiseen, kriittinen piste kappaleina ja kaksi auki laskettua esimerkkiä: tuote ja palvelu.

Kannattavuuslaskelma mahtuu neljälle riville. Myynti, muuttuvat kulut, katetuotto, kiinteät kulut. Kun nämä neljä riviä ovat kohdallaan, tiedät kaksi asiaa: paljonko jokainen myyty kappale tai tunti tuo takaisin, ja montako niitä pitää myydä ennen kuin yritys menee plussalle.

Alla on malli, joka toimii sekä tuotteelle että palvelulle, auki laskettuna molemmissa. Se ei vaadi kirjanpitäjää eikä ohjelmistoa. Se vaatii sen, että osaat erottaa muuttuvan kulun kiinteästä.

Suora vastaus: miten kannattavuus lasketaan?

Kannattavuus lasketaan katetuottolaskelmalla, joka mahtuu neljälle riville: myyntituotot ilman arvonlisäveroa, muuttuvat kulut, katetuotto ja kiinteät kulut. Näiden jälkeen jäljelle jää tulos ennen veroja. Rivien järjestys ei ole makuasia vaan koko laskelman idea: muuttuvat kulut vähennetään ensin, koska ne syntyvät vain myytäessä, ja jäljelle jäävä katetuotto on se raha, jolla kiinteät kulut katetaan. Kun katetuotto tiedetään, siitä saadaan kriittinen piste eli se myyntimäärä, jolla yritys menee nollille. Laskelma ei vaadi kirjanpitäjää eikä ohjelmistoa, ja se toimii samanlaisena tuotteelle ja palvelulle. Koko vaikeus on siinä, mitkä kulut kuuluvat muuttuviin ja mitkä kiinteisiin.

Kriittinen piste eli nollatulos on se myyntimäärä, jolla katetuotto riittää täsmälleen kiinteisiin kuluihin:

Kriittinen piste kappaleina = kiinteät kulut ÷ katetuotto per kappale

Ja euroina:

Kriittinen piste euroina = kiinteät kulut ÷ katetuottoprosentti

Siinä on koko laskelma. Kaikki vaikeus on siinä, mitkä kulut menevät riville 2 ja mitkä riville 4.

Muuttuva vai kiinteä kulu: miten ne erotetaan?

Muuttuvan ja kiinteän kulun erottaa yhdellä kysymyksellä, joka esitetään jokaisesta kuluerästä erikseen: jos myyn ensi kuussa nolla kappaletta, syntyykö tämä kulu silti? Jos kulu syntyy joka tapauksessa, se on kiinteä; jos se katoaa myynnin mukana, se on muuttuva. Testi toimii toimialasta riippumatta eikä vaadi kirjanpidon tuntemusta, ja se ratkaisee juuri sen kohdan, jossa kannattavuuslaskelmat useimmin menevät pieleen. Rajatapauksia on kaksi, ja molemmat kannattaa tietää etukäteen: yrittäjän oma korvaus on lähes aina kiinteä kulu, ja osa-aikaisen työntekijän palkka on kiinteä silloin, kun vuoro on sovittu etukäteen. Alla molemmat ryhmät tyypillisine kuluerineen.

• Syntyy → kiinteä kulu. Vuokra, vakuutukset, kirjanpito, ohjelmistolisenssit, oma korvaus, verkkosivujen ylläpito, puhelin.
• Ei synny → muuttuva kulu. Raaka-aine, ostettu tavara, rahti, korttimaksuprovisio, alustan komissio, alihankkijan tunnit, projektikohtaiset lisenssit.

Kaksi rajatapausta, jotka menevät useimmin väärin. Oma palkka tai yrittäjän korvaus on lähes aina kiinteä kulu yksinyrittäjällä: syöt vaikka myynti olisi nolla. Osa-aikaisen työntekijän palkka on kiinteä, jos vuoro on sovittu etukäteen, ja muuttuva vain jos kutsut hänet töihin tilausten mukaan.

Esimerkki 1: tuote — kahvila, joka myy lounaita

Ensimmäinen auki laskettu esimerkki on tuotetta myyvä yritys: kahvila, joka myy lounasannoksia. Siinä "kappale" on yksi annos, muuttuvia kuluja ovat raaka-aineet, pakkaukset ja korttimaksun kulu, ja kiinteitä kuluja vuokra, palkat, yrittäjän oma korvaus, sähkö, vakuutukset, kirjanpito, ohjelmistot ja markkinointi. Laskelma etenee kolmessa vaiheessa: ensin katetuotto yhtä annosta kohti, sitten kiinteät kulut kuukaudessa, ja lopuksi näistä kahdesta kriittinen piste eli annosmäärä, joka pitää myydä kuukaudessa nollille pääsemiseksi. Kriittinen piste kannattaa jakaa vielä aukiolopäivillä, koska päiväkohtainen luku on se, jonka voi verrata kassan raporttiin suoraan. Luvut ovat havainnollistava esimerkki, eivät toimialan keskiarvo.

Katetuottoprosentti on 6,35 / 10,00 = 63,5 %.

Kiinteät kulut kuukaudessa: vuokra 2 200 €, yrittäjän korvaus 3 000 €, yhden työntekijän palkka sivukuluineen 3 100 €, sähkö ja vesi 450 €, vakuutukset 120 €, kirjanpito 180 €, kassajärjestelmä ja ohjelmistot 120 €, markkinointi 200 €, muut 300 €. Yhteensä 9 670 € kuukaudessa.

Kriittinen piste kappaleina: 9 670 ÷ 6,35 = 1 523 annosta kuukaudessa. Jos auki on 22 päivää, se on 69 annosta päivässä.

Nyt laskelma alkaa puhua. 69 annosta päivässä on konkreettinen luku, jonka voit verrata siihen mitä kassa näyttää. Jos myyt 55, olet 14 annosta päivässä tappiolla eli noin 1 950 euroa kuukaudessa miinuksella. Ja tärkein oivallus: yksi euro hinnankorotusta nostaa katetuottoa 6,35 → 7,35 ja pudottaa kriittisen pisteen 1 523:sta 1 316 annokseen. Sama vaikutus vaatisi kulupuolella 1 316 euron säästöä kuukaudessa.

Esimerkki 2: palvelu — sama malli tunneille

Toinen auki laskettu esimerkki on palveluyritys, jossa sama nelirivinen malli sovelletaan tunteihin. Palveluyrityksessä "kappale" on laskutettava tunti tai toimeksianto, ja muuttuvia kuluja ovat lähinnä matkat, projektikohtaiset kulut ja alihankinta. Muuttuvat kulut ovat siis usein pienet, mikä tekee katetuottoprosentista korkean — ja juuri se huijaa helposti. Korkea kate ei tarkoita väljää marginaalia, koska palveluyrityksessä myytävien tuntien määrä on kovasti rajattu: työviikosta vain osa on laskutettavaa aikaa, ja loput menevät myyntiin, hallintoon ja sairauspäiviin. Kriittinen piste kannattaakin muuttaa tunneiksi viikossa ja verrata sitä siihen tuntimäärään, jonka oikeasti pystyt myymään.

Kiinteät kulut vuodessa: oma korvaus 36 000 €, YEL noin 5 500 €, ohjelmistot 1 000 €, kirjanpito 1 200 €, vakuutukset 600 €, laitteet 1 200 €, markkinointi 1 500 €, muut 3 000 €. Yhteensä 50 000 €.

Kriittinen piste: 50 000 ÷ 70 = 715 laskutettua tuntia vuodessa. Se on noin 15 tuntia viikossa 48 työviikon aikana.

Tässä on palveluyrityksen koko kysymys. 15 laskutettua tuntia viikossa kuulostaa helpolta, koska työviikko on 40 tuntia. Mutta laskutettava aste asiantuntijatyössä on tyypillisesti 50–65 %, eli 40 tunnin viikosta myydään 20–26. Marginaali on pienempi kuin miltä näyttää, ja se katoaa heti kun myynti, hallinto ja sairauspäivät syövät osansa. Tuntihinnan laskeminen omilla luvuillasi kannattaa tehdä erikseen; se on eri laskelma kuin tämä.

Varmuusmarginaali: kuinka paljon myynti saa laskea?

Varmuusmarginaali kertoo, kuinka paljon myynti saa laskea ennen kuin ollaan nollassa. Kriittinen piste kertoo pelkän alarajan, mutta se ei kerro mitään siitä, kuinka kaukana tuosta rajasta tällä hetkellä ollaan — ja juuri se etäisyys ratkaisee, kestääkö yritys yhden hiljaisen kuukauden, yhden rikkoutuneen laitteen tai yhden vuokrankorotuksen. Varmuusmarginaali lasketaan vertaamalla toteutunutta myyntiä kriittiseen pisteeseen ja esitetään prosenttiosuutena toteutuneesta myynnistä. Luku kannattaa laskea samalla kertaa kriittisen pisteen kanssa, koska yksin se on merkityksetön ja yhdessä ne kertovat sekä alarajan että liikkumavaran. Kaava ja esimerkkilaskelma kahvilan luvuilla ovat alla.

Varmuusmarginaali = (toteutunut myynti − kriittinen piste) ÷ toteutunut myynti

Kahvilaesimerkissä, jos myyt 1 900 annosta kuussa: (1 900 − 1 523) / 1 900 = 19,8 %. Myynti saa laskea viidenneksen ennen kuin ollaan nollassa. Se on ohut. Yksi hiljainen kuukausi, yksi rikkoutunut laite tai yksi vuokrankorotus vie sen.

Käytännön tulkinta: alle 10 % on hälytys, 10–20 % on tiukka, yli 30 % antaa liikkumavaraa investoida. Nämä eivät ole virallisia rajoja vaan käyttökelpoisia nyrkkisääntöjä.

Millä neljällä vivulla kannattavuutta parannetaan?

Kannattavuutta voi parantaa vain neljällä vivulla: nostamalla hintaa, laskemalla muuttuvia kuluja, laskemalla kiinteitä kuluja tai myymällä enemmän. Ne eivät ole samanarvoisia, ja alla oleva järjestys on tarkoituksellinen. Hinnankorotus on voimakkain, koska koko korotus valuu suoraan katetuottoon eikä siitä leikkaannu mitään pois. Muuttuvien kulujen lasku on toiseksi voimakkain, koska se vaikuttaa jokaiseen myytyyn kappaleeseen. Kiinteiden kulujen karsiminen on suoraviivaista mutta rajallista, koska vuokraa ja vakuutuksia ei voi puolittaa. Myynnin kasvattaminen on työläin vipu ja ainoa, jota useimmat yrittävät ensin — ja jos kate on matala, se vain tuottaa enemmän tappiollisia kappaleita.

1. Nosta hintaaVoimakkain vipu, koska koko korotus valuu suoraan katetuottoon. 5 % hinnankorotus kahvilaesimerkissä nostaa katetuottoa 6,35 → 6,85 eli 8 %.
2. Laske muuttuvia kulujaToiseksi voimakkain. Raaka-aineen 10 % halpeneminen nostaa katetuottoa 6,35 → 6,67. Vaikuttaa suoraan jokaiseen myytyyn kappaleeseen.
3. Laske kiinteitä kulujaSuoraviivainen mutta rajallinen: vuokraa ja vakuutuksia ei voi puolittaa. Tuhannen euron säästö kuussa pudottaa kriittistä pistettä 157 annoksella.
4. Myy enemmänTyöläin vipu ja ainoa, jota useimmat yrittävät ensin. Vaatii yleensä rahaa markkinointiin, mikä nostaa kiinteitä kuluja ennen kuin myynti nousee.

Järjestys on tarkoituksellinen. Jos katetuottoprosentti on matala, myynnin kasvattaminen ei pelasta: myyt vain enemmän tappiollisia kappaleita. Korjaa ensin kate, sitten volyymi.

Milloin kannattavuuslaskelmaa ei kannata tehdä?

Kun toimintaa ei vielä ole ja luvut ovat puhdasta arvausta. Nollasta keksitty laskelma näyttää tarkalta ja on täysin väärä. Jos et ole vielä myynyt mitään, tee laskelma takaperin: kysy montako kappaletta pitäisi myydä, ja arvioi rehellisesti onko se mahdollista. Se on hyödyllisempi kysymys kuin tarkka euromäärä.

Kun ostat kasvua tietoisesti. Aloitusvaiheessa tai uutta tuotetta lanseeratessa tappio voi olla suunniteltu. Silloin oleellinen luku ei ole kannattavuus vaan se, kuinka monta kuukautta rahat riittävät. Laskelma kannattaa tehdä, mutta älä lopeta toimintaa sen perusteella, jos rahoitus on kunnossa ja suunta oikea.

Kun kysymys on yksittäisestä toimeksiannosta. Yhden keikan kannattavuutta ei arvioida koko yrityksen kiinteillä kuluilla. Jos kiinteät kulut juoksevat joka tapauksessa, mikä tahansa positiivinen katetuotto on parempi kuin tyhjä kalenteri. Tämä on ainoa tilanne, jossa alle omakustannushinnan myyminen on rationaalista — ja se on poikkeus, ei hinnoittelupolitiikka.

Kuukausittain käsin. Laskelma kannattaa päivittää neljännesvuosittain tai kun jokin iso kuluerä muuttuu. Joka kuukausi tehtynä siitä tulee rituaali, joka ei muuta päätöksiä.

Mistä luvut haetaan?

Kannattavuuslaskelman luvut haetaan kahdesta paikasta. Muuttuvat kulut löytyvät ostolaskuilta ja kassajärjestelmästä, koska ne kohdistuvat suoraan myytyihin tuotteisiin tai toimeksiantoihin. Kiinteät kulut löytyvät kirjanpidon tuloslaskelmasta, mutta ne pitää lajitella käsin: kirjanpito ei erottele muuttuvia ja kiinteitä kuluja puolestasi, koska sen tehtävä on eri. Lajittelu tehdään kerran, se vie tyypillisesti tunnin, ja tulos kestää vuoden — seuraavalla kerralla päivitetään vain muuttuneet rivit. Myyntituotot otetaan aina ilman arvonlisäveroa. Jos huomaat, että luvut ovat hajallaan useassa järjestelmässä eikä kukaan tiedä oikeaa katetta, ongelma ei ole laskelmassa vaan tiedon keräämisessä.

Jos teet laskelmaa rahoitushakemusta, starttirahaa tai liiketoimintasuunnitelmaa varten, sama nelirivinen malli kelpaa sellaisenaan. Valmis rakenne löytyy liiketoimintasuunnitelman pohjasta. Jos taas huomaat, että luvut ovat hajallaan kolmessa eri järjestelmässä eikä kukaan tiedä oikeaa katetta, ongelma ei ole laskelmassa vaan tiedon keräämisessä — siihen auttaa toiminnanohjaus tai kevyempi integraatio olemassa olevien järjestelmien välille.

Kausivaihtelu: miksi kuukausikohtainen laskelma valehtelee?

Kausivaihtelu tekee kuukausikohtaisesta kannattavuuslaskelmasta harhaanjohtavan. Jos myynti vaihtelee vuodenajan mukaan, yhden kuukauden laskelma on lähes hyödytön: hiljainen kuukausi näyttää katastrofilta ja sesonkikuukausi siltä, että kaikki on kunnossa, eikä kumpikaan ole totta. Syy on siinä, että kiinteät kulut juoksevat tasaisena joka kuukausi, kun taas katetuotto keskittyy muutamaan kuukauteen. Kausiluonteisessa liiketoiminnassa oikea laskentajakso on siksi koko vuosi, ja kuukausitavoitteet johdetaan vuositavoitteesta toteutuneen kausijakauman mukaan — ei jakamalla kahdellatoista. Seuranta tehdään kumulatiivisena kertymänä, jolloin ainoa merkityksellinen kysymys on, ollaanko vuositavoitteen tahdissa. Alla vaiheet järjestyksessä.

Kausiluonteisessa liiketoiminnassa laskelma tehdään näin:

1. Laske kiinteät kulut koko vuodelleÄlä kuukaudelle. Vuosi on ainoa jakso, jossa sesonki ja hiljainen kausi ovat molemmat mukana.
2. Laske katetuottoprosentti keskimääräisenäJos kate vaihtelee sesongin mukaan, painota myyntimäärillä — älä ota yksinkertaista keskiarvoa.
3. Laske vuoden kriittinen pisteKiinteät kulut vuodessa jaettuna katetuottoprosentilla. Tämä on vuosimyynnin alaraja.
4. Jaa tavoite kuukausille toteutuneen kausijakauman mukaanJos heinäkuu on historiallisesti 15 % vuosimyynnistä, sen tavoite on 15 % vuositavoitteesta — ei kahdestoistaosa.
5. Seuraa kumulatiivista kertymää, älä kuukauttaAinoa merkityksellinen kysymys on, ollaanko vuositavoitteen tahdissa.

Tämä muuttaa myös rahoituksen tarpeen näkyväksi. Jos kiinteät kulut ovat tasaiset ja myynti keskittyy neljään kuukauteen, tarvitset kassapuskurin kahdeksalle kuukaudelle. Se ei näy kannattavuudessa lainkaan — kannattava yritys voi kaatua kassan loppumiseen.

Kannattavuus asiakkaittain: kuka katteen oikeasti tekee?

Asiakaskohtainen kannattavuuslaskelma kertoo, kuka yrityksen katteen oikeasti tekee. Kokonaiskannattavuus kertoo vain sen, onko yritys plussalla; se ei kerro mitään siitä, mistä tulos syntyy. Asiakaskohtainen katetuotto paljastaa usein, että pieni osa asiakkaista tuottaa suurimman osan katteesta ja että osa asiakkaista on suoraan tappiollisia. Laskenta on sama nelirivinen malli, mutta kohteena on yksi asiakas vuoden ajalta: laskutus alennuksineen, suorat kulut, ja kolmantena se erä joka yleensä puuttuu — laskuttamaton työaika eli palaverit, sähköpostit ja korjaukset. Juuri kolmas rivi kääntää tuloksen, koska paljon huomiota vaativa asiakas voi olla tappiollinen täydellä hinnallakin. Alla laskelman rivit taulukkona.

Laskenta on sama nelirivinen malli, mutta kohteena on yksi asiakas:

Kolmas rivi on se, jota ei yleensä lasketa, ja juuri se kääntää tuloksen. Asiakas, joka soittaa kolmesti viikossa ja pyytää muutoksia, voi olla tappiollinen täydellä hinnallakin.

Kun lista on, vaihtoehtoja on kolme: nosta hintaa, rajaa palvelua tai luovu asiakkaasta. Kaikki kolme ovat parempia kuin jatkaa laskematta. Jos huomaat, ettei näitä lukuja saa mistään ilman käsityötä, ongelma on tiedon keräämisessä eikä laskennassa — silloin kannattaa katsoa toiminnanohjausta tai kevyempää integraatiota nykyisten järjestelmien välille.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Ilmainen verkkotunnus: milloin se on oikeasti ilmainen ja mitä se sitoo
• Pilvipalvelut pienyritykselle: mitä ne maksavat työntekijää kohti

Lue myös: Tarjouspyyntöpohja IT-hankintaan · IT-sanasto yrittäjälle · Logon suunnittelu yritykselle · Sähköpostin perillemenon korjaus · Uutiskirjepalvelu pienyritykselle · kanta-asiakassovellus yritykselle · QR-koodi generaattori · yhteystiedot