Pilvipalvelut pienyritykselle: mitä ne maksavat työntekijää kohti

Pilvilasku syntyy neljästä palasesta, jotka kaikki hinnoitellaan käyttäjää kohti. Tällä sivulla kolme kokoonpanoa on laskettu auki riveittäin, ja lopussa on kynnysarvo sille, monenko käyttäjän kohdalla oma palvelin menee edelle.

Lyhyt vastaus: pienyrityksen pilvipalvelut maksavat julkisten hinnastojen perusteella tyypillisesti noin 10–20 euroa työntekijää kohti kuukaudessa kevyellä kokoonpanolla, noin 25–45 euroa tavallisella toimistokokoonpanolla ja noin 60–120 euroa raskaalla kokoonpanolla, jossa on toimialaohjelmisto ja erillinen varmuuskopiointi. Oma palvelin tulee halvemmaksi vasta silloin, kun käyttäjiä on paljon, data on iso ja se ei juuri muutu — ja kun laskuun lasketaan mukaan myös se aika, jonka joku käyttää palvelimen hoitamiseen.

Tämä sivu ei kerro, mikä pilvipalvelu on paras. Se kertoo, millaisen laskun saat kuukaudessa ja mistä luku syntyy. Kolme kokoonpanoa on laskettu auki riveittäin, ja lopussa on kynnysarvolaskelma: monenko käyttäjän kohdalla oma palvelin menee edelle, kun laitteen hankinta jaetaan viidelle vuodelle ja työaika hinnoitellaan rehellisesti.

Luvut ovat suuntaa antavia haarukoita julkisista hinnastoista, eivät tilastoja. Kukaan ei julkaise kattavaa hintaindeksiä, hinnat muuttuvat vuosittain ja vuosisitoumus on lähes aina halvempi kuin kuukausisopimus. Käytä lukuja mittatikkuna oman tarjouksesi arviointiin, älä lopullisena hintana.

Mitä pilvipalvelut maksavat työntekijää kohti kuukaudessa?

Pienyrityksen pilvipalvelut maksavat julkisten hinnastojen perusteella noin 10–20 euroa työntekijää kohti kuukaudessa kevyellä kokoonpanolla, noin 25–45 euroa normaalilla ja noin 60–120 euroa raskaalla. Lasku syntyy lähes aina samasta neljästä palasesta: sähköposti ja toimisto-ohjelmat, tiedostojen tallennus, varmuuskopiointi ja tietoturva sekä toimialakohtainen ohjelmisto. Kaikki neljä hinnoitellaan käyttäjää kohti, joten kokonaiskulu skaalautuu suoraan henkilöstömäärän mukana — se on pilven suurin etu ja suurin heikkous samaan aikaan. Alla oleva taulukko purkaa jokaisen palasen kolmella kokoonpanotasolla ja kertoo, mitä ero tasojen välillä käytännössä tarkoittaa.

Kevyt kokoonpano riittää yllättävän monelle. Jos yrityksessä on alle viisi henkeä, työ tehdään selaimessa ja tiedostoja on vähän, alarivin luku on lähempänä kymmentä euroa kuin kahtakymmentä. Normaali kokoonpano on se, mihin useimmat päätyvät vuoden tai kahden kuluttua, kun huomataan että varmuuskopio puuttuu ja että ohjelmia tarvitaan myös ilman verkkoyhteyttä.

Mistä kuukausihinta oikeasti muodostuu?

Kaksi pilvitarjousta voi näyttää samalta ja maksaa kolmessa vuodessa täysin eri summan. Erot syntyvät neljästä kohdasta, jotka eivät näy hinnaston etusivulla: lisenssitasosta, käyttäjätyypistä, sitoutumisajasta ja toisen vuoden hinnankorotuksesta. Lisenssitaso ratkaisee, kuuluuko tarvitsemasi ominaisuus ostamaasi portaaseen. Käyttäjätyyppi ratkaisee, maksatko myös jaetuista osoitteista kuten myynti tai info. Sitoutuminen ratkaisee, maksatko kesätyöntekijöistä marraskuussa. Ja neljäs näkyy laskussa vasta silloin, kun aloitusalennus päättyy ilman erillistä ilmoitusta. Käy kaikki neljä läpi ennen tilausta, koska kolme niistä on lukittu heti allekirjoituksen jälkeen.

Ensimmäinen on lisenssitaso. Sama tuoteperhe myydään useassa portaassa, ja portaiden välinen ero on usein juuri se ominaisuus, jonka takia palvelua ostetaan. Tarkista ennen tilausta, mihin portaaseen tarvitsemasi asia kuuluu — esimerkiksi laitehallinta tai pitkä lokisäilytys on tyypillisesti ylemmässä.

Toinen on käyttäjätyyppi. Osa palveluista laskuttaa jokaisesta postilaatikosta, myös sellaisesta jota kukaan ei lue. Jaetut osoitteet, kuten myynti tai info, ovat monessa palvelussa maksuttomia, mutta vain jos ne on perustettu oikeaan tyyppiin. Väärin perustettuna ne maksavat täyden käyttäjähinnan vuosikausia.

Kolmas on sitoutuminen. Vuosisitoumus on tyypillisesti selvästi halvempi kuin kuukausisopimus, mutta se lukitsee käyttäjämäärän vuodeksi. Kausiluontoisessa yrityksessä tämä tarkoittaa, että maksat kesätyöntekijöistä myös marraskuussa.

Neljäs on hinnankorotus toisena vuonna. Aloitusalennukset ovat yleisiä, ja niiden päättyminen näkyy laskussa ilman erillistä ilmoitusta. Kirjoita kalenteriin muistutus kaksi kuukautta ennen ensimmäisen sopimuskauden loppua.

Milloin oma palvelin on halvempi kuin pilvi?

Kysymys siitä, kumpi on halvempi, on laskutehtävä eikä mielipide, ja vastaus saadaan kynnysarvona: monenko käyttäjän kohdalla oman palvelimen kiinteä kuukausikulu alittaa pilven käyttäjäkohtaisen hinnan. Otetaan tavallinen tapaus: yritys tarvitsee tiedostojen jakamisen ja yhden sisäisen sovelluksen. Vaihtoehdot ovat oma palvelin toimiston nurkassa tai sama toiminnallisuus pilvestä. Oman palvelimen kulu ei riipu käyttäjämäärästä lainkaan, pilven kulu riippuu siitä suoraan — ja juuri siitä kynnysarvo syntyy. Oletukset kirjoitetaan alla auki, jotta voit vaihtaa ne omiksesi.

Oletukset kirjoitetaan auki, jotta voit vaihtaa ne omiksesi. Palvelinlaite ja levyt noin 3500 euroa, katkeamaton virtalähde ja verkkolaite noin 600 euroa, asennus ja käyttöönotto noin 1500 euroa. Poistoaika viisi vuotta. Ylläpitoon kuluu keskimäärin kaksi tuntia kuukaudessa, ja tunti hinnoitellaan 90 euroon riippumatta siitä, tekeekö sen ostettu tekijä vai yrittäjä itse. Erillinen varmuuskopiointi toiseen paikkaan noin 25 euroa kuukaudessa, sähkö ja jäähdytys noin 20 euroa kuukaudessa.

Pilvipuolella sama toiminnallisuus maksaa normaalikokoonpanon mukaan noin 35 euroa käyttäjää kohti kuukaudessa. Kynnysarvo on siis 318 jaettuna 35:llä, eli noin yhdeksän käyttäjää. Alle yhdeksän hengen yrityksessä pilvi on halvempi. Yli yhdeksän hengen yrityksessä oma palvelin alkaa näyttää halvemmalta — mutta vain paperilla.

Paperi ja todellisuus eroavat kolmessa kohdassa. Oma palvelin ei sisällä sähköpostia, joten se ostetaan joka tapauksessa pilvestä. Oma palvelin ei toimi etätyössä ilman lisätyötä. Ja oma palvelin kaatuu joskus, jolloin kahden tunnin kuukausikeskiarvo ei päde: se on sinä päivänä kymmenen tuntia ja pysähtynyt liiketoiminta. Käytännössä kynnysarvo siirtyy selvästi ylöspäin, ja useimmalle alle 20 hengen yritykselle vastaus on pilvi.

Suomalaiset pilvipalvelut ja datan sijainti

Datan ei tarvitse olla Suomessa, mutta sijainti on silti hyvä kysyä ennen palveluvalintaa. Kysymys kuuluu yleensä näin: pitääkö datan olla Suomessa. Useimmiten ei pidä. Tietosuoja-asetus ei vaadi datan säilyttämistä Suomessa eikä edes EU:ssa, vaan riittävää suojaa ja dokumentoitua käsittelyä. Käytännössä EU-alueen konesali yksinkertaistaa dokumentointia, ja siksi moni valitsee sen.

Suomalaisilla konesalitoimijoilla on kaksi aitoa etua. Tuki toimii suomeksi samassa aikavyöhykkeessä, ja sopimusehdot ovat suomeksi. Kolmas etu on käytännöllinen: pienen toimijan kanssa saat yleensä puhelimeen ihmisen, joka tuntee järjestelmäsi. Haittapuoli on hinta ja ominaisuusvalikoima, joka on suppeampi kuin suurilla alustoilla.

Toimialasi voi asettaa omat vaatimuksensa. Terveydenhuollossa, taloushallinnossa ja julkisen sektorin alihankinnassa on erillisiä vaatimuksia säilytyspaikoista ja lokituksesta. Nämä selvitetään ennen palveluvalintaa, ei jälkikäteen. Jos et ole varma, kumpi puoli koskee sinua, käy läpi IT-palveluiden kokonaisuus ja kirjaa vaatimukset ylös ennen kuin pyydät tarjouksia.

Milloin pilveen EI kannata siirtyä?

Pilveen ei kannata siirtyä neljässä tilanteessa, joissa siirto maksaa enemmän kuin tuottaa. Ne ovat: nykyinen ratkaisu toimii ja laitteen poistoaika on kesken, verkkoyhteys on heikko tai epävarma, vanha toimialaohjelmisto ei siirry järkevästi, tai kukaan yrityksessä ei omista siirtoprojektia. Ensimmäisessä palvelimen jäljellä oleva arvo palaa siirrossa. Toisessa liiketoiminta tulee riippuvaiseksi asiasta, johon et voi vaikuttaa. Kolmannessa oikea järjestys on ensin ohjelmiston vaihto ja vasta sitten pilvi. Neljäs on yleisin syy epäonnistumiseen: pilvisiirto kaatuu useammin ihmisiin kuin tekniikkaan. Alla kaikki neljä erikseen.

Ensimmäinen: nykyinen ratkaisu toimii ja poistoaika on kesken. Jos ostit palvelimen puolitoista vuotta sitten, sen jäljellä oleva arvo palaa siirrossa. Odota poistoajan loppuun, tee siirto suunnitellusti, älä paniikissa.

Toinen: verkkoyhteys on heikko tai epävarma. Pilvi on täsmälleen niin luotettava kuin yhteytesi. Jos toimipiste on paikassa, jossa yhteys katkeaa säännöllisesti, pilveen siirtäminen siirtää liiketoiminnan riippuvaiseksi asiasta, johon et voi vaikuttaa. Korjaa yhteys ensin.

Kolmas: ohjelmisto ei siirry. Vanhat toimialaohjelmistot on usein sidottu tiettyyn käyttöjärjestelmäversioon tai lisenssipalvelimeen. Siirto onnistuu teknisesti, mutta hinta on korkea ja lopputulos hitaampi kuin nykyinen. Silloin oikea järjestys on ensin ohjelmiston vaihto, sitten pilvi.

Neljäs: kukaan ei omista projektia. Pilvisiirto epäonnistuu useimmiten ihmisistä, ei tekniikasta. Jos yrityksessä ei ole ketään, joka päättää mihin tiedostot menevät ja kuka mitäkin saa nähdä, siirto tuottaa sekasotkun jossa tiedostot ovat kahdessa paikassa. Silloin lykkää siirtoa kunnes tuo ihminen on nimetty.

Miten siirto tehdään järjestyksessä?

1. Laske nykyinen kulu aukiKerää kaikki laskut vuodelta: lisenssit, palvelin, varmuuskopiot, tukitunnit, sähkö. Ilman tätä lukua et voi todeta, säästitkö.
2. Päätä kokoonpanotasoKevyt, normaali vai raskas. Valitse alin taso, joka kattaa aidon tarpeen. Ylöspäin voi siirtyä kuukauden varoitusajalla, alaspäin usein ei.
3. Siirrä sähköposti ensinSe on näkyvin ja riskialttein osa. Tee se viikonloppuna, pidä vanha postilaatikko auki rinnalla kaksi viikkoa.
4. Siirrä tiedostot kansiorakenne kerrallaanÄlä kopioi kaikkea kerralla. Aloita aktiivisista kansioista, arkisto viimeisenä. Samalla tulee siivottua.
5. Ota varmuuskopiointi käyttöönPilvipalvelun roskakori ei ole varmuuskopio. Erillinen varmuuskopiointi on oma ostoksensa, ja se testataan palauttamalla yksi tiedosto.
6. Sulje vanha ympäristö vasta lopuksiPidä vanha järjestelmä lukutilassa kuukauden ajan. Se maksaa vähän ja säästää paljon, kun huomataan puuttuva kansio.

Valinta kahden suuren toimistoalustan välillä on erillinen päätös, ja se kannattaa tehdä ennen siirtoa eikä sen aikana. Vertailu löytyy sivulta Microsoft 365 vai Google Workspace.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Ilmainen verkkotunnus: milloin se on oikeasti ilmainen ja mitä se sitoo
• Verkkolaskuosoitteen hankkiminen: OVT-tunnus, operaattori ja välittäjätunnus

Lue myös: Tietosuojaseloste-malli pienyritykselle · Liiketoimintasuunnitelman pohja ja laskelmat · IT-konsultointi pienyritykselle · Tekoälykonsultointi pienyritykselle · Digitalisaatio pienyritykselle · Liikkeenjohdon konsultointi pienelle yritykselle · Google-yritysprofiili: tee itse ilmaiseksi tai anna meidän hoitaa se · Sähköposti yritykselle: mitä nimi@firma.fi maksaa ja miten se otetaan käyttöön