Pienyrityksen kassajärjestelmä: mistä kuittimäärästä se maksaa itsensä takaisin

Puhelin ja maksupääte riittävät pidempään kuin myyjät kertovat, mutta eivät ikuisesti. Tässä laskukaava, jolla saat oman rajasi kuitteina päivässä, taulukko viidellä volyymilla ja neljä ehtoa, joiden täyttyessä kassajärjestelmää ei kannata ostaa vielä.

Lyhyt vastaus: Puhelin ja maksupääte riittävät niin kauan kuin kuitteja kertyy alle noin kymmenen päivässä. Sen yli oikea kassajärjestelmä alkaa maksaa itsensä takaisin, ei nopeampana myyntitapahtumana vaan päivän päättämiseen ja kirjanpitoon kuluvana aikana. Raja ei ole kymmenen kaikilla — se riippuu tuntisi arvosta ja siitä, kuinka monta tuoteriviä kuitilla on. Alla laskukaava, jolla saat oman rajasi, ja taulukko viidellä eri kuittimäärällä.

Pienyrityksen kassajärjestelmä on kysymys, joka kysytään yleensä liian aikaisin. Parturi, joka aloittaa yksin, kysyy kassajärjestelmästä ennen kuin tietää, montako asiakasta päivässä tulee. Vastaus on silloin melkein aina, että älä osta vielä. Maksupääte ja puhelin hoitavat asian, ja rahat kannattaa laittaa siihen, että asiakkaita ylipäätään tulee.

Mutta "älä osta vielä" ei ole hyödyllinen neuvo ilman rajaa. Tämä sivu antaa rajan. Se lasketaan auki, se on tarkistettavissa omilla luvuillasi, ja se perustuu siihen ainoaan asiaan, joka pienyrityksessä oikeasti maksaa: yrittäjän omaan aikaan.

Mikä ero kassajärjestelmällä ja maksupäätteellä on?

Maksupääte veloittaa kortilta summan — se on kaikki, mitä se tekee. Summa kirjoitetaan siihen käsin tai se tulee kassajärjestelmästä. Kassajärjestelmä sen sijaan tietää, mitä myytiin: se tuntee tuotteet ja hinnat, laskee summan, kirjaa arvonlisäverokannat, tuottaa kuitin, pitää kirjaa päivän myynnistä tuotteittain ja siirtää tiedot kirjanpitoon. Ero näkyy vasta päivän päätteeksi. Maksupäätteellä yrittäjä tietää illalla, paljonko rahaa tuli. Kassajärjestelmällä hän tietää, mistä se tuli. Ensimmäinen riittää verottajalle, toinen on ainoa tapa tietää, mikä tuote kannattaa — ja juuri se ero ratkaisee hankinnan, ei myyntitapahtuman nopeus.

Kassajärjestelmä tietää, mitä myytiin. Se tuntee tuotteet ja hinnat, laskee summan, kirjaa arvonlisäverokannat oikein, tulostaa tai lähettää kuitin, pitää kirjaa päivän myynnistä tuotteittain ja siirtää tiedot kirjanpitoon. Se on tietojärjestelmä, jonka sivutuotteena syntyy maksutapahtuma.

Ero näkyy vasta päivän päätteeksi. Maksupäätteellä yrittäjä tietää illalla, paljonko rahaa tuli. Kassajärjestelmällä hän tietää, mistä se tuli. Ensimmäinen riittää verottajalle, toinen on ainoa tapa tietää, mikä tuote kannattaa.

Kuitista on syytä huomata yksi asia: kuitin tarjoaminen asiakkaalle on käteis- ja korttikaupassa lakisääteinen velvollisuus, eikä sitä poisteta sillä, että myynti on pientä. Kuitin saa antaa myös sähköisesti. Puhelimella myyvän on siis joka tapauksessa ratkaistava, mistä kuitti tulee — ja useimmat maksupäätesovellukset tuottavat sen, joten tämä ei yksin ole peruste ostaa kassajärjestelmää.

Milloin puhelin ja maksupääte riittävät?

Puhelin ja maksupääte riittävät, kun neljä ehtoa täyttyy yhtä aikaa: kuitteja on alle noin kymmenen päivässä, tuotteita on alle kymmenen ja muistat hinnat ulkoa, myynti on kaikki samalla arvonlisäverokannalla, ja kassalla on yksi ihminen eli sinä. Jos kaikki neljä täyttyvät, älä osta kassajärjestelmää — raha kannattaa laittaa siihen, että asiakkaita ylipäätään tulee. Neljäs ehto on se, joka useimmin rikkoutuu ensimmäisenä, ja se rikkoutuu yleensä ennen kuin kuittimäärä nousee: toinen työntekijä on käytännössä aina peruste oikealle kassalle, riippumatta myynnin määrästä. Alla ehdot yksitellen.

1. Kuitteja on vähänAlle noin kymmenen päivässä. Tällä määrällä käsin näppäily ei ehdi kertyä merkittäväksi ajaksi.
2. Tuotteita on vähänAlle kymmenen hintaa, jotka muistat ulkoa. Jos hinnasto on jo paperilla seinällä, kassajärjestelmästä alkaa olla hyötyä.
3. Yksi arvonlisäverokantaKun kaikki myynti on samalla kannalla, kirjanpito on suoraviivainen. Useampi kanta samalla kuitilla on se hetki, jolloin käsin laskeminen alkaa tuottaa virheitä.
4. Yksi ihminen kassallaKun myyjiä on useampi, tarvitset tiedon siitä kuka myi ja milloin — sekä kassaerojen selvittämiseen että työvuorojen suunnitteluun.

Neljäs ehto on se, joka useimmin rikkoutuu ensin, ja se rikkoutuu yleensä ennen kuin kuittimäärä nousee. Toinen työntekijä on käytännössä aina peruste oikealle kassalle, riippumatta myynnistä.

Laskukaava: mistä kuittimäärästä kassa maksaa itsensä takaisin

Kassajärjestelmän kannattavuusraja lasketaan kaavalla, joka perustuu kolmeen lukuun ja jotka kaikki tiedät itse: paljonko kassa maksaa vuodessa enemmän kuin pelkkä maksupääte, montako aukiolopäivää vuodessa on, ja mikä on oman työtuntisi arvo. Näistä saadaan lisäkustannus päivässä, ja sitä verrataan siihen aikaan, jonka kassa säästää päivässä. Säästö koostuu kahdesta osasta: kiinteästä päivän päättämisen säästöstä sekä kuittikohtaisesta säästöstä kerrottuna kuittien määrällä. Kassa kannattaa silloin, kun säästetty aika kerrottuna tuntisi arvolla ylittää lisäkustannuksen. Alla kaava auki ja taulukko viidellä eri kuittimäärällä.

Lisäkustannus päivässä = (kassajärjestelmän vuosikustannus − pelkän maksupäätteen vuosikustannus) jaettuna aukiolopäivillä.

Säästetty aika päivässä = kiinteä päivän päättämisen säästö + kuittikohtainen säästö × kuittien määrä.

Kassa kannattaa, kun säästetty aika × tuntisi arvo > lisäkustannus.

Nyt luvut. Käytämme esimerkissä seuraavia oletuksia, ja ne on tarkoitus vaihtaa omiksesi: kassajärjestelmä maksaa laitteineen ja lisensseineen noin 1 000 euroa vuodessa enemmän kuin pelkkä maksupääte, aukiolopäiviä on 300, tuntisi arvo on 30 euroa eli 50 senttiä minuutilta, päivän päättäminen ja kirjanpitoon vienti nopeutuu 5 minuuttia, ja yksittäinen myyntitapahtuma nopeutuu 10 sekuntia.

Lisäkustannus päivässä on 1 000 / 300 = 3,33 euroa.

Huomaa, mitä taulukossa ei ole. Siinä ei ole hyötyä siitä, että tiedät mitkä tuotteet myyvät. Sitä on vaikea arvottaa etukäteen euroissa, mutta se on useimmilla se hyöty, joka lopulta osoittautuu suurimmaksi — ja se on täysin pois, jos myynti kirjataan käsin. Taulukko on siis konservatiivinen: se laskee vain sen osan, jonka voi laskea.

Mitä pienyrityksen kassajärjestelmä maksaa?

Pienyrityksen kassajärjestelmä maksaa neljästä erästä, ja niistä yksi on ylivoimaisesti suurin. Laitteet ovat kertahankinta, ohjelmistolisenssi kuukausimaksu, integraatiot pieniä kuukausimaksuja — ja korttimaksun transaktioprosentti on se, joka kasvaa myynnin mukana ja ohittaa muut, kun liikevaihto nousee. Purimme tämän riveittäin artikkelissa kassajärjestelmän hinta, jossa on auki laskettu esimerkki 300 000 euron liikevaihdolle.

Pienyrityksen kannalta olennainen huomio on, että transaktioprosentti on sama riippumatta siitä, onko sinulla kassajärjestelmä vai pelkkä maksupääte. Se ei siis kuulu tämän sivun laskelmaan lainkaan — mutta se on se erä, josta kannattaa neuvotella riippumatta kassavalinnasta.

Ilmainen kassajärjestelmä: mitä siinä on kiinni?

Ilmaisessa kassajärjestelmässä on kiinni kolme asiaa, jotka kannattaa tarkistaa ennen kuin siihen luottaa: onko maksunvälitys sidottu yhteen palveluun, saatko myyntidatan ulos koneluettavana, ja toimiiko kassa ilman verkkoyhteyttä. Ilmaisia tai hyvin halpoja kassaohjelmia on olemassa, ja osa niistä on täysin käyttökelpoisia pienelle myymälälle. Malli on yleensä sama kuin laskutusohjelmissa: ohjelmisto on ilmainen ja tulo tulee muualta. Tarkista kolme asiaa ennen kuin luotat siihen.

Onko maksunvälitys sidottu? Jos ilmainen kassa toimii vain yhden maksupalvelun kanssa, olet maksanut ohjelmiston transaktioprosentissa, ja et voi kilpailuttaa sitä erikseen. Tämä on tavallisin malli eikä sinänsä huono, kunhan prosentti on kilpailukykyinen.

Saatko myyntidatan ulos? Vaadi nähtäväksi vientitoiminto jo kokeilujaksolla. Myyntihistoria on kirjanpitoaineistoa ja se on tarvittaessa saatava koneluettavana ulos.

Toimiiko se ilman verkkoa? Jos yhteys katkeaa, pitää pystyä myymään. Kysy, mitä tapahtuu katkon aikana ja siirtyvätkö tapahtumat automaattisesti, kun yhteys palaa.

Milloin kassajärjestelmää ei kannata ostaa?

Kassajärjestelmää ei kannata ostaa neljässä tilanteessa: kun myynti on kausiluonteista ja lyhyt, kun toimintamalli hakee vielä muotoaan, kun ostoperuste on integraatio jota ei ole vielä olemassa, tai kun myyt vain laskulla eivätkä asiakkaat maksa paikan päällä lainkaan. Kahdessa ensimmäisessä vuosilisenssi ei ehdi maksaa itseään takaisin tai rakenne jäykistää kokeilun. Kolmannessa maksat lupauksesta, jonka toteutumista et ole nähnyt. Neljännessä työkalu on yksinkertaisesti väärä ja oikea vastaus on laskutus. Käy neljä kohtaa läpi ennen kuin allekirjoitat lisenssisopimuksen. Alla ne yksitellen.

Kun myynti on kausiluonteista ja lyhyt. Kesäkioski, joka on auki kymmenen viikkoa, ei ehdi saada takaisin vuosilisenssiä. Vuokralaite tai puhelinsovellus on tässä oikea ratkaisu, ja se lopetetaan syksyllä.

Kun toimintamalli on vasta hakemassa muotoaan. Kassajärjestelmä pakottaa tuotteet ja hinnat rakenteeksi. Se on hyvä, kun rakenne on selvä, ja hidaste, kun kokeilet joka viikko eri asiaa. Odota, kunnes hinnasto on pysynyt samana kolme kuukautta.

Kun ostoperuste on integraatio, jota ei ole olemassa. Jos ostat kassan siksi, että se lupaa keskustella varausjärjestelmäsi kanssa, pyydä nähdä se toiminnassa ennen sopimusta. Puolivalmis integraatio on kalliimpi kuin ei integraatiota lainkaan, koska silloin data pitää korjata käsin molemmista päistä.

Kun myyt vain laskulla. Jos asiakkaat eivät maksa paikan päällä lainkaan, kassajärjestelmä on väärä työkalu. Silloin tarvitset laskutuksen, ja sen piilokulut käsittelimme artikkelissa edullinen laskutusohjelma ja piilokulut.

Miten me lähestymme tätä?

Lähestymme kassakysymystä laskelman kautta, emme tuotevalikoiman. Emme myy kassalaitteita emmekä välitä maksupalvelua, joten meillä ei ole transaktioprosenttia puolustettavana. Kun asiakas kysyy kassajärjestelmää, teemme ensin yllä olevan laskelman hänen luvuillaan, ja usein vastaus on, että vakiokassa markkinoilta riittää eikä meille jää työtä. Se on oikea vastaus silloin.

Työtä syntyy siinä kohtaa, kun kassa pitää saada keskustelemaan jonkin muun kanssa: varausjärjestelmän, kanta-asiakasohjelman tai toiminnanohjauksen. Se on integraatiotyötä, ja sitä käsitellään sivulla kassajärjestelmä ravintolaan. Kaikki hinnat ovat julkisia hinnastossa, eikä tarjouspyyntöä tarvita hinnan selvittämiseen.

Kolme merkkiä siitä, että raja on jo ylitetty

Laskukaava on tarkka mutta hidas, ja käytännössä yrittäjä huomaa rajan ylittyneen kolmesta oireesta ennen kuin ehtii laskea mitään. Ne ovat: päivän myynti ei täsmää eikä eroa jaksa selvittää, et osaa vastata kysymykseen mikä tuote myy parhaiten, ja joku muu kuin sinä on kassalla. Ensimmäinen kertoo, ettei myynnin tapahtumatasoa ole missään. Toinen tarkoittaa, että hinnoittelu ja valikoima perustuvat tuntumaan. Kolmas tuo mukanaan tarpeen käyttäjäkohtaiselle kirjautumiselle ja oikeuksille. Nämä kannattaa tunnistaa ennen kuin ne kertyvät kuukausiksi. Jos tunnistat näistä kaksi, laskelma menee todennäköisesti jo plussalle.

Ensimmäinen oire: päivän myynti ei täsmää eikä sitä jaksa selvittää. Kun kassassa on eroa muutamia euroja ja selvittäminen veisi puoli tuntia, ero kirjataan kadonneeksi. Se on pieni raha kerrallaan mutta iso signaali: myynnin tapahtumatasoa ei ole missään, eikä virhettä voi jäljittää. Kassajärjestelmä ratkaisee tämän, koska jokainen tapahtuma on tallessa aikaleimoineen.

Toinen oire: et osaa vastata kysymykseen mikä myy parhaiten. Jos vastaus perustuu tuntumaan eikä lukuun, hinnoittelu ja valikoima perustuvat myös tuntumaan. Tämä on se hyöty, jota laskelma ei arvota, ja se on usein suurempi kuin säästetty aika. Yksi väärin hinnoiteltu, paljon myyty tuote maksaa vuodessa enemmän kuin koko kassajärjestelmä.

Kolmas oire: joku muu kuin sinä on kassalla. Silloin tarvitaan käyttäjäkohtainen kirjautuminen, oikeudet siihen kuka saa tehdä hyvityksen ja tieto siitä kuka myi milloin. Näitä ei ole puhelinsovelluksessa, eikä niitä korvata luottamuksella — kyse ei ole epäilystä vaan siitä, että virheen löytäminen on mahdotonta ilman jälkeä.

Jos tunnistat näistä kaksi, laskelma menee todennäköisesti jo plussalle, vaikka kuittimäärä olisi rajan alapuolella. Tee laskelma silti, ja kirjoita puuttuvat hyödyt sen viereen sanallisesti. Sanallinen hyöty ei ole huono peruste, kunhan se on kirjoitettu auki eikä piilotettu numeron sisään.

Kun päätös on tehty, käyttöönotto kannattaa ajoittaa hiljaiseen jaksoon. Tuotteiden ja hintojen syöttäminen, kuittipohjan muotoilu ja henkilökunnan opastus vievät ensimmäisellä kerralla enemmän aikaa kuin kukaan arvioi, ja kiireisenä päivänä puolivalmis kassa on huonompi kuin ei kassaa lainkaan. Varaa käyttöönotolle yksi kokonainen päivä ja pidä vanha maksupääte rinnalla ensimmäisen viikon ajan. Se maksaa muutaman euron ja poistaa sen ainoan riskin, joka tässä hankinnassa on olemassa: että myynti pysähtyy uuden järjestelmän takia.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Kassajärjestelmä kahvilaan: kolme kokoonpanoa mitattuna sekunteina
• Kassajärjestelmä ravintolaan: vertailu asiakaspaikkojen mukaan
• Pienyrityksen tietoturvan perusteet: mitä suojaat, miltä suojaat ja missä järjestyksessä
• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• Verkkolaskun lähettäminen julkiselle sektorille: mitä laskussa pitää olla

Lue myös: CRM-järjestelmä · IT-palvelut yrityksille · toiminnanohjausjärjestelmä · iOS-sovellus App Storeen · Android-sovellus Google Playhin · yrityksen tietoturva · varmuuskopiointi · hakukoneoptimoinnin hinta