Edullinen laskutusohjelma ja neljä piilokulua, jotka eivät näy kuukausihinnassa

Edullinen laskutusohjelma valitaan kuukausihinnalla, mutta suurin osa kustannuksesta on tapahtumamaksuja. Tässä neljä piilokulua eriteltynä ja koko vuosisumma laskettuna auki kahdenkymmenen laskun kuukausivolyymilla, sekä viisi kysymystä, jotka kysyt ennen valintaa.

Lyhyt vastaus: Edullinen laskutusohjelma maksaa harvoin sen, mitä hinnastossa lukee. Neljä erää jää tyypillisesti näkyvän kuukausihinnan ulkopuolelle: verkkolaskuoperaattorin tapahtumamaksut, maksumuistutukset ja perintä, käyttäjäkohtaiset lisenssit ja kirjanpitoliittymä. Kahdellakymmenellä laskulla kuukaudessa nämä neljä nostavat vuosikustannuksen tyypillisesti kahdesta neljään kertaan siitä, mitä pelkkä perusmaksu antaisi ymmärtää. Alla ne lasketaan auki riveittäin.

Laskutusohjelmia vertaillaan kuukausihinnalla, koska se on ainoa luku, jonka myyjä kertoo yhdellä silmäyksellä. Se on myös se luku, joka kuvaa pienintä osaa todellisesta kustannuksesta. Ilmainen laskutusohjelma ei ole huijaus, mutta ilmaisuus koskee ohjelmistoa, ei laskutusta. Laskun lähettäminen on tapahtuma, ja tapahtumista veloitetaan lähes aina joku.

Tämä sivu ei kerro, mikä on hyvä ilmainen laskutusohjelma, koska ohjelmistojen pakettirajat muuttuvat nopeammin kuin vertailulistoja päivitetään. Sen sijaan tässä on neljä piilokulua, joista jokainen kysytään myyjältä ennen allekirjoitusta, ja yksi auki laskettu vuosisumma kahdenkymmenen laskun kuukausivolyymilla. Jos teet saman laskelman kahdesta tarjouksesta, saat vertailukelpoiset luvut kymmenessä minuutissa.

Miksi näkyvä kuukausihinta on lähes aina väärä luku?

Laskutusohjelman näkyvä kuukausihinta on lähes aina väärä vertailuluku, koska hinnoittelussa on kaksi erillistä logiikkaa ja kuukausihinta kattaa vain toisen. Ohjelmistosta veloitetaan kiinteä kuukausimaksu tai ei mitään. Tapahtumista — lähetetystä verkkolaskusta, muistutuksesta, perintätoimeksiannosta, tiliotteen noudosta — veloitetaan kappalehinta. Kiinteä osa on pieni ja näkyvä, muuttuva osa on suurempi ja piilossa hinnaston alaviitteissä tai kokonaan operaattorin omassa hinnastossa. Mitä enemmän laskuja lähetät, sitä suurempi osuus kokonaiskustannuksesta on siinä osassa, jota et näe tarjouksesta. Siksi vertailu tehdään vuosikustannuksena omalla laskumäärälläsi, ei kuukausihinnalla.

Tämä ei ole toimittajakohtaista ilkeyttä. Verkkolaskun välitys on operaattoriverkon palvelu, ja operaattori laskuttaa siitä ohjelmistotalon kautta tai suoraan sinulta. Ohjelmistotalo, joka mainostaa nollan euron kuukausihintaa, on käytännössä siirtänyt tulon tapahtumamaksuihin. Se on rehellinen malli, kunhan ostaja tietää lukea sen.

Käytännön seuraus on yksinkertainen: laskutusohjelmaa ei voi vertailla kuukausihinnalla, vaan vuosikustannuksella omalla laskumäärälläsi. Kaksikymmentä laskua kuukaudessa on tavallinen pienyrittäjän volyymi, ja käytämme sitä esimerkkinä läpi tämän sivun.

Piilokulu 1: verkkolaskuoperaattorin tapahtumamaksut

Ensimmäinen piilokulu on verkkolaskuoperaattorin tapahtumamaksu, eli kappalehinta jokaisesta lähetetystä laskusta. Se syntyy siitä, että julkinen sektori ja suuri osa yrityksistä ei ota vastaan pdf-laskua sähköpostissa vaan vaatii verkkolaskun, joka kulkee operaattoriverkossa. Verkkolaskun lähettäminen ja vastaanottaminen ovat molemmat tapahtumia, ja useimmissa hinnastoissa niillä on eri hinta: vastaanotto on usein halvempi tai ilmainen, lähetys ei. Tämä erä ei siis ole valinnainen lisäpalvelu vaan seuraa suoraan siitä, keille myyt — ja se kasvaa lineaarisesti laskumäärän mukana, toisin kuin kiinteä kuukausimaksu.

Julkisten hinnastojen perusteella lähetetyn verkkolaskun kappalehinta asettuu Suomessa tyypillisesti muutamaan kymmeneen senttiin, ja osassa paketteja ensimmäiset laskut kuukaudessa sisältyvät perusmaksuun. Paperilaskun tulostus ja postitus palveluna on selvästi kalliimpi, tyypillisesti reilusti yli euron kappaleelta, koska siinä maksetaan tulostus, kuori ja postimaksu.

Kysy myyjältä kolme lukua: paljonko sisältyy kuukaudessa, mikä on kappalehinta ylimenevältä osalta, ja mikä on erikseen paperilaskun hinta. Jos vastaus on "riippuu paketista", pyydä hinnasto kirjallisena. Aiheesta on oma sivunsa artikkelissa verkkolaskutus, jossa operaattorimalli ja verkkolaskuosoitteet käydään läpi tarkemmin.

Piilokulu 2: maksumuistutukset ja perintä

Toinen piilokulu on maksumuistutukset ja perintä, ja se on erä, jota kukaan ei laske ostohetkellä, koska ostohetkellä kaikki asiakkaat maksavat ajallaan. Käytännössä osa laskuista erääntyy, ja muistutuskierros on ohjelmiston toiminto, jolla on kappalehinta siinä missä laskun lähettämiselläkin. Perintätoimeksianto on tämän lisäksi oma tuotteensa, jossa saatava välitetään perintäyhtiölle. Erä on kokonaisuutena pieni, mutta se on kokonaan tarjouksen ulkopuolella eikä sitä voi arvioida ilman omaa lukua siitä, kuinka moni laskuistasi maksetaan myöhässä. Arvioi se siis pessimistisemmin kuin ostohetken tunnelma antaisi olettaa.

Muistutuksen kappalehinta on tyypillisesti samaa suuruusluokkaa kuin verkkolaskun lähetys, joskus korkeampi, koska muistutus lähtee usein sähköpostitse ja kirjeenä. Perintätoimeksianto on eri tuote: siinä ohjelmisto välittää saatavan perintäyhtiölle. Perinnän kulut peritään ensisijaisesti velalliselta, mutta jos saatava jää saamatta, osa kuluista voi jäädä sinulle — ja moni sopimus sisältää palvelumaksun toimeksiannosta riippumatta siitä, miten se päättyy.

Arvioi tämä erä realistisesti: jos kymmenesosa laskuistasi tarvitsee muistutuksen, kahdellakymmenellä laskulla kuukaudessa se on kaksi muistutusta kuussa eli kaksikymmentäneljä vuodessa. Se on pieni raha, mutta se on raha, jota ei ollut tarjouksessa.

Piilokulu 3: käyttäjäkohtaiset lisenssit

Kolmas piilokulu on käyttäjäkohtaiset lisenssit. Yhden hengen yrityksessä tätä erää ei ole lainkaan, mutta kahden hengen yrityksessä se ilmestyy heti, kun kirjanpitäjä tarvitsee oman tunnuksen. Moni hinnasto hinnoittelee peruspaketin yhdelle käyttäjälle ja veloittaa jokaisesta lisäkäyttäjästä kuukausimaksun päälle, jolloin toinen tunnus voi kaksinkertaistaa ohjelmiston kiinteän osan. Erä on siitä erikoinen, että se ei riipu laskumäärästä vaan siitä, montako ihmistä laskuja katsoo — ja tilitoimiston pääsy on juuri se kohta, jossa käytännöt eroavat toimittajien välillä eniten. Se ratkeaa yhdellä kysymyksellä ennen sopimusta.

Kysy erikseen, onko kirjanpitäjän katselutunnus maksullinen. Osassa ohjelmistoja tilitoimiston pääsy on ilmainen, koska se on ohjelmistotalolle myyntikanava. Osassa se on täysihintainen käyttäjä. Ero on vuositasolla kymmeniä tai satoja euroja, ja se ratkeaa yhdellä kysymyksellä.

Toinen sama kysymys koskee yritysten määrää: jos sinulla on toiminimi ja osakeyhtiö, tarvitsetko kaksi tilausta. Useimmiten tarvitset.

Piilokulu 4: kirjanpitoliittymä

Neljäs piilokulu on kirjanpitoliittymä. Laskutusohjelman koko arvo tulee siitä, että myyntilaskut siirtyvät kirjanpitoon ilman käsityötä, ja se siirto on integraatio — eli oma tuotteensa, jolla on oma hintansa. Tavallisia malleja on kolme: liittymä sisältyy pakettiin, liittymä maksaa erillisen kuukausimaksun, tai liittymää ei ole lainkaan ja tilitoimisto tekee tuonnin tiedostosta. Kolmas malli näyttää hinnastossa halvimmalta, koska siitä ei veloiteta ohjelmistossa mitään, mutta työ ei katoa mihinkään: se siirtyy tilitoimiston laskulle tuntityönä. Siksi tämä erä pitää laskea kahdesta paikasta yhtä aikaa.

Kolmas vaihtoehto on se kallein, vaikka se näyttää halvimmalta, koska tilitoimiston käsityö laskutetaan tunneittain. Jos tilitoimisto käyttää kuukaudessa tunnin ylimääräistä aikaa tiedostojen pyörittelyyn, se on tilitoimistojen tyypillisillä tuntihinnoilla vuositasolla helposti enemmän kuin koko laskutusohjelman lisenssi.

Auki laskettu esimerkki: 20 laskua kuukaudessa

Laskutusohjelman todellinen vuosikustannus lasketaan auki omalla laskumäärällä, ja tässä esimerkkinä on pienyritys, joka lähettää 20 myyntilaskua kuukaudessa eli 240 vuodessa. Näistä 150 menee verkkolaskuna yritys- ja julkisasiakkaille, 80 sähköpostilla pdf:nä ja 10 paperilla. Muistutuksia lähtee 24 vuodessa, käyttäjiä on kaksi — yrittäjä ja kirjanpitäjä — ja kirjanpitoliittymä on käytössä. Nämä luvut ovat esimerkki, eivät väite sinun yrityksestäsi, mutta ne kattavat kaikki neljä piilokulua kerralla ja tekevät niistä yhteismitallisia. Kun vaihdat rivit omiksesi, saat luvun, jolla kahta tarjousta voi oikeasti vertailla.

Alla oleva taulukko käyttää julkisista hinnastoista poimittuja tyypillisiä tasoja, ei minkään yksittäisen toimittajan hintoja. Vaihda luvut oman tarjouksesi luvuiksi — taulukon rakenne on se, joka on tarkoitus kopioida.

Haarukka on leveä, ja se on koko pointti. Sama laskumäärä maksaa seitsemänkymmentä euroa vuodessa tai seitsemänsataaviisikymmentä sen mukaan, mitkä neljä piilokulua sopimuksessa ovat päällä. Kuukausihinta ei erottele näitä kahta lainkaan: molemmat voidaan markkinoida edullisena laskutusohjelmana, ja alempi kuukausihinta voi olla se kalliimpi vaihtoehto.

Huomaa myös, mikä erä ei ole taulukossa. Korttimaksujen tai verkkomaksujen välityspalkkiot eivät ole laskutusohjelman hintaa, mutta jos ohjelmisto niputtaa maksunvälityksen mukaan, ne kannattaa laskea samaan riviin. Samaa ilmiötä käsittelimme kassajärjestelmän hinnassa, jossa transaktioprosentti ohittaa lisenssin kokonaan.

Viisi kysymystä, jotka kysyt ennen kuin valitset

1. Montako verkkolaskua sisältyy kuukaudessa ja mikä on ylimenevän kappalehinta?Pyydä molemmat luvut samasta hinnastosta, kirjallisena.
2. Mitä maksaa muistutus ja mitä perintätoimeksianto?Kysy myös, jääkö kuluja sinulle, jos saatava ei kerry.
3. Onko kirjanpitäjän tunnus maksullinen?Kysy sama tilitoimistoltasi: monella on ohjelmisto, johon heillä on pääsy valmiiksi.
4. Onko kirjanpitoliittymä valmis vai tehdäänkö siirto tiedostona?Vertaa liittymän kuukausihintaa tilitoimiston tuntihintaan.
5. Mitä tapahtuu datalle, jos lopetan?Saatko laskuhistorian ulos koneluettavassa muodossa, ja maksaako se erikseen?

Viides kysymys on se, jonka merkitys näkyy vasta vuosien päästä. Kirjanpidon tositteita on säilytettävä lakisääteinen aika, ja jos ne ovat vain lopetetun palvelun sisällä, ne ovat käytännössä poissa. Pyydä vientitoiminto nähtäväksi jo koekäytössä.

Milloin edullista laskutusohjelmaa ei kannata vaihtaa?

Edullista laskutusohjelmaa ei kannata vaihtaa aina, vaikka piilokulut paljastuisivat, koska vaihtaminen itsessään maksaa vaikka uusi ohjelma olisi halvempi. Asiakasrekisterin siirto, uusien laskupohjien teko, verkkolaskuosoitteiden päivitys ja tilitoimiston uudelleenperehdytys ovat kaikki työtä, joka tehdään kerran mutta joka ei näy missään hinnastossa. Kolme tilannetta, joissa vaihtoa ei kannata tehdä, ovat: säästö on pieni, tilitoimisto työskentelee sujuvasti nykyisessä ohjelmassa, tai laskumäärä on niin pieni ettei kokonaiskustannuksella ole merkitystä. Alla jokainen kolmesta erikseen ja se raja, jolla ne ratkeavat.

Kun säästö on alle sadan euron vuodessa. Edellä luetellut vaihtotyöt vievät yhdessä helposti työpäivän, ja yhden työpäivän arvo on useimmilla yrittäjillä enemmän kuin sadan euron vuosisäästö.

Kun tilitoimistosi työskentelee sujuvasti nykyisessä. Tilitoimisto, joka tuntee ohjelman, tekee kuukausikirjanpidon nopeammin. Jos vaihdat ohjelman mutta pidät saman tilitoimiston, siirrät kustannuksen lisenssistä työtunteihin.

Kun laskumääräsi on alle viisi kuukaudessa. Silloin lähes mikä tahansa ilmainen laskutusohjelma riittää, eikä piilokuluillakaan ole vuositasolla juuri merkitystä. Käytä aika mieluummin myyntiin.

Ja neljäs, joka koskee meitä: älä osta räätälöityä laskutusta, jos vakio-ohjelma tekee saman. Räätälöinti kannattaa vasta, kun laskutus on kytköksissä johonkin muuhun järjestelmään — varauksiin, tuotantoon, sopimuskantaan — niin että käsityötä syntyy joka kuukausi. Silloin puhutaan it-konsultoinnista ja integraatiosta, ei laskutusohjelman vaihdosta. Työn hinta lukee hinnastossa.

Miten me katsomme tätä?

Emme myy laskutusohjelmaa emmekä saa provisiota mistään niistä. Kun asiakas kysyy meiltä laskutusta, ensimmäinen kysymys on aina, mitä tilitoimisto käyttää ja mitä siitä saa ulos. Yli puolessa tapauksista oikea vastaus on, että nykyinen ohjelma riittää ja ongelma on prosessissa: laskut kirjoitetaan käsin tiedosta, joka on jo olemassa jossain toisessa järjestelmässä. Se on integraatiokysymys, ja se ratkeaa kerran, ei kuukausimaksulla.

Vertailun perusteet olemme koonneet erikseen artikkeliin laskutusohjelma-vertailu. Tämä sivu keskittyi siihen osaan, joka jää vertailutaulukoiden ulkopuolelle.

Vielä yksi käytännön huomio, joka koskee kaikkia neljää erää: pyydä hinnat kirjallisena samasta dokumentista. Myyntikeskustelussa kerrotaan kuukausihinta, tapahtumahinnat ovat hinnastossa, ja käyttäjälisenssit sekä liittymämaksut saattavat olla kolmannessa liitteessä. Kun kaikki kolme on samassa sähköpostissa, vertailu on kymmenen minuutin työ ja säilyy todisteena siitä, mitä sovittiin. Jos toimittaja ei suostu antamaan kaikkia hintoja kirjallisena ennen sopimusta, se on itsessään vastaus: hinnoittelu on suunniteltu niin, ettei kokonaissummaa ole tarkoitus nähdä etukäteen. Se ei tee toimittajasta huonoa, mutta se tekee vertailusta mahdotonta, ja vertailukelvoton tarjous kannattaa jättää pois laskuista jo tästä syystä.

Sama koskee sopimuskautta. Kysy, onko sopimus toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen, ja mikä on irtisanomisaika. Laskutusohjelma on järjestelmä, josta irtautuminen vie työtä joka tapauksessa, ja määräaikaisuus lisää siihen vielä odotusajan. Kuukauden irtisanomisaika on kohtuullinen; vuoden määräaika ei ole, ellei siitä saa selvää alennusta, jonka näet kirjallisena.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Helppo laskutusohjelma yhden hengen yritykselle: lasku ulos alle kahdessa minuutissa
• Laskutusohjelma toiminimelle — mikä riittää ja missä ilmaisversio loppuu
• Laskutusohjelman vertailu: kuusi kysymystä, jotka ratkaisevat
• Paras laskutusohjelma pienyrittäjälle: kolme kysymystä ja kuusi haaraa
• Paras laskutusohjelma: seitsemän kysymystä, jotka karsivat listan kymmenessä minuutissa
• HR-konsultointi pienyritykselle: mitkä tehtävät ostetaan ja mitkä automatisoidaan

Lue myös: Google-yritysprofiili: tee itse ilmaiseksi tai anna meidän hoitaa se · Sähköposti yritykselle: mitä nimi@firma.fi maksaa ja miten se otetaan käyttöön · verkkotunnus ja domain · WordPress-ylläpito: mitä se on, mitä se maksaa ja milloin sitä ei tarvita · Microsoft 365 vai Google Workspace: rehellinen vertailu 1-10 hengen yritykselle · Google-mainonta pienelle yritykselle · Hakukoneoptimointi yritykselle · Tarjouspyyntöpohja IT-hankintaan