Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä: mitkä moduulit ovat maksettua tyhjää

Rakennusalan ERP myydään kokonaisuutena, mutta pieni rakennusliike käyttää siitä neljää asiaa. Tässä on moduuli moduulilta taulukko siitä, mikä on työmaan toiminnanohjauksessa oikeasti tarpeen ja mikä jää käyttämättä, sekä päätössääntö jolla merkitset omat rivisi.

Lyhyt vastaus: Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmästä käytetään todellisuudessa neljää asiaa: tuntikirjaus työmaalle, urakkalaskenta ja jälkilaskenta, käännetty arvonlisävelvollisuus laskutuksessa ja kuvien liittäminen oikeaan työmaahan. Kaikki muu on lisämoduuleita, jotka voivat olla hyödyllisiä isolle rakennusliikkeelle mutta joita alle 20 hengen firma maksaa käyttämättä. Ennen kuin vertailet rakennusalan ERP -tuotteita, käy alla oleva moduulitaulukko läpi ja merkitse kyllä vain niihin riveihin, joilla on nimetty henkilö, joka käyttäisi moduulia viikoittain. Se lista on tarjouspyyntösi.

Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmiä myydään kokonaisuuksina. Demossa näytetään kaikki: projektinhallinta, resurssisuunnittelu, kalustonhallinta, dokumenttiarkisto, laadunvalvonta, taloushallinnon liittymä. Demo on vakuuttava juuri siksi, että se näyttää enemmän kuin tarvitset.

Lasku tulee kuitenkin koko paketista, ja käyttöönotto vie aikaa jokaisesta moduulista erikseen. Siksi työmaan toiminnanohjaus kannattaa ostaa toisin päin: päätä ensin mitkä neljä tai viisi asiaa järjestelmän on pakko hoitaa, ja arvioi tarjoukset vain niiden perusteella.

Mitä rakennusliike oikeasti tarvitsee järjestelmältä?

Rakennusliike tarvitsee toiminnanohjausjärjestelmältä neljää asiaa, ja ne erottavat rakennusalan järjestelmän yleiskäyttöisestä ERP:stä. Ensimmäinen on tuntikirjaus, joka kohdistuu työmaalle ja työvaiheelle eikä pelkkään palkkariviin. Toinen on urakkalaskenta ja jälkilaskenta samassa paikassa, jotta tarjous ja toteuma näkyvät rinnakkain. Kolmas on käännetty arvonlisäverovelvollisuus laskutuksessa, mikä ei ole valinnainen ominaisuus vaan lakisääteinen vaatimus alihankinnassa. Neljäs on kuvien liittäminen suoraan oikean kohteen ja työvaiheen alle. Jos jokin näistä puuttuu, järjestelmä ei ole toimialalle sopiva riippumatta siitä, kuinka hieno se muuten on. Kaikki muu on lisämoduuleita, joiden tarve arvioidaan erikseen.

Tuntikirjaus, joka kohdistuu työmaalle. Tunti ei ole rakennusalalla pelkkä palkkarivi. Se on kustannus, joka kuuluu tietylle kohteelle ja tietylle työvaiheelle. Jos tunnit kirjataan vain palkanlaskentaa varten, et koskaan tiedä mikä urakka oli kannattava. Kirjaus pitää pystyä tekemään puhelimella työmaalla, ei toimistolla viikon päästä, ja siihen pitää saada myös urakkanumero tai kustannuspaikka.

Urakkalaskenta ja jälkilaskenta samassa paikassa. Tarjouksen laskeminen on helppo tehdä Excelissä. Vaikeaa on verrata jälkikäteen mitä urakka oikeasti maksoi ja mistä ero syntyi. Tämä on ainoa toiminto, joka aidosti parantaa katetta, ja siksi se on tärkein rivi koko vertailussa. Jos järjestelmä ei tuo toteutuneita tunteja ja materiaaleja samaan näkymään tarjouslaskelman kanssa, et saa sitä hyötyä irti.

Käännetty arvonlisäverovelvollisuus. Rakennusalan alihankinnassa myyntilaskulla ei ole arvonlisäveroa, vaan ostaja tilittää sen. Laskulla pitää olla asianmukainen merkintä ja järjestelmän pitää osata erottaa käännetyn alv:n myynti tavallisesta myynnistä myös raportoinnissa. Tämä ei ole valinnainen ominaisuus, se on lakisääteinen vaatimus. Verohallinnon ohjeet käännetystä verovelvollisuudesta löytyvät osoitteesta vero.fi, ja ne kannattaa lukea ennen kuin uskoo myyjän lupauksen siitä, että "se hoituu asetuksista".

Kuva kiinni työmaahan. Työmaalla otetaan päivittäin kuvia: peittyvistä rakenteista, virheistä, valmiista työvaiheista, työmaan alkutilanteesta. Jos ne jäävät työntekijän puhelimen kameragalleriaan, ne eivät ole todiste mistään. Kuvan pitää mennä suoraan oikean kohteen ja työvaiheen alle päivämäärineen. Tämä on riita- ja takuutilanteissa se ominaisuus, joka maksaa järjestelmän takaisin.

Moduulitaulukko: mikä on tarpeen, mikä maksettua tyhjää

Rakennusalan ERP-tarjouksissa toistuu kolmisenkymmentä moduulia, joista alle kahdenkymmenen hengen firma tarvitsee tyypillisesti neljästä viiteen. Alla oleva taulukko käy tavallisimmat läpi ja kertoo jokaisesta, kannattaako se pienessä rakennusliikkeessä ja miksi. Sarake "alle 20 hengen firmalle" on suositus, ei sääntö. Perustelu on merkintää tärkeämpi, koska sen avulla arvioit oman tilanteesi: sama moduuli voi olla välttämätön yhdelle ja maksettua tyhjää toiselle riippuen siitä, urakoidaanko tilaajalle, kohdistuvatko materiaalit urakalle ja kuinka paljon kalustoa on. Merkitse kyllä vain riveihin, joilla on nimetty henkilö, joka käyttäisi moduulia viikoittain.

Miksi puolet moduuleista jää käyttämättä

Puolet ostetuista moduuleista jää käyttämättä, eikä syy ole laiskuus. Jokainen moduuli vaatii tiedon syöttämistä, ja työmaalla syöttäminen kilpailee varsinaisen työn kanssa. Moduuli pysyy elossa vain, jos siitä on hyötyä sille, joka syöttää tiedon — ei vain sille, joka lukee raportin. Tuntikirjaus pysyy elossa, koska tunneista maksetaan palkka. Kuvien liittäminen pysyy elossa, koska se on nopeampaa kuin kuvien etsiminen jälkikäteen. Varastosaldot kuolevat, koska kirjaamisesta ei ole työmaalle mitään hyötyä samana päivänä. Tästä syntyy ainoa luotettava tapa ennustaa etukäteen, mikä moduuli jää käyttöön: kysy kenelle syöttäminen tuottaa hyödyn, ja milloin.

Tuntikirjaus pysyy elossa, koska tunneista maksetaan palkka. Kuvien liittäminen pysyy elossa, koska se on nopeampaa kuin kuvien etsiminen jälkikäteen. Varastosaldot kuolevat, koska kirjaamisesta ei ole työmaalle mitään hyötyä samana päivänä. Tämä on ainoa luotettava tapa ennustaa, mikä moduuli jää käyttöön: kysy kenelle syöttäminen tuottaa hyödyn.

Esimerkki: mitä jälkilaskenta paljastaa

Jälkilaskenta paljastaa sen, mitä urakka oikeasti maksoi ja mistä ero tarjoukseen syntyi. Tässä on konkreettinen laskelma siitä, miksi tuntikirjaus ja jälkilaskenta ovat moduulilistan kaksi tärkeintä riviä. Otetaan urakka, josta on annettu tarjous 42 000 eurolla. Tarjouslaskelmassa oli 260 työtuntia ja 18 000 euroa materiaalia. Toteuma poikkesi molemmissa, ja alla lasketaan auki, paljonko kate pieneni ja mitä se tarkoittaa prosentteina urakkasummasta. Olennaista ei kuitenkaan ole kokonaisluku vaan se, että ylitys pystytään paikantamaan yhteen työvaiheeseen. Vasta silloin seuraava tarjous korjautuu oman toteuman perusteella eikä tuntuman perusteella.

Kun urakka on tehty, tunteja kertyi 312 ja materiaalia meni 19 400 euron edestä. Jos työn kustannus tunnille on 38 euroa, ylimenevät 52 tuntia maksoivat 1 976 euroa ja materiaali 1 400 euroa yli. Kate pieneni siis noin 3 376 euroa, eli reilut kahdeksan prosenttia urakkasummasta.

Tuo luku ei ole vielä hyödyllinen. Hyödylliseksi se muuttuu, kun tunnit on kirjattu työvaiheittain ja näet että ylitys syntyi kokonaan yhdestä vaiheesta — esimerkiksi purkutyöstä, joka arvioitiin 40 tunniksi ja vei 90. Silloin seuraavan tarjouksen purkuvaihe korjautuu, ja korjaus perustuu omaan toteumaasi eikä tuntumaan.

Tässä on koko investoinnin ydin. Jos teet kymmenen tällaista urakkaa vuodessa ja korjaat kahden toistuvan työvaiheen arviot oikeiksi, vaikutus katteeseen on suurempi kuin järjestelmän vuosikustannus. Jos taas tunnit kirjataan vain kokonaisuutena kohteelle, saat tietää että ylitit — muttet mistä. Se on juuri se ero, jonka takia työvaihetason tuntikirjaus kannattaa vaatia demossa.

Mitä toiminnanohjaus rakennusalalla maksaa?

Rakennusalan toiminnanohjauksen hinta muodostuu kolmesta osasta, joista vain yksi näkyy hinnastoissa. Ensimmäinen on käyttäjäkohtainen kuukausimaksu: julkisten hinnastojen perusteella toimialakohtaiset toiminnanohjausjärjestelmät asettuvat tyypillisesti noin 30–120 euroon käyttäjää kohti kuukaudessa, ja haarukan leveys selittyy sillä, montako moduulia paketissa on ja onko työmaakäyttäjälle tarjolla halvempi kevytlisenssi. Toinen on käyttöönoton kertakulu, joka kattaa tiedonsiirron, urakkarakenteen määrittelyn, taloushallinnon liittymän ja koulutuksen. Kolmas ei ole rahaa vaan aikaa: kolmen kuukauden ajan joku firmasta käyttää useita tunteja viikossa siihen, että järjestelmä saadaan vastaamaan todellisuutta. Kolmas erä unohtuu tarjouksista lähes aina.

Toinen osa on käyttöönotto: tietojen siirto, urakkarakenteen määrittely, liittymä taloushallintoon ja koulutus. Julkisten hinnastojen perusteella käyttöönoton kertakulu on tyypillisesti moninkertainen ensimmäisen kuukauden lisenssiin nähden, ja se kannattaa pyytää tarjoukseen erikseen eriteltynä.

Kolmas kulu ei ole rahaa vaan aikaa. Kolmen kuukauden ajan joku firmasta käyttää useita tunteja viikossa siihen, että järjestelmä saadaan vastaamaan todellisuutta. Jos tälle työlle ei ole nimettyä ihmistä, käyttöönotto keskeytyy puoliväliin ja lopputulos on kaksi järjestelmää rinnakkain.

Meidän oma hinnoittelumme kaikelle työlle on julkisesti näkyvissä hinnastossa, mukaan lukien ERP-järjestelmän rakentaminen. Emme tee tarjouspyyntökierroksia: katsot hinnan itse ja päätät itse.

Valmis tuote vai räätälöity järjestelmä?

Valmiin rakennusalan ERP:n ja Excelin väliin jää kolmas vaihtoehto: rakentaa vain ne neljä toimintoa, joita oikeasti käytätte. Se on järkevä silloin, kun valmiiden tuotteiden moduulilista on suurelta osin turha teille tai kun toimintatapanne poikkeaa siitä, mihin valmis tuote pakottaa. Valinta ratkeaa käytännössä moduulitaulukolla. Jos merkitsit kyllä kahdeksaan riviin, osta valmis tuote: se on nopeampi käyttöön ja halvempi, koska maksat ominaisuuksista, joita oikeasti käytät. Räätälöinti kannattaa vasta, kun kyllä-rivejä on neljä tai viisi ja loput ovat selkeitä ei-rivejä. Alla oleva taulukko vertaa vaihtoehtoja kuudella kysymyksellä nopeudesta irtautumiseen.

Rehellinen huomio: valmis tuote voittaa useammin kuin räätälöinti. Jos moduulitaulukossa merkitsit kyllä kahdeksaan riviin, osta valmis tuote. Räätälöinti kannattaa vasta silloin, kun kyllä-rivejä on neljä tai viisi ja loput ovat selkeitä ei-rivejä.

Milloin rakennusalan ERP:tä EI kannata ostaa

Rakennusalan ERP:tä ei kannata ostaa neljässä tilanteessa. Yleisimmät ovat se, ettei tunteja vielä kirjata kohteelle mitenkään, se että urakoita on vain muutama vuodessa, se että todellinen kipu on laskutuksessa eikä ohjauksessa, ja se ettei kukaan ole vastuussa käyttöönotosta. Kaikissa neljässä ongelma on sama: järjestelmä ei luo puuttuvaa toimintatapaa vaan siirtää olemassa olevan ohjelmaan. Käydään ne läpi yksi kerrallaan.

Kun tunteja ei vielä kirjata kohteelle mitenkään. Järjestelmä ei luo kirjaamisen tapaa, se vain siirtää sen ohjelmaan. Jos tunnit tulevat nyt tekstiviestillä työnjohtajalle, aloita siitä että ne kirjataan kohteittain vaikka paperille kuukauden ajan. Jos se ei onnistu paperilla, se ei onnistu ohjelmassakaan — ja silloin olet maksanut lisenssistä, joka todistaa saman asian kalliimmalla.

Kun urakoita on muutama vuodessa. Kolme isoa urakkaa vuodessa mahtuu kolmeen Excel-välilehteen, ja jälkilaskennan tekee itse yhdessä illassa. Toiminnanohjaus alkaa maksaa itsensä takaisin siinä vaiheessa, kun samanaikaisia kohteita on niin monta, ettei niitä pysty pitämään päässä.

Kun kipu on laskutuksessa, ei ohjauksessa. Jos ainoa ongelma on että laskut lähtevät myöhässä ja käännetty alv menee sekaisin, ratkaisu on laskutusohjelma eikä ERP. Kirjoitimme siitä sivulla laskutusohjelman vertailu. ERP:n ostaminen laskutusongelmaan on kallis tapa korjata halpa vika.

Kun kukaan ei ole vastuussa käyttöönotosta. Ilman nimettyä ihmistä, jolla on aikaa ja valtuudet vaatia kirjauksia, käyttöönotto pysähtyy. Tämä on yleisin syy siihen, että toiminnanohjaus jää maksavaksi kuoreksi. Jos tuota ihmistä ei ole, siirrä ostos siihen asti kun on.

Miten kilpailutat rakennusalan ERP:n vertailukelpoisesti?

Rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmät saa vertailukelpoisiksi kuudella askeleella, ja ensimmäinen niistä tehdään ennen kuin kukaan toimittaja on saanut yhteydenottoa. Täytä moduulitaulukko omilla merkinnöillä ja pyydä hinta vain kyllä-riveille, älä kokonaispaketille. Vaadi käyttöönotto eriteltynä neljäksi riviksi, koska yksi könttäsumma ei ole vertailukelpoinen mihinkään. Testaa demossa kaksi asiaa itse: käännetty arvonlisävero oikealla alihankintalaskulla ja tuntikirjaus sillä puhelimella, jolla tunnit oikeasti kirjattaisiin. Kysy lopuksi irtautuminen eli missä muodossa saat tunnit, urakkalaskelmat ja kuvat ulos, jos vaihdat. Vastauksen pitää olla itsepalveluvienti, ei pyyntö tukeen.

1. Täytä moduulitaulukko omilla merkinnöillä Kyllä vain jos nimetty henkilö käyttäisi moduulia viikoittain. Tämä lista on tarjouspyyntösi liite.
2. Pyydä hinta vain kyllä-riveille Älä pyydä hintaa kokonaispaketille. Pyydä hinta juuri niille moduuleille ja kysy erikseen, mitä muuta pakettiin on pakko ottaa mukaan.
3. Vaadi käyttöönotto eriteltynä Tiedonsiirto, määrittely, liittymä taloushallintoon, koulutus. Neljä riviä, neljä hintaa. Yksi könttäsumma ei ole vertailukelpoinen.
4. Testaa käännetty alv oikealla laskulla Pyydä demossa tekemään alihankintalasku käännetyllä verovelvollisuudella ja katso laskun merkinnät. Tämä paljastaa enemmän kuin puolen tunnin esittely.
5. Testaa tuntikirjaus puhelimella Anna puhelin sille, joka kirjaisi tunnit oikeasti, ja katso montako painallusta yksi kirjaus vie. Yli kymmenen painallusta tarkoittaa, että kirjaukset jäävät tekemättä.
6. Kysy irtautuminen Missä muodossa saat tunnit, urakkalaskelmat ja kuvat ulos, jos vaihdat? Vastauksen pitää olla itsepalveluvienti, ei pyyntö tukeen.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Rakennusalan digitalisaatio: kolme paperiprosessia, jotka siirtyvät puhelimeen viikossa
• Toiminnanohjausjärjestelmä pienyritykselle: kynnysarvo euroina
• Verkkosivut rakennusalan yritykselle: referenssikohteet omina sivuinaan
• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu

Lue myös: IT-palvelut yrityksille · toiminnanohjausjärjestelmä · iOS-sovellus App Storeen · Android-sovellus Google Playhin · yrityksen tietoturva · varmuuskopiointi · hakukoneoptimoinnin hinta · Verkkokaupan perustaminen: hinta, vaihtoehdot ja todellinen kululista