Laskutusohjelman vertailu: kuusi kysymystä, jotka ratkaisevat

Laskutusohjelmia on kymmeniä ja ne näyttävät samalta. Tässä on runko, jolla vertailun tekee itse: mitä ohjelman on Suomessa osattava, mitkä ovat hintahaarukat ja miten vuosihinta lasketaan omalla laskumäärällä.

Lyhyt vastaus: Laskutusohjelman valinta ratkeaa neljällä kysymyksellä: paljonko se maksaa sinun laskumäärälläsi per lasku-maksut mukaan luettuna, lähteekö siitä verkkolasku ilman erillistä sopimusta, siirtyvätkö tiedot kirjanpitoon ja saatko laskuhistorian ulos, jos vaihdat. Hinnat asettuvat kolmeen haarukkaan: ilmaiset peruskäytöt, joissa laskuttaminen maksaa noin 0,2–1 € per lasku, kuukausimaksulliset ohjelmat noin 5–30 €/kk, ja isompien järjestelmien osana tuleva laskutus, jonka hintaa ei voi erottaa muusta. Muutamalle laskulle vuodessa Excel riittää, kunnes ensimmäinen asiakas vaatii verkkolaskun.

Laskutusohjelmia on Suomessa kymmeniä, ja ne näyttävät myyntisivuilla samanlaisilta. Jokainen lupaa helpon laskutuksen, jokainen näyttää kuvan siististä laskusta, ja jokainen kertoo hinnan muodossa, joka ei vastaa siihen, mitä sinä maksat vuodessa.

Tämä sivu ei nimeä parasta ohjelmaa. Sellaista listaa ei voi kirjoittaa rehellisesti, koska hinnastot ja pakettirajat muuttuvat useammin kuin vertailuartikkeleita päivitetään. Sen sijaan tässä käydään läpi, mitä laskutusohjelman on Suomessa pakko osata, miten hinta oikeasti lasketaan ja mitkä kuusi riviä kannattaa kysyä jokaiselta vaihtoehdolta.

Mitä laskutusohjelman on Suomessa osattava?

Laskutusohjelman on Suomessa osattava kolme asiaa: verkkolaskun lähetys, arvonlisävero oikein kaikissa käyttämissäsi tilanteissa sekä polku maksamattomalle laskulle eli muistutus, viivästyskorko ja perintään siirto. Lasku ei ole pelkkä pdf, jossa lukee summa. Nämä kolme kannattaa tarkistaa ennen kuin katsoo hintaa lainkaan, koska yksikään niistä ei ratkea jälkikäteen asetuksilla: puuttuva verkkolasku pitää ostaa erikseen, puuttuva verokanta huomataan vasta väärän laskun jälkeen, ja puuttuva perintäpolku vasta silloin kun saatava on kuukauden myöhässä. Alla kaikki kolme erikseen.

Verkkolaskun lähetys. Iso osa yritysasiakkaista ja käytännössä koko julkinen sektori ottaa vastaan vain verkkolaskuja. Verkkolasku ei ole pdf sähköpostissa vaan rakenteinen tiedosto, joka kulkee operaattoriverkon kautta suoraan ostajan järjestelmään. Jos ohjelmassa ei ole verkkolaskutusta, se pitää ostaa erikseen, ja silloin hinta ei ole se, joka luki myyntisivulla.

Arvonlisävero oikein. Ohjelman pitää osata useampi verokanta samalla laskulla, veroton myynti perusteluteksteineen ja käännetty verovelvollisuus, jos toimit rakennusalalla. Jos myyt EU:n sisällä tai kuluttajille toiseen maahan, tarkista tämä erikseen — se on yleisin kohta, jossa halpa ohjelma loppuu kesken.

Polku maksamattomalle laskulle. Maksumuistutus, viivästyskorko ja mahdollisuus siirtää saatava perintään. Osalla ohjelmista perintä on napin takana kumppanin kautta, osassa se hoidetaan käsin. Kumpikin käy, mutta se kannattaa tietää etukäteen eikä silloin, kun lasku on kuukauden myöhässä.

Miten lasku kulkee myyjältä maksuksi?

Lasku kulkee myyjältä maksuksi neljän vaiheen kautta: laskutusohjelmasta verkkolaskuoperaattorille, operaattorilta asiakkaan ostolaskujärjestelmään, sieltä hyväksyntäkierroksen kautta maksuun, ja rinnalla erillisenä haarana kirjanpitoon. Ketju kannattaa nähdä kerran, koska sen jälkeen ymmärtää, mistä laskutusohjelman hinta koostuu ja mikä osa siitä on operaattorin työtä. Jokainen nuoli ketjussa on kohta, jossa jokin voi maksaa erikseen — siksi hinta kannattaa kysyä koko ketjusta eikä yhdestä laatikosta. Alla sama kaaviona.

Kuvasta seuraa kaksi asiaa. Ensinnäkin operaattori on oma palvelunsa, ja se sisältyy useimpiin laskutusohjelmiin — mutta ei kaikkiin. Toiseksi kirjanpito on erillinen haara: jos laskut siirtyvät sinne automaattisesti, tilitoimiston työ vähenee, ja se näkyy tilitoimiston laskussa.

Mitä laskussa on oltava?

Ennen ohjelman valintaa kannattaa tietää, mitä ohjelman on tarkoitus tuottaa. Arvonlisäverolaki luettelee laskumerkinnät, ja lista on lyhyempi kuin moni luulee: laskun päivämäärä ja juokseva tunniste, myyjän ja ostajan tiedot, myyjän Y-tunnus ja arvonlisäverotunniste, tavaroiden tai palvelujen määrä ja laji, toimituspäivä, veroton hinta verokannoittain, verokanta ja veron määrä sekä mahdolliset alennukset. Jos myynti on veroton, laskussa on oltava peruste sille.

Näiden merkintöjen puuttuminen on yleisin syy siihen, että yritysasiakas palauttaa laskun. Pienistä ostoista saa tehdä kevennetyn laskun, jossa merkintöjä on vähemmän. Käytännön merkitys on tämä: laskun pätevyys ei riipu ohjelmasta. Ohjelma vain tekee merkinnöistä automaattisia ja estää sen, että jokin unohtuu. Kun vertailet ohjelmia, kysy siis, saako laskupohjaa muokata — oma logo, maksuehto, viivästyskorko ja viitteesi / viitteemme -kentät ovat ne kohdat, joita yritysasiakas kaipaa, ja niiden puuttuminen johtaa laskun palautukseen.

Kolme hintahaarukkaa

Laskutusohjelmien hinnoittelu jakautuu kolmeen malliin, ja niiden lisäksi on neljäs reitti tilitoimiston kautta. Mallit ovat: ilmainen peruspaketti, jossa maksat jokaisesta lähetetystä laskusta; kiinteä kuukausimaksu, jossa laskuja sisältyy tiettyyn määrään asti; sekä laskutus osana isompaa taloushallinto- tai toiminnanohjausjärjestelmää, jolloin sen hintaa ei voi erottaa muusta. Nämä eivät ole toistensa huonompia versioita vaan sopivat eri laskumäärille — ja juuri siksi kysymys "mikä on halvin" ei ole vastattavissa ilman sinun laskumäärääsi. Alla kaikki neljä taulukkona.

Haarukat ovat suuntaa antavia ja ne pitää tarkistaa ostohetkellä. Ne riittävät kuitenkin siihen, että tunnistaa, onko tarjous tavallinen vai poikkeava. Neljäs rivi unohtuu usein: jos kirjanpito on jo ulkoistettu, kysy tilitoimistolta ennen kuin ostat mitään. Toinen ohjelma samaan ketjuun tarkoittaa yleensä käsityötä jossain.

Laske hinta omalla laskumäärälläsi

Vertailukelpoinen hintaluku ei ole kuukausihinta vaan vuosikustannus sinun laskumäärälläsi, koska ohjelmat myyvät eri asioita eri tavalla. Laskutapa on yksinkertainen: kuukausimaksu kertaa kaksitoista, plus lähetettyjen laskujen määrä vuodessa kertaa laskukohtainen maksu, plus mahdollinen erillinen verkkolaskusopimus. Tee sama lasku kahdelle luvulle: nykyiselle laskumäärällesi ja sille, mihin uskot pääseväsi kahden vuoden päästä. Lopputulos yllättää usein kumpaankin suuntaan, koska raja kulkee siinä kohdassa, jossa kuukausimaksu jaettuna laskumäärällä alittaa laskukohtaisen hinnan. Sen rajan yli ja ali kulkee koko hintavertailu.

Laskutapa on yksinkertainen: kuukausimaksu kertaa kaksitoista, plus lähetettyjen laskujen määrä vuodessa kertaa per lasku-maksu, plus mahdollinen erillinen verkkolaskusopimus. Tee tämä kahdelle luvulle: nykyiselle laskumäärälle ja sille, mihin uskot pääseväsi kahden vuoden päästä.

Lopputulos yllättää usein kumpaankin suuntaan. Kymmenen laskua kuussa on harvoin kannattavaa maksaa kuukausimaksulla, jos per lasku-hinta on alle euron. Sata laskua kuussa taas tekee per lasku-hinnoittelusta kalliin, vaikka ohjelma on nimellisesti ilmainen. Raja kulkee siinä kohtaa, jossa kuukausimaksu jaettuna laskumäärällä alittaa per lasku-hinnan.

Vertailurunko: kuusi riviä, jotka kysyt jokaiselta

Jokaiselta laskutusohjelmalta kannattaa kysyä samat kuusi kysymystä: vuosihinta omalla laskumäärällä, sisältyykö verkkolaskun lähetys ja vastaanotto, onko pankkiyhteys ja näkyvätkö suoritukset ohjelmassa, miten tiedot siirtyvät kirjanpitoon, mitä maksumuistutus ja perintä maksavat, ja miten saat laskuhistoriasi ulos jos lopetat. Tämä on sivun tärkein taulukko. Kirjoita vastaukset rinnakkain, niin vertailu on valmis ilman kenenkään mielipidettä. Viimeinen rivi on se, jota kukaan ei kysy ostohetkellä ja jokainen kysyy lopetushetkellä — kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuus ei katoa siksi, että ohjelmatilaus päättyi.

Viimeinen rivi on se, jota kukaan ei kysy ostohetkellä ja jokainen kysyy lopetushetkellä. Kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuus ei katoa siksi, että ohjelmatilaus päättyi, ja aineisto on sinun. Varmista, että saat sen ulos itse etkä tukipyynnön kautta.

Toiminimi ja osakeyhtiö tarvitsevat eri asioita

Yhtiömuoto ei muuta laskun sisältöä lainkaan, mutta se muuttaa sitä, mikä ohjelmassa merkitsee. Toiminimellä painopiste on halvassa aloituksessa ja yksinkertaisessa käytössä, ellei asiakkaissa ole isoa yritystä tai julkista sektoria — silloin verkkolasku ratkaisee valinnan yksin. Osakeyhtiöllä painopiste siirtyy kirjanpitointegraatioon, useampaan käyttäjään, käyttäjäoikeuksiin ja myyntireskontraan. Ja jos toiminnassa on varastoa tai projektityötä, laskutusta kannattaa katsoa osana isompaa järjestelmää eikä erillisenä ohjelmana. Alla yleisimmät tilanteet ja se, mihin painopiste kussakin asettuu.

Toiminimellä kannattaa lisäksi muistaa, että laskutusohjelma ei hoida ennakkoveroa. Se on oma asiansa verottajan kanssa, ja se perustuu arvioituun tulokseen, ei lähetettyihin laskuihin. Moni aloittava yrittäjä olettaa, että laskutusohjelma pitää tästä kirjaa. Se ei pidä.

Milloin Excel riittää — ja milloin ei enää?

Tätä osiota ei löydy laskutusohjelmien vertailuista, koska ne on kirjoitettu laskutusohjelmia myyvillä sivuilla. Jos lähetät muutaman laskun vuodessa, taulukkolaskennalla tehty lasku on täysin kelvollinen. Laskumerkinnät ovat arvonlisäverolaissa, ne mahtuvat yhdelle sivulle, ja kun ne ovat laskussa, lasku on pätevä riippumatta siitä, millä ohjelmalla se on tehty.

Excel loppuu kesken neljässä tilanteessa, ja ne kannattaa tunnistaa ennen kuin ne tulevat vastaan:

1. Asiakas vaatii verkkolaskun Tämä on yleisin ja äkillisin syy. Verkkolaskua ei voi tehdä taulukkolaskennalla, koska se on rakenteinen tiedosto operaattoriverkkoon. Julkisen sektorin asiakkaan kohdalla tämä tulee vastaan heti ensimmäisellä laskulla.
2. Laskuja on niin monta, ettei niistä pysy kärryillä Kun et enää muista ulkoa, mitkä laskut ovat maksamatta, tarvitset myyntireskontran. Raja tulee useimmilla noin kymmenen avoimen laskun kohdalla.
3. Numerointi tai arvonlisävero menee sekaisin Laskunumeroiden pitää olla juoksevia ja yksilöiviä. Käsin ylläpidetty numerointi katkeaa ennemmin tai myöhemmin, ja se korjataan kirjanpidossa käsin.
4. Sama lasku toistuu joka kuukausi Toistuva laskutus käsin on työtä, joka ei lopu koskaan ja jossa unohtuu joka kuukausi jotain. Tämä on selkein hetki siirtyä ohjelmaan.

Ennen kuin siirryt, tee yksi asia: tarkista, että vanhat laskut säilyvät luettavassa muodossa. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä laissa määrätyn ajan, ja vanhat Excel-laskut kannattaa tallentaa pdf-muotoon samalla kun uusi ohjelma otetaan käyttöön.

Lukitus: pääsetkö ulos

Ulospääsy kannattaa tarkistaa ennen sisäänmenoa, koska laskuaineisto on kirjanpitoaineistoa ja se on sinun. Laskutusohjelmaa vaihdetaan harvemmin kuin webhotellia, mutta samasta syystä: vaihtaminen kuulostaa isolta. Käytännössä se on kolme asiaa. Vanhat laskut viedään ulos pdf- ja csv-muodossa, asiakasrekisteri viedään ulos csv-muotona, ja laskunumerointi jatketaan uudessa ohjelmassa siitä, mihin vanha jäi.

Kaksi kohtaa menee tyypillisesti pieleen. Toistuvat laskut pitää perustaa uudelleen, koska ne eivät siirry tiedostona, ja verkkolaskuosoitteen operaattoritieto pitää päivittää, jos operaattori vaihtuu. Jälkimmäinen tarkoittaa, että osa asiakkaista ei löydä sinua muutamaan päivään, ellei muutosta ilmoiteta etukäteen.

Kysy siis jo ostohetkellä, missä muodossa tiedot saa ulos ja onko vienti itsepalvelua. Jos vastaus on, että aineisto toimitetaan pyynnöstä, se on vastaus sekin.

Usein kysyttyä

Jos laskutus alkaa liittyä varastoon, työaikaan tai projekteihin, kysymys ei enää ole laskutusohjelmasta vaan siitä, mihin tiedot kannattaa keskittää. Kirjoitimme siitä erikseen sivulla ERP-järjestelmä.

Lue seuraavaksi

• Edullinen laskutusohjelma ja neljä piilokulua, jotka eivät näy kuukausihinnassa
• Helppo laskutusohjelma yhden hengen yritykselle: lasku ulos alle kahdessa minuutissa
• Laskutusohjelma toiminimelle — mikä riittää ja missä ilmaisversio loppuu
• Paras laskutusohjelma pienyrittäjälle: kolme kysymystä ja kuusi haaraa
• Paras laskutusohjelma: seitsemän kysymystä, jotka karsivat listan kymmenessä minuutissa
• Kirjanpito ja laskutusohjelma samaan vai erikseen?

Lue myös: QR-koodi generaattori · yhteystiedot · blogi · hinnasto · kassajärjestelmä ravintolaan · kanta-asiakasohjelma pienyritykselle · digitaalinen leimakortti · ajanvarausjärjestelmien hinnat