Verkkolaskutus: mikä se on ja miten se otetaan käyttöön

Pdf sähköpostissa ei ole verkkolasku. Tässä selitetään, mikä verkkolasku oikeasti on, miten operaattorit välittävät sen, mistä verkkolaskuosoite tulee ja mitä käyttöönotto vaatii.

Lyhyt vastaus: Verkkolasku on rakenteinen tiedosto, jonka ostajan järjestelmä lukee automaattisesti. Sähköpostiin liitetty pdf ei ole verkkolasku, vaikka se on sähköinen. Lasku kulkee verkkolaskuoperaattorin kautta, ja operaattori sisältyy useimpiin laskutusohjelmiin — tarkista se ennen kuin ostat operaattorisopimuksen erikseen. Vastaanottaminen ja lähettäminen vaativat verkkolaskuosoitteen, joka on yleensä OVT-tunnus, sekä tiedon siitä, kuka on operaattorisi. Julkiselle sektorille laskutettaessa verkkolasku on lain mukaan vaadittavissa, joten käytännössä pakollinen.

Verkkolaskutuksesta puhutaan Suomessa paljon ja epätarkasti. Sama sana tarkoittaa eri ihmisille pdf-laskua sähköpostissa, verkkopankkiin tulevaa e-laskua ja yritysten välistä rakenteista laskua. Ne ovat kolme eri asiaa, ja sekaannus maksaa rahaa siinä kohtaa, kun asiakas ilmoittaa, ettei ota laskua vastaan.

Tämä sivu selittää, mikä verkkolasku oikeasti on, miten operaattoriverkko toimii, mitä se maksaa ja miten sen saa käyttöön. Emme myy operaattoripalveluja emmekä saa provisiota yhdeltäkään toimittajalta.

Mikä verkkolasku on — ja mikä ei ole?

Verkkolasku on laskun tiedot rakenteisessa muodossa. Käytännössä se on tiedosto, jossa jokainen tieto on omassa kentässään: laskun numero, päivä, eräpäivä, summa, verokanta ja rivit. Kun ostajan järjestelmä saa tällaisen tiedoston, se lukee kentät sellaisenaan eikä kenenkään tarvitse näpytellä mitään uudelleen. Verkkolasku ei siis tarkoita sähköistä laskua yleensä: pdf sähköpostin liitteenä on kuva laskusta, jonka ihminen lukee mutta kone ei, ja skannattu paperilasku on sama asia. Juuri tästä syystä isot organisaatiot eivät halua pdf-laskuja — kyse ei ole periaatteesta vaan siitä, että pdf tuottaa käsityötä ja virheitä. Alla oleva taulukko erottelee viisi tavallista muotoa ja kertoo, mikä niistä on verkkolasku ja mikä ei.

Pdf sähköpostissa on kuva laskusta. Ihminen lukee sen, kone ei. Ostajan päässä se joko naputellaan käsin tai ajetaan tekstintunnistuksen läpi, joka tekee virheitä. Juuri tästä syystä isot organisaatiot eivät halua pdf-laskuja: kyse ei ole periaatteesta vaan siitä, että pdf tuottaa käsityötä ja virheitä.

Viimeinen rivi selittää yleisen väärinkäsityksen. Verkkolaskun mukana kulkee usein myös ihmisen luettava kuva laskusta. Se ei tee pdf:stä verkkolaskua — kuva on liite rakenteisen aineiston kyydissä, ei toisin päin.

Miten lasku kulkee operaattoriverkossa?

Verkkolasku kulkee operaattoriverkossa samalla periaatteella kuin sähköposti tai pankkisiirto: kummallakin osapuolella on oma palveluntarjoajansa, ja palveluntarjoajat välittävät aineiston keskenään. Sinun ei siis tarvitse olla samassa palvelussa kuin asiakkaasi, eikä asiakkaan tarvitse vaihtaa mitään, jotta voit laskuttaa häntä. Reitti on lyhyt: laskutusohjelmastasi lasku menee omalle operaattorillesi, sieltä asiakkaan operaattorille ja siitä asiakkaan ostolaskujärjestelmään, jossa se luetaan automaattisesti. Osoite kertoo matkan varrella, kenelle lasku menee ja kenen operaattorin kautta. Alla oleva kaavio näyttää saman reitin kuvana ja lisäksi sen, miksi sähköpostiin liitetty pdf ei kulje tätä reittiä lainkaan. Reitin tunteminen auttaa myös vianetsinnässä, koska se kertoo, kenen päässä lasku pysähtyi.

Kuvasta seuraa kolme käytännön asiaa. Operaattoreita on useita eikä sillä ole väliä, mikä sinulla on, kunhan se on jokin. Asiakkaan ei tarvitse vaihtaa mitään, jotta voit laskuttaa häntä. Ja alarivin pdf ei koskaan muutu verkkolaskuksi sillä, että se lähetetään sähköpostilla — se on eri reitti kokonaan.

Miksi isot yritykset ja julkinen sektori vaativat verkkolaskun?

Isot yritykset ja julkinen sektori vaativat verkkolaskun siksi, että isolle organisaatiolle ostolasku on prosessi eikä paperi. Lasku pitää kohdistaa tilaukseen, hyväksyttää oikealla henkilöllä, tiliöidä ja maksaa. Kun lasku tulee rakenteisena, tämä ketju käynnistyy itsestään ja etenee ilman että kukaan näpyttelee mitään. Kun lasku tulee pdf-kuvana, joku naputtelee sen ensin sisään, ja siinä syntyy sekä työtä että virheitä. Julkisella sektorilla asia on lisäksi kirjattu lakiin: hankintayksiköllä on oikeus vaatia laskut verkkolaskuina, ja käytännössä valtion ja kuntien organisaatiot vaativat. Jos aiot myydä kunnalle, kaupungille, hyvinvointialueelle tai valtiolle, verkkolaskutus ei ole valinta vaan edellytys, joka kannattaa hoitaa kuntoon ennen ensimmäistä laskua.

Julkisella sektorilla asia on kirjattu lakiin. Hankintayksiköllä on oikeus vaatia laskut verkkolaskuina, ja käytännössä valtion ja kuntien organisaatiot vaativat. Jos aiot myydä kunnalle, kaupungille, hyvinvointialueelle tai valtiolle, verkkolaskutus ei ole valinta vaan edellytys, ja se kannattaa hoitaa kuntoon ennen kuin ensimmäinen lasku on lähdössä.

Sama pätee yhä useampaan isoon yritykseen, vaikka laki ei niitä velvoita. Käytännön merkki tästä on, että tilausvahvistuksessa tai sopimuksessa on kohta laskutusosoite, ja siinä lukee OVT-tunnus. Se on pyyntö lähettää verkkolasku.

Verkkolaskuosoite ja OVT-tunnus: mitä ne tarkoittavat?

Verkkolaskuosoite on vastaanottajan osoite operaattoriverkossa, ja Suomessa se on tavallisimmin OVT-tunnus. Tunnus muodostetaan yrityksen Y-tunnuksesta: alkuun maakoodi 0037, sitten Y-tunnus ilman väliviivaa, ja mahdollinen loppuosa, jolla iso organisaatio ohjaa laskun oikealle osastolle. Osoitteen rinnalla ilmoitetaan aina operaattorin tunnus eli välittäjätunnus, koska se kertoo, mistä postilaatikosta vastaanottaja laskunsa noutaa. Nämä kaksi kulkevat siis aina parina, ja pelkkä OVT-tunnus ilman välittäjätunnusta on kuin katuosoite ilman kaupunkia. Alla kerrotaan kaksi asiaa, jotka tästä kannattaa muistaa: miksi osoitteen loppuosa pitää kopioida merkilleen oikein ja mistä oman yrityksesi osoite löytyy. Molemmat kannattaa myös julkaista omilla sivuilla, koska ne ovat julkista laskutustietoa eivätkä salaisuuksia.

Kaksi asiaa kannattaa tästä muistaa. Ensinnäkin osoitteen loppuosa on tärkeä: jos iso asiakas ilmoittaa osoitteen, jossa on lisänumeroita, ne pitää kopioida sellaisenaan, tai lasku päätyy väärään jonoon tai palautuu. Toiseksi oman osoitteesi saat omalta laskutusohjelmaltasi tai operaattoriltasi, ja se on syytä laittaa verkkosivujesi yhteystietoihin sekä lähettämiisi laskuihin — se on ainoa tapa, jolla asiakkaasi voi laskuttaa sinua rakenteisesti.

Mitä isot asiakkaat vaativat laskulta?

Verkkolaskun tekninen muoto on vain puolet asiasta. Toinen puoli on se, että laskulla ovat ne tiedot, joilla ostajan järjestelmä osaa kohdistaa sen oikeaan paikkaan — ja tämä on käytännön syy siihen, miksi teknisesti moitteeton verkkolasku palautuu. Tavallisimmin vaadittuja tietoja on kolme: viitteemme-kenttä, tilausnumero ja jatkuvissa palveluissa sopimusnumero. Ne kysytään tilausvahvistuksessa tai laskutusohjeessa, ja ne kannattaa tallentaa asiakkaan tietoihin heti, jotta ne tulevat jokaiselle laskulle automaattisesti eikä kenenkään tarvitse muistaa niitä erikseen. Neljäs usein toistuva vaatimus koskee laskurivien tarkkuutta. Alla jokainen näistä on käyty läpi erikseen ja kerrottu, mistä tieto haetaan. Jos jokin näistä tiedoista puuttuu, lasku palautuu riippumatta siitä, kuinka oikein se on muuten tehty.

Tavallisimmin vaadittuja tietoja on kolme. Viitteemme-kenttä, johon merkitään tilaajan nimi, kustannuspaikka tai muu asiakkaan antama tunniste. Tilausnumero, jos ostosta on tehty tilaus järjestelmässä — ilman sitä lasku ei kohdistu tilaukseen eikä etene hyväksyntään. Sopimusnumero jatkuvissa palveluissa. Nämä kysytään tilausvahvistuksessa tai laskutusohjeessa, ja ne kannattaa tallentaa asiakkaan tietoihin heti, jotta ne tulevat jokaiselle laskulle automaattisesti.

Toinen usein toistuva vaatimus on laskurivien tarkkuus. Yksi rivi, jossa lukee "tehdyt työt", ei riitä isolle ostajalle, jos sopimus on tuntiperusteinen. Rivien pitää vastata sitä, mitä on sovittu, koska hyväksyjä vertaa niitä tilaukseen. Tämä ei ole verkkolaskutuksen sääntö vaan ostajan sisäinen kontrolli, mutta lopputulos on sama: väärin eritelty lasku palautuu.

Mitä verkkolaskutus maksaa?

Useimmilla verkkolaskutus ei ole erillinen kustannus lainkaan, koska laskutusohjelmat ja taloushallinto-ohjelmat sisältävät operaattoripalvelun. Silloin hinta on osa ohjelman kuukausimaksua tai per lasku-hinnoittelua, eikä uutta sopimusta tarvita. Erillisiä operaattorisopimuksia on toki olemassa, ja niissä hinnoittelu on tyypillisesti pieni kuukausimaksu plus maksu jokaisesta lähetetystä ja vastaanotetusta laskusta. Vastaanottaminen on usein halvempaa kuin lähettäminen, joskus ilmaista. Luvut ovat pieniä, mutta ne pitää tarkistaa ostohetkellä, ja tärkein kysymys ennen ostoa on tämä: maksanko tästä jo jonkin toisen sopimuksen kautta? Alla oleva taulukko kertoo, mitä kannattaa tehdä viidessä tavallisessa tilanteessa. Tarkista siis ensin oma nykyinen sopimuksesi, koska useimmiten kysymys ratkeaa siihen ilman uusia kuluja.

Erillisiä operaattorisopimuksia on olemassa, ja niissä hinnoittelu on tyypillisesti pieni kuukausimaksu plus maksu jokaisesta lähetetystä ja vastaanotetusta laskusta. Vastaanottaminen on usein halvempaa kuin lähettäminen, joskus ilmaista. Luvut ovat pieniä, mutta ne pitää tarkistaa ostohetkellä, ja tärkein kysymys on tämä: maksanko tästä jo jonkin toisen sopimuksen kautta?

Näin otat verkkolaskutuksen käyttöön

Verkkolaskutuksen käyttöönotto on lyhyempi kuin miltä se kuulostaa, ja useimmille riittää neljä askelta. Ensin selvitetään, onko sinulla jo operaattori — hyvin usein on, jolloin mitään ei tarvitse ostaa. Sitten otetaan oma verkkolaskuosoite käyttöön ja lisätään se sinne, mistä asiakkaasi sen löytävät. Kolmanneksi pyydetään asiakkaalta hänen osoitteensa ja mahdollinen viite kirjallisena, ja neljänneksi lähetetään ensimmäinen lasku ja tarkistetaan, että se meni perille. Koko ketju vie tavallisesti alle tunnin, ja suurin osa siitä on tietojen etsimistä eikä teknistä työtä. Alla jokainen askel on kuvattu erikseen siinä järjestyksessä, jossa ne kannattaa tehdä. Tee askeleet järjestyksessä äläkä hanki mitään ennen ensimmäistä kohtaa, koska se poistaa yleisimmän turhan oston.

1. Selvitä, onko sinulla jo operaattori Katso laskutusohjelmasi asetuksista kohta verkkolasku tai operaattori. Jos siellä on nimi ja tunnus, sinulla on jo kaikki, eikä mitään tarvitse ostaa lisää.
2. Ota oma verkkolaskuosoite käyttöön Ohjelma tai operaattori antaa sen. Lisää osoite ja operaattoritunnus verkkosivujesi yhteystietoihin, sopimuspohjiin ja lähettämiisi laskuihin.
3. Pyydä asiakkaalta hänen osoitteensa kirjallisesti Tarvitset verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen, ja isolla asiakkaalla usein myös viitteen tai tilausnumeron. Kopioi ne merkki merkiltä, myös osoitteen loppunumerot.
4. Lähetä ensimmäinen lasku ja tarkista, että se meni perille Ohjelma näyttää välitystilan. Jos lasku hylkääntyy, syy on lähes aina osoite tai puuttuva pakollinen viite. Korjaa ja lähetä uudelleen, älä lähetä pdf:ää perään.

Vastaanottaminen kannattaa laittaa kuntoon samalla, vaikka sitä ei kysyisi kukaan. Kun ostolaskut tulevat rakenteisina, ne siirtyvät kirjanpitoon ilman näppäilyä, ja tositteet ovat tallessa ilman että kukaan kerää kuitteja sähköpostista.

Miksi vastaanottaminen säästää eniten aikaa?

Verkkolaskutuksesta puhutaan lähes aina lähettämisen näkökulmasta, koska asiakas vaatii sitä — mutta oma hyöty tulee useimmiten toisesta suunnasta, ostolaskujen vastaanotosta. Kun ostolaskut saapuvat rakenteisina, ne ovat valmiiksi tositteita: summa, eräpäivä, verokanta ja toimittaja ovat kentissä, ne siirtyvät kirjanpitoon ilman näppäilyä, eikä kenenkään tarvitse kaivella kuitteja sähköpostista kuukauden lopussa. Käytännön hyöty on kolme asiaa: kirjanpitäjän työ vähenee, eräpäivät ovat tiedossa ajoissa eikä viivästyskorkoja kerry unohduksista, ja aineisto on tallessa yhdessä paikassa. Vastaanotto on myös lähes aina helpompi ottaa käyttöön kuin lähetys, joten sen voi tehdä samalla kertaa, vaikka lähettämiselle ei olisi vielä tarvetta. Näin verkkolaskutus alkaa tuottaa sinulle itsellesi eikä vain asiakkaallesi, joka sitä pyysi.

Käytännön hyöty on kolme asiaa. Kirjanpitäjän työ vähenee, ja se näkyy tilitoimiston laskussa, jos hinnoittelu perustuu tositemääriin tai tunteihin. Eräpäivä on tiedossa ajoissa, joten viivästyskorkoja ei kerry unohduksista. Ja aineisto on tallessa yhdessä paikassa, jolloin arvonlisäveroilmoitus ja tilinpäätös eivät ole etsimistä.

Vastaanotto on lähes aina helpompi ottaa käyttöön kuin lähetys: se on useimmiten yksi asetus ohjelmassa ja oman verkkolaskuosoitteen ilmoittaminen toimittajille. Sen voi tehdä samalla kertaa, vaikka lähettämiselle ei olisi vielä tarvetta.

Mikä huijauskuvio kannattaa tunnistaa?

Verkkolaskutuksen ympärillä liikkuu vuosittain sama huijaus, ja se kannattaa tunnistaa etukäteen. Yritykselle tulee lasku tai tarjous, joka näyttää operaattorin, viranomaisen tai rekisterin laskulta, ja siinä puhutaan verkkolaskuosoitteen rekisteröinnistä, aktivoinnista tai pakollisesta päivityksestä. Summa on tarpeeksi pieni, jotta se maksettaisiin kysymättä, ja teksti on muotoiltu niin, että se muistuttaa laskua vaikka on juridisesti tarjous. Tunnistat kuvion kolmesta merkistä: mitään ei ole tilattu, laskuttaja on nimi jota et tunne, ja maksun perusteena on pakollisuus tai rekisteröinti. Verkkolaskuosoite ei vaadi erillistä rekisteröintimaksua kenellekään, ja oma operaattorisi laskuttaa sinua sopimuksen mukaan eikä yllätyksinä. Epäselvässä tilanteessa soita omalle ohjelmatoimittajallesi tai tilitoimistollesi ennen kuin maksat mitään.

Tunnistat sen kolmesta merkistä: mitään ei ole tilattu, laskuttaja on nimi jota et tunne, ja maksun perusteena on pakollisuus tai rekisteröinti. Verkkolaskuosoite ei vaadi erillistä rekisteröintimaksua kenellekään, ja oma operaattorisi laskuttaa sinua sopimuksen mukaan, ei yllätyksinä. Epäselvässä tilanteessa soita omalle ohjelmatoimittajallesi tai tilitoimistollesi ennen kuin maksat mitään.

Sama koskee sähköposteja, joissa pyydetään päivittämään tilinumero verkkolaskuille. Tilinumeron muutospyyntö on aina varmistettava toista kautta, esimerkiksi soittamalla sopimuksessa olevaan numeroon — ei siihen numeroon, joka on viestissä.

Jos verkkolaskutuksen käyttöönotto tuntuu jäävän muiden töiden alle, teemme sen puolestasi tuntityönä: operaattorin valinta, ohjelmiston kytkentä ja ensimmäisten laskujen tarkistus. Hinta lukee hinnastossa ja palvelun sisältö IT-konsultointisivulla.

Usein kysyttyä

Jos verkkolaskutus on tulossa ajankohtaiseksi siksi, että laskuja on enemmän kuin ennen, kannattaa lukea samalla, miten laskutusohjelmia vertaillaan: laskutusohjelman vertailu.

Lue seuraavaksi

• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Ilmainen verkkotunnus: milloin se on oikeasti ilmainen ja mitä se sitoo

Lue myös: Android-sovellus Google Playhin · yrityksen tietoturva · varmuuskopiointi · hakukoneoptimoinnin hinta · Verkkokaupan perustaminen: hinta, vaihtoehdot ja todellinen kululista · Tietosuojaseloste-malli pienyritykselle · Liiketoimintasuunnitelman pohja ja laskelmat · IT-konsultointi pienyritykselle