HR-konsultointi pienyritykselle: mitkä tehtävät ostetaan ja mitkä automatisoidaan

HR-konsultointia kannattaa ostaa harvoin toistuviin ja tulkintaa vaativiin tehtäviin. Viikoittain toistuva työ automatisoidaan. Tällä sivulla on päätösmatriisi, jolla ratkaiset kumpi on kumpi omassa yrityksessäsi.

Lyhyt vastaus: HR-konsultointia kannattaa ostaa niihin tehtäviin, jotka toistuvat harvoin ja vaativat tulkintaa — irtisanomismenettelyyn, työehtosopimuksen soveltamiseen, riitatilanteeseen ja ensimmäisen työntekijän palkkaamiseen. Kaikki muu, eli se mikä toistuu joka viikko ja jossa oikea vastaus on aina sama, kannattaa automatisoida työkalulla. Raja tulee useimmilla vastaan noin kymmenen työntekijän kohdalla: siihen asti asiat pysyvät päässä, sen jälkeen eivät.

Tämä sivu on kirjoitettu IT-yrityksen näkökulmasta, ja se kannattaa sanoa heti ääneen. Emme ole HR-talo emmekä lakitoimisto. Työsopimuslain ja työehtosopimuksen tulkinta ostetaan HR-osaajalta tai juristilta, ei meiltä. Meidän puolemme tästä aiheesta on toinen: työvuorosuunnittelu, tuntikirjaus, perehdytysmateriaali, dokumenttien hallinta, henkilötietojen käsittely ja integraatiot palkanlaskentaan. Juuri se puoli, joka pienyrityksessä syö eniten tunteja ja jota kukaan ei myy, koska siitä ei saa konsulttipalkkiota.

Alla on kaksi asiaa, joita ei yleensä löydy HR-palveluiden myyntisivuilta. Ensin päätösmatriisi, joka kertoo tehtävä tehtävältä, ostetaanko se tunteina vai automatisoidaanko se. Sitten rehellinen kuvaus siitä, mikä kymmenen työntekijän kohdalla oikeasti muuttuu ja miksi.

Mitä HR-konsultointi käytännössä on pienyritykselle?

HR-konsultointi on sateenvarjosana, jonka alle mahtuu keskenään hyvin erilaisia töitä, ja siksi sana yksin ei kerro vielä mitään siitä, mitä olet ostamassa. Pienyrittäjälle myydään yleensä yhtä neljästä asiasta: kertaluontoista dokumenttia, neuvontaa jo päällä olevaan tilanteeseen, rekrytointiapua tai jatkuvaa kuukausiveloitteista kumppanuutta. Nämä neljä eroavat toisistaan hinnaltaan, kestoltaan ja siltä, kuka työn oikeasti tekee. Sama myyjä voi tarjota niitä kaikkia saman otsikon alla, joten ensimmäinen asia, joka tarjouksesta kannattaa kysyä, on mihin näistä neljästä se kuuluu. Kun tiedät sen, tiedät myös miten hintaa pitää verrata ja mitä toimeksiannon lopputuloksena pitäisi tulla ulos. Alla jokainen neljästä käydään läpi erikseen.

Ensimmäinen on kertaluontoinen selvitys tai dokumentti: työsopimuspohja, perehdytysohjelma, palkkausmalli tai työsuojelun toimintaohjelma. Toinen on neuvonta tilanteessa, joka on jo päällä — varoitus, koeaikapurku, pitkä sairauspoissaolo, yhteistoimintaneuvottelu. Kolmas on rekrytointiapu, joka on oikeasti myyntityötä ja markkinointia, ei hallintoa. Neljäs on jatkuva kuukausiveloitteinen HR-kumppanuus, jossa maksat siitä että joku on tavoitettavissa.

Näistä neljästä pienyritys tarvitsee lähes aina toista ja usein ensimmäistä. Neljäs on harvoin perusteltu alle kymmenen hengen yrityksessä, koska tapahtumia on niin vähän, ettei kuukausimaksu ehdi maksaa itseään takaisin. Se on sama logiikka kuin missä tahansa jatkuvassa palvelussa: kiinteä kuukausimaksu on hyvä kauppa silloin, kun tapahtumia on tasaisesti, ja huono kauppa silloin, kun niitä on kolme vuodessa.

Ostatko HR-tehtävän tunteina vai automatisoitko sen?

Päätösmatriisi ostamisen ja automatisoinnin välillä on yksinkertainen: jokainen HR-tehtävä pisteytetään kahdella akselilla, ja pisteet kertovat mitä sille kannattaa tehdä. Ensimmäinen akseli on toistuvuus, eli kuinka monta kertaa vuodessa teet tämän tehtävän. Toinen on tulkinnan määrä, eli kuinka paljon oikea vastaus riippuu henkilöstä, tilanteesta ja sopimuksesta. Näillä kahdella kysymyksellä ratkaiset asian itse ilman että kysyt keneltäkään, ja saat saman vastauksen joka kerta. Matriisi toimii myös silloin, kun tehtävä on sinulle uusi, koska molempiin kysymyksiin pystyy vastaamaan etukäteen ilman kokemusta. Kirjoita tehtävät ensin listaksi ja pisteytä ne vasta sitten — muuten päätät sen mukaan, mikä tuntuu juuri nyt kiireiseltä.

Sääntö on tämä. Paljon toistoa ja vähän tulkintaa → automatisoi. Vähän toistoa ja paljon tulkintaa → osta tunteja. Paljon toistoa ja paljon tulkintaa → automatisoi kirjaaminen, osta päätöksenteko. Vähän toistoa ja vähän tulkintaa → tee itse, älä osta mitään.

Matriisi kertoo saman asian, jonka useimmat yrittäjät tietävät mutta jota harva soveltaa johdonmukaisesti: rahaa palaa väärään kohtaan. Konsulttitunteja ostetaan siihen mikä tuntuu tärkeältä, ja viikoittainen käsityö jää tekemättä väärin, koska se ei tunnu miltään. Vuodessa kertyneet tunnit ovat kuitenkin suurempi erä kuin yksikään yksittäinen konsulttilasku.

Mikä kymmenen työntekijän kohdalla muuttuu?

Kymmenen työntekijän raja ei ole maaginen luku eikä tilasto. Se on karkea kohta, jossa kolme asiaa tapahtuu pienyrityksessä yhtä aikaa, ja juuri siksi se on käyttökelpoinen nyrkkisääntö. Muistinvaraisuus loppuu, sijaisketjut muuttuvat monimutkaisiksi ja dokumentoinnin vaatimukset kasvavat. Yksikään näistä ei tapahdu yhtenä päivänä, vaan ne hiipivät sisään kuukausien aikana, ja siksi moni yrittäjä huomaa rajan vasta kun se on jo ylitetty. Sinun oma rajasi voi tulla vastaan aiemmin tai myöhemmin sen mukaan, kuinka paljon vuorotyötä ja vaihtuvuutta alallasi on. Alla nämä kolme muutosta käydään läpi yksi kerrallaan, jotta tunnistat oman tilanteesi ennen kuin virheet alkavat maksaa.

Ensimmäinen: muistinvaraisuus loppuu. Viiden ihmisen työvuorot, lomatoiveet ja osaamiset mahtuvat päähän. Kymmenen eivät. Siinä kohtaa joko kirjoitat ne johonkin tai teet virheitä, ja virheet maksavat sekä rahaa että luottamusta.

Toinen: sijaisketjut muuttuvat monimutkaisiksi. Kun yksi jää pois viiden porukasta, järjestely on yksi puhelu. Kun yksi jää pois kymmenen porukasta ja kaksi on jo lomalla, järjestely on optimointitehtävä. Tämän ratkaisee työkalu, ei konsultti.

Kolmas: dokumentoinnin vaatimukset kasvavat. Mitä useampi työntekijä, sitä suurempi todennäköisyys, että jokin tilanne on joskus selvitettävä jälkikäteen. Silloin merkitsee vain se, mitä on kirjattu. Suullinen sopimus on olemassa, mutta sitä on vaikea näyttää toteen.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että alle kymmenen hengen yritys ostaa HR:ää tapahtumakohtaisesti ja rakentaa työkalut. Yli kymmenen hengen yritys alkaa tarvita myös nimettyä vastuuhenkilöä, joka ei välttämättä ole ulkopuolinen — usein se on yksi työntekijä, jonka toimenkuvaan asia kirjataan.

Mitä HR-työkalu oikeasti korvaa — ja mitä ei?

HR-työkalu korvaa toiston, kirjaamisen ja muistamisen. Se ei korvaa harkintaa eikä keskustelua, eikä sen kuulukaan. Tämä kuulostaa itsestäänselvältä, mutta juuri tämän rajan hämärtyminen on tavallisin syy siihen, että järjestelmä ostetaan ja se jää käyttämättä: ostetaan väline, jonka odotetaan tekevän päätöksiä, ja kun se ei tee, koko hankinta tuntuu epäonnistuneelta. Työkalu kertoo kuka on töissä, milloin ja millä ehdoilla, ja se pitää tiedon tallessa myös vuoden päästä. Sen sijaan se ei kerro, kenelle kannattaa antaa lisävastuuta tai miten vaikea keskustelu käydään. Kun ostat työkalun tästä oletuksesta, se tuottaa hyötyä heti ensimmäisestä viikosta alkaen.

1. Kirjaa mihin tunnit menevätKahden viikon ajan merkitse ylös jokainen hallinnollinen tehtävä ja siihen kulunut aika. Älä arvioi jälkikäteen. Lista yllättää lähes aina, ja se on ainoa luotettava peruste sille mitä kannattaa automatisoida.
2. Erottele toistuvat ja kertaluontoisetVedä lista kahtia. Toistuvat menevät työkaluputkeen, kertaluontoiset ostoslistalle. Älä sekoita näitä samaan hankintaan, koska ne hinnoitellaan eri tavalla.
3. Ratkaise ensin se, joka toistuu viikoittainYleensä työvuoro tai tuntikirjaus. Yksi viikoittainen tehtävä tuottaa vuodessa enemmän tunteja kuin viisi vuosittaista yhteensä.
4. Katso mihin data menee seuraavaksiTuntikirjaus ilman siirtoa palkanlaskentaan säästää puolet siitä mitä se voisi säästää. Kysy integraatiosta ennen kuin ostat, ei jälkeenpäin.
5. Osta tulkintatyö vasta tämän jälkeenKun toistuva osa on kunnossa, näet selvästi mihin oikeasti tarvitset ihmistä. Silloin ostat kapeamman ja halvemman toimeksiannon.
6. Kirjaa henkilötietojen säilytys ja käyttöoikeudetKuka näkee mitä, missä tieto on ja kuinka kauan sitä säilytetään. Tämä on samalla tietosuojavelvoite ja hyvä hygienia. Katso GDPR pienyritykselle.

Työkalupuolen työ on tavallista tietojärjestelmätyötä: mitä kirjataan, mihin, kuka näkee, mitä siirretään eteenpäin. Se ostetaan mieluiten kiinteänä toimituksena, koska lopputulos on kuvattavissa yhdellä lauseella. Sama pätee laajemmin kaikkeen IT-konsultointiin: kun tiedät milloin työ on valmis, hinnan pitää olla kiinteä.

Mitä HR-konsultointi maksaa?

Tarkkaa markkinahintaa HR-konsultoinnille ei ole julkisesti saatavilla samalla tavalla kuin monelle IT-palvelulle, ja hinnat vaihtelevat paljon sen mukaan ostetaanko lakiosaamista, rekrytointia vai kehittämistä. Julkisten hinnastojen perusteella asiantuntijatyön tuntihinnat liikkuvat samoissa haarukoissa kuin muukin liikkeenjohdon konsultointi, eli tyypillisesti reilusta sadasta eurosta ylöspäin, ja rekrytointitoimeksiannot hinnoitellaan usein osuutena vuosipalkasta. Näitä lukuja kannattaa kohdella suuntaa antavina, ei hintatilastona.

Meidän osuutemme tästä aiheesta on työkalu- ja järjestelmäpuoli, ja sen hinta lukee hinnastossa. Emme lähetä tarjouspyyntölomakkeita emmekä soita perään. Laajemmasta kehittämistyöstä on oma sivunsa: liikkeenjohdon konsultointi.

Milloin HR-konsulttia ei kannata ostaa?

HR-konsultin ostaminen menee hukkaan neljässä tilanteessa, ja ne kannattaa tunnistaa ennen kuin allekirjoitat mitään. Raha palaa silloin, kun yrityksessä ei ole vielä yhtään työntekijää, kun ongelma on oikeasti johtamisessa tai kannattavuudessa, kun tilanne on jo riita ja vastapuolella on juristi, tai kun sinulle tarjotaan jatkuvaa kuukausimaksua alle kymmenen hengen yritykseen. Yhteistä näille on se, että ostettu palvelu ei kosketa varsinaista ongelmaa, mutta tuottaa tekemisen tunteen ja laskun. Yksikään näistä ei tarkoita, etteikö apua joskus kannattaisi ostaa — ne tarkoittavat, että juuri nyt olisit ostamassa väärää asiaa. Käydään tilanteet läpi yksi kerrallaan.

Kun yrityksessä ei ole vielä yhtään työntekijää. Ensimmäistä työsopimusta varten tarvitset pohjan ja tiedon siitä mikä työehtosopimus teitä koskee. Se on muutaman tunnin toimeksianto tai jopa liiton neuvontapuhelu, ei kehittämisprojekti. Kokonaisen HR-järjestelmän rakentaminen ennen ensimmäistä palkkausta on ennenaikainen optimointi.

Kun ongelma on oikeasti johtamisessa tai kannattavuudessa. Jos työntekijät lähtevät, syy on harvoin puuttuvassa HR-prosessissa. Prosessi voi tehdä ongelmasta näkyvän, mutta se ei korjaa palkkaa, työvuoroja tai esihenkilön käytöstä. Ostetulla prosessilla on tapana peittää tämä, koska se tuottaa tekemisen tunteen.

Kun tilanne on jo riita ja vastapuolella on juristi. Silloin ostetaan lakiosaamista, ei HR-konsultointia. Nämä ovat eri ammatteja, vaikka ne myydään usein samasta luukusta. Kysy suoraan, kuka toimeksiannon tekee ja mikä hänen koulutuksensa on.

Kun jatkuvaa kuukausimaksua tarjotaan alle kymmenen hengen yritykselle. Laske tapahtumat: montako kertaa vuodessa tarvitsit HR-neuvoa viime vuonna? Kerro se yhden toimeksiannon hinnalla ja vertaa kahteentoista kuukausimaksuun. Jos kuukausimalli häviää, se häviää.

Miten ostat HR-työn niin, ettei lasku yllätä?

HR-työn ostaminen ilman yllätyslaskua noudattaa samaa sääntöä kuin kaikki muukin asiantuntijatyö. Jos lopputulos on kuvattavissa yhdellä lauseella ja tiedät milloin se on valmis, osta kiinteä toimitus. Jos et tiedä lopputulosta, osta pieni ja rajattu selvitys ensin ja päätä vasta sen jälkeen, mitä teet seuraavaksi. Yllätyslasku syntyy lähes aina siitä, että tuntityötä ostetaan tehtävään, jonka laajuutta kumpikaan osapuoli ei ole kirjoittanut auki. Kun rajaus on kirjallinen, tuntiveloituskin on turvallinen. Kun rajausta ei ole, kiinteäkin hinta venyy lisätöiksi. Rajaus on siis tärkeämpi kuin hinnoittelumalli, ja se on sinun vastuullasi yhtä lailla kuin myyjän.

Kirjaa toimeksiantoon kolme asiaa: mitä tiedostoja tai dokumentteja saat, kuka työn tekee, ja kuinka monta korjauskierrosta hintaan kuuluu. Nämä kolme riviä poistavat suurimman osan riidoista. Sama lista toimii myös silloin, kun ostat teknistä työtä — olemme käsitelleet samaa ajatusta liiketoiminnan kehittämisen puolelta.

Työsuojelun ja työsuhteen vähimmäisehtojen osalta kannattaa muistaa, että viranomaisneuvonta on maksutonta. Työsuojeluviranomaisen neuvonta vastaa useimpiin peruskysymyksiin ilman laskua, ja moni asia ratkeaa sillä. Konsultti kannattaa ostaa siihen, mikä koskee juuri sinun tilannettasi eikä löydy ohjeesta.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Ilmainen verkkotunnus: milloin se on oikeasti ilmainen ja mitä se sitoo
• Leimakortti sovelluksena: mitä paperikortin hävikki maksaa ja milloin vaihto kannattaa

Lue myös: Tarjouspyyntöpohja IT-hankintaan · IT-sanasto yrittäjälle · Logon suunnittelu yritykselle · Sähköpostin perillemenon korjaus · Uutiskirjepalvelu pienyritykselle · kanta-asiakassovellus yritykselle · QR-koodi generaattori · yhteystiedot