Palvelimen ylläpito vai pilvi: mitä oma palvelin oikeasti maksaa vuodessa

Oma palvelin näyttää halvalta, koska työaika jätetään laskusta pois. Tällä sivulla molemmat lasketaan samalla kaavalla, ja päätössääntö on viisi kysymystä.

Oma palvelin näyttää halvalta, koska sen hinta maksetaan kerran ja pilven hinta joka kuukausi. Vertailu menee pieleen juuri siinä. Palvelimen todellinen vuosikustannus on rauta jaettuna käyttöiälle, sähkö, verkko, varmuuskopiot, lisenssit ja — ylivoimaisesti suurimpana — se työaika, jonka joku käyttää sen hoitamiseen. Tällä sivulla lasketaan molemmat auki samalla kaavalla, ja kerrotaan se yksi kysymys, joka ratkaisee valinnan.

Suora vastaus: kumpi kannattaa ja milloin?

Alle kymmenen hengen yritykselle pilvi voittaa lähes aina, ja se voittaa selvimmin silloin, kun kukaan talossa ei tee palvelinylläpitoa työkseen. Oma palvelin alkaa kannattaa vasta, kun kuormitus on tasainen ja iso, se pysyy päällä vuosia samanlaisena, ja teillä on joku, joka hoitaa sitä muutenkin osana työtään. Kynnys ei ole tekninen vaan taloudellinen: oma palvelin kannattaa, kun sen vuosikustannus työaika mukaan lukien on pienempi kuin vastaavan pilvipalvelun vuosihinta. Se kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta lähes jokainen vertailu jättää työajan pois — ja juuri siihen erään vertailu ratkeaa, koska työaika on palvelimen suurin kuluerä eikä laite.

Kynnys ei ole tekninen vaan taloudellinen: oma palvelin kannattaa, kun sen vuosikustannus työaika mukaan lukien on pienempi kuin vastaavan pilvipalvelun vuosihinta. Se kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta lähes jokainen vertailu jättää työajan pois, ja juuri siihen erä ratkeaa.

Mistä oman palvelimen todellinen vuosikustannus koostuu?

Oman palvelimen vuosikustannus koostuu kahdeksasta erästä: raudasta jaettuna käyttöiälle, levyistä ja varaosista, sähköstä, verkosta, käyttöjärjestelmästä ja lisensseistä, varmuuskopioinnista, varavirrasta sekä ylläpitotyöstä. Useimmissa vertailuissa näkyy vain ensimmäinen näistä. Kun laskee kaikki kahdeksan, tyypillinen pienyrityksen oma palvelin asettuu selvästi yli tuhannen euron vuosikustannukseen, ja sähkön ja työajan osuus ylittää raudan osuuden jo toisena vuonna. Alla oleva taulukko kertoo jokaisen erän kohdalla, miten se lasketaan. Luvut ovat esimerkkihaarukoita pienyrityksen mittakaavassa eivätkä kenenkään tarjous — korvaa ne omillasi, sillä kaava on se, mikä tässä on arvokasta.

Kahdeksan riviä. Useimmissa vertailuissa näkyy vain ensimmäinen. Kun laskee kaikki, tyypillinen pienyrityksen oma palvelin asettuu selvästi yli tuhannen euron vuosikustannukseen, ja sähkön ja työajan osuus ylittää raudan osuuden jo toisena vuonna.

Erä, jonka kaikki unohtavat: kahden tunnin kuukausi

Palvelinlaskelmasta unohtuu lähes aina se erä, joka on suurin: ylläpitotyö, jota kuluu noin kaksi tuntia kuukaudessa silloinkin, kun mitään ei satu. Kysy itseltäsi rehellisesti, kuka päivittää palvelimen tietoturvapäivitykset ja milloin. Vastaus ei ole "automaattisesti", koska automaattinen päivitys pitää joskus perua ja aina tarkistaa. Vastaus ei myöskään ole "kun ehtii", koska päivittämätön palvelin on aukko, ja aukko on kalliimpi kuin mikään tämän sivun luku.

Realistinen ylläpitotyö pienessä ympäristössä on noin kaksi tuntia kuukaudessa, kun mitään ei satu. Siihen kuuluu päivitykset, varmuuskopioiden tarkistus, levytilan seuranta ja lokien vilkaisu. Kun jotain sattuu, kuluu päivä. Yksi rikkoutunut levy vie käytännössä työpäivän, vaikka data olisi tallessa.

Pilven vuosikustannus samalla kaavalla

Pilven vuosikustannus lasketaan samalla kaavalla kuin oman palvelimen, koska pilvi ei ole ilmainen eikä työtön. Laskelmaan kuuluu viisi erää: palvelun kuukausimaksu kerrottuna kahdellatoista, siirtoliikenne jos hinnoittelu perustuu siihen, varmuuskopiointi joka on usein erikseen hinnoiteltu lisä, oma ylläpitotyö joka on pienempi mutta ei nolla, sekä kertaluontoinen siirtotyö jaettuna niille vuosille, jotka aiot palvelua käyttää. Kun molemmat vaihtoehdot lasketaan näin, vertailusta tulee rehellinen. Pilven etu ei ole se, että se olisi aina halvempi euroina — sen etu on, että kustannus on ennustettava ja laitteen hajoaminen ei ole sinun ongelmasi.

• Palvelun kuukausimaksu kerrottuna kahdellatoista
• Siirtoliikenne, jos hinnoittelu perustuu siihen — tämä on tavallisin yllätys laskulla
• Varmuuskopiointi, joka on usein erikseen hinnoiteltu lisä
• Ylläpitotyö, joka on pienempi mutta ei nolla: päivitykset kuuluvat yhä sinulle, jos ajat omaa ohjelmistoasi
• Kertaluontoinen siirtotyö, jaettuna niille vuosille, jotka aiot palvelua käyttää

Kun molemmat lasketaan näin, vertailusta tulee rehellinen. Pilven etu ei ole se, että se olisi aina halvempi euroina. Sen etu on, että kustannus on ennustettava ja että laitteen hajoaminen ei ole sinun ongelmasi.

Mitä pilvestä ei saa?

Pilvestä ei saa kolmea asiaa, ja ne kannattaa sanoa ääneen: kiinteää hintaa, riippumattomuutta toimittajasta eikä vapautusta ylläpitovastuusta. Kuukausimaksut nousevat tyypillisesti sopimuskauden jälkeen, joten ensimmäisen vuoden tarjoushinta ei ole se hinta, jota maksat kolmantena vuonna. Yhden toimittajan erikoisominaisuuksiin nojaava arkkitehtuuri on kallis siirtää muualle, vaikka tavallinen virtuaalipalvelin siirtyisi helposti. Ja pilvi poistaa raudan mutta ei vastuuta: käyttöjärjestelmä, päivitykset ja varmuuskopiot ovat yhä jonkun vastuulla, ja jos et ole sopinut kenen, ne ovat sinun. Alla kaikki kolme erikseen.

Ensimmäinen on hinnan liike. Kuukausimaksut nousevat, ja ne nousevat tyypillisesti sopimuskauden jälkeen. Sama kuvio näkyy webhotellipuolella, ja siitä on dokumentoitua aineistoa asiakasarvosteluissa: ensimmäisen vuoden tarjoushinta ei ole se hinta, jota maksat kolmantena vuonna. Laske aina listahinnalla, älä kampanjahinnalla.

Toinen on riippuvuus. Jos palvelusi arkkitehtuuri nojaa yhden toimittajan erikoisominaisuuksiin, siirtyminen muualle on kallista. Tavallinen virtuaalipalvelin on siirrettävissä helposti, syvälle integroitu sovellusalusta ei ole.

Kolmas on se, ettei pilvi poista ylläpitovastuuta. Se poistaa raudan. Käyttöjärjestelmä, päivitykset ja varmuuskopiot ovat yhä jonkun vastuulla, ja jos et ole sopinut kenen, ne ovat sinun.

Päätössääntö viidellä kysymyksellä

1. Onko talossa ihminen, joka tekee ylläpitoa muutenkin?Ei → pilvi. Palvelin ilman hoitajaa on aikapommi, ei säästö.
2. Onko kuormitus tasainen ympäri vuoden?Ei → pilvi. Piikeistä maksat omassa raudassa ympäri vuoden, pilvessä vain piikin ajan.
3. Onko datalle sijaintivaatimus?Kyllä → kumpi tahansa käy, mutta valitse tietoinen sijainti. Pilvipalvelun konesalin maa on sopimusasia, jonka voi tarkistaa etukäteen.
4. Kestääkö toiminta vuorokauden katkon?Ei → pilvi, tai oma palvelin kahdennettuna, mikä maksaa moninkertaisesti.
5. Onko investointi jo tehty ja rauta alle kaksi vuotta vanha?Kyllä → aja se loppuun. Toimivaa laitetta ei kannata heittää pois periaatteesta.

Jos vastasit ensimmäiseen kysymykseen "ei", muut kysymykset eivät enää muuta lopputulosta. Se on tämän sivun tärkein havainto.

Esimerkkilaskelma: kolmen hengen toimisto

Katsotaan laskelma auki kolmen hengen suunnittelutoimistossa, jolla on yksi tiedostopalvelin ja yksi sisäinen sovellus. Molemmat vaihtoehdot lasketaan samalla kaavalla: oma palvelin kaikkine kahdeksine erineen työaika mukaan lukien, ja sama toiminto palvelupohjaisesti käyttäjäkohtaisina kuukausimaksuina. Luvut ovat esimerkkilukuja eivätkä kenenkään todellisia lukuja — tarkoitus on näyttää, mihin summa asettuu, kun mitään ei jätetä pois. Tässä kokoluokassa lopputulos on usein yllättävä: vaihtoehdot maksavat suunnilleen saman verran, ja ero syntyy muualta kuin hinnasta. Alla molemmat laskelmat ja niistä seuraava johtopäätös.

Oma palvelin: rauta 2400 euroa neljälle vuodelle eli 600 euroa vuodessa, levyt ja varaosat 150, sähkö noin 1300 kilowattituntia vuodessa, verkko ja kiinteä osoite 120, lisenssit 300, varmuuskopiointi talon ulkopuolelle 180, varavirta 80. Näiden summa asettuu selvästi yli tuhannen euron ennen kuin kukaan on koskenut koneeseen. Kun päälle lasketaan 24 tuntia ylläpitotyötä vuodessa, ja tunnin arvoksi laitetaan 50 euroa, kokonaisuus on noin 2600 euroa vuodessa. Kolmen hengen toimistossa se on runsaat 70 euroa kuukaudessa työntekijää kohti.

Sama toiminto palvelupohjaisesti: tiedostot ja sähköposti käyttäjäkohtaisena kuukausimaksuna, sisäinen sovellus pienellä virtuaalipalvelimella, varmuuskopiointi erikseen. Kolmen käyttäjän kokonaisuus asettuu tyypillisesti samaan suuruusluokkaan euroina, mutta työaikaa kuluu selvästi vähemmän, koska rautaa ei ole eikä levyjä hajoa.

Johtopäätös on tärkeämpi kuin luvut. Tässä kokoluokassa vaihtoehdot maksavat suunnilleen saman verran. Ero ei synny hinnasta vaan siitä, kuka herää yöllä kun jokin lakkaa toimimasta. Siksi valinta ei ole taloudellinen vaan riskikysymys, ja se kannattaa tehdä tietoisesti.

Piilokulut, jotka näkyvät vasta toisena vuonna

Molemmissa vaihtoehdoissa on piilokuluja, jotka näkyvät vasta toisena vuonna, mutta ne ovat eri lajia: omalla puolella ne ovat aikaa ja palvelupuolella rivejä laskulla. Omalla puolella piilokulut ovat siis aikaa. Käyttöjärjestelmän versio vanhenee ja tuki päättyy, jolloin edessä on päivitysprojekti, jota kukaan ei budjetoinut. Levy täyttyy hiljaa, kunnes se on täynnä kesken työpäivän. Kone siirretään muuton yhteydessä, ja siirto vie päivän.

Palvelupuolella piilokulut ovat rivejä laskulla. Siirtoliikenne, lisävarmuuskopiot, ylimääräiset käyttäjätunnukset, tuki nopeammalla vasteajalla. Yksikään näistä ei ole epärehellinen, mutta ne eivät myöskään näy siinä ensimmäisessä kuukausihinnassa, jonka perusteella päätös tehtiin.

Molemmilla puolilla sama korjaus toimii: laske toinen vuosi, ei ensimmäistä. Ensimmäinen vuosi on aina halvin, koska rauta on uutta ja tarjoushinta voimassa. Toinen vuosi on se, jota elät pisimpään.

Milloin pilveen EI kannata siirtyä?

Pilveen ei kannata siirtyä kolmessa tilanteessa, joissa siirto on huono ajatus juuri nyt. Ne ovat: rauta on uutta ja toimii, sovellus on vanha eikä kukaan tiedä miten se toimii, tai toimipisteen verkkoyhteys on epävarma. Ensimmäisessä toimivan laitteen hylkääminen periaatteesta ei ole säästö. Toisessa siirtoprojektin hinta selviää vasta kesken, koska kukaan ei tiedä mitä koneella oikeasti ajetaan. Kolmannessa siirto siirtää ongelman lähemmäs asiakasta: katkeileva yhteys katkaisee pilvipalvelun samaa tahtia. Kaikissa kolmessa oikea järjestys on korjata perusasia ensin ja päättää siirrosta vasta sen jälkeen.

Rauta on uutta ja toimii. Kolme kuukautta sitten ostettu palvelin ei muutu kannattavaksi siirroksi sillä, että pilvi olisi teoriassa parempi malli. Poista laite kirjanpidollisesti loppuun ja tee päätös sitten.

Sovellus on vanha eikä kukaan tiedä, miten se toimii. Vanhan järjestelmän siirto tuntemattomasta ympäristöstä on projekti, jonka hinta selviää vasta kesken. Silloin kannattaa ensin selvittää, mitä koneella oikeasti ajetaan, ja päättää vasta sen jälkeen.

Verkkoyhteys on epävarma. Jos toimipisteen yhteys katkeilee, pilveen siirretty järjestelmä katkeilee samaa tahtia. Korjaa yhteys ensin.

Käytännön välimalli, joka toimii useimmille

Useimmille pienyrityksille toimii välimalli, jossa palvelut ostetaan pilvestä mutta toimipisteessä on korkeintaan yksi kone. Yleisin toimiva ratkaisu ei siis ole kumpikaan ääripää. Sähköposti, tiedostot ja toimisto-ohjelmat pilvipalveluna, koska niitä ei kannata ylläpitää itse. Vertailu näiden kahden tavallisimman vaihtoehdon välillä on omalla sivullaan: Microsoft 365 vai Google Workspace. Toimipisteessä korkeintaan yksi kone, joka hoitaa paikallisen tarpeen, kuten kassajärjestelmän tai laitteet, jotka eivät toimi ilman lähiverkkoa.

Varmuuskopiointi kannattaa hoitaa erillään kummastakin, koska varmuuskopio samassa paikassa kuin alkuperäinen ei ole varmuuskopio. Tästä on oma sivunsa: varmuuskopiointi. Jos haluat kokonaisuuden yhdeltä ihmiseltä, katso IT-palvelut yrityksille; hinnat ovat hinnastossa.

Jos päädyt omaan palvelimeen, tee vähintään nämä

Oma palvelin on täysin kelvollinen valinta, kun sen hoitaa kunnolla, ja neljä asiaa erottaa hoidetun palvelimen aikapommista: päivitysvuoro kalenterissa, varmuuskopio talon ulkopuolelle, palautuskoe kerran vuodessa ja kirjattu tieto siitä, mitä koneella ajetaan. Nämä kannattaa sopia kirjallisesti jo hankintapäivänä eikä sitten kun jotain sattuu, koska jokainen niistä on halpa etukäteen ja kallis jälkikäteen. Sama neljän kohdan lista toimii myös mittarina ulkopuoliselle ylläpitotarjoukselle: jos tarjouksessa ei mainita palautuskoetta, siinä myydään kopiointia eikä varmuuskopiointia. Alla kaikki neljä kohtaa erikseen.

• Päivitysvuoro kalenteriin. Sama päivä kuukaudessa, sama ihminen, merkintä kalenterissa. Ilman merkintää päivitykset jäävät, ja jäänyt päivitys on se tavallisin tapa joutua ongelmiin.
• Varmuuskopio talon ulkopuolelle. Samassa huoneessa oleva kopio häviää samassa vesivahingossa kuin alkuperäinen.
• Palautuskoe kerran vuodessa. Varmuuskopio, jota ei ole kertaakaan palautettu, on toive eikä varmuuskopio. Kokeile palautus oikeasti ja kirjoita ylös, kauanko siihen meni.
• Kirjattu tieto siitä, mitä koneella ajetaan. Yksi sivu tekstiä riittää. Se sivu on arvokkaimmillaan silloin, kun sen kirjoittanut ihminen ei ole enää tavoitettavissa.

Nämä neljä ovat samalla se lista, jolla voit arvioida ulkopuolisen ylläpitotarjouksen. Jos tarjouksessa ei mainita palautuskoetta, siinä ei myydä varmuuskopiointia vaan kopiointia — ja ero näiden välillä huomataan aina väärällä hetkellä.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Ilmainen verkkotunnus: milloin se on oikeasti ilmainen ja mitä se sitoo
• Suomenkielinen chatbot yritykselle: mitä se maksaa per keskustelu ja milloin se kannattaa

Lue myös: CRM-järjestelmä · IT-palvelut yrityksille · toiminnanohjausjärjestelmä · iOS-sovellus App Storeen · Android-sovellus Google Playhin · yrityksen tietoturva · varmuuskopiointi · hakukoneoptimoinnin hinta