Palvelun hinnoittelu pienyrityksessä: näin lasket minimituntihinnan

Hinnoittelu kaatuu yhteen lukuun: montako tuntia vuodessa saat oikeasti laskutettua. Tällä sivulla on kaava minimituntihinnalle, auki laskettu esimerkki yhden hengen yritykselle ja päätössääntö sille, milloin tuntihinta on väärä työkalu.

Palvelun hinnoittelu pienyrityksessä lähtee yhdestä luvusta: montako tuntia vuodessa saat oikeasti laskutettua. Kaikki muu — kilpailijoiden hinnat, asiakkaan maksuhalu, tuntuma — tulee vasta sen jälkeen. Jos et tiedä laskutettavien tuntien määrää, et tiedä mikä on tuntihintasi alaraja, ja silloin hinnoittelet toivon varassa.

Alla on laskukaava, jolla saat minimituntihinnan. Se ei ole markkinahinta eikä tavoitehinta. Se on se raja, jonka alle mennessäsi teet töitä tappiolla, vaikka tilipäivänä siltä ei tunnu.

Suora vastaus: minimituntihinta neljällä luvulla

Palvelun minimituntihinta lasketaan neljällä luvulla: vuoden kiinteät kulut, haluamasi oma korvaus sivukuluineen, laskutettavat tunnit vuodessa ja riskikerroin. Kulut ja oma korvaus lasketaan yhteen, summa jaetaan laskutettavilla tunneilla ja lopputulos kerrotaan riskikertoimella. Tuloksena on se raja, jonka alle mennessäsi teet työtä tappiolla, vaikka tilipäivänä siltä ei tunnu. Se ei ole markkinahinta eikä tavoitehinta vaan lattia. Kaavan vaikein osa ei ole eurot vaan laskutettavien tuntien määrä, koska lähes jokainen yrittäjä yliarvioi sen rajusti — ja juuri siihen lukuun koko laskelma seisoo tai kaatuu. Kaava kokonaisuudessaan on tämä:

Minimituntihinta = (kiinteät kulut + oma korvaus sivukuluineen) ÷ laskutettavat tunnit × riskikerroin

Kaavan vaikein osa ei ole eurot. Se on laskutettavien tuntien määrä, koska lähes jokainen yrittäjä yliarvioi sen rajusti. 40 tuntia viikossa × 52 viikkoa = 2 080 tuntia. Sitä lukua ei kannata käyttää missään kohtaa laskelmaa.

Miksi 2 080 tuntia on väärä luku?

Luku 2 080 tuntia — 40 tuntia viikossa kerrottuna 52 viikolla — on väärä lähtöluku hinnoitteluun, koska vuodessa on 52 viikkoa mutta myytävää työaikaa on paljon vähemmän. Siitä vähennetään viisi erää järjestyksessä: loma, arkipyhät, sairauspäivät, laskuttamaton työ ja tyhjä kalenteri. Neljäs erä on se, joka syö laskelman: myynti, tarjoukset, kirjanpitoaineiston kokoaminen, laskutus, perintä, sähköpostit ja oman osaamisen päivitys eivät näy yhdelläkään laskulla. Kun vähennykset on tehty, tyypillinen yksinyrittäjän laskutusaste asettuu 50–65 prosenttiin kalenterityöajasta. Alla erät yksitellen ja se, mihin lukuun ne johtavat.

1. LomaJos pidät neljä viikkoa lomaa, laskutettavia viikkoja on 48. Yrittäjä joka ei pidä lomaa ei hinnoittele, vaan polttaa itsensä loppuun ja lopettaa kolmessa vuodessa.
2. ArkipyhätSuomessa arkipyhiä osuu arkipäiville tyypillisesti noin 9–11 päivää vuodessa. Se on kaksi viikkoa työaikaa.
3. SairauspäivätVaraa vähintään viisi päivää. Yksittäisen yrittäjän sairauspäivä on täysi nollapäivä: kukaan ei tee työtä puolestasi.
4. Laskuttamaton työMyynti, tarjoukset, kirjanpitoaineiston kokoaminen, laskutus, perintä, sähköpostit, oman osaamisen päivitys, työkalujen asennus. Tämä on se erä, joka syö laskelman.
5. Tyhjä kalenteriViikot joina ei vain ole töitä. Ensimmäisinä vuosina näitä on paljon.

Kun vähennykset tehdään, tyypillinen yksinyrittäjän laskutusaste asettuu 50–65 prosenttiin kalenterityöajasta. Se tarkoittaa noin 900–1 200 laskutettavaa tuntia vuodessa, ei kahtatuhatta. Jos myyt konsultointia tai asiantuntijatyötä, jossa jokainen kauppa vaatii tapaamisia ja tarjouksia, ole lähempänä 900:aa. Jos teet pitkiä jatkuvia toimeksiantoja samoille asiakkaille, voit olla 1 200:ssa.

Auki laskettu esimerkki: yhden hengen palveluyritys

Katsotaan kaava auki laskettuna yhden hengen palveluyrityksellä. Otetaan yksinyrittäjä, joka haluaa käteen 3 000 euroa kuussa ennen veroja eli 36 000 euroa vuodessa. Sen päälle lasketaan kaikki vuoden kulut — YEL, vakuutukset, kirjanpito, ohjelmistot, laitteet, puhelin ja netti, markkinointi, matkat, koulutus ja yllätykset — ja summa jaetaan realistisella laskutettavien tuntien määrällä. Vasta sen jälkeen tulee riskikerroin. Luvut ovat esimerkki eivätkä suositus, joten korvaa ne omillasi; arvokasta tässä on laskujärjestys eikä lopputulos. Alla oleva taulukko erittelee kulut, ja sen jälkeen jako tehdään auki.

Nyt jaetaan. 52 000 € ÷ 900 laskutettavaa tuntia = 57,8 €/h. Se on nollatulos: kaikki kulut katettu, oma korvaus maksettu, voittoa nolla.

Nollatulos ei riitä. Yritys tarvitsee puskurin sille, että asiakas ei maksa, projekti venyy tai kone hajoaa. Kerro riskikertoimella 1,2–1,3: 69–75 €/h. Tämä on minimituntihinta.

Vertaa nyt siihen, mitä ajattelit veloittaa. Jos ajattelit 45 euroa, olet 25 euroa tunnissa tappiolla. 900 tunnilla se on 22 500 euroa vuodessa, jonka maksat omasta pussistasi joko pienempänä palkkana tai velkana.

Miten sama kaava toimii kiinteähintaisessa työssä?

Kiinteä hinta ei vapauta tuntilaskennasta — se vain siirtää arvion riskin sinulle. Sama minimituntihinta on siis kiinteähintaisenkin työn pohja, ja hinnoittelu etenee viidessä askeleessa: arvioi tunnit korkeintaan kahdeksan tunnin osissa, laske osat yhteen ja lisää puskuri, kerro minimituntihinnalla, kirjaa mikä ei sisälly, ja määrittele muutostyön hinta etukäteen. Neljäs askel on näistä tärkein: rajaus on kiinteän hinnan tärkein osa, koska ilman sitä hinta on lupaus tehdä loputtomasti töitä yhdellä summalla. Sama logiikka pätee kuukausihintaiseen jatkuvaan palveluun. Alla askeleet yksitellen.

1. Arvioi tunnit osissaPilko työ osiin, joista jokainen on korkeintaan kahdeksan tuntia. Isompia paloja ei osaa arvioida kukaan.
2. Laske osat yhteen ja lisää 30 %Arviot ovat systemaattisesti alakanttiin. 30 % on kokemusperäinen puskuri, ei tieteellinen vakio — säädä sitä omalla toteumallasi.
3. Kerro minimituntihinnallaNyt sinulla on hinnan alaraja.
4. Kirjaa mikä ei sisällyRajaus on hinnan tärkein osa. Ilman sitä kiinteä hinta on lupaus tehdä loputtomasti töitä yhdellä summalla.
5. Määrittele muutostyön hinta etukäteenSopimukseen tuntihinta lisätöille. Muuten jokainen lisäpyyntö on neuvottelu, jonka häviät.

Sama logiikka pätee kuukausihintaiseen jatkuvaan palveluun: arvioi kuukauden tuntimäärä, kerro minimituntihinnalla, ja kirjaa mitä kuukausihinta kattaa ja mikä laskutetaan erikseen. Me hinnoittelemme oman ylläpitomme juuri näin, ja hinta lukee hinnastossa.

Kolme hinnoittelumallia ja mihin kukin sopii

Yleisin virhe on käyttää kiinteää hintaa työhön, jota ei ole rajattu. Toiseksi yleisin on jättää kuukausihinta samaksi kolmeksi vuodeksi, vaikka työ on kaksinkertaistunut.

Milloin tätä laskelmaa EI kannata tehdä?

Minimituntihinnan laskeminen ei ole oikea työkalu neljässä tilanteessa: kun myyt tulosta etkä aikaa, kun myyt tuotetta etkä palvelua, kun kyse on ensimmäisestä referenssityöstä, tai kun ala on säännelty ja hinnat sidottu taksaan. Kahdessa ensimmäisessä tuntihinta on väärä ankkuri, koska hinta perustuu asiakkaan saamaan hyötyyn tai myyntimäärään eikä käytettyyn aikaan. Kolmannessa alihinnoittelu voi olla tietoinen markkinointi-investointi — kunhan se on yksi työ eikä hinnoittelupolitiikka. Neljännessä laskelma kertoo, kannattaako työtä ottaa, ei sitä mitä siitä veloitetaan. Alla kaikki neljä tilannetta erikseen.

Kun myyt tulosta, et aikaa. Jos työsi tuottaa asiakkaalle mitattavan hyödyn — vaikkapa järjestelmä, joka poistaa yhden työvuoron viikossa — tuntihinta on väärä ankkuri. Silloin hinta perustuu siihen, mitä asiakas säästää, ja minimituntihinta on vain lattia jonka alle et mene.

Kun myyt tuotetta, et palvelua. Ohjelmisto, kurssi tai mikä tahansa kertaalleen tehty ja monta kertaa myyty asia ei skaalaudu tunneissa. Siinä laskennan kohde on kate ja myyntimäärä, ei tuntihinta.

Ensimmäisessä referenssityössä. Jos sinulla ei ole yhtään näytettävää työtä, alihinnoiteltu ensimmäinen keikka voi olla järkevä markkinointi-investointi. Kaksi ehtoa: se on tietoinen päätös, ja se on yksi työ, ei hinnoittelupolitiikka. Kirjaa asiakkaalle näkyviin normaalihinta ja alennus, jotta jatkohinta ei ole yllätys.

Kun ala on säännelty tai hinnat sidottu. Joillain toimialoilla hinnoittelu tulee taksasta tai sopimuksesta. Silloin laskelma kertoo, kannattaako työtä ottaa — ei mitä siitä veloitetaan.

Hinnankorotus: milloin ja miten?

Hinnat kannattaa tarkistaa kerran vuodessa, ja korotuksesta ilmoitetaan jatkuville asiakkaille vähintään kaksi kuukautta etukäteen kirjallisesti. Kustannukset nousevat joka vuosi, joten jos hintasi ei nouse, katteesi kapenee automaattisesti. Käytännön sääntö: tarkista hinnat kerran vuodessa samaan aikaan tilinpäätöksen kanssa, ja ilmoita korotuksesta jatkuvien asiakkaiden osalta vähintään kaksi kuukautta etukäteen kirjallisesti.

Kolme merkkiä siitä, että hinta on liian matala:

• Kukaan ei koskaan kysele hintaa tai vertaile. Jos jokainen tarjous menee läpi ensimmäisellä kerralla, olet halvin etkä paras.
• Kalenteri on täynnä mutta tilillä ei ole rahaa. Klassinen alihinnoittelun oire.
• Otat vastaan töitä, joita et halua tehdä, koska et voi kieltäytyä.

Korotusta ei tarvitse perustella asiakkaalle rivi riviltä. Riittää, että kerrot uuden hinnan, voimaantulopäivän ja sen, mikä palvelussa pysyy samana. Osa asiakkaista lähtee. Jos yksikään ei lähde, korotus oli liian pieni.

Miten teet hinnoittelusta kerralla valmiin?

Hinnoittelu ei ole taulukkolaskentaharjoitus vaan päätös, joka pitää saada näkyviin asiakkaalle. Käytännön järjestys on viisi askelta: laske minimituntihinta ja pidä luku itselläsi, rakenna kahdesta neljään pakettia joiden sisältö on kirjattu, tarkista jokaisen paketin kate minimituntihinnalla, julkaise hinnat ja merkitse toteutuneet tunnit ylös vuoden ajan. Viimeinen askel on se, joka tekee laskelmasta ensi vuonna oikean: toteutunut laskutusaste on ainoa luku, joka korjaa arvausta. Ilman sitä toistat saman arvion vuodesta toiseen. Alla askeleet yksitellen ja se, mitä kukin niistä käytännössä vaatii.

1. Laske minimituntihintaYllä oleva kaava. Kirjoita luku ylös ja pidä se itselläsi.
2. Rakenna 2–4 pakettiaAsiakas ostaa helpommin paketin kuin tunnin. Jokaisen paketin sisältö kirjallisesti.
3. Tarkista jokaisen paketin kateArvioi tunnit, kerro minimituntihinnalla, vertaa pakettihintaan.
4. Julkaise hinnatHinta verkkosivuilla karsii väärät yhteydenotot ennen kuin ne vievät aikaasi.
5. Merkitse tunnit ylös vuoden ajanToteutunut laskutusaste on ainoa luku, joka korjaa laskelmaa. Ilman sitä toistat saman arvauksen ensi vuonna.

Jos hinnoittelupäätös on osa isompaa kokonaisuutta — palvelurakenne, kannattavuus, kasvu — siitä kannattaa keskustella ulkopuolisen kanssa. Meidän puolellamme se on liikkeenjohdon konsultointia, ja tuntihinta on julkinen kuten kaikki muutkin.

Mitä alennus oikeasti maksaa?

Alennus maksaa enemmän kuin miltä se näyttää, koska menetät koko alennuksen verran katetta ja saman katteen takaisin saaminen vaatii moninkertaisen lisämyynnin. Alennus on hinnoittelupäätös, joka tehdään useimmiten ilman laskinta, ja se kannattaa laskea kerran, koska luvut ovat epäintuitiivisia. Tarvittavan lisämyynnin määrä riippuu siitä, kuinka hyvä katteesi oli alun perin: mitä ohuempi kate, sitä rajummin alennus puree. Alla oleva taulukko näyttää kolme alennustasoa kolmella eri katetasolla, ja sen jälkeen tulee kaava, jolla saman laskun voi tehdä omilla luvuillasi.

Kun annat alennuksen, menetät koko alennuksen verran katetta. Saman katteen takaisin saaminen vaatii lisämyyntiä, ja tarvittava lisämyynti riippuu siitä, kuinka hyvä katteesi oli alun perin.

Lue rivi "20 %" ja sarake "kate 40 %". Viidenneksen alennus vaatii myynnin kaksinkertaistamista, jotta olet samassa tilanteessa kuin ennen alennusta. Käytännössä sitä ei tapahdu, joten alennus on suora tulonsiirto asiakkaalle.

Kaava on: tarvittava lisämyynti-% = alennus ÷ (katetuotto-% − alennus) × 100, kun molemmat on annettu prosentteina myyntihinnasta.

Tämä ei tarkoita, ettei alennusta saisi antaa. Se tarkoittaa, että alennuksen pitää saada jotain vastineeksi: pidempi sopimus, nopeampi maksuaika, isompi kertatilaus, referenssioikeus tai joustavampi aikataulu, joka helpottaa omaa kalenteriasi. Alennus ilman vastinetta on hinnankorotus väärään suuntaan.

Vaihtoehto alennukselle on lisäarvo. Saman rahan arvoinen lisäpalvelu, joka maksaa sinulle vähemmän kuin sen hinta, on aina parempi kauppa kuin suora hinnanalennus — ja se ei myöskään aseta ennakkotapausta seuraavaan neuvotteluun.

Kolme merkkiä, että hinnoittelurakenne on väärä

Joskus hinnoittelun ongelma ei ole hinnan taso vaan sen rakenne, ja siitä kertoo kolme oiretta: iso osa työstä ei mahdu mihinkään laskutusriviin, sama hinta veloitetaan hyvin erikokoisilta asiakkailta, tai kaikki tulo on kertakauppoja eikä jatkuvaa. Ensimmäinen on yleisin katteen vuotokohta, koska laskuttamaton pikkutyö ei näy missään raportissa. Toisessa myyt saman hintaista palvelua kahdelle asiakkaalle, joiden työmäärä eroaa moninkertaisesti. Kolmannessa jokainen kuukausi alkaa nollasta. Rakenteen korjaus on hitaampaa kuin hinnankorotus mutta vaikuttaa pidempään. Alla kolme oiretta erikseen.

• Iso osa työstä ei mahdu mihinkään laskutusriviin. Jos teet jatkuvasti pieniä palveluksia, joita ei laskuteta, rakenteesta puuttuu joko tukipaketti tai selkeä raja siitä mikä sisältyy. Tämä on yleisin katteen vuotokohta.
• Sama hinta erikokoisille asiakkaille. Kymmenen käyttäjän ja sadan käyttäjän palvelu ei ole sama tuote, vaikka toiminnot ovat samat. Hinnoittele jonkin mitattavan yksikön mukaan.
• Kaikki tulo on kertakauppoja. Silloin jokainen kuukausi alkaa nollasta. Yksi jatkuva palvelu nykyisille asiakkaille tasaa kassavirtaa enemmän kuin uusien asiakkaiden metsästys.

Rakenteen korjaus on hitaampaa kuin hinnankorotus, mutta se vaikuttaa pidempään. Aloita siitä, että kirjaat kuukauden ajan ylös kaiken laskuttamattoman työn. Lista kertoo yleensä itse, mikä puuttuu.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Liikkeenjohdon konsultointi ja palkka — mistä tuntihinta koostuu ja miksi kannattaa ostaa lopputulos
• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Tietosuojaselosteen tekeminen: kuusi kenttää ja 30 minuuttia

Lue myös: IT-konsultointi pienyritykselle · Tekoälykonsultointi pienyritykselle · Digitalisaatio pienyritykselle · Liikkeenjohdon konsultointi pienelle yritykselle · Google-yritysprofiili: tee itse ilmaiseksi tai anna meidän hoitaa se · Sähköposti yritykselle: mitä nimi@firma.fi maksaa ja miten se otetaan käyttöön · verkkotunnus ja domain · WordPress-ylläpito: mitä se on, mitä se maksaa ja milloin sitä ei tarvita