Verkkosivujen vaihto toimittajalta toiselle — mitä otat mukaan ja miten pyydät sen

Toimittajan vaihdossa ei siirretä sivustoa vaan yhdeksän erillistä asiaa. Tässä on koko lista, kopioitava luovutuspyyntö sähköpostiin ja siirron järjestys, jolla sivusto ei mene hetkeksikään nurin.

Suora vastaus: toimittajan vaihdossa ei siirretä sivustoa. Siirretään yhdeksän erillistä asiaa, jotka sattuvat olemaan samassa paikassa: tiedostot, tietokanta, verkkotunnus, sähköpostit, DNS-tietueet, analytiikka, Search Console, SSL ja kirjautumistunnukset. Jos pyydät "sivuston", saat tyypillisesti ZIP-tiedoston ja puolet jää entisen toimittajan tilille. Pyydä lista, älä sivustoa. Tällä sivulla on se lista, valmis pyyntösähköposti ja polku sille tilanteelle, ettei vastausta kuulu.

Vaihto ei ole tekninen ongelma. Tekninen osuus on muutaman tunnin työ. Ongelma on omistajuus: kenen nimissä verkkotunnus on, kenen tilillä analytiikka on, ja onko sinulla sopimuksessa oikeus saada lähdekoodi. Ne asiat päätettiin silloin kun sivusto tilattiin, ei nyt. Siksi tämän sivun rinnalla kannattaa lukea kotisivujen omistajuus ja lähdekoodi, joka käy läpi mitä sinulle oikeasti kuuluu, ja nettisivusopimus, joka kertoo mitä sopimukseen olisi pitänyt kirjoittaa.

Mitä toimittajan vaihdossa oikeasti siirtyy?

Sivusto näyttää ulospäin yhdeltä asialta, mutta hallinnollisesti se on kokoelma tilejä, joista jokaisella on oma omistaja ja oma siirtotapa. Toimittajan vaihdossa siirtyviä osia on yhdeksän: verkkotunnus, sivuston tiedostot, tietokanta, sähköpostitilit, DNS-tietueet, analytiikka, Search Console, SSL-varmenne ja kolmannen osapuolen lisenssit. Alla oleva taulukko on koko vaihdon runko, ja se kannattaa käydä läpi rivi riviltä ennen kuin lähetät yhtään viestiä kenellekään. Merkitse jokaiseen riviin, kuka omistaa sen tänään ja missä palvelussa se sijaitsee — juuri se tieto ratkaisee, kuinka helppo vaihto on ja mitä sinun pitää pyytää kirjallisesti. Kaksi riviä yhdeksästä yllättää useimmiten, ja ne käydään taulukon jälkeen läpi erikseen.

Kaksi riviä yllättää useimmiten. Analytiikka ja Search Console ovat lähes aina jonkun ihmisen henkilökohtaisella Google-tilillä, koska ne perustettiin projektin alussa nopeasti. Jos et pyydä niitä erikseen, menetät koko historiadatan — ja sitä ei saa takaisin mistään. Toinen on lisenssit: maksullinen teema tai lisäosa voi olla ostettu toimittajan omalla tilillä, jolloin päivitykset lakkaavat siirron jälkeen, vaikka sivusto muuten toimii. Se ei näy heti. Se näkyy puolen vuoden päästä turvapäivityksenä, jota ei voi asentaa.

Valmis luovutuspyyntö, jonka voit kopioida sellaisenaan

Valmis luovutuspyyntö on tämän sivun tärkein osa, ja sen voi kopioida sellaisenaan omaan sähköpostiin. Lähetä pyyntö nimenomaan sähköpostina, älä chatissa äläkä puhelimessa. Kirjallinen pyyntö tekee kaksi asiaa: se antaa toimittajalle yksiselitteisen listan, jolloin puolittainen luovutus ei ole vahinko vaan valinta, ja se antaa sinulle päivätyn dokumentin siltä varalta, että joudut myöhemmin vetoamaan sopimukseen. Pyyntö kattaa kymmenen kohtaa tiedostoista ja tietokannasta lisensseihin ja alkuperäisiin logotiedostoihin asti, eli kaiken sen, mitä ilman uusi toimittaja joutuu tekemään työtä uudelleen. Vaihda hakasulkeissa olevat kohdat omiksesi ja jätä määräpäivä sisään. Määräpäivä on se yksityiskohta, joka muuttaa hiljaisuuden vastaukseksi, johon voi vedota myöhemmin.

Aihe: Aineiston luovutuspyyntö — [verkkotunnus.fi]

Hei,
olemme siirtämässä sivuston [verkkotunnus.fi] ylläpidon toiselle toimittajalle [päivämäärä] alkaen. Kiitos yhteistyöstä tähän asti. Pyydän seuraavat aineistot sähköpostitse tai latauslinkkinä viimeistään [päivämäärä, vähintään 14 vuorokautta eteenpäin]:

1. Sivuston tiedostotKoko www-hakemisto ZIP-pakettina, mukaan lukien mediatiedostot ja mahdolliset piilotiedostot kuten .htaccess.
2. TietokantavedosTäysi vedos .sql-tiedostona sekä tieto siitä, mikä tietokannan versio ja merkistö on käytössä.
3. VerkkotunnusSiirtoavain sekä vahvistus siitä, kenen nimissä tunnus on rekisteröity ja milloin se erääntyy. Jos tunnus on teidän nimissänne, pyydän haltijan vaihtoa yrityksellemme.
4. SähköpostitilitLista kaikista tileistä ja edelleenlähetyksistä, tieto palvelimen IMAP-asetuksista sekä salasanat tai niiden vaihtomahdollisuus.
5. DNS-tietueetVienti tai kuvakaappaus kaikista nykyisistä tietueista: A, CNAME, MX, TXT (mukaan lukien SPF, DKIM ja DMARC).
6. Analytiikka ja Search ConsoleOmistajaoikeus siirrettynä sähköpostiosoitteelle [sinun osoitteesi], sekä tieto mitä seurantakoodeja sivustolla on.
7. SSL-varmenneTieto siitä, onko varmenne automaattinen vai erikseen ostettu, ja jälkimmäisessä tapauksessa erääntymispäivä.
8. KirjautumistunnuksetSivuston hallinnan pääkäyttäjätunnus, palvelimen tai webhotellin hallintapaneelin tunnus sekä FTP- tai SSH-tunnukset.
9. AlkuperäistiedostotLogo vektorimuodossa, valokuvat alkuperäisessä resoluutiossa ja mahdolliset taittotiedostot.
10. Kolmannen osapuolen lisenssitLista maksullisista teemoista, lisäosista ja palveluista, niiden lisenssiavaimet ja tieto siitä, kenen tilillä ne ovat sekä milloin ne erääntyvät.

Mikäli jokin näistä ei sopimuksemme mukaan kuulu luovutettavaksi, pyydän siitä kirjallisen perustelun samassa aikataulussa. Ilmoitattehan myös, jos luovutuksesta veloitetaan sopimuksen mukainen työaika, ja millä perusteella.
Ystävällisin terveisin, [nimi, yritys, puhelin]

Kaksi yksityiskohtaa, jotka kannattaa jättää sisään. Ensimmäinen on määräpäivä: ilman sitä pyyntö jää roikkumaan eikä sinulla ole hetkeä, jolloin voit todeta ettei vastausta tullut. Toinen on pyyntö kirjallisesta perustelusta. Se on kohtelias, mutta se muuttaa hiljaisuuden kieltäytymiseksi, ja kieltäytymiseen voi vastata sopimuksella.

Mitä teet, jos toimittaja ei vastaa?

Jos toimittaja ei vastaa luovutuspyyntöön, tilanne on tavallisempi kuin luulisi eikä se yleensä johdu pahasta tahdosta: yhden ihmisen toimistolla lähtevä asiakas on pieni prioriteetti, ja pyyntö hautautuu muiden töiden alle. Etene silloin neljässä vaiheessa järjestyksessä. Lähetä ensin kirjallinen muistutus päivätyllä määräajalla, ota sitten sivuston julkinen sisältö itse talteen odottamatta vastausta, tarkista kolmanneksi verkkotunnuksen haltijatiedot ja toimi niiden mukaan, ja punnitse vasta neljänneksi uudelleenrakennusta siirtoa vastaan. Järjestys on tärkeä, koska jokainen vaihe pienentää riskiä siitä, että jäät kiinni toisen osapuolen aikatauluun. Alla jokainen vaihe on avattu erikseen. Tärkeintä on olla odottamatta: sisällön talteenotto ei vaadi kenenkään lupaa ja poistaa suurimman osan riskistä.

1. Kirjallinen muistutus määräajalla. Lähetä sama viesti uudelleen ja lisää yksi lause: aineisto pyydetään toimittamaan [päivämäärä] mennessä, minkä jälkeen siirto tehdään käytettävissä olevilla tiedoilla. Määräaika saa olla lyhyt, viikko riittää, mutta sen pitää olla päivämäärä eikä "pian".

2. Ota sisältö itse talteen. Älä odota. Sivuston julkinen sisältö on haettavissa selaimella: tekstit, kuvat ja sivurakenne. Tallenna jokainen sivu myös PDF-muotoon, jolloin sinulla on todiste siitä miltä sivusto näytti. Jos pääset kirjautumaan hallintaan, vie sisältö sen omalla vientitoiminnolla. Tämä yksi ilta poistaa suurimman osan riskistä, koska sisältö on se osa, jota ei voi tehdä uudelleen ilman työtä.

3. Tarkista verkkotunnuksen haltija ja toimi sen mukaan. Jos tunnus on sinun yrityksesi nimissä, olet turvassa: voit vaihtaa välittäjän ja nimipalvelimet ilman toimittajaa, ja sivusto voidaan rakentaa uudelleen samaan osoitteeseen. Jos tunnus on toimittajan nimissä, haltijan vaihtoa pyydetään kirjallisesti, ja riitatilanteessa fi-verkkotunnusten viranomainen on Traficom. Verkkotunnus on tässä koko asian ydin, koska se on ainoa osa, jota ei voi korvata.

4. Punnitse uudelleenrakennus siirtoa vastaan. Jos aineistoa ei kuulu ja sivusto on pieni, uuden rakentaminen on usein nopeampaa kuin riitely. Tämä ei ole periaatteellinen tappio vaan kustannuslaskelma: montako tuntia siirtoyritys vie verrattuna siihen, että kymmenen sivua kirjoitetaan uudelleen valmiiseen toteutukseen. Sisältö sinulla on jo, koska otit sen talteen vaiheessa kaksi.

Missä järjestyksessä siirto tehdään, jottei sivusto mene nurin?

Katko syntyy siirrossa melkein aina samasta syystä: verkkotunnus osoitetaan uuteen paikkaan ennen kuin uusi paikka on valmis. Oikea järjestys on päinvastainen — uusi ympäristö rakennetaan ja testataan kokonaan, ja osoitus vaihdetaan vasta viimeisenä. Käytännössä siirto etenee kahdeksassa askeleessa: aineisto pyydetään ja odotetaan, uusi ympäristö rakennetaan rinnalle, lomakkeet ja sähköpostit testataan, DNS-tietueiden elinaika lasketaan alas, sähköpostit siirretään, osoitus vaihdetaan hiljaisena aikana, hakukonenäkyvyys tarkistetaan viikon ajan ja vanha sopimus irtisanotaan vasta lopuksi. Alla jokainen askel on kuvattu erikseen, ja lopussa kerrotaan se yksittäinen virhe, joka toistuu useimmin. Varaa koko siirrolle pari viikkoa kalenterista, koska osa vaiheista vaatii odottamista eikä työtä.

1. Pyydä aineisto ja odota seÄlä irtisano vanhaa sopimusta ennen kuin aineisto on kädessä ja avattavissa. Irtisanominen ensin poistaa ainoan vipuvarren.
2. Rakenna uusi ympäristö rinnalleUusi palvelin, tiedostot ja tietokanta paikoilleen väliaikaisessa osoitteessa. Vanha sivusto on koko ajan pystyssä.
3. Testaa kaikki lomakkeet ja sähköpostitYhteydenottolomake, verkkokaupan tilausvahvistus ja uutiskirje. Nämä rikkoutuvat siirrossa useimmin, koska ne käyttävät palvelimen postia.
4. Laske DNS-tietueiden elinaika alasVähintään vuorokausi ennen vaihtoa. Silloin osoituksen muutos leviää minuuteissa eikä tunneissa.
5. Siirrä sähköpostit ennen osoituksen vaihtoaVanhat viestit kopioidaan IMAP-siirrolla uuteen postilaatikkoon. Tehdään ennen MX-tietueen vaihtoa, jotta mikään ei putoa väliin.
6. Vaihda osoitus hiljaisena aikanaTiistaiaamu on hyvä, perjantai-iltapäivä huono. Varaa itsellesi kaksi tuntia sen jälkeen.
7. Tarkista hakukonenäkyvyys viikon ajanSearch Consolesta indeksointivirheet ja uudelleenohjaukset. Jos osoitteet muuttuivat, jokaiselle vanhalle osoitteelle tarvitaan pysyvä uudelleenohjaus.
8. Irtisano vanha sopimus vasta lopuksiKirjallisesti, ja tarkista irtisanomisaika sopimuksesta. Pidä vanha ympäristö pystyssä vielä kuukausi varmuuden vuoksi.

Mitä luovutus saa maksaa?

Aineiston luovutus ei ole erillinen projekti, joten sen ei kuulu maksaa projektin hintaa. Tiedostojen pakkaaminen ja tietokantavedoksen ottaminen on käytännössä minuuttien työ ihmiseltä, jolla on palvelimen tunnukset, ja kohtuullinen veloitus on tunnin työ, jos sellaisesta on sopimuksessa sovittu. Jos veloitus on satoja euroja tai luovutus sidotaan ehtoihin, kyse ei ole työn hinnasta vaan lähtemisen hinnasta — ja se on eri asia, josta kannattaa pyytää kirjallinen peruste. Sopimuksessa asia on yleensä yksi lause, ja se lause kannattaa lukea nyt: onko kirjattu, että lähdekoodi ja aineisto luovutetaan asiakkaalle sopimuksen päättyessä. Vastaus ratkaisee koko neuvotteluasetelman. Pyydä siis veloituksesta sopimusperuste kirjallisena samassa viestissä kuin itse aineisto.

Sopimuksessa tämä on yksi lause, ja se lause kannattaa lukea nyt: onko kirjattu, että lähdekoodi ja aineisto luovutetaan asiakkaalle sopimuksen päättyessä. Jos on, viittaa siihen pyynnössäsi. Jos ei, neuvotteluasema on heikompi mutta ei olematon, koska sisältö ja verkkotunnus ovat silti sinun. Kumpi tilanne on kyseessä, selviää sivulta nettisivusopimus.

Meidän puolellamme tämä on yksinkertaista: lähdekoodi, verkkotunnus ja tunnukset ovat asiakkaan nimissä alusta asti, ylläpito on irtisanottavissa kuukauden varoitusajalla, eikä lähtemisestä veloiteta mitään. Toteutuksen ja ylläpidon hinnat lukevat hinnastossa, ja mitä toteutukseen kuuluu on kuvattu sivulla verkkosivut yritykselle.

Milloin toimittajan vaihto ei kannata?

Toimittajan vaihto maksaa aina jotain, vaikka uusi hinta olisi halvempi, ja kolmessa tilanteessa se ei ole kannattavaa. Ensimmäinen ja yleisin on se, että ongelma on sisällössä eikä toimittajassa: sivusto on teknisesti kunnossa mutta ei kerro mitä yritys tekee, kenelle ja mitä se maksaa, jolloin uusi toimittaja rakentaa saman sisällön uuteen ulkoasuun ja tulos on sama. Toinen on siirron tekeminen kesken kampanjan tai sesongin, jolloin riski osuu juuri siihen hetkeen, kun sivusto maksaa eniten. Kolmas on tilanne, jossa uusi sivusto olisi halvempi kuin vanhan siirtäminen. Alla jokainen tilanne on käyty läpi erikseen, ja lopuksi neljäs, harvinaisempi tapaus.

Kun ongelma on sisältö, ei toimittaja. Tämä on yleisin turha vaihto. Sivusto ei tuo yhteydenottoja, ja johtopäätös on että sivusto on huono. Usein sivusto on teknisesti kunnossa mutta se ei kerro mitä yritys tekee, kenelle ja mitä se maksaa. Uusi toimittaja rakentaa saman sisällön uuteen ulkoasuun, ja tulos on sama. Testi on yksinkertainen: kirjoita etusivun teksti uusiksi ja katso kolmen kuukauden luvut. Jos ne liikkuvat, ongelma ei ollut toimittajassa.

Kesken kampanjan tai sesongin. Jos mainonta on päällä tai myyntikausi käynnissä, siirto on väärään aikaan tehty riski. Osoitteet muuttuvat, seurantakoodit katkeavat ja mainosten laskeutumissivut voivat mennä rikki juuri silloin kun ne maksavat eniten. Siirto tehdään hiljaisena kautena, ja kahden kuukauden odottaminen on lähes aina halvempaa kuin yhden viikon katko.

Kun uusi sivusto olisi halvempi kuin vanhan siirto. Jos sivusto on rakennettu toimittajan omalle suljetulle alustalle, siirrettävää ei käytännössä ole: sisältö on, tekniikka ei. Silloin "siirto" tarkoittaa uudelleenrakennusta, ja sen voi tehdä suoraan ilman kuukauden neuvottelua aineistosta. Sama pätee vanhaan sivustoon, joka pitäisi joka tapauksessa uusia parin vuoden sisällä. Älä maksa kahdesti: siirrosta ja pian sen jälkeen uusimisesta.

Neljäs, harvinaisempi tapaus: toimittaja hoitaa työnsä hyvin, mutta on kallis. Ennen vaihtoa kysy hinta uusiksi ja kerro suoraan että vertailet. Nykyisen asiakkaan pitäminen on lähes aina halvempaa kuin uuden hankkiminen, ja hinnasta neuvottelu on tunnin työ verrattuna siirron viikkoihin.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Verkkosivujen analytiikka ilman evästeitä: mitä menetät datassa ja mitä säästät bannerissa
• Verkkosivujen saavutettavuus: kuusi korjausta, jotka pienyritys tekee itse
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu

Lue myös: Tietosuojaseloste-malli pienyritykselle · Liiketoimintasuunnitelman pohja ja laskelmat · IT-konsultointi pienyritykselle · Tekoälykonsultointi pienyritykselle · Digitalisaatio pienyritykselle · Liikkeenjohdon konsultointi pienelle yritykselle · Google-yritysprofiili: tee itse ilmaiseksi tai anna meidän hoitaa se · Sähköposti yritykselle: mitä nimi@firma.fi maksaa ja miten se otetaan käyttöön