IT-palvelut yrityksille: mitä hinta on kolmella eri mallilla

IT-palvelut yritykselle hinnoitellaan kolmella eri mallilla, joten tarjoukset eivät ole sellaisenaan vertailukelpoisia. Tässä sama 8 hengen yritys hinnoitellaan kaikilla kolmella mallilla euroina vuositasolla. Lopussa on päätössääntö, jolla näet laitemääränne perusteella kumpi malli kannattaa.

Lyhyt vastaus: IT-palvelut yrityksille myydään Suomessa kolmella hinnoittelumallilla: tuntityönä, kiinteänä kuukausipakettina tai laitekohtaisena kuukausimaksuna. Tämän sivun laskelmassa sama 8 hengen yritys päätyy kaikilla kolmella mallilla noin 3 300–4 300 euroon vuodessa, eli malli ei ratkaise vuosihintaa vaan sen, milloin lasku kasvaa ja kuka kantaa riskin huonosta vuodesta. Päätössääntö on yksinkertainen: alle noin 10 laitetta ja vähän ongelmia → tuntityö, 10–25 laitetta → kiinteä kuukausipaketti, yli 25 laitetta tai useampi toimipiste → laitekohtainen malli. Loput tästä sivusta on se laskelma, jolla tarkistat kumpi rajapyykki koskee juuri sinua.

IT-palvelut yrityksille on ostajan kannalta hankala tuote, koska kaksi tarjousta samalle työlle voivat erota kolminkertaisesti eikä kumpikaan valehtele. Toinen laskuttaa tunneista, toinen laitteista, ja vertailu onnistuu vasta kun molemmat muunnetaan samaksi luvuksi: mitä tämä maksaa meille vuodessa.

Tällä sivulla lasketaan se luku auki. Kuvitteellinen mutta tavallinen yritys: kahdeksan työntekijää, kahdeksan kannettavaa, yksi verkkotulostin, yksi verkkolaite, Microsoft 365 sähköpostina ja tiedostoina, ei omaa palvelinta. Sama yritys hinnoitellaan kolmella mallilla, ja lopussa on päätössääntö, jonka voi soveltaa omaan laitemäärään ilman että kysyt keneltäkään mitään.

Kaikki alla käytetyt luvut ovat julkisten hinnastojen perusteella tehtyjä haarukoita, eivät kenenkään yksittäisen toimittajan hintoja. Omat hintamme eivät ole tässä tekstissä lainkaan, ne lukevat hinnastossa. Se on tarkoituksellista: hinnaston pitää olla yksi paikka, joka on aina ajan tasalla, eikä blogiteksti ole sellainen.

Mitä yrityksen IT-tuki oikeasti sisältää?

Ennen hintaa kannattaa sopia, mistä puhutaan. "IT-palvelut" on sanana niin laaja, että sen alle mahtuu sekä puolen tunnin salasanan nollaus että koko konesalin siirto. Pienyrityksen arjessa työ jakautuu käytännössä neljään lohkoon, ja jokainen tarjous kannattaa lukea niin, että katsot mitkä lohkot siihen kuuluvat.

Käyttäjätuki. Salasanat, tulostimet, "sähköposti ei lähde", uusi työntekijä ja lähtevän työntekijän tunnusten sulkeminen. Tämä on määrällisesti suurin osa työstä ja se skaalautuu ihmisten määrän mukaan, ei laitteiden.

Laitehallinta. Koneiden hankinta, käyttöönotto, päivitykset, levyn salaus, laitteen tyhjennys kun se poistuu käytöstä. Tämä skaalautuu laitteiden mukaan, ja juuri siksi laitekohtainen hinnoittelu on olemassa.

Tunnukset ja palvelut. Microsoft 365 tai Google Workspace, jaetut postilaatikot, oikeudet tiedostoihin, monivaiheinen tunnistautuminen. Lisenssit ovat oma kulunsa eivätkä yleensä kuulu tukisopimuksen hintaan — tarkista tämä, koska se on yleisin kohta, jossa halvempi tarjous muuttuu kalliimmaksi.

Varmuuskopiot ja tietoturva. Kopioiden olemassaolo, palautuksen testaaminen, päätelaitteiden suojaus. Tämä on se osa, joka ei näy ennen kuin sitä tarvitaan. Kirjoitimme siitä erikseen sivuilla varmuuskopiointi ja tietoturva yritykselle.

Malli 1: mitä tuntityö maksaa vuodessa?

Tuntityössä maksat vain tehdystä työstä. Ei kuukausimaksua, ei sopimusta, ei minimivolyymia. Julkisten hinnastojen perusteella suomalaisen IT-tuen tuntihinta asettuu julkisten hinnastojen perusteella tyypillisesti noin 60–140 euron haarukkaan, ja etätyö on usein halvempaa kuin paikan päällä käynti. Haarukan muodostuminen ja se, mistä ylin ja alin pää tulevat, on avattu erikseen sivulla IT-konsultoinnin tuntihinta. Osa toimittajista laskuttaa alkavalta puolelta tunnilta, osa alkavalta tunnilta — tämä yksityiskohta muuttaa vuosihintaa enemmän kuin itse tuntihinta.

Kahdeksan hengen yrityksessä tukipyyntöjä syntyy karkeasti yksi per henkilö per kuukausi, kun laitteet ovat uudehkoja ja perusasiat kunnossa. Osa pyynnöistä hoituu vartissa, osa vie tunnin. Lasketaan varovaisesti kahdella tunnilla kuukaudessa koko yritykselle plus kaksi isompaa projektipäivää vuodessa, esimerkiksi uusien koneiden käyttöönotto ja yksi muutto tai laitepäivitys.

1. Juokseva tuki 2 h/kk × 12 kk = 24 tuntia vuodessa. Haarukan keskivaiheilta noin 90 €/h → 2 160 € vuodessa.
2. Projektipäivät 2 × 7 h = 14 tuntia. Samalla tuntihinnalla noin 1 260 € vuodessa.
3. Matkat ja minimiveloitukset Alkavalta tunnilta laskutus ja käyntimaksut lisäävät todellista laskua tyypillisesti 10–20 %, eli tässä noin 340–680 €.
4. Yhteensä Karkeasti 3 800–4 100 € vuodessa, kun mikään ei mene pahasti rikki.

Tuntityön vahvuus on, että hiljaisena vuonna maksat vähän. Sen heikkous on, että laskun koko selviää jälkikäteen ja että ennaltaehkäisevä työ jää helposti tekemättä. Kukaan ei tilaa tunteja siihen, että joku tarkistaa varmuuskopioiden palautuvan, koska siitä ei synny akuuttia tarvetta — ennen kuin syntyy.

Malli 2: mitä kiinteä kuukausipaketti maksaa vuodessa?

Kiinteässä kuukausipaketissa maksat saman summan joka kuukausi ja sovittu työ sisältyy hintaan, jolloin yrityksen IT-tuen kustannus on etukäteen tiedossa. Julkisten hinnastojen perusteella pienyrityksen kiinteät tukipaketit asettuvat tyypillisesti noin 150–600 euron kuukausihaarukkaan yrityskoosta ja sisällöstä riippuen, ja kahdeksan hengen yritys osuu haarukan keskivaiheille. Vuosihinta muodostuu kahdesta erästä: kuukausimaksusta kahdeltatoista kuukaudelta ja sopimuksen ulkopuolisesta projektityöstä, joka laskutetaan erikseen tunteina. Lisenssit eivät yleensä sisälly hintaan lainkaan. Ennustettavuus on tässä mallissa se, mistä maksetaan — ei halvempi vuosihinta. Alla laskelma auki eriteltynä.

Kahdeksan hengen yritykselle realistinen paketti osuu haarukan keskivaiheille. Lasketaan 300 €/kk.

Huomaa, että ero tuntityöhön on tässä esimerkissä pieni. Kiinteä paketti ei useinkaan ole halvempi — se on tasaisempi. Maksat siitä, että joku vastaa puhelimeen sovitussa ajassa ja että ennakoiva työ tapahtuu ilman erillistä tilausta. Se on oikea kauppa silloin, kun keskeytys maksaa teille enemmän kuin kuukausimaksu.

Kiinteässä paketissa tärkein luettava kohta ei ole hinta vaan rajaus. Mikä lasketaan tueksi ja mikä projektiksi? Kuinka monta tuntia sisältyy? Mitä tapahtuu, jos ne ylittyvät? Jos näihin ei saa kirjallista vastausta, hinta ei ole vertailtava luku vaan arvaus.

Malli 3: mitä laitekohtainen kuukausimaksu maksaa vuodessa?

Kolmas hinnoittelumalli laskuttaa laitetta tai käyttäjää kohti. Julkisten hinnastojen perusteella laitekohtainen hallinta ja tuki asettuvat tyypillisesti noin 15–45 euroon laitetta kohti kuukaudessa, ja hinta riippuu siitä, sisältyykö siihen pelkkä valvonta vai myös käyttäjätuki. Vuosihinta lasketaan kolmesta erästä: täyshintaiset työasemat, kevyemmin hinnoitellut verkkolaitteet ja tulostimet, sekä vuoden aikana tehtävät uusien laitteiden käyttöönotot, jotka ovat tyypillisesti kertamaksuja. Mallin tärkein ominaisuus ei ole hinta vaan se, että hinta on funktio laitemäärästä: kun palkkaat kaksi ihmistä lisää, tiedät heti mitä IT maksaa. Kasvavassa yrityksessä tämä tekee budjetoinnista laskutoimituksen eikä arvausta.

Meidän esimerkkiyrityksellämme on kahdeksan kannettavaa, yksi tulostin ja yksi verkkolaite. Tulostin ja verkkolaite hinnoitellaan usein halvemmalla tai sisällytetään, joten lasketaan kahdeksan täyshintaista laitetta ja kaksi kevyempää.

1. Työasemat 8 laitetta × 30 €/kk = 240 €/kk → 2 880 € vuodessa.
2. Verkkolaite ja tulostin 2 × 10 €/kk = 20 €/kk → 240 € vuodessa.
3. Käyttöönotot vuoden aikana Kaksi uutta konetta, käyttöönotto tyypillisesti kertamaksuna noin 100–200 € per laite → 200–400 €.
4. Yhteensä Noin 3 300–3 500 € vuodessa, ja summa liikkuu suoraan laitemäärän mukana.

Laitekohtaisen mallin tärkein ominaisuus ei ole hinta vaan se, että hinta on funktio. Kun palkkaat kaksi ihmistä lisää, tiedät heti mitä IT maksaa: kaksi laitetta lisää kertaa kuukausihinta. Kasvavassa yrityksessä tämä on aidosti arvokasta, koska budjetointi lakkaa olemasta arvaus.

Miltä kolme mallia näyttää rinnakkain?

Kolme mallia päätyvät samalle yritykselle noin tuhannen euron haarukkaan toisistaan. Se on tärkeä havainto: hinnoittelumallin valinta ei ratkaise sitä, paljonko IT maksaa. Se ratkaisee, milloin lasku kasvaa ja kuka kantaa riskin huonosta vuodesta.

Mitkä kulut jäävät hinnaston ulkopuolelle?

Jokaisessa kolmessa hinnoittelumallissa on neljä erää, jotka eivät sisälly tukihintaan ja jotka yllättävät ensimmäisen vuoden aikana. Ensimmäinen on lisenssit — Microsoft 365, virustorjunta, varmuuskopiointipalvelu ja etähallintatyökalu ovat useimmiten erikseen laskutettavia, ja niissä kannattaa kysyä onko välissä katetta. Toinen ovat laitteet, joiden hankintahinta ei ole tukipalvelua; jos tarjouksessa lukee että laitteet sisältyvät, kyse on yleensä leasingista. Kolmas on käyttöönottoprojekti eli uuden toimittajan aloitustyö, joka on kertakulu. Neljäs on ulos pääsy: miten saat tunnukset, dokumentaation ja hallintaoikeudet itsellesi, jos vaihdat toimittajaa. Kaikki neljä kysytään kirjallisesti ennen allekirjoitusta.

Lisenssit. Microsoft 365, virustorjunta, varmuuskopiointipalvelu ja etähallintatyökalu ovat useimmiten erikseen laskutettavia. Kysy, laskutetaanko ne sinulta suoraan vai toimittajan kautta ja onko välissä katetta.

Laitteet. Koneiden hankintahinta ei ole tukipalvelua. Jos tarjouksessa lukee "laitteet sisältyvät", kyse on yleensä leasingista, jolloin kokonaishinta pitää laskea sopimuskauden yli.

Käyttöönottoprojekti. Uuden toimittajan aloitus vaatii aina työn: laitteiden inventointi, tunnusten haltuunotto, dokumentointi. Tämä on kertakulu ja se kuuluu kysyä erikseen.

Ulos pääsy. Kysy jo ostohetkellä, miten saat tunnukset, dokumentaation ja hallintaoikeudet itsellesi, jos vaihdat toimittajaa. Meillä tämä on kirjattu periaatteeksi: tunnukset ja domain ovat asiakkaan, ei toimittajan. Sama kysymys kannattaa esittää jokaiselle, jolta pyydät tarjousta.

Milloin IT-tukisopimusta ei kannata ostaa?

IT-tukisopimusta ei kannata ostaa neljässä tilanteessa, ja niistä on syytä sanoa suoraan. Ensimmäinen on yksinyrittäjä tai kahden ihmisen yritys, jossa kahdella kannettavalla ja pilvipalveluilla ei ole sitä hallittavaa, mitä tukisopimus hinnoittelee. Toinen on tilanne, jossa kaikki työ tehdään selaimessa eikä laitteilla ole yhteistä ympäristöä — silloin laitehallinnan hinta menee suurelta osin hukkaan, ja oikea ostos on kertaluontoinen tunnusten ja tietoturvan kuntoonlaitto. Kolmas on se, että ongelma on yksi tietty järjestelmä, jolloin kyse on ohjelmisto- tai prosessikysymyksestä eikä yleisestä tuesta. Neljäs on pitkä määräaikainen sopimus, joka ei ole hinta-alennus vaan riskinsiirto sinulle.

Yksinyrittäjä tai kaksi ihmistä. Kahdella kannettavalla ja pilvipalveluilla ei ole mitään hallittavaa siinä mielessä, mitä tukisopimus hinnoittelee. Osta tunteja silloin kun jotain hajoaa, ja käytä säästö varmuuskopiointiin. Sopimus tulee ajankohtaiseksi vasta kun joku muu kuin sinä odottaa, että kone toimii.

Kaikki työ tehdään selaimessa eikä laitteilla ole yhteistä ympäristöä. Jos jokainen työntekijä käyttää omaa konettaan, tiedostot ovat pilvessä eikä teillä ole toimialuetta, verkkolevyjä tai tulostinpalvelinta, laitehallinnan hinta menee suurelta osin hukkaan. Silloin oikea ostos on tunnusten ja tietoturvan kertaluontoinen kuntoonlaitto, ei jatkuva palvelu.

Ongelma on yksi tietty järjestelmä. Jos suurin osa arjen kitkasta tulee yhdestä ohjelmasta — laskutuksesta, varauskirjasta, kassasta — yleinen IT-tuki ei korjaa sitä. Se on ohjelmisto- tai prosessikysymys, ja siihen ostetaan IT-konsultointia tai vaihdetaan järjestelmä, ei tukisopimusta.

Sopimus on määräaikainen ja pitkä. Kahden tai kolmen vuoden määräaikaisuus ilman irtisanomisoikeutta ei ole hinta-alennus vaan riskinsiirto sinulle. Jos palvelu ei toimi, maksat siitä loppuun asti. Meidän ylläpitomme on irtisanottavissa kuukauden varoitusajalla, ja suosittelemme vaatimaan samaa keneltä tahansa ostatkin.

Miten pyydät vertailukelpoiset tarjoukset?

1. Laske laitteet ja käyttäjät Kirjoita ylös montako työasemaa, mobiililaitetta, tulostinta ja verkkolaitetta teillä on, ja montako ihmistä käyttää sähköpostia. Ilman tätä lukua kukaan ei voi antaa vertailukelpoista hintaa.
2. Kirjaa viimeisen 12 kuukauden ongelmat Montako kertaa jouduitte soittamaan jollekin? Tämä luku ratkaisee tuntityön ja kiinteän paketin välillä enemmän kuin mikään muu.
3. Pyydä hinta kaikilla kolmella mallilla Sama toimittaja osaa yleensä hinnoitella kaikki kolme. Kun näet ne rinnakkain, näet myös mihin toimittaja itse uskoo.
4. Muunna kaikki vuosihinnaksi Kk-hinta kertaa 12, plus arvioitu projektityö, plus käyttöönotto ensimmäisenä vuonna. Vasta tämä luku on vertailukelpoinen.
5. Kysy irtisanominen ja ulospääsy Irtisanomisaika, mitä tapahtuu tunnuksille ja dokumentaatiolle, ja kuka omistaa lisenssit. Kirjallisena.

Jos haluat nähdä miten me hinnoittelemme IT-palvelut yrityksille, kaikki luvut ovat julkisesti näkyvissä hinnastossa. Emme tee tarjouspyyntökierroksia emmekä myyntipuheluita: katsot hinnan, laskette itse onko se järkevä, ja otatte yhteyttä jos on. DT Nova Tmi on yhden ihmisen yritys Helsingissä, ja työn tekee sama ihminen joka vastaa puhelimeen.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• IT-konsultoinnin tuntihinta Suomessa — ja milloin kannattaa ostaa kiinteä hinta
• IT-sopimuksen sudenkuopat: neljä pykälää ja niiden korvaavat muotoilut
• IT-tuen hankkiminen pienyritykselle: tuntityö vai kuukausisopimus
• Tarjouspyynnön tekeminen IT-projektista: 10 riviä, joilla tarjoukset ovat vertailukelpoisia
• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• Mobiilisovellus vai mobiilisivusto — kumpi yritykselle?

Lue myös: kassajärjestelmä ravintolaan · kanta-asiakasohjelma pienyritykselle · digitaalinen leimakortti · ajanvarausjärjestelmien hinnat · verkkosivut yritykselle · sovelluskehitys iOS ja Android · ohjelmistokehitys · CRM-järjestelmä