Tarjouspyynnön tekeminen IT-projektista: 10 riviä, joilla tarjoukset ovat vertailukelpoisia

Tarjoukset ovat vertailukelpoisia vasta kun jokainen toimittaja vastasi samaan kysymykseen. Tässä ovat ne kymmenen riviä, erittelytaulukko jonka voit kopioida pyyntöön, ja neljä kysymystä jotka erottavat toimittajat toisistaan.

Tarjoukset ovat vertailukelpoisia vain silloin, kun jokainen toimittaja on vastannut samaan kysymykseen. Siksi tarjouspyynnön tärkein tehtävä ei ole kuvata unelmaasi vaan pakottaa vastaukset samaan muotoon. Kymmenen riviä riittää.

Alla on ne kymmenen riviä, kopioitavassa muodossa, ja perustelu jokaiselle. Lopussa on lista siitä, mitä tarjouspyyntöön ei kannata laittaa — se osuus on yhtä tärkeä.

Suora vastaus: kymmenen riviä

IT-projektin tarjouspyyntö mahtuu kymmeneen riviin ja yhdelle A4:lle. Riveillä kerrotaan kuka olet ja mitä teet, mikä ongelma ratkaistaan, mitä pitää ehdottomasti tehdä ja mitä olisi kiva saada, mihin nykyisiin järjestelmiin uuden pitää liittyä, kuka käyttää ja millä laitteilla, mitä dataa siirretään, mikä on aikataulu ja sen syy, mikä on budjettihaarukka ja missä muodossa haluat vastauksen. Pakolliset ja toivottavat toiminnot pidetään erillisinä listoina, jotta toimittaja hinnoittelee ne erikseen etkä maksa toiveista huomaamattasi. Vastausmuodon määrittely on rivi, joka useimmin unohtuu — ilman sitä saat viisi erimuotoista tarjousta.

1. Kuka olet ja mitä teetYritys, toimiala, koko, asiakasmäärä. Kaksi virkettä. Toimittaja hinnoittelee eri tavalla kahden ja kahdensadan käyttäjän ratkaisun.
2. Mikä ongelma ratkaistaanNykytila ja se, mikä siinä maksaa aikaa tai rahaa. Älä kuvaile ratkaisua, kuvaile ongelma.
3. Mitä pitää ehdottomasti tehdäNumeroitu lista pakollisia toimintoja. Jokainen rivi yksi asia, ei "ja"-sanoja.
4. Mitä olisi kiva saadaErillinen lista. Näin toimittaja voi hinnoitella ne erikseen, etkä maksa niistä huomaamattasi.
5. Mihin pitää liittyäNykyiset järjestelmät nimeltä: laskutus, kirjanpito, kassa, varastointi, verkkokauppa. Integraatiot ovat suurin yksittäinen hintaero tarjousten välillä.
6. Kuka käyttää ja mitenKäyttäjämäärä, laitteet (puhelin, tabletti, kone), käyttöympäristö. Kassakäyttö keittiössä on eri tuote kuin toimistokäyttö.
7. Data: mitä siirretäänNykyisen datan määrä ja muoto. Asiakkaita, tuotteita, historiaa — kappalemäärät ja missä ne nyt ovat.
8. Aikataulu ja sen syyMilloin pitää olla käytössä ja miksi juuri silloin. Perusteltu takaraja on uskottava, keksitty kiire nostaa hintaa turhaan.
9. BudjettihaarukkaKyllä, kerro se. Perustelu alempana.
10. Missä muodossa haluat vastauksenHinta eriteltynä, ylläpitokulut erikseen, toimitusaika, kolme referenssiä, kuka työn tekee. Määrittele nämä, tai saat viisi eri muotoista PDF:ää.

Nämä kymmenen mahtuvat yhdelle A4:lle. Valmis täytettävä runko on tarjouspyyntöpohjassa, jonka voit kopioida sellaisenaan sähköpostiin.

Miksi budjetti kerrotaan — vaikka se tuntuu väärältä

Budjetti kannattaa kertoa tarjouspyynnössä, vaikka se tuntuu väärältä. Yleisin neuvo on salata se, jotta toimittaja ei hinnoittele sen mukaan. Neuvo kuulostaa järkevältä ja johtaa käytännössä huonoon lopputulokseen. Ilman budjettia toimittaja arvaa. Hän arvaa joko liian isosti, jolloin saat tarjouksen jota et voi hyväksyä ja kaikkien aika meni hukkaan, tai liian pienesti, jolloin saat ratkaisun joka ei riitä. Kummassakaan tapauksessa et saa sitä, mitä haet, eli parasta mahdollista rahoillasi. Budjetti kerrotaan haarukkana ja siihen liitetään lupa sanoa, ettei summa riitä. Se on arvokkain vastaus, jonka voit tarjouskierroksella saada.

Ilman budjettia toimittaja arvaa. Hän arvaa joko liian isosti, jolloin saat tarjouksen jota et voi hyväksyä ja kaikkien aika meni hukkaan, tai liian pienesti, jolloin saat ratkaisun joka ei riitä. Kummassakaan tapauksessa et saa sitä, mitä haet: parasta mahdollista rahoillasi.

Budjetti kerrotaan haarukkana ja mieluiten näin: "Varaus tälle on 8 000–12 000 euroa kertakuluna ja korkeintaan 150 euroa kuussa jatkuvana. Jos haarukka ei riitä pakollisiin toimintoihin, kerro mikä jää pois ja mitä täysi ratkaisu maksaisi."

Tämä muotoilu tekee kaksi asiaa. Se karsii tarjoukset, joilla ei ole mahdollisuutta, ja se antaa rehelliselle toimittajalle luvan sanoa että summa ei riitä — mikä on arvokkain vastaus, jonka voit saada.

Erittelyn muoto: ilman tätä vertailu ei onnistu

Tarjoukset ovat vertailukelpoisia vain, jos jokainen on eritelty samalla tavalla, ja se erittely pitää pyytää. Pyydä jokaiselta toimittajalta sama taulukko, jossa on seitsemän riviä: kertakulu osiin eriteltynä, kuukausikulu ylläpitoineen ja lisensseineen, kolmannen osapuolen kulut, muutostyön tuntihinta sopimuksen jälkeen, ensimmäisen vuoden kokonaiskulu, kolmen vuoden kokonaiskulu ja se mitä hinta ei sisällä. Viimeinen rivi on pakollinen, koska tyhjä vastaus on itsessään tieto. Kolmen vuoden kokonaiskulu on taulukon tärkein rivi: se kääntää halvimman tarjouksen usein toiseksi kalleimmaksi, eikä sitä tarjota koskaan vapaaehtoisesti. Kopioi taulukko tarjouspyyntöön sellaisenaan.

Kolmen vuoden kokonaiskulu on tämän taulukon tärkein rivi. Se kääntää halvimman tarjouksen usein toiseksi kalleimmaksi. Sitä ei tarjota vapaaehtoisesti, joten se on pyydettävä.

Neljä kysymystä, jotka erottavat toimittajat

Hinta ei erottele IT-tarjouksia niin paljon kuin luulisi, koska hyvin rajattu pyyntö tuottaa lähekkäisiä lukuja. Neljä kysymystä erottelee. Kuka työn tekee ja onko hän käytettävissä koko projektin ajan — myyjä ja tekijä ovat usein eri ihmisiä, joten pyydä nimi. Kenelle lähdekoodi, verkkotunnus ja tunnukset kuuluvat projektin jälkeen. Miten saat datasi ulos, jos yhteistyö loppuu, ja missä konkreettisessa muodossa. Ja mikä on ylläpidon irtisanomisaika. Nämä maksavat nolla euroa ja voivat säästää koko projektin hinnan myöhemmin. Ne kannattaa kysyä jo tarjouspyyntövaiheessa, koska vastaukset vaikuttavat siihen, kenelle ylipäätään kannattaa lähettää pyyntö.

• Kuka työn tekee ja onko hän käytettävissä koko projektin ajan? Myyjä ja tekijä ovat usein eri ihmisiä. Pyydä nimi.
• Kenelle lähdekoodi, domain ja tunnukset kuuluvat projektin jälkeen? Vastaus "ne ovat meillä turvassa" ei ole vastaus. Oikea vastaus nimeää omistajan.
• Miten saan datani ulos, jos lopetamme yhteistyön? Pyydä konkreettinen vientimuoto: CSV, JSON, tietokantavedos. "Autamme siirrossa" on maksullinen palvelu, ei oikeus.
• Mikä on ylläpidon irtisanomisaika? Kuukausi on kohtuullinen. Vuoden määräaika ilman irtisanomismahdollisuutta on lukko.

Nämä neljä kysymystä maksavat sinulle nolla euroa ja voivat säästää koko projektin hinnan myöhemmin. Ne kuuluvat sopimusneuvotteluun, mutta ne kannattaa kysyä jo tarjouspyyntövaiheessa, koska vastaukset vaikuttavat siihen, kenelle ylipäänsä kannattaa lähettää pyyntö. Aiheesta on tarkemmin nettisivusopimusta koskevassa artikkelissa.

Kenelle lähetät ja kuinka monelle?

Kolme toimittajaa on hyvä määrä tarjouspyynnölle. Kaksi ei anna vertailupohjaa, ja viisi tuottaa niin paljon luettavaa, ettei vertailu tule tehdyksi kunnolla — jolloin päädyt käytännössä valitsemaan halvimman lukematta erittelyjä. Ennen lähetystä tarkista jokaisesta toimittajasta kolme asiaa: onko heillä julkinen hinnasto tai edes hinnoitteluperuste näkyvissä, löytyykö näytöiksi kelpaavia töitä, ja onko yritys olemassa oleva ja rekisteröity. Y-tunnuksen ja verovelkatiedot voi tarkistaa maksutta viranomaisrekistereistä. Jos toimittajalla on julkinen hinnasto, tarjouspyyntö on usein tarpeeton: silloin riittää, että tarkistat rajaukset ja kysyt aikataulun. Se säästää molempien viikon.

Ennen lähetystä tarkista kolme asiaa jokaisesta toimittajasta: onko heillä julkinen hinnasto tai edes hinnoitteluperuste näkyvissä, löytyykö näytöiksi kelpaavia töitä, ja onko yritys olemassa oleva ja rekisteröity. Y-tunnuksen ja verovelkatiedot voi tarkistaa maksutta viranomaisrekistereistä.

Jos toimittajalla on julkinen hinnasto, tarjouspyyntö on usein tarpeeton. Silloin riittää, että tarkistat rajaukset ja kysyt aikataulun. Se säästää molempien viikon.

Mitä tarjouspyyntöön EI kannata laittaa

Viisi asiaa kannattaa jättää tarjouspyynnöstä pois, ja jokainen niistä joko nostaa hintaa tai karsii hyviä vastaajia. Ne ovat valmis tekninen ratkaisu, viidenkymmenen kohdan vaatimuslista, salassapitosopimus ensimmäisessä viestissä, perustelematon kiireellinen takaraja ja pyyntö ilmaisesta suunnitelmasta. Yhteistä näille on, että ne kaikki näyttävät huolellisuudelta mutta toimivat päinvastoin: ne siirtävät päätöksiä liian aikaisin tai siirtävät kustannuksia sinne, missä et näe niitä. Käydään ne läpi yksi kerrallaan.

Teknistä ratkaisua. Jos kirjoitat "haluamme WordPress-sivut MySQL-tietokannalla", olet valinnut ratkaisun ennen kuin kukaan on kuullut ongelmaa. Kuvaile mitä pitää tapahtua, anna toimittajan ehdottaa millä. Poikkeus: jos sinulla on jo järjestelmä, jonka kanssa uuden pitää toimia, se on vaatimus eikä ratkaisuehdotus.

Viidenkymmenen kohdan vaatimuslistaa. Pitkä lista näyttää huolelliselta, mutta se nostaa hintaa, koska jokainen rivi hinnoitellaan. Rajaa ensimmäinen versio siihen, mikä on pakko olla käyttöönottopäivänä. Loput ovat toinen tilaus.

Salassapitosopimusta ensimmäisessä viestissä. Jos vaadit NDA:ta ennen kuin kukaan tietää mitä olet ostamassa, moni pieni toimittaja jättää vastaamatta. Salassapito kuuluu vaiheeseen, jossa jaat oikeasti luottamuksellista tietoa.

Kiireellistä takarajaa ilman syytä. "Tarvitsemme tämän kahdessa viikossa" ilman perustelua tarkoittaa toimittajalle joko ylityölisää tai sitä, että projekti on huonosti valmisteltu. Molemmat nostavat hintaa.

Pyyntöä ilmaisesta suunnitelmasta. Jos pyydät tarjoukseen valmiin toteutussuunnitelman tai konseptin, pyydät ilmaista työtä. Vakavat toimittajat kieltäytyvät, ja jäljelle jäävät ne, jotka laskuttavat sen jostain muualta.

Milloin tarjouspyyntöä EI kannata tehdä lainkaan

Tarjouspyyntöä ei kannata tehdä neljässä tilanteessa, ja kolmessa niistä se maksaa enemmän kuin tuottaa. Ensimmäinen on se, ettet vielä tiedä mitä ostat. Toinen on pieni hankinta, johon hinnat löytyvät julkisesti verkosta. Kolmas on toimiva toimittajasuhde ja pelkkä jatkokehitys. Neljäs on kierros, jonka teet vain hintavertailun vuoksi aikoen valita entisen — se on toisen yrityksen työaikaa ilman kaupan mahdollisuutta. Näissä oikea siirto on joko ostaa kartoitus kiinteällä hinnalla, katsoa hinta hinnastosta tai pyytää nykyiseltä toimittajalta erittely ja perustelu. Käydään tilanteet läpi yksitellen.

Kun et vielä tiedä mitä ostat. Jos et osaa kirjoittaa riviä 2 — mikä ongelma ratkaistaan — tarjouspyyntö on ennenaikainen. Osta ensin kartoitus kiinteällä hinnalla tai selvitä asia itse. Epäselvään pyyntöön tulevat tarjoukset ovat keskenään vertailukelvottomia riippumatta siitä, kuinka hyvä pohja sinulla on.

Kun hankinta on pieni ja hinnat ovat julkisia. Verkkosivujen perustoteutus, sähköpostin käyttöönotto, domain-siirto tai ylläpitosopimus — näihin löytyy hinnat verkosta. Tarjouskierros maksaa sinulle enemmän työaikaa kuin hintaero säästää. Meidän hintamme ovat hinnastossa, ja siksi tarjouspyyntöä ei tarvita.

Kun sinulla on toimiva toimittajasuhde ja kyse on jatkokehityksestä. Kilpailutus jokaisesta pienestä lisäyksestä on kallista, koska uusi toimittaja joutuu opettelemaan järjestelmän. Kilpailuta silloin, kun tyytymättömyys on aitoa tai kokonaisuus uusitaan.

Kun teet sen vain hintavertailun vuoksi ja aiot valita entisen. Se on toisen yrityksen työaikaa ilman kaupan mahdollisuutta. Pyydä sen sijaan nykyiseltä toimittajalta hinnan erittely ja perustelu.

Miten arvioit tarjoukset, kun ne saapuvat?

Saapuneet tarjoukset arvioidaan viidessä askeleessa, ja hinta katsotaan vasta toisena. Tarkista ensin vertailukelpoisuus eli se, vastasiko jokainen samaan rajaukseen — jos yksi tarjous on selvästi halvin, katso ensin mitä siitä puuttuu. Laske sitten kolmen vuoden kulu itse äläkä luota tarjouksen omaan yhteenvetoon. Pisteytä kolmanneksi muu kuin hinta: tekijän nimi, irtisanomisaika, datan ulossaanti ja referenssien vastaavuus omaan tilanteeseesi. Soita yhdelle referenssille ja kysy mitä meni pieleen, ei mikä meni hyvin. Kerro lopuksi häviäjille lyhyt viesti. Jos mikään tarjous ei vastaa tarpeeseen, ongelma on melkein aina pyynnön riveissä kaksi tai kolme.

1. Tarkista ensin vertailukelpoisuusVastasiko jokainen samaan rajaukseen? Jos yksi tarjous on selvästi halvin, katso ensin mitä siitä puuttuu.
2. Laske kolmen vuoden kulu itseÄlä luota tarjouksen omaan yhteenvetoon. Laske kertakulu + 36 × kuukausikulu + tiedossa olevat lisenssit.
3. Pisteytä muu kuin hintaTekijän nimi, irtisanomisaika, datan ulossaanti, referenssien vastaavuus omaan tilanteeseesi.
4. Soita yhdelle referenssilleYksi puhelu kertoo enemmän kuin kymmenen sivua tarjousta. Kysy mitä meni pieleen, ei mikä meni hyvin.
5. Kerro häviäjilleLyhyt viesti riittää. Alan piirit ovat pienet ja tarvitset heitä ehkä ensi kerralla.

Jos huomaat, ettei mikään tarjous vastaa tarpeeseen, ongelma on melkein aina rivissä 2 tai 3. Kirjoita ne uudelleen ja lähetä pyyntö uudestaan — se on halvempaa kuin valita väärin.

Malli: koko pyyntö yhtenä sähköpostina

Tarjouspyyntöä varten ei tarvita erillistä asiakirjaa eikä lomaketta. Yksi sähköposti riittää, kunhan rakenne on oikea ja kaikki kymmenen riviä ovat mukana. Alla oleva runko on noin puoli sivua ja se tuottaa vertailukelpoiset vastaukset, kun kopioit sen sellaisenaan ja täytät hakasulkeissa olevat kohdat. Aiheriviin tulee järjestelmä lyhyesti ja vastausten määräpäivä, jotta viesti ei huku. Loppuun tulee luettelo siitä, missä muodossa vastaus halutaan, sekä ne neljä kysymystä, jotka erottavat toimittajat. Jos joku vastaa jättämällä puolet kysymyksistä huomiotta, se on tieto eikä pelkkä puute.

Aihe: Tarjouspyyntö — [järjestelmä lyhyesti], vastaukset [pvm] mennessä

Hei,

Olemme [yritys], [toimiala], [koko: henkilöä / toimipistettä / asiakasta]. Pyydämme tarjousta seuraavasta.

Nykytila ja ongelma: [2–3 virkettä siitä mikä nyt maksaa aikaa tai rahaa.]

Pakolliset toiminnot: [numeroitu lista, yksi asia per rivi.]

Toivottavat mutta ei pakolliset: [erillinen lista, hinnoiteltuna erikseen.]

Nykyiset järjestelmät joihin pitää liittyä: [nimet.]

Käyttäjät ja laitteet: [määrä ja millä laitteilla käytetään.]

Siirrettävä data: [mitä, montako riviä, missä muodossa nyt.]

Aikataulu: käyttöön viimeistään [pvm], koska [syy].

Budjettivaraus: [X–Y] € kertakuluna ja enintään [Z] € kuukaudessa. Jos summa ei riitä pakollisiin toimintoihin, kertokaa mikä jää pois ja mitä täysi toteutus maksaisi.

Pyydämme tarjoukseen: kertakulu eriteltynä, kuukausikulut erikseen, kolmannen osapuolen kulut, muutostyön tuntihinta, ensimmäisen ja kolmannen vuoden kokonaiskulu, mitä hinta ei sisällä, toimitusaika, työn tekevän henkilön nimi, kolme referenssiä sekä vastaukset näihin: kenelle lähdekoodi ja tunnukset kuuluvat, missä muodossa saamme datamme ulos, ja mikä on ylläpidon irtisanomisaika.

Vastaukset [pvm] mennessä. Kiitos.

Tämä on noin puoli sivua ja tuottaa vertailukelpoiset vastaukset. Jos joku vastaa jättämällä puolet kysymyksistä huomiotta, se on tieto eikä pelkkä puute.

Kaksi virhettä, jotka pilaavat muuten hyvän pyynnön

Kaksi virhettä pilaa muuten hyvän tarjouspyynnön, ja molemmat tapahtuvat vasta sen jälkeen, kun pyyntö on lähetetty. Ensimmäinen on vaatimusten muuttaminen kesken kierroksen, joka tekee vastauksista vertailukelvottomia. Toinen on halvimman valinta ilman erittelyn lukemista, joka johtaa lähes aina siihen, että valitsit eniten pois rajanneen tarjouksen. Kumpikin on estettävissä yhdellä säännöllä: kaikki osapuolet saavat saman tiedon samaan aikaan, ja vertailu tehdään rivi riviltä ennen loppusummien katsomista.

Vaatimusten muuttaminen kesken kierroksen. Jos lisäät toiveen sen jälkeen kun tarjouksia on jo tullut, vertailu kaatuu. Lähetä muutos kaikille samaan aikaan ja siirrä määräpäivää. Kaksi eri versiota pyynnöstä tekee vastauksista vertailukelvottomia riippumatta siitä, kuinka hyviä ne ovat.

Halvimman valinta ilman erittelyn lukemista. Halvin tarjous on lähes aina se, joka rajasi eniten pois. Se ei ole epärehellistä — se on vastaus siihen pyyntöön, jonka lähetit. Vertaa aina rivi riviltä, mitä kukin lupaa, ennen kuin vertaat loppusummia.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• IT-konsultoinnin tuntihinta Suomessa — ja milloin kannattaa ostaa kiinteä hinta
• IT-palvelut yrityksille: mitä hinta on kolmella eri mallilla
• IT-sopimuksen sudenkuopat: neljä pykälää ja niiden korvaavat muotoilut
• IT-tuen hankkiminen pienyritykselle: tuntityö vai kuukausisopimus
• Tietosuojaselosteen tekeminen: kuusi kenttää ja 30 minuuttia

Lue myös: varmuuskopiointi · hakukoneoptimoinnin hinta · Verkkokaupan perustaminen: hinta, vaihtoehdot ja todellinen kululista · Tietosuojaseloste-malli pienyritykselle · Liiketoimintasuunnitelman pohja ja laskelmat · IT-konsultointi pienyritykselle · Tekoälykonsultointi pienyritykselle · Digitalisaatio pienyritykselle