Järjestelmähankinnan vaiheet: kuusi askelta ja se yksi, joka jätetään väliin

Järjestelmähankinta etenee kuudessa vaiheessa, joista viisi ovat itsestään selviä ja yksi jätetään lähes aina pois. Tässä jokaisen vaiheen lopputuote, kesto ja omistaja — sekä se, mitä nykytilan mittaus käytännössä tarkoittaa.

Järjestelmähankinta etenee kuudessa vaiheessa: nykytilan mittaus, vaatimusten kirjaaminen, toimittajien haku, vertailu ja valinta, sopimus, käyttöönotto. Vaiheista viisi ovat itsestään selviä ja yksi jätetään lähes aina väliin. Se yksi on ensimmäinen — nykytilan mittaus — ja sen ohittaminen selittää suuremman osan epäonnistuneista hankinnoista kuin mikään tekninen syy.

Tällä sivulla on jokaisen vaiheen lopputuote, tyypillinen kesto ja se, kuka vaiheen omistaa. Lisäksi käydään läpi, mitä nykytilan mittaus tarkoittaa käytännössä ja mistä tunnistaa, että hankinta on menossa väärään suuntaan ennen kuin rahaa on käytetty.

Kuusi vaihetta ja mitä kustakin jää käteen

Vaiheita ei kannata tehdä rinnakkain. Yleisin oikaisu on aloittaa toimittajien haku samaan aikaan kun vaatimuksia vasta kirjoitetaan, ja silloin vaatimuslista alkaa muotoutua sen mukaan, mitä ensimmäinen myyjä sattui esittelemään. Pidä järjestys, vaikka se tuntuisi hitaalta.

Kestot ovat pienyrityksen mittakaavaa, ei suuren organisaation. Kokonaisuus on siis noin kolmesta kuuteen kuukautta ensimmäisestä mittauksesta siihen, että järjestelmä on arjessa. Jos joku lupaa kaiken kahdessa viikossa, hän jättää vaiheet 1 ja 4 pois.

Vaihe 1: mitä nykytilan mittaus tarkoittaa?

Järjestelmähankinnan nykytilan mittaus tarkoittaa kolmea lukua siitä prosessista, jota ollaan järjestelmällä korjaamassa: kuinka kauan yksi suoritus kestää, montako suoritusta kuukaudessa on, ja kuinka moni niistä joudutaan korjaamaan. Ei enempää. Näiden kerääminen vie kahdesta neljään viikkoa, koska luvut pitää mitata eikä muistaa — muistikuva perustuu poikkeuksiin, ei keskiarvoon. Tämä on hankinnan ainoa vaihe, joka voi päättyä perusteltuun ei-päätökseen, ja siksi se myös jätetään useimmin väliin. Mitatut luvut tekevät kolme asiaa kerralla: ne kertovat kannattaako ostaa mitään, ne antavat hyväksymiskriteerin sopimukseen ja ne paljastavat, mihin aika oikeasti kuluu. Kolme syytä, miksi tämä vaihe ratkaisee koko hankinnan, aukeavat alla.

Se kertoo, kannattaako ostaa mitään. Jos työhön kuluu kolme tuntia kuukaudessa, mikään järjestelmä ei maksa itseään takaisin. Tämä on ainoa vaihe, joka voi päättyä perusteltuun ei-päätökseen — ja juuri siksi se jätetään pois, kun ostohalu on jo syntynyt.

Se antaa hyväksymiskriteerin. Kun tiedät, että tarjous vie nyt 45 minuuttia, voit kirjoittaa sopimukseen, että käyttöönoton jälkeen sen pitää viedä alle 20. Ilman lähtölukua hyväksymiskriteeri on "järjestelmä toimii", mikä ei tarkoita mitään ja mistä ei voi reklamoida.

Se paljastaa oikean ongelman. Usein mittaus näyttää, että aika ei kulu itse työhön vaan odottamiseen, tiedon etsimiseen tai saman tiedon kirjaamiseen kahteen paikkaan. Nämä ovat eri ongelmia ja osa niistä ratkeaa ilman järjestelmää.

Vaihe 2: mitä vaatimuslistaan kirjataan?

Järjestelmähankinnan vaatimuslista mahtuu yhdelle sivulle myös silloin, kun hankinta on iso, ja se kannattaa jakaa kolmeen osaan: pakollisiin, toivottaviin ja ei-vaatimuksiin. Pakolliset ovat ne, joita ilman järjestelmä ei tule kysymykseen, ja niitä on tyypillisesti viidestä kymmeneen. Toivottavat ratkaisevat tasatilanteet, ja niiden viereen merkitään paljonko olisit valmis maksamaan kustakin lisää. Ei-vaatimukset kertovat, mitä ette tarvitse, ja ne ovat listan hyödyllisin osa myyntikeskusteluissa. Kolmijako toimii siksi, että se pakottaa asettamaan vaatimukset tärkeysjärjestykseen ennen kuin yksikään myyjä ehtii tehdä sen puolestasi. Yhden sivun rajoitus on tarkoituksellinen: pidempi lista ei ole tarkempi, se on vain vaikeampi vertailla.

Pakolliset. Ilman näitä järjestelmä ei tule kysymykseen. Tyypillisesti 5–10 kohtaa: suomenkielinen käyttöliittymä, verkkolaskutus, kirjanpito-ohjelman yhteys, tietyt käyttäjämäärät, mobiilikäyttö. Pidä tämä lista lyhyenä, koska jokainen pakollinen kohta pudottaa vaihtoehtoja ja nostaa hintaa.

Toivottavat. Nämä ratkaisevat tasatilanteet. Merkitse jokaisen viereen, paljonko olisit valmis maksamaan siitä lisää — se tekee vertailusta myöhemmin nopeaa.

Ei-vaatimukset. Kirjaa erikseen, mitä ette tarvitse. Tämä on listan hyödyllisin osa myyntikeskusteluissa, koska se estää maksamasta moduuleista, joita ei oteta käyttöön. Tyypillisiä ei-vaatimuksia pienyrityksessä ovat monikielisyys, useat toimipisteet ja monimutkaiset hyväksymiskierrot.

Valmis pohja tarjouspyyntöön löytyy sivulta tarjouspyyntöpohja.

Kirjoita vaatimukset lopputuloksina, älä ominaisuuksina. "Asiakas saa vahvistuksen varauksesta automaattisesti" on vaatimus. "Järjestelmässä on sähköpostimoduuli" ei ole, koska se kertoo ratkaisun eikä tarvetta — ja sulkee pois toimittajat, jotka hoitavat saman asian toisin. Tämä yksi muotoiluero laajentaa vaihtoehtojen määrää ja pudottaa hintaa useammin kuin mikään neuvottelu.

Vaiheet 3 ja 4: miten toimittajat haetaan ja vertaillaan?

Toimittajien haussa ja vertailussa kolme nimeä riittää ja viisi on maksimi. Useampi ei paranna päätöstä vaan viivyttää sitä, koska jokainen tarjous pitää lukea, jokainen demo katsoa ja jokainen kysymys esittää — ja kaikki se on pois omasta työajasta. Vertailun ratkaiseva sääntö ei kuitenkaan koske määrää vaan sisältöä: kaikille annetaan sama oma esimerkkitapaus, ja pisteytys kirjoitetaan heti demon jälkeen. Vakiodemo näyttää sen, mikä tuotteessa on parasta; oma tapaus näyttää sen, mikä siinä on hankalaa. Kun vertailtavia on kolme ja jokainen on nähty samalla tapauksella, päätöksen pystyy perustelemaan itselleen kirjallisesti — mikä on koko vertailun tarkoitus.

Vertailun tärkein sääntö on tämä: anna kaikille sama esimerkkitapaus. Kirjoita puolen sivun kuvaus yhdestä todellisesta tapauksesta — oikea asiakas, oikeat tiedot, oikea alusta loppuun kulku — ja pyydä jokaista näyttämään se demossa. Vakiodemo näyttää sen, mikä tuotteessa on parasta. Sinun tapauksesi näyttää sen, mikä siinä on hankalaa.

Pisteytä vertailu kirjallisesti heti demon jälkeen, älä viikon päästä. Neljä saraketta riittää: pakolliset täyttyvät kyllä tai ei, toivottavat pisteinä, kokonaishinta kolmelle vuodelle, ja oma tuntuma käytettävyydestä. Kolmen vuoden hinta on tärkeä, koska käyttöönottomaksu ja kuukausimaksu kääntävät järjestyksen usein päinvastaiseksi kuin ensimmäinen hintalappu.

Vaihe 5: mitä sopimukseen kirjataan?

1. Kokonaishinta kolmelle vuodelleKäyttöönotto, kuukausimaksut, koulutus, tuki ja tiedossa olevat lisämaksut samassa taulukossa. Kysy myös, miten hintaa saa korottaa sopimuskauden aikana.
2. Datan omistajuus ja ulosvientiKirjaa, että data on teidän ja että sen saa ulos yleisessä muodossa milloin tahansa. Kysy nimenomaan, missä muodossa ja kauanko vienti kestää.
3. Hyväksymiskriteerit numeroinaTähän tulevat vaiheen 1 luvut: mikä työ, kuinka nopeasti, millä virhetasolla. Ilman näitä käyttöönotto on valmis silloin kun toimittaja sanoo sen olevan.
4. Irtisanominen ja siirtymäIrtisanomisaika, mitä tapahtuu datalle, kuka avustaa siirrossa ja millä hinnalla. Sovi tämä ensimmäisenä päivänä, ei viimeisenä.
5. Tuki ja vasteajatKuka auttaa, milloin ja missä ajassa. Erottele vasteaika ja ratkaisuaika toisistaan.
6. Nimetty vastuuhenkilö molemmilta puoliltaYksi ihminen teiltä, yksi toimittajalta. Ilman nimiä projektia ei omista kukaan, ja se on käyttöönoton yleisin kaatumissyy.

Vaihe 6: miten käyttöönotto viedään läpi?

Järjestelmän käyttöönotto on oma projektinsa, ja siinä ratkaisevat kolme asiaa: vanhan datan siirto, koulutus ja se päivä, jona vanhasta tavasta luovutaan. Rinnakkaiskäyttö kannattaa pitää lyhyenä ja päättää etukäteen, koska pitkä rinnakkaiskäyttö päättyy lähes aina paluuseen vanhaan — kun molemmat tavat ovat auki, kiireessä valitaan aina se tutumpi. Koulutus kannattaa jakaa kahteen osaan niin, että väliin jää pari viikkoa oikeaa työtä uudella järjestelmällä. Datan siirrossa pätee vastaava rajaus: siirretään aktiiviset asiakkaat, avoimet työt ja tarvittava historia, ei kaikkea. Käyttöönotto on myös se vaihe, jossa vaiheessa 1 mitatut luvut otetaan uudelleen esiin ja katsotaan, muuttuivatko ne.

Koulutuksessa toimii käytännössä yksi malli: lyhyt yhteinen aloitus, sen jälkeen kaksi viikkoa oikeaa työtä uudella järjestelmällä, ja vasta sitten toinen koulutuskerta. Ensimmäisellä kerralla ihmiset eivät osaa kysyä mitään, koska he eivät vielä tiedä mikä on vaikeaa. Toisella kerralla kysymykset ovat täsmällisiä ja koulutus on hyödyllinen. Yksi pitkä koulutuspäivä ennen käyttöönottoa on tavallisin ja tehottomin tapa.

Datan siirrossa pätee yksi sääntö: älä siirrä kaikkea. Siirrä aktiiviset asiakkaat, avoimet työt ja se historia, jota oikeasti tarvitaan. Vanha roska siirtyy uuteen järjestelmään roskana ja tekee siitä ensimmäisestä päivästä alkaen sekavan.

Viisi varoitusmerkkiä matkan varrella

Viisi varoitusmerkkiä kertovat järjestelmähankinnan menevän väärään suuntaan, ja ne kaikki näkyvät ennen kuin rahaa on käytetty. Ensimmäinen on demo ilman omaa esimerkkitapausta, toinen hinta joka kerrotaan pelkkänä kuukausimaksuna, kolmas vaatimuslista joka kasvaa jokaisen demon jälkeen, neljäs työn oikean tekijän puuttuminen demoista ja viides aikataulu, johon ei ole varattu koulutusta. Jokainen niistä on korjattavissa siinä vaiheessa halvalla: yksi sähköposti, yksi kysymys tai yksi kalenterimerkintä riittää. Sama vika käyttöönoton jälkeen korjataan uudella hankinnalla. Siksi näitä merkkejä kannattaa katsoa listana jokaisen demon ja jokaisen tarjouksen jälkeen — ne toistuvat samanlaisina hankinnan koosta riippumatta.

Demo katsotaan ilman omaa tapausta. Jos katsot kolme vakiodemoa peräkkäin, muistat vain sen viimeisen. Oma esimerkkitapaus on ainoa tapa saada demoista vertailukelpoisia.

Hinta on vain kuukausimaksu. Käyttöönotto, koulutus, tietojen siirto ja integraatiot ovat usein suurempi erä kuin ensimmäisen vuoden kuukausimaksut. Pyydä kolmen vuoden kokonaissumma kirjallisena.

Vaatimuslista kasvaa jokaisen demon jälkeen. Kun listalle ilmestyy kohtia, joita siellä ei ollut ennen kuin joku näytti ne, olet siirtymässä toimittajan agendalle. Palaa alkuperäiseen listaan ja kysy, mikä ongelma uudella vaatimuksella ratkaistaan.

Käyttäjä ei ole nähnyt järjestelmää. Se, joka tekee työn, huomaa kymmenessä minuutissa asioita, joita ostaja ei huomaa kuukaudessa. Ota hänet mukaan vähintään yhteen demoon.

Aikataulu ei sisällä koulutusta. Jos projektisuunnitelmassa käyttöönotto päättyy asennukseen, koulutus tehdään käytävällä kiireessä. Varaa sille erikseen päivämäärä ja tunnit.

Milloin järjestelmähankintaa ei kannata aloittaa?

Järjestelmähankintaa ei kannata aloittaa kolmessa tilanteessa, joissa oikea päätös on olla ostamatta. Ensimmäinen on kesken oleva muutos: jos toimintatapa on juuri nyt muuttumassa, järjestelmä lukitsee keskeneräisen tavan paikalleen, ja parempi järjestys on odottaa vakiintumista ja mitata vasta sitten. Toinen on turhautuminen ostoperusteena — huono päivä ei ole hankintaperuste, ja kuukauden odottaminen erottaa katoavat ongelmat siitä oikeasta. Kolmas on ajan puute: käyttöönotto vaatii yritykseltä työaikaa riippumatta siitä, mitä toimittaja tekee, ja puolivalmis käyttöönotto tulee kalliimmaksi kuin lykätty hankinta. Kaikissa kolmessa lykkäys ei ole päättämättömyyttä vaan päätös, jonka voi perustella numeroilla myöhemmin.

Kun prosessi on kesken muutoksessa. Jos toimintatapa on juuri nyt muuttumassa — uusi työntekijä, uusi palvelu, muutto — järjestelmä lukitsee keskeneräisen tavan paikalleen. Odota, kunnes uusi tapa on vakiintunut, ja mittaa sitten.

Kun ostamisen syy on turhautuminen. Huono päivä ei ole hankintaperuste. Jos päätös syntyi sinä viikkona, kun mikään ei toiminut, odota kuukausi ja mittaa nykytila. Osa ongelmista katoaa itsestään, ja jäljelle jää se oikea.

Kun kukaan ei ehdi käyttöönottoon. Käyttöönotto vaatii yritykseltä työaikaa riippumatta siitä, mitä toimittaja tekee. Jos sitä aikaa ei ole kenelläkään seuraavan kolmen kuukauden aikana, hankinta kannattaa siirtää. Puolivalmis käyttöönotto on kalliimpi kuin lykätty hankinta.

Jos haluat ulkopuolisen viemään vaiheet läpi ilman että hän myy sinulle mitään järjestelmää, katso IT-konsultointi; ostamisen tavat käydään läpi sivulla konsultoinnin ostaminen pienyrityksenä ja hinnat lukevat hinnastossa.

Mitä hankinta maksaa työaikana?

Rahan lisäksi järjestelmähankinta maksaa oman yrityksen työaikaa, ja juuri se erä jää lähes aina budjetoimatta. Pienyrityksen kokoluokassa realistinen arvio on muutamia kymmeniä tunteja, ja ne jakautuvat koko hankinnan matkalle: mittausjakso, vaatimusten kirjaaminen, demojen katsominen, sopimuksen lukeminen, vanhan datan siivous ja koulutukseen osallistuminen. Tunnit eivät tule yhtenä pötkönä vaan tunnin ja kahden paloina, mikä tekee niistä helposti aliarvioitavia. Tämä työaika ei ole valinnainen: sen voi jättää varaamatta, muttei tekemättä. Siksi hankinnan todellinen hinta on tarjouksen summa plus nämä tunnit omalla tuntikustannuksella laskettuna — ja se yhteenlaskettu luku kannattaa tietää ennen kuin päätöstä tehdään.

Merkitse tämä aika kalenteriin etukäteen samalla tavalla kuin merkitsisit asiakastyön. Jos aikaa ei ole varattu, se otetaan laskutettavasta työstä tai illoista — ja juuri siinä kohtaa hankinta alkaa venyä. Varattu aika on halvin tapa pitää aikataulu.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Ilmainen verkkotunnus: milloin se on oikeasti ilmainen ja mitä se sitoo
• Nettisivut yritykselle: mitä hinta oikeasti sisältää sivumäärinä ja työtunteina

Lue myös: ajanvarausjärjestelmien hinnat · verkkosivut yritykselle · sovelluskehitys iOS ja Android · ohjelmistokehitys · CRM-järjestelmä · IT-palvelut yrityksille · toiminnanohjausjärjestelmä · iOS-sovellus App Storeen