Paras laskutusohjelma: seitsemän kysymystä, jotka karsivat listan kymmenessä minuutissa

Paras laskutusohjelma ei erotu ominaisuuslistalta, koska listat näyttävät kaikilta samalta. Tässä on päätöspuu: seitsemän kysymystä järjestyksessä, jokaisessa selvä hylkäyssääntö, ja lopuksi se mitä vertailutaulukot eivät kerro.

Lyhyt vastaus: parasta laskutusohjelmaa ei ole olemassa, mutta sinulle sopivien joukko on pieni, ja sen saa rajattua noin kymmenessä minuutissa. Se tehdään seitsemällä kysymyksellä, jotka kysytään tässä järjestyksessä: verkkolaskuvalmius, kirjanpitäjän liittymä, arvonlisäveron käsittely, toistuvaislaskutus, datan ulossaanti, hinnoittelumalli ja käyttäjämäärä. Jokaisessa on hylkäyssääntö. Kun ohjelma kaatuu sääntöön, se poistuu listalta eikä siihen palata.

Ero tavalliseen vertailuun on siinä, että tämä ei ole tuotetaulukko. Tuotetaulukko kertoo mitä ohjelmissa on, mikä on lopulta melkein sama lista kaikilla. Se ei kerro, mikä niistä pysäyttää sinun laskutuksesi ensi kuussa. Se selviää vain omilla vaatimuksillasi, ja siksi kysymykset koskevat sinua eivät tuotetta.

Tämä sivu on päätöspuu. Jos haluat sen sijaan kokonaiskuvan ohjelmien ominaisuuksista ja hintahaarukoista, se on erikseen artikkelissa laskutusohjelman vertailu. Jos olet toiminimiyrittäjä ja mietit riittääkö ilmaisversio, lähde liikkeelle sivulta laskutusohjelma toiminimelle.

Miksi kysymykset ovat tässä järjestyksessä?

Seitsemän kysymystä ajetaan tässä järjestyksessä siksi, että kalleimmat virheet karsitaan ensin. Järjestys ei ole sattumaa. Ensimmäiset kolme kysymystä — verkkolaskuvalmius, kirjanpitäjän liittymä ja arvonlisäveron käsittely — ovat sellaisia, joissa väärä vastaus estää laskuttamisen tai kirjanpidon kokonaan. Ne karsivat eniten ja nopeimmin. Neljä viimeistä koskevat kustannusta ja vaivaa: toistuvaislaskutus, datan ulossaanti, hinnoittelumalli ja käyttäjämäärä. Niissä väärä valinta maksaa rahaa ja aikaa mutta ei pysäytä toimintaa. Suurin osa ihmisistä vertailee päinvastaisessa järjestyksessä, ja siinä menee ilta sekä usein myös vaihdon verran rahaa.

Karsi siis aina kalleimman virheen mukaan ensin. Jos ohjelma ei lähetä verkkolaskua julkiselle ostajalle, sen käyttöliittymän kauneudella ei ole mitään merkitystä. Suurin osa ihmisistä vertailee päinvastaisessa järjestyksessä: ensin ulkonäkö ja hinta, lopuksi se onko ohjelma yhteensopiva oman kirjanpitäjän kanssa. Siinä menee ilta ja usein myös vaihdon verran rahaa.

Kysymykset 1–3: nämä karsivat eniten

1. Lähettääkö ohjelma aidon verkkolaskun, ja mihin verkkoon? Pdf sähköpostissa ei ole verkkolasku. Julkinen sektori ja suuret yritykset vaativat rakenteisen verkkolaskun, ja eurooppalainen Peppol-verkko on tässä se, joka kannattaa varmistaa erikseen kotimaisen operaattoriverkon lisäksi. Kysy suoraan: lähtevät verkkolaskut, saapuvat verkkolaskut, ja mitä kumpikin maksaa kappaleelta. Aihe on avattu tarkemmin sivulla verkkolaskutus. Hylkäyssääntö: jos yksikin asiakkaasi on julkinen hankintayksikkö tai iso yritys, ja ohjelma ei lähetä rakenteista verkkolaskua, hylkää heti. Tätä ei kierretä.

2. Saako kirjanpitäjäsi aineiston sisään ilman käsityötä? Tämä on kysymys, jota kysytään liian harvoin, ja se on usein ratkaisevin. Soita kirjanpitäjällesi ja kysy kaksi asiaa: mitä ohjelmia hän ottaa suoraan vastaan, ja mitä hän veloittaa jos aineisto tulee muussa muodossa. Hylkäyssääntö: jos kirjanpitäjä joutuu syöttämään laskusi käsin, hylkää — ellet ole valmis maksamaan sitä työtä joka kuukausi loputtomiin. Halpa ohjelma, joka lisää kirjanpitolaskua, ei ole halpa.

3. Osaako ohjelma sinun arvonlisäverotilanteesi? Perus 25,5 prosentin kotimaan myynti onnistuu kaikilta. Karsinta tapahtuu erikoistapauksissa: alennetut verokannat, veroton myynti, EU-myynti käännetyllä verovelvollisuudella, rakennusalan käännetty alv, marginaaliverotus tai myynti EU:n ulkopuolelle. Hylkäyssääntö: jos joudut kirjoittamaan alv-perusteen tai lakiviittauksen laskulle käsin joka kerta, hylkää. Se on virhe, joka toistuu ja joka huomataan vasta tarkastuksessa. Verohallinnon ohjeet laskumerkinnöistä löytyvät osoitteesta vero.fi.

Kysymykset 4–7: nämä ratkaisevat kustannuksen

Kysymykset 4–7 eivät estä laskuttamista vaan ratkaisevat sen, mitä laskuttaminen maksaa vuodessa. Ne koskevat toistuvaislaskutusta, datan ulossaantia, hinnoittelumallia ja käyttäjämäärää. Näissä väärä valinta ei pysäytä mitään, mutta se näkyy joko kuukausilaskulla tai omassa työajassasi joka kuukausi. Aja ne vain niille ohjelmille, jotka läpäisivät kysymykset 1–3, koska muuten laskeskelet vaihtoehtoja joita et voi valita. Jokaisessa on oma hylkäyssääntönsä, ja ne kannattaa lukea ennen kokeilujakson avaamista.

4. Onko sinulla toistuvaa laskutusta? Jos laskutat samoja asiakkaita samasta asiasta kuukausittain, toistuvaislaskutus on ainoa ominaisuus, joka oikeasti säästää työaikaa mitattavasti. Hylkäyssääntö: jos yli viidennes laskuistasi on toistuvia eikä ohjelma osaa niitä automaattisesti, hylkää. Jos laskutat vain projekteja, ohita tämä kysymys kokonaan — sitä ominaisuutta ei kannata maksaa.

5. Saatko datasi ulos ilman lupaa? Testaa tämä kokeilujakson aikana, älä usko esitettä kysymällä. Vie asiakasrekisteri ja laskuhistoria ulos itse ja avaa tiedosto. Hylkäyssääntö: jos vienti vaatii yhteydenoton asiakaspalveluun, maksaa erikseen tai antaa vain pdf-tulosteita, hylkää. Pdf ei ole data. Sinun pitää saada asiakastiedot ja laskurivit taulukkomuodossa, koska ilman sitä seuraava vaihto maksaa moninkertaisesti.

6. Kumpi hinnoittelumalli sopii laskumäärällesi? Malleja on käytännössä kaksi: kiinteä kuukausimaksu tai maksu per lähetetty lasku, usein näiden yhdistelmä. Laske oma vuosihintasi molemmilla omalla laskumäärälläsi — ei sillä määrällä, jonka toivot ensi vuonna olevan. Hylkäyssääntö: jos et pysty laskemaan vuosihintaa julkisesta hinnastosta viidessä minuutissa, hylkää. Piilotettu hinnoittelu ei kirkastu käytössä.

7. Montako ihmistä ohjelmaa käyttää? Käyttäjäkohtainen hinnoittelu on halpa yhdelle ja kallis kolmelle. Muista laskea mukaan kirjanpitäjä ja mahdollinen osa-aikainen apulainen. Hylkäyssääntö: jos jokainen katseluoikeus maksaa täyden käyttäjän hinnan, hylkää heti kun käyttäjiä on enemmän kuin kaksi.

Päätöspuu yhdellä silmäyksellä

Kaikki seitsemän kysymystä hylkäyssääntöineen mahtuvat yhteen taulukkoon, ja tämä taulukko on koko sivun työkalu. Tulosta se tai kopioi kolmeen sarakkeeseen, yksi ohjelma per sarake, ja merkitse jokaisen rivin kohdalle kyllä tai ei. Taulukossa on jokaisen kysymyksen kohdalla kolme asiaa: mitä kysytään, milloin ohjelma hylätään, ja miksi juuri se virhe on kalliimpi kuin miltä näyttää. Viimeinen sarake on se, joka kannattaa lukea ajatuksella — se selittää, miksi järjestys on tämä eikä hinta ensin. Kolme saraketta riittää, koska useampi ehdokas ei paranna päätöstä vaan siirtää sitä.

Miten ajat päätöspuun kymmenessä minuutissa?

1. Minuutit 0–2: kirjoita omat vaatimuksesiKolme riviä paperille: onko julkisia asiakkaita, kuka tekee kirjanpidon, mitkä alv-kannat sinulla esiintyy. Tämä on ainoa vaihe, jossa katsot itseäsi etkä tuotteita.
2. Minuutit 2–3: valitse kolme ehdokastaKolme riittää. Useampi ei paranna päätöstä vaan siirtää sitä. Ota mukaan se, jota kirjanpitäjäsi suositteli.
3. Minuutit 3–6: aja kysymykset 1–3Etsi vastaus julkiselta sivulta. Jos vastausta ei löydy kahdessa minuutissa, merkitse ei — läpinäkyvyys on itsessään kriteeri.
4. Minuutit 6–9: aja kysymykset 4–7 jäljelle jääneilleLaske vuosihinta omalla laskumäärälläsi ja käyttäjämäärälläsi. Kirjoita luku näkyviin, älä arvioi päässä.
5. Minuutti 10: päätä ja avaa kokeilujaksoTestaa ensimmäisenä se, mitä et voi päätellä esitteestä: lähetä yksi oikea lasku ja vie data ulos. Jos jompikumpi ei onnistu, palaa listalle.

Mitä vertailutaulukot eivät kerro?

Neljä asiaa jää ominaisuuslistojen ulkopuolelle, ja ne selviävät vasta käytössä: kuinka monta klikkausta yksi tavallinen lasku vie, mitä tapahtuu kun jokin menee vikaan, kuinka nopeasti hinta nousee vuosien mittaan, ja kuka omistaa asiakasrekisterin. Yksikään näistä ei näy tuotetaulukossa, mutta jokainen niistä näkyy arjessa joko työaikana tai rahana. Kaksi ensimmäistä testataan kokeilujaksolla lähettämällä yksi oikea lasku. Kolmas kysytään suoraan myyjältä. Neljäs on tietosuojakysymys, ei tekninen mukavuus. Alla kaikki neljä erikseen.

Kuinka monta klikkausta yksi tavallinen lasku vie. Sama ominaisuus voi olla kolmen tai kymmenen klikkauksen takana. Jos lähetät 30 laskua kuukaudessa, ero on tunteja vuodessa. Tämän näkee vain lähettämällä yhden oikean laskun kokeilujaksolla.

Mitä tapahtuu kun jokin menee vikaan. Verkkolasku voi hylkäytyä vastaanottajan päässä. Kertooko ohjelma siitä sinulle selväsanaisesti, vai jääkö lasku hiljaa roikkumaan? Tämä ei näy missään taulukossa ja se on tärkeämpi kuin useimmat listatut ominaisuudet.

Hinnan muutostahti. Ohjelmistojen hinnat nousevat, ja ensimmäisen vuoden tarjoushinta ei ole se hinta, jota maksat kolmantena vuonna. Kysy etukäteen, milloin hinta viimeksi muuttui ja koskiko muutos myös vanhoja asiakkaita.

Kuka omistaa asiakasrekisterin. Laskutusohjelmassa on henkilötietoja ja siten myös tietosuojavelvoitteita. Jos ohjelma on sinun ainoa asiakasrekisterisi, sen ulossaanti on myös GDPR-kysymys, ei vain tekninen mukavuus.

Mitä ohjelmalta ei tarvitse vaatia?

Neljä asiaa saa laskutusohjelmien vertailussa suhteettoman painon, koska ne näkyvät esitteessä hyvin: ulkoasu, mobiilisovellus, kirjanpito samassa ohjelmassa ja tuntikirjaus projektinhallintoineen. Yksikään niistä ei ole hylkäysperuste eikä yhdestäkään kannata maksaa lisää — ellei se satu olemaan sinulle aito vaatimus. Yhteinen nimittäjä on tämä: nämä neljä ovat mukavuuksia, ja mukavuudesta maksetaan vasta sitten kun kyvykkyys on varmistettu. Kysymykset 1–3 koskevat kyvykkyyttä, ja kaikki muu on neuvottelunvaraista. Alla kaikki neljä käydään läpi erikseen.

Ulkoasu. Laskupohjan värit ja logon paikka ovat säädettävissä käytännössä kaikissa ohjelmissa. Asiakas ei valitse toimittajaa laskun ulkoasun perusteella, ja jos valitsee, ongelma on muualla.

Mobiilisovellus. Kuulostaa hyödylliseltä, mutta harva kirjoittaa oikean laskun puhelimella. Jos teet työtä kentällä ja laskutat heti paikan päällä, tämä on sinulle aito vaatimus. Muuten se on ominaisuus, jota kokeillaan kerran.

Kirjanpito samassa ohjelmassa. Houkuttelee, koska yksi järjestelmä kuulostaa yksinkertaisemmalta. Käytännössä se sitoo sinut samaan toimittajaan kahdessa asiassa yhden sijaan, ja kysymys 5 muuttuu merkittävästi painavammaksi. Jos kirjanpitäjäsi toimii toisella ohjelmalla, tämä ominaisuus on sinulle arvoton.

Tuntikirjaus ja projektinhallinta. Hyvä asia, jos laskutat tunneilla ja kirjaat ne nyt paperille. Muuten se on toinen ohjelmisto pakattuna ensimmäisen sisään, ja se näkyy hinnassa. Osta se erikseen silloin kun tarvitset, älä varmuuden vuoksi.

Yhteinen nimittäjä on tämä: nämä neljä ovat mukavuuksia, ja mukavuudesta maksetaan vasta sitten kun kyvykkyys on varmistettu. Kysymykset 1–3 koskevat kyvykkyyttä. Kaikki muu on neuvottelunvaraista.

Milloin laskutusohjelmaa EI kannata vaihtaa?

Laskutusohjelmaa ei kannata vaihtaa kolmessa tilanteessa: kun nykyinen läpäisee kysymykset 1–3, kun vaihtoa ollaan tekemässä kesken tilikauden ilman pakottavaa syytä, tai kun laskuja on vain muutama kuukaudessa. Vaihto maksaa aina jotain, vaikka ohjelma olisi ilmainen. Aineisto siirtyy, asiakasnumerot muuttuvat, viitenumerologiikka pitää tarkistaa ja kirjanpitäjän kanssa sovitaan uusi tapa. Kolmessa tilanteessa vaihto kannattaa jättää tekemättä.

Nykyinen läpäisee kysymykset 1–3. Jos verkkolasku kulkee, kirjanpitäjä on tyytyväinen ja alv menee oikein, vaihto ostaa mukavuutta eikä kyvykkyyttä. Se on harvoin sen arvoista kesken tilikauden.

Kesken tilikauden ilman syytä. Vaihto tilikauden vaihteessa on selvästi helpompi sekä sinulle että kirjanpitäjälle. Jos et ole pakotettu, odota.

Laskuja on muutama kuukaudessa. Jos lähetät alle kymmenen laskua kuukaudessa etkä tarvitse verkkolaskua, säästö maksullisesta ohjelmasta on pieni. Silloin oikea kysymys ei ole mikä ohjelma vaan tarvitaanko ohjelmaa lainkaan.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Paras laskutusohjelma pienyrittäjälle: kolme kysymystä ja kuusi haaraa
• Edullinen laskutusohjelma ja neljä piilokulua, jotka eivät näy kuukausihinnassa
• Helppo laskutusohjelma yhden hengen yritykselle: lasku ulos alle kahdessa minuutissa
• Laskutusohjelma toiminimelle — mikä riittää ja missä ilmaisversio loppuu
• Laskutusohjelman vertailu: kuusi kysymystä, jotka ratkaisevat
• Webhotelli vertailu, jonka teet itse: kolme mitattavaa testiä ennen ostopäätöstä

Lue myös: kanta-asiakassovellus yritykselle · QR-koodi generaattori · yhteystiedot · blogi · hinnasto · kassajärjestelmä ravintolaan · kanta-asiakasohjelma pienyritykselle · digitaalinen leimakortti