Helppo laskutusohjelma yhden hengen yritykselle: lasku ulos alle kahdessa minuutissa

Helppo laskutusohjelma ei tarkoita nättiä käyttöliittymää vaan sitä, että tavallinen lasku lähtee alle kahdessa minuutissa. Tässä yhden laskun aikabudjetti vaiheittain, kolme kenttää jotka kannattaa automatisoida ja auki laskettu tuntisäästö vuodessa. Laskelman voit tehdä uudelleen omalla laskumäärälläsi.

Lyhyt vastaus: helppo laskutusohjelma on sellainen, jolla tavallinen lasku lähtee alle kahdessa minuutissa ilman että haet mitään tietoa toisesta paikasta. Se ei synny siitä, että käyttöliittymä on nätti. Se syntyy siitä, että kolme kenttää täyttyy itsestään: asiakkaan tiedot, toistuvat laskurivit alv-kantoineen sekä viitenumero ja eräpäivä. Kaikki muu on makuasia. Nuo kolme ovat mitattavia, ja tällä sivulla ne lasketaan auki sekunteina ja tunteina vuodessa.

Yhden hengen yrityksessä laskutus on työtä, josta ei makseta. Se on pakko tehdä, se ei paranna tuotetta, eikä asiakas huomaa siitä muuta kuin sen, tuliko lasku ajallaan ja oliko se oikein. Siksi ainoa järkevä mittari on aika: kuinka monta minuuttia yksi lasku vie ovesta ulos, ja montako kertaa vuodessa teet sen.

Alla on ensin yhden laskun aikabudjetti vaihe vaiheelta. Sitten kolme automatisoitavaa kenttää ja se, mitä kukin niistä poistaa. Lopuksi vuosilaskelma, jonka voit tehdä uudelleen omalla laskumäärälläsi. Luvut ovat esimerkkilukuja tavallisesta käsityönä tehdystä laskusta — mittaa omasi kellolla, älä usko näitä sellaisenaan.

Mistä kahden minuutin lasku koostuu?

Yksi myyntilasku koostuu kahdeksasta vaiheesta, ja niiden yhteenlaskettu kesto on se ainoa luku, jolla laskutusohjelmia kannattaa vertailla. Vaiheet ovat asiakkaan haku ja tietojen syöttö, laskurivien syöttö, alv-kannan valinta, viitenumero, eräpäivän laskeminen, lähetys ja lähetystavan valinta, arkistointi ja kirjaus sekä tarkistus ennen lähetystä. Käsin tehtynä nämä vievät tyypillisesti useita minuuttia, automatisoituna noin puolitoista. Mittaa oma budjettisi kellolla: ota kello ja tee seuraava lasku niin kuin teet sen nyt, ja kirjaa kunkin vaiheen kesto erikseen. Alla oleva taulukko näyttää, miltä budjetti näyttää useimmilla yksinyrittäjillä, kun mitään ei ole tallennettu valmiiksi — ja mitä kukin vaihe oikeasti sisältää.

Huomaa mikä taulukossa muuttuu ja mikä ei. Tarkistus ei lyhene, se pitenee viidellä sekunnilla. Se on tarkoituksellista: kun kone täyttää kentät, sinun työsi on katsoa että se täytti ne oikein. Ohjelma, joka poistaa tarkistuksen, ei ole helppo vaan vaarallinen.

Mitkä kolme kenttää kannattaa automatisoida?

Laskulla on kymmeniä kenttiä, mutta vain kolme niistä syö aikaa toistuvasti, ja ne ovat samat kolme, joissa käsivirhe maksaa eniten. Ensimmäinen on asiakastiedon esitäyttö: asiakas valitaan listalta ja nimi, y-tunnus, laskutusosoite, verkkolaskuosoite, maksuehto ja oletusalv tulevat mukana. Toinen on toistuvat laskurivit ja tuotekortit, joilla sama työ, teksti, hinta ja alv-kanta tallennetaan kerran. Kolmas on viitenumeron ja eräpäivän automaatti. Jos ohjelma hoitaa nämä kolme, loput ovat pientä — ja neljäs hyöty seuraa itsestään: kun tieto on rakenteista eikä tekstiä, arkistointi ja kirjanpitoon siirto tapahtuvat samalla napilla. Alla jokainen kolmesta kentästä ja se, mitä se poistaa.

1. Asiakastiedon esitäyttöAsiakas valitaan listalta, ja nimi, y-tunnus, laskutusosoite, verkkolaskuosoite, maksuehto ja oletusalv tulevat mukana. Säästö noin 80 sekuntia per lasku. Tärkeämpi hyöty on se, että osoite on oikein joka kerta: väärä verkkolaskuosoite tarkoittaa hylättyä laskua ja koko kierroksen uusimista, mikä maksaa enemmän kuin kaikki muut vaiheet yhteensä.
2. Toistuvat laskurivit ja tuotekortitSama työ, sama teksti, sama hinta, sama alv-kanta — tallennettuna kerran. Rivi haetaan nimellä, määrä muutetaan, valmista. Säästö noin 90 sekuntia rivien syötöstä ja 20 sekuntia alv-kannan valinnasta. Alv on tässä se olennainen: kun kanta tulee tuotekortilta, sitä ei valita väärin kiireessä.
3. Viitenumeron ja eräpäivän automaattiViitenumero muodostuu itse ja on aina kelvollinen. Eräpäivä lasketaan maksuehdosta laskun päiväyksen mukaan. Säästö noin 60 sekuntia. Käsin laskettu viitenumero on tavallisin syy sille, että maksu ei kohdistu ja joudut selvittämään tiliotteelta, kuka maksoi mitä.

Neljäs asia ei ole kenttä vaan seuraus: kun nämä kolme ovat kunnossa, arkistointi ja kirjaus tapahtuvat samalla napilla. Lasku tallentuu, tieto siirtyy kirjanpitoon ja tila päivittyy maksun tullessa. Sitä ei tarvitse automatisoida erikseen, se seuraa siitä että tieto on rakenteista eikä tekstiä.

Paljonko tämä on tunteina vuodessa?

Laskutuksen automatisoinnin hyöty muuttuu vuosituntimääräksi yhdellä kertolaskulla. Erotus per lasku on tämän sivun esimerkkiluvuilla 440 − 90 = 350 sekuntia eli 5 minuuttia 50 sekuntia, ja se kerrotaan vuoden laskumäärällä. Tuloksena saatu tuntimäärä on se, mitä vertaat ohjelman vuosihintaan ja käyttöönottoon kuluvaan aikaan. Laskelman mittakaava riippuu kokonaan laskumäärästä: muutamalla laskulla kuukaudessa säästö jää muutamaan tuntiin vuodessa, kymmenillä laskuilla se on työviikkoja. Käytä omaa mitattua käsivaiheaikaasi näiden esimerkkilukujen sijaan, koska laskelma on sinun eikä myyjän. Kaava ja taulukko eri laskumäärille ovat alla.

Laskuja kuukaudessa × 12 × 350 sekuntia ÷ 3600 = tuntia vuodessa.

Tee sama laskelma omilla luvuillasi. Jos mittasit oman käsivaiheesi ja sait esimerkiksi 300 sekuntia 440:n sijaan, vaihda erotukseksi 300 − 90 = 210 ja laske uudelleen. Laskelma on sinun, ei myyjän.

Kaksi varausta, jotka on rehellistä sanoa ääneen. Ensinnäkin säästetty tunti ei muutu itsestään rahaksi. Se muuttuu rahaksi vain, jos sinulla on kysyntää, jonka voit täyttää sillä ajalla. Jos ei ole, säästät illan, et euroa — mikä on sekin arvokasta, mutta eri asia. Toiseksi tästä summasta pitää vähentää se, mitä ohjelma maksaa ja mitä sen käyttöönotto vie. Asiakasrekisterin ja tuotekorttien kertaalleen tallentaminen vie yleensä muutamasta tunnista päivään. Se on kertakulu, ja se kannattaa laskea mukaan ensimmäisen vuoden lukuun.

Kolmas asia, jota ei voi laskea tunneiksi mutta joka on usein isompi: kun laskutus on nopeaa, se tehdään heti eikä kuun lopussa. Aikaisemmin lähetetty lasku erääntyy aikaisemmin. Se ei ole säästö vaan kassavirtaa, ja yhden hengen yrityksessä kassavirta on käytännössä tärkeämpää kuin kate.

Mitä "helppo" oikeasti tarkoittaa laskutusohjelmassa?

Sana helppo tarkoittaa markkinoinnissa yleensä sitä, että ensimmäinen lasku on helppo tehdä. Se on väärä mittari. Ensimmäisen laskun teet kerran, sadannen teet sadantena kertana. Yksinkertainen laskutusohjelma on sellainen, jossa sadas lasku on nopeampi kuin ensimmäinen, koska ohjelma on oppinut sinusta jotain matkan varrella.

Käytännössä se tarkoittaa neljää asiaa. Asiakas ja tuote tallennetaan kerran ja haetaan sen jälkeen listalta. Vanha lasku voidaan kopioida uudeksi. Toistuva lasku voidaan asettaa lähtemään itsestään. Ja lasku lähtee suoraan ohjelmasta oikeassa muodossa, ilman että lataat pdf:n ja liität sen sähköpostiin.

Se, mikä ei ratkaise: teemat, värit, mobiilisovellus, kojelauta jossa on ympyrädiagrammeja. Ne näyttävät demossa hyvältä eivätkä vaikuta 440 sekuntiin mitenkään. Jos demossa esitellään näyttäviä raportteja, pyydä tekemään yksi lasku alusta loppuun ja ota aika. Se on ainoa kysymys, joka erottelee ohjelmat.

Verkkolaskun osalta kannattaa lukea erikseen, mitä muotoja tarvitset ja keneltä niitä vaaditaan. Kävimme sen läpi artikkelissa verkkolaskutuksesta, ja ohjelmien ominaisuuserot on käyty läpi laskutusohjelmien vertailussa.

Miten valitset ohjelman ilman että vertailet 20 vaihtoehtoa?

Laskutusohjelman voi valita ilman kahdenkymmenen vaihtoehdon vertailua, koska vertailutaulukot päätyvät listaamaan ominaisuuksia, joita et käytä. Tee sen sijaan näin: valitse kolme ohjelmaa, jotka tukevat verkkolaskua ja joissa on kokeilujakso, vie jokaiseen yksi oikea asiakas ja kaksi oikeaa laskuriviä, tee sitten yksi oikea lasku ja ota aika. Kolme kokeilua vie yhden illan ja antaa vastauksen, jota mikään ominaisuustaulukko ei anna. Kokeilun rinnalla kysytään neljä asiaa, jotka eivät näy hinnastossa: saatko oman datasi ulos ja missä muodossa, nouseeko hinta laskumäärän mukaan, siirtyvätkö tiedot kirjanpitäjälle automaattisesti, ja mitä tapahtuu vanhoille laskuille jos lopetat tilauksen.

Kysy jokaisesta lisäksi neljä asiaa, jotka eivät näy hinnastossa. Saatko oman datasi ulos, missä muodossa ja kuinka helposti? Nouseeko hinta laskumäärän mukaan vai onko se kiinteä? Menevätkö tiedot kirjanpitäjällesi automaattisesti vai lähetätkö ne itse? Ja mitä tapahtuu vanhoille laskuille, jos lopetat tilauksen?

Viimeinen kysymys on tärkein, koska kirjanpitolaki edellyttää tositteiden säilyttämistä kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Jos aineisto on vain palveluntarjoajan järjestelmässä ja tilauksen päättyminen sulkee sen, säilytysvastuu on silti sinulla. Varmista, että saat laskut ulos koneellisesti luettavassa muodossa, ja ota vienti kerran vuodessa myös silloin, kun mikään ei ole muuttumassa.

Milloin laskutusohjelmaa ei kannata ostaa?

Erillistä laskutusohjelmaa ei kannata ostaa viidessä tilanteessa, ja ne on rehellisintä sanoa suoraan. Ensimmäinen on pieni laskumäärä, jolloin kuukausimaksu ja käyttöönoton tunnit syövät säästön. Toinen on se, että kirjanpitäjä jo laskuttaa puolestasi — kysy ensin, mitä sopimuksessasi on, koska ohjelma on usein jo maksettu. Kolmas on tilanne, jossa oikea ongelma on maksujen perinnässä eikä laskun tekemisessä. Neljäs on olemassa oleva ohjelma, jota ei ole opeteltu: suurin osa hitaudesta johtuu täyttämättömästä asiakasrekisteristä, ja sama työ odottaa myös uudessa ohjelmassa. Viides on oman ohjelman rakentaminen, koska laskutus on jo ratkaistu ongelma.

Kun laskuja on muutama kuukaudessa. Viidellä laskulla kuukaudessa säästö on esimerkkiluvuilla noin kuusi tuntia vuodessa. Kuukausimaksu ja käyttöönoton tunnit syövät siitä ison osan. Jos verkkopankkisi tai kirjanpitäjäsi ohjelma tekee laskun, tee se siellä ja käytä rahat muualle.

Kun kirjanpitäjä jo laskuttaa puolestasi. Moni tilitoimisto tekee myyntilaskut osana palvelua, ja silloin ostat samaa työtä kahdesti. Kysy ensin mitä sopimuksessasi on. Vastaus on yllättävän usein, että ohjelma on jo maksettu ja sinulla on siihen tunnukset joita et ole käyttänyt.

Kun ongelma on maksujen perinnässä, ei laskun tekemisessä. Jos laskut lähtevät ajallaan mutta rahaa ei tule, nopeampi laskutus ei auta. Silloin kysymys on maksuehdoista, muistutuskäytännöstä ja siitä, kenelle myyt. Se on eri ongelma ja vaatii eri ratkaisun.

Kun sinulla on jo ohjelma, jota et ole opetellut. Suurin osa hitaudesta johtuu siitä, ettei asiakasrekisteriä ja tuotekortteja ole koskaan täytetty. Vaihto uuteen ohjelmaan ei korjaa sitä, koska sama työ odottaa siellä. Käytä ensin se yksi ilta nykyiseen. Jos se ei auta, vaihtaminen on perusteltua — ja siihen liittyvät sudenkuopat on käyty läpi laskutusohjelman vaihtamisen osalta erikseen.

Kun aiot rakentaa oman. Laskutus on ratkaistu ongelma. Alv-kannat, viitenumeron tarkistemerkki, verkkolaskumuodot ja niiden muutokset ovat jatkuvaa ylläpitoa, jonka joku muu tekee jo puolestasi kuukausimaksulla. Räätälöinti kannattaa vasta, kun laskutus on kiinni jossain, mikä on liiketoiminnallesi erikoista — esimerkiksi hinnoittelu, joka syntyy omasta järjestelmästäsi ja jota mikään valmis ohjelma ei osaa laskea.

Entä jos laskutus on kiinni muusta järjestelmästä?

Osalla yrityksistä lasku ei ole hidas siksi, että ohjelma olisi huono, vaan siksi että laskutettava tieto syntyy jossain muualla: työajanseurannassa, varauskirjassa, kassassa tai taulukossa. Silloin aika ei mene laskun tekemiseen vaan tiedon etsimiseen ja siirtämiseen, eikä uusi laskutusohjelma korjaa sitä lainkaan. Nopeutus tulee siitä, että tieto siirtyy laskulle itsestään. Tämä on se kohta, jossa kannattaa ensin selvittää mitä siirrettävää oikeasti on ja mikä siitä on jo koneellisessa muodossa, ennen kuin ostetaan mitään. Usein riittää pieni liittymä kahden olemassa olevan järjestelmän välille eikä uusi järjestelmä — ja joskus vastaus on, että valmis ohjelma riittää sellaisenaan.

Tämä on se kohta, jossa kannattaa ensin selvittää mitä siirrettävää oikeasti on, ennen kuin ostetaan mitään. Usein riittää pieni liittymä kahden olemassa olevan järjestelmän välille, ei uusi järjestelmä. Teemme tätä selvitystä osana IT-konsultointia: katsotaan mistä laskurivit syntyvät, mikä niistä on jo koneellisessa muodossa ja mitä siirtäminen vaatisi. Jos vastaus on, että valmis ohjelma riittää, sanomme sen — se on lyhyin ja halvin lopputulos. Hinta työlle lukee hinnastossa ilman tarjouspyyntöä.

Isompi kokonaisuus, jossa laskutus on osa myynnin ja varaston ketjua, on eri keskustelu. Silloin puhutaan toiminnanohjauksesta, ja siihen ei kannata mennä yhden hengen yrityksessä ennen kuin laskutus itsessään on jo sujuvaa.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Edullinen laskutusohjelma ja neljä piilokulua, jotka eivät näy kuukausihinnassa
• Laskutusohjelma toiminimelle — mikä riittää ja missä ilmaisversio loppuu
• Laskutusohjelman vertailu: kuusi kysymystä, jotka ratkaisevat
• Paras laskutusohjelma pienyrittäjälle: kolme kysymystä ja kuusi haaraa
• Paras laskutusohjelma: seitsemän kysymystä, jotka karsivat listan kymmenessä minuutissa
• Leimakortti sovelluksena: mitä paperikortin hävikki maksaa ja milloin vaihto kannattaa

Lue myös: Sähköposti yritykselle: mitä nimi@firma.fi maksaa ja miten se otetaan käyttöön · verkkotunnus ja domain · WordPress-ylläpito: mitä se on, mitä se maksaa ja milloin sitä ei tarvita · Microsoft 365 vai Google Workspace: rehellinen vertailu 1-10 hengen yritykselle · Google-mainonta pienelle yritykselle · Hakukoneoptimointi yritykselle · Tarjouspyyntöpohja IT-hankintaan · IT-sanasto yrittäjälle