Laskutusohjelma toiminimelle — mikä riittää ja missä ilmaisversio loppuu

Toiminimen laskutus on yksinkertaista, kunnes ensimmäinen julkinen asiakas kysyy OVT-tunnusta. Tässä lain vaatimat merkinnät, viitenumeron hyöty ja päätössääntö maksullisen ohjelman ostoon.

Lyhyt vastaus: Toiminimen laskutukseen riittää lähes aina ilmainen tai edullinen ohjelma. Raja ei tule vastaan laskujen määrässä vaan verkkolaskuosoitteessa: kun ensimmäinen julkisen sektorin asiakas tai iso yritys vaatii verkkolaskun, tarvitset ohjelman joka osaa lähettää sen operaattorin kautta — ja moni ilmaisversio ei osaa. Toinen raja on viitenumero ja maksujen kohdistus. Kolme laskua kuukaudessa ei kaadu mihinkään, kolmekymmentä kaatuu kohdistukseen.

Toiminimen laskutus on yksinkertaisempaa kuin siitä puhutaan. Sinun pitää saada aikaan lasku, jossa on lain vaatimat tiedot, joka lähtee perille asiakkaan haluamassa muodossa, ja jonka maksusuoritus kohdistuu oikeaan laskuun. Kaikki muu on mukavuutta.

Tämä sivu käy läpi vähimmäisvaatimukset, kertoo missä kohtaa ilmaisversio loppuu, ja antaa päätössäännön sille milloin kannattaa maksaa. Yleisempi ohjelmien vertailu on omalla sivullaan.

Mitä laskussa on lain mukaan oltava?

Laskun pakolliset tiedot tulevat arvonlisäverolaista, ja tavallisessa laskussa niitä on kahdeksan: päiväys ja juokseva numero, myyjän nimi ja y-tunnus, ostajan nimi ja osoite, myytyjen tavaroiden tai palvelujen määrä ja laji, toimituspäivä tai -kausi, veron peruste verokannoittain, verokanta ja veron määrä, sekä peruste verottomuudelle silloin kun myynti on veroton. Verohallinnon ohjeet ovat osoitteessa vero.fi, ja laskumerkintöjä käsittelevä ohje kannattaa lukea kerran läpi. Alle 400 euron laskuille vaatimukset ovat kevyemmät, mutta käytäntöä ei kannata rakentaa sen varaan — helpompaa on tehdä kaikki laskut samalla mallilla.

Pienille, alle 400 euron laskuille vaatimukset ovat kevyemmät. Älä kuitenkaan rakenna käytäntöä sen varaan — on helpompaa tehdä kaikki laskut samalla mallilla kuin muistaa raja jokaisella kerralla.

Jos et ole alv-velvollinen, laskulla on oltava maininta siitä. Pelkkä veron puuttuminen ei riitä, koska ostajan kirjanpitäjä ei voi päätellä syytä. Sama koskee käännettyä verovelvollisuutta rakennusalalla.

Viitenumero — pieni asia, joka säästää eniten aikaa

Viitenumero on laskukohtainen numerosarja, jonka maksaja kirjoittaa viestikenttään maksun yhteydessä. Pankki poimii sen automaattisesti, ja laskutusohjelma merkitsee laskun maksetuksi ilman että kukaan katsoo tiliotetta. Ilman viitenumeroa maksujen kohdistus on käsityötä: avaat tiliotteen, etsit summan, arvaat kenen maksu se on ja merkitset laskun maksetuksi. Yhdellä laskulla se on kaksi minuuttia, kolmellakymmenellä tunti kuukaudessa, joka toistuu ikuisesti. Tästä syntyy toiminimen ensimmäinen päätössääntö: jos lähetät yli kymmenen laskua kuukaudessa, valitse ohjelma joka luo viitenumerot ja lukee tiliotteen puolestasi.

Ilman viitenumeroa maksujen kohdistus on käsityötä: avaat tiliotteen, etsit summan, arvaat kenen maksu se on, ja merkitset laskun maksetuksi. Yhdellä laskulla se on kaksi minuuttia. Kolmellakymmenellä se on tunti kuukaudessa, joka toistuu ikuisesti.

Tästä syntyy ensimmäinen päätössääntö: jos lähetät yli kymmenen laskua kuukaudessa, valitse ohjelma joka luo viitenumerot ja lukee tiliotteen. Alle sen voit kohdistaa käsin ilman että se maksaa mitään.

Verkkolasku on se raja, jossa ilmaisversio loppuu

Verkkolasku on se raja, jossa ilmaisversio tyypillisesti loppuu, koska verkkolasku ei ole PDF-tiedosto sähköpostissa. Se on rakenteinen tietue, joka siirtyy operaattorin kautta suoraan ostajan järjestelmään, eikä sitä voi tehdä käsin eikä lähettää sähköpostilla. Lähettämiseen tarvitaan kaksi asiaa: verkkolaskuosoite eli OVT-tunnus operaattoreineen, ja ohjelma joka osaa tuottaa laskun siihen muotoon. Osa ilmaisohjelmista lähettää vain PDF:n sähköpostiin. Se riittää kuluttaja-asiakkaille ja pienille yrityksille täysin, mutta ei julkiselle sektorille — ja ensimmäinen kunta- tai valtioasiakas muuttaa vaatimuksesi kertaheitolla.

Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) antaa ostajalle oikeuden vaatia lasku verkkolaskuna, ja julkisen sektorin ostajat käyttävät tätä oikeutta käytännössä aina. Se tarkoittaa, että ensimmäinen kunta-, kaupunki- tai valtioasiakas muuttaa vaatimuksesi kertaheitolla.

Käytännössä tarvitset kaksi asiaa: verkkolaskuosoitteen eli OVT-tunnuksen ja operaattorin, sekä ohjelman joka osaa lähettää siihen muotoon. Osa ilmaisohjelmista lähettää vain PDF:n sähköpostiin. Se on täysin riittävää kuluttaja-asiakkaille ja pienille yrityksille, ja täysin riittämätöntä julkiselle sektorille. Verkkolaskun tekniikka on käyty läpi tarkemmin täällä.

Mikä ilmaisversio riittää — ja mikä ei?

Ilmaisversiot rajoitetaan yleensä yhdellä neljästä tavasta: laskujen kuukausimäärällä, ohjelman logolla laskupohjassa, puuttuvalla verkkolaskulla tai puuttuvalla tiliotteen luennalla. Näistä vain yksi on oikeasti este. Laskumäärä tulee vastaan hitaasti ja sen näkee tulevan, logo on kosmeettinen, ja tiliotteen luenta alkaa haitata vasta kasvaessa. Verkkolasku sen sijaan on binäärinen: joko pystyt laskuttamaan julkista sektoria tai et pysty lainkaan, ja huomaat asian sinä päivänä kun asiakas kysyy OVT-tunnustasi. Tunnista siis ensin, mikä rajoitus koskee juuri sinun asiakaskuntaasi. Alla kaikki neljä taulukkona.

Huomaa mikä puuttuu tästä listasta: laskujen määrä ei ole se raja, jota myyntipuhe korostaa. Se on helpoin rajoitus, koska sen näkee tulevan ja sen ylitys tapahtuu kerran. Verkkolasku on binäärinen: joko onnistut tai et onnistu, ja huomaat sen sinä päivänä kun asiakas kysyy OVT-tunnustasi.

Kevytyrittäjän laskutuspalvelu vai oma toiminimi?

Kevytyrittäjän laskutuspalvelu ja oma toiminimi laskutusohjelmineen eivät ole sama asia, ja valinta niiden välillä ratkeaa yhdellä laskutoimituksella. Kevytyrittäjän laskutuspalvelu laskuttaa asiakkaan puolestasi ja maksaa sinulle palkkana — se ei siis ole laskutusohjelma vaan kokonainen hallintopalvelu. Palvelu hoitaa ennakonpidätyksen ja vakuutukset, ja veloittaa siitä palkkion, joka on julkisten hinnastojen perusteella tyypillisesti muutaman prosentin luokkaa laskutetusta summasta.

Prosentti ratkaisee. Laske se euroiksi omalla laskutuksellasi: jos laskutat 40 000 euroa vuodessa ja palkkio on 5 prosenttia, se on 2 000 euroa vuodessa. Toiminimen kirjanpito ja laskutusohjelma yhdessä maksavat julkisten hinnastojen perusteella tyypillisesti selvästi vähemmän. Kevytyrittäjyys on siis kallis mutta vaivaton tapa aloittaa, ja kannattavuusraja tulee vastaan yllättävän pienellä liikevaihdolla.

Päätössääntö tähän: laske vuosipalkkio euroina ja vertaa sitä kirjanpitäjän vuosihintaan. Kun palkkio ylittää kirjanpidon hinnan, toiminimi on halvempi — loput on kysymys siitä, haluatko hoitaa paperit itse.

Mitä toiminimen laskutuksessa kannattaa automatisoida?

1. Laskupohja kerran kuntoonKaikki lain vaatimat tiedot, logo, maksuehto ja viivästyskorko. Tee se kerran, älä joka laskulla.
2. Viitenumerot päälleJokaiselle laskulle automaattisesti. Tämä on yhden asetuksen muutos ja säästää eniten aikaa.
3. Tiliotteen luentaOhjelma merkitsee maksetut laskut itse. Vaatii pankkiyhteyden, joka on useimmissa maksullisissa versioissa.
4. Muistutukset automaattisiksiErääntynyt lasku lähtee muistutukseen ilman että sinun pitää muistaa. Aseta viive esimerkiksi seitsemään päivään.
5. Toistuvat laskutJos laskutat samaa asiakasta kuukausittain, laita se toistuvaksi. Tämä poistaa kokonaisen työvaiheen.
6. Kirjanpitäjän suora yhteysAineisto siirtyy ohjelmasta kirjanpitoon ilman että lähetät liitteitä sähköpostilla.

Jos ohjelma osaa kohdat 2, 3 ja 4, se maksaa itsensä takaisin ensimmäisenä vuonna lähes millä tahansa laskutusmäärällä. Jos se osaa vain kohdan 1, olet ostanut kalliin lomakepohjan.

Milloin laskutusohjelmaa EI kannata ostaa?

Laskutusohjelmaa ei kannata ostaa kolmessa tilanteessa: kun sinulla on yksi asiakas ja yksi lasku kuukaudessa, kun kirjanpito-ohjelmassasi on jo laskutus mukana, tai kun olet ostamassa isommalle yritykselle suunniteltua järjestelmää sillä perusteella että kasvat siihen. Jos sinulla on yksi asiakas ja lähetät yhden laskun kuukaudessa, älä osta mitään. Tee lasku tekstinkäsittelyllä tai kirjanpito-ohjelman ilmaisella laskutuksella, kirjoita viitteeksi laskun numero, ja katso tiliote kerran kuukaudessa. Se vie vähemmän aikaa kuin uuden ohjelman opettelu.

Älä osta erillistä laskutusohjelmaa, jos kirjanpito-ohjelmassasi on laskutus mukana. Kaksi järjestelmää tarkoittaa kahta paikkaa, joissa asiakastiedot ovat, ja ne eroavat toisistaan kolmessa kuukaudessa. Yksi järjestelmä huonommalla käyttöliittymällä on parempi kuin kaksi hyvää.

Älä myöskään osta järjestelmää, joka on suunniteltu isommalle yritykselle sillä perusteella, että "kasvan siihen". Toiminimen tarpeet muuttuvat vasta kun palkkaat ensimmäisen työntekijän, ja siinä vaiheessa vaihdat ohjelman joka tapauksessa. Jos taas laskutuksesi on poikkeuksellinen — projektikohtaista, tuntiperusteista ja asiakaskohtaisilla hinnastoilla — kannattaa katsoa mitä prosessia oikeasti tarvitset ennen kuin valitset työkalun. Hinnat kaikkeen työhömme lukevat hinnastossa.

Alv-velvollisuus ja mitä se muuttaa laskussa

Alv-velvollisuus muuttaa laskussa kolme asiaa: verokanta ja veron määrä tulevat näkyviin euroina, hinnat kulkevat kahtena lukuna verottomana ja verollisena, ja hinnoittelusta on kerrottava asiakkaalle selvästi kumpaa tarkoitat. Toiminimi ilmoittautuu alv-rekisteriin, kun tilikauden liikevaihto ylittää vähäisen toiminnan rajan. Rajan tarkka euromäärä ja laskentatapa kannattaa tarkistaa Verohallinnon voimassa olevasta ohjeesta, koska se on muuttunut useammin kuin kerran — älä luota vanhaan artikkeliin, myöskään tähän.

Käytännön vaikutus laskutukseen on kolme asiaa. Ensinnäkin laskulle tulee verokanta ja veron määrä euroina, ei pelkkä loppusumma. Toiseksi laskutus muuttuu kahden luvun maailmaksi: veroton ja verollinen. Kolmanneksi hinnoittelu pitää kertoa asiakkaalle selvästi — yritysasiakkaalle puhutaan verottomista hinnoista, kuluttajalle verollisista, ja väärinkäsitys tästä on tavallisin riita pienissä toimeksiannoissa.

Jos et vielä ole alv-velvollinen, laskulla on oltava maininta verottomuuden perusteesta. Tarkista, että valitsemasi ohjelma osaa tulostaa tämän merkinnän. Osa yksinkertaisimmista ohjelmista olettaa kaikkien olevan alv-velvollisia, jolloin joudut kirjoittamaan merkinnän käsin lisätietokenttään joka kerta.

Mitä tapahtuu kun asiakas ei maksa?

Kun asiakas ei maksa, edetään neljässä vaiheessa: maksumuistutus muutama päivä eräpäivän jälkeen, toinen muistutus huomautuskuluineen, ihmiseltä ihmiselle soitettu yhteydenotto, ja vasta viimeisenä perintä. Tämä osa jää laskutusohjelmien esittelyissä vähälle, vaikka se on toiminimelle kriittisin — yksi maksamaton lasku on pienessä yrityksessä iso osa kuukauden kassaa. Jokaisen vaiheen kannattaa olla ohjelmassa valmiina eikä improvisoituna, ja erityisesti kaksi ensimmäistä kannattaa automatisoida: niiden tekeminen käsin tuntuu kiusalliselta ja siksi ne jäävät helposti tekemättä. Alla vaiheet yksitellen.

1. MaksumuistutusMuutama päivä eräpäivän jälkeen, ystävällinen ja automaattinen. Suurin osa maksuista tulee tässä vaiheessa.
2. Toinen muistutus huomautuskuluineenKulun on oltava kohtuullinen ja perustuttava sopimusehtoihin, jotka olivat laskussa jo alun perin.
3. Yhteydenotto ihmiseltä ihmiselleSoita. Yllättävän usein lasku on jäänyt jumiin ostajan hyväksyntäkiertoon eikä kukaan ole huomannut.
4. PerintäVasta tämän jälkeen. Perintätoimisto veloittaa osuuden, joten laske kannattaako se pienessä saatavassa.

Kaksi ensimmäistä vaihetta kannattaa automatisoida, koska niiden tekeminen käsin tuntuu kiusalliselta ja siksi ne jäävät tekemättä. Automaattinen muistutus ei ole epäkohtelias — se on sovittu käytäntö, jonka kaikki tunnistavat.

Yhden minuutin valintasääntö

Koko sivun sisältö tiivistyy kolmeen kysymykseen, joihin vastaamalla valinta on tehty. Onko asiakkaissasi julkinen sektori tai iso yritys? Jos on, tarvitset verkkolaskun, ja se rajaa vaihtoehdot heti. Lähetätkö yli kymmenen laskua kuukaudessa? Jos lähetät, tarvitset viitenumerot ja tiliotteen luennan. Onko sinulla jo kirjanpito-ohjelma? Jos on, katso sen oma laskutus ensin ennen kuin ostat mitään erillistä. Kolme ei-vastausta tarkoittaa, että ilmainen versio riittää eikä sinun tarvitse tehdä mitään — ja se on täysin kelvollinen lopputulos.

Onko asiakkaissasi julkinen sektori tai iso yritys? Jos on, tarvitset verkkolaskun, ja se rajaa vaihtoehdot heti. Lähetätkö yli kymmenen laskua kuukaudessa? Jos lähetät, tarvitset viitenumerot ja tiliotteen luennan. Onko sinulla jo kirjanpito-ohjelma? Jos on, katso sen oma laskutus ensin ennen kuin ostat mitään erillistä.

Kolme ei-vastausta tarkoittaa, että ilmainen versio riittää eikä sinun tarvitse tehdä mitään. Se on täysin kelvollinen lopputulos, eikä siitä kannata tuntea huonoa omaatuntoa: laskutusohjelma ei tuo yhtään uutta asiakasta.

Aineiston säilytys ja ohjelman vaihto

Laskuaineisto on kirjanpitoaineistoa, ja sen on oltava saatavilla myös sen jälkeen kun lopetat ohjelman käytön — siksi ulossaanti kannattaa tarkistaa ennen käyttöönottoa eikä vasta vaihtohetkellä. Tarkista ennen käyttöönottoa, saatko laskut ulos PDF-tiedostoina ja tiedot taulukkomuodossa ilman lisämaksua.

Käytännön tapa on ottaa vuoden vaihtuessa vienti talteen omalle koneelle ja varmuuskopioon. Se vie viisi minuuttia kerran vuodessa ja poistaa riippuvuuden siitä, että palvelu on olemassa vielä kuuden vuoden päästä. Sama sääntö koskee kaikkia pilvipalveluita, joihin yrityksen aineistoa kertyy.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Edullinen laskutusohjelma ja neljä piilokulua, jotka eivät näy kuukausihinnassa
• Helppo laskutusohjelma yhden hengen yritykselle: lasku ulos alle kahdessa minuutissa
• Laskutusohjelman vertailu: kuusi kysymystä, jotka ratkaisevat
• Paras laskutusohjelma pienyrittäjälle: kolme kysymystä ja kuusi haaraa
• Paras laskutusohjelma: seitsemän kysymystä, jotka karsivat listan kymmenessä minuutissa
• Kirjanpito ja laskutusohjelma samaan vai erikseen?

Lue myös: IT-konsultointi pienyritykselle · Tekoälykonsultointi pienyritykselle · Digitalisaatio pienyritykselle · Liikkeenjohdon konsultointi pienelle yritykselle · Google-yritysprofiili: tee itse ilmaiseksi tai anna meidän hoitaa se · Sähköposti yritykselle: mitä nimi@firma.fi maksaa ja miten se otetaan käyttöön · verkkotunnus ja domain · WordPress-ylläpito: mitä se on, mitä se maksaa ja milloin sitä ei tarvita