Kirjanpito ja laskutusohjelma samaan vai erikseen?

Laskutuksen ja kirjanpidon vertailua ei tehdä kuukausihinnoista vaan siitä, kuinka monta tositetta jää tilitoimistolle käsityönä. Tässä kolme vaihtoehtoa, niiden todelliset kustannuserät ja kysymys, jolla saat oman lukusi tilitoimistoltasi tänään.

Lyhyt vastaus: yhdistetty laskutus- ja kirjanpito-ohjelma kannattaa silloin, kun tositteita on paljon ja ne ovat samankaltaisia. Kaksi erillistä ohjelmaa ja niiden välinen liittymä kannattaa silloin, kun jompikumpi puoli on poikkeuksellinen — esimerkiksi laskutus on monimutkaista projektilaskutusta tai kirjanpidossa on erityisvaatimuksia. Ratkaiseva kustannus ei ole ohjelmien kuukausihinta vaan se, kuinka monta tositetta jää tilitoimistolle käsityönä. Se erä on lähes aina suurempi kuin ohjelmien hintaero, ja se on ainoa luku, jonka molemmat vaihtoehdot muuttavat eri suuntiin.

Kysymys tulee vastaan yleensä siinä vaiheessa, kun yritys on kasvanut muutamasta laskusta kuukaudessa muutamaan kymmeneen. Silloin huomataan, että laskutusohjelma ja kirjanpito eivät puhu keskenään, ja joku — sinä tai tilitoimisto — naputtelee samat tiedot kahteen paikkaan.

Vaihtoehtoja on kolme, ei kahta. Yhdistetty ohjelma, kaksi erillistä ohjelmaa liittymällä, tai kaksi erillistä ohjelmaa ilman liittymää eli käsityöllä. Kolmas on yleisin ja se on lähes aina kallein, koska sen hinta ei näy missään ohjelmalaskussa.

Mistä kokonaiskustannus koostuu

Vertailua ei voi tehdä kuukausihinnoista, koska ne ovat pienin erä. Oikea vertailu sisältää neljä osaa.

Neljäs rivi on se, joka ratkaisee. Tilitoimistot hinnoittelevat tyypillisesti joko tositemäärän tai käytetyn ajan mukaan, ja kummassakin mallissa käsin tallennettava tosite maksaa enemmän kuin valmiiksi rakenteisena saapuva. Emme kerro tässä euromääriä, koska ne vaihtelevat toimistoittain merkittävästi — mutta saat oman lukusi yhdellä sähköpostilla.

Kysymys, joka kannattaa lähettää tilitoimistolle tänään

Kirjoita tilitoimistollesi näin: "Kuinka moni tosite viime kuussa vaati teiltä käsityötä, ja mikä osuus laskustanne kohdistui siihen? Paljonko lasku muuttuisi, jos myyntilaskut siirtyisivät automaattisesti ja ostolaskut tulisivat verkkolaskuina?"

Hyvä tilitoimisto vastaa tähän mielellään, koska käsityö on heillekin kannattamattominta työtä. Vastaus antaa sinulle kaksi lukua: nykyisen käsityökustannuksen ja arvion siitä, mihin se laskisi. Näiden erotus on se summa, jonka yhdistetty järjestelmä tai liittymä saa vuositasolla maksaa ollakseen kannattava.

Milloin yhdistetty ohjelma on oikea valinta

Kolme tunnusmerkkiä. Ensinnäkin laskutus on suoraviivaista: samankaltaisia laskuja, muutama tuotenimike, ei monimutkaista projektiseurantaa tai osasuorituksia. Toiseksi yritys on pieni tai keskikokoinen eikä sillä ole erityisvaatimuksia, joita valmisohjelma ei kata. Kolmanneksi haluat, että tositteet ovat samassa paikassa ilman että kukaan siirtää niitä.

Etu ei ole vain kustannus vaan virheiden väheneminen. Kun myyntilasku syntyy kirjanpitoon samalla hetkellä kuin se lähtee asiakkaalle, täsmäytysvirheitä ei synny. Käsin siirretyssä ketjussa niitä syntyy aina, ja niiden selvittely on juuri sitä työtä, joka näkyy tilitoimiston laskussa.

Haitta, joka kannattaa tietää: yhdistetty ohjelma sitoo sinut yhteen toimittajaan tiukemmin. Vaihtaminen tarkoittaa kummankin puolen vaihtoa kerralla. Tarkista siis ennen valintaa, missä muodossa saat tietosi ulos, jos lähdet. Tämä on sama periaate kuin muissakin järjestelmähankinnoissa: emme itsekään käytä toimittajalukkoa, ja lähdekoodi, tunnukset ja data kuuluvat asiakkaalle.

Milloin kaksi erillistä ohjelmaa on parempi

Kun jompikumpi puoli on poikkeuksellinen. Esimerkkejä: laskutat projekteja osasuorituksina ja tarvitset kunnollisen työn seurannan, myyt verkkokaupassa ja tilaukset pitää saada laskuiksi automaattisesti, toimit alalla jolla on omat raportointivaatimukset, tai käytät toimialakohtaista järjestelmää, joka hoitaa jo osan laskutuksesta.

Näissä tapauksissa paras työkalu kummallekin puolelle ja niiden väliin rakennettu liittymä tuottaa paremman lopputuloksen kuin kompromissi, joka tekee molemmat asiat keskinkertaisesti. Hinta on korkeampi, mutta niin on hyötykin.

Liittymän kohdalla kysy kolme asiaa ennen tilausta: onko valmis liitos olemassa vai rakennetaanko se, kuka korjaa sen kun jompikumpi ohjelma päivittyy, ja mitä tapahtuu jos siirto epäonnistuu — huomaako joku. Viimeinen on tärkein. Hiljaa epäonnistuva siirto on pahempi kuin ei siirtoa lainkaan, koska puuttuvat tositteet löytyvät vasta tilinpäätöksessä.

Käyttöönoton järjestys

1. Kysy tilitoimistolta käsityön osuus Yksi sähköposti, kaksi lukua. Ilman tätä koko vertailu perustuu arvaukseen.
2. Laske tositemäärät kolmelta kuukaudelta Myyntilaskut, ostolaskut, kuitit, palkkatapahtumat. Määrä ratkaisee sen, onko automaatiolla mitään merkitystä.
3. Listaa poikkeukset Mitä laskutuksessa on sellaista, mikä ei ole vakiomuotoista. Nämä ovat ne kohdat, joissa yhdistetty ohjelma joko taipuu tai ei taivu.
4. Pyydä demo omilla tiedoillasi Älä katso myyjän esimerkkidataa. Vie mukanasi kolme oikeaa laskuasi, mukaan lukien se hankalin, ja pyydä tekemään ne demossa.
5. Vaihda tilikauden vaihteessa Kesken tilikauden vaihtaminen kaksinkertaistaa työn ja tekee vertailukelpoisista raporteista vaikeita. Jos joudut vaihtamaan kesken, sovi tilitoimiston kanssa etukäteen miten aineisto katkaistaan.
6. Aja kaksi kuukautta rinnakkain, jos vaihdat kokonaan Raskasta mutta halvempaa kuin huomata puolen vuoden päästä, että jotain jäi siirtymättä.

Milloin kumpaakaan EI kannata vaihtaa

Tositteita on vähän. Jos laskuja on muutama kuussa, kaikki automaatio on ylimitoitettua. Nykyinen ohjelma ja kuittien kuvaaminen riittää. Käytä aika myyntiin.

Ongelma ei ole ohjelmassa. Yleinen tilanne: kirjanpito on myöhässä siksi, että aineisto toimitetaan myöhässä, ei siksi että ohjelma olisi väärä. Uusi ohjelma ei korjaa tätä. Kalenterimerkintä kuukauden viimeiselle päivälle korjaa.

Tilitoimisto ei tue valitsemaasi ohjelmaa. Tarkista tämä ennen kuin ihastut mihinkään. Jos tilitoimistosi työskentelee tietyllä ohjelmalla, sen ohittaminen siirtää työn heiltä sinulle ilman että lasku pienenee vastaavasti. Keskustele heidän kanssaan ennen valintaa, ei jälkeen.

Olet vaihtamassa alle vuosi edellisen vaihdon jälkeen. Vaihdon piilokustannus on oppiminen ja virheet ensimmäisinä kuukausina. Kahden vaihdon sarja peräkkäin tuhoaa hyödyn kummastakin.

Yrityksen rakenne on muuttumassa. Yhtiömuodon muutos, toiminnan laajennus tai sukupolvenvaihdos edessä — odota, koska nämä muuttavat vaatimuksia enemmän kuin ohjelman valinta.

Neljä asiaa, jotka tarkistat ennen valintaa

Ominaisuuslistat näyttävät kaikilla samalta. Nämä neljä eivät näy listoilla ja ne ratkaisevat arjen.

Miten ostolaskut saapuvat. Onko ohjelmalla oma verkkolaskuosoite ja tuleeko sen mukana operaattori vai pitääkö se hankkia erikseen. Tämä on ensimmäinen kohta, jossa piilokuluja tyypillisesti on: itse ohjelma näyttää edulliselta ja laskujen välitys hinnoitellaan kappalehinnalla päälle.

Miten kuitit tulevat sisään. Onko mobiilisovellus, joka lukee kuitin ja liittää sen tapahtumaan. Jos ei ole, ostoskuittien käsittely pysyy käsityönä riippumatta siitä, kuinka hyvä laskutuspuoli on.

Kuka näkee mitä. Voitko antaa tilitoimistolle oman tunnuksen sen sijaan, että jakaisitte saman. Yhteiskäyttöinen tunnus on tietoturvariski ja se tekee jälkien seuraamisen mahdottomaksi. Tarkista myös, maksavatko lisätunnukset erikseen — se on toinen tyypillinen piilokulu.

Mitä tapahtuu arvonlisäveron erikoistilanteissa. Käännetty verovelvollisuus rakennusalalla, EU-myynnit, marginaaliverotus. Jos toimialallasi on tällainen erityispiirre, testaa se demossa. Se on tavallisin syy, miksi muuten sopiva ohjelma joudutaan hylkäämään käyttöönoton jälkeen. Nykyiset ohjeet verotukseen löytyvät osoitteesta vero.fi, ja ne kannattaa tarkistaa sieltä eikä myyjän esitteestä.

Mitä vaihto maksaa, jos se menee pieleen

Tämä on se kustannus, jota ei koskaan laiteta tarjoukseen, ja siksi se kannattaa arvioida itse ennen päätöstä. Epäonnistuneen vaihdon hinta koostuu kolmesta osasta: kaksinkertaisesta ohjelmamaksusta siirtymäajalta, tilitoimiston ylimääräisestä selvitystyöstä ja sinun omasta ajastasi. Kolmas on suurin, ja se näkyy siinä, ettei muuta ehdi tehdä.

Riskiä pienennetään kolmella tavalla. Vaihda tilikauden vaihteessa. Vie demoon oikeat tositteesi, myös se hankalin tapaus. Ja sovi tilitoimiston kanssa etukäteen kirjallisesti, kuka tekee mitäkin siirtokuukauden aikana. Nämä kolme eivät maksa mitään, ja ne poistavat valtaosan siitä, mikä tyypillisesti menee pieleen.

Entä toiminnanohjaus?

Kun laskutus, kirjanpito, varasto, työajat ja asiakastiedot alkavat kaikki elää eri paikoissa, kysymys laajenee toiminnanohjaukseksi. Rajan tunnistaa yhdestä merkistä: sama tieto tallennetaan kolmeen tai useampaan paikkaan. Silloin liittymien määrä kasvaa nopeammin kuin järjestelmien määrä, ja yhtenäinen kokonaisuus alkaa maksaa itsensä takaisin.

Tätä ennen toiminnanohjausjärjestelmä on yleensä ylimitoitettu. Hinnoittelu ja laajuus on kuvattu sivulla toiminnanohjausjärjestelmä, ja jos et ole varma kummasta on kyse, muutaman tunnin IT-konsultointi ratkaisee kysymyksen halvemmalla kuin väärä hankinta. Kaikki hintamme ovat julkisina hinnastossa.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Ilmainen verkkotunnus: milloin se on oikeasti ilmainen ja mitä se sitoo

Lue myös: varmuuskopiointi · hakukoneoptimoinnin hinta · Verkkokaupan perustaminen: hinta, vaihtoehdot ja todellinen kululista · Tietosuojaseloste-malli pienyritykselle · Liiketoimintasuunnitelman pohja ja laskelmat · IT-konsultointi pienyritykselle · Tekoälykonsultointi pienyritykselle · Digitalisaatio pienyritykselle