SAP-konsultointi vai kevyt ERP — missä raja kulkee pienyrityksellä?

Ison toiminnanohjausjärjestelmän hinta ei tule lisenssistä vaan tuntityöstä. Tässä laskutapa, jolla saat oman lukusi, ja viiden kohdan sääntö sille kumpi tie kannattaa.

Lyhyt vastaus: Raskaan ERP:n hinta ei ratkea lisenssistä vaan konsultointitunneista. Lisenssi on ennustettava kuukausirivi, mutta käyttöönotto, määrittely, integraatiot ja koulutus laskutetaan tunneittain — ja niitä tunteja kertyy kymmenkertaisesti lisenssin ensimmäiseen vuoteen verrattuna. Nyrkkisääntömme: jos liikevaihtosi on alle noin 2 miljoonaa euroa eikä sinulla ole omaa tuotantoa tai monimutkaista varastoa, kevyt järjestelmä voittaa käytännössä aina.

SAP on hyvä ohjelmisto. Se on rakennettu yrityksille, joilla on useita yhtiöitä, useita valuuttoja, useita varastoja ja oma talousosasto. Niissä tilanteissa se tekee asioita, joihin kevyt järjestelmä ei taivu. Tämä sivu ei kerro, että SAP olisi huono — se kertoo, miksi sen kustannusrakenne käyttäytyy pienyrityksessä eri tavalla kuin myyntipuheessa oletetaan, ja miten lasket oman rajasi itse.

Kirjoitamme tämän siitä näkökulmasta, että teemme itse kevyitä toiminnanohjausjärjestelmiä pienyrityksille. Se on ilmeinen intressi, joten emme pyydä uskomaan sanaamme: alla on laskutapa, jolla saat oman numerosi.

Miksi SAP-konsultointi ratkaisee hinnan, ei lisenssi?

Ison ERP:n hinta ratkeaa konsultointitunneista, ei lisenssistä. Hinta koostuu neljästä osasta, ja vain yksi niistä näkyy hinnastossa. Lisenssi eli käyttöoikeus on kiinteä hinta käyttäjää ja kuukautta kohti, ja se on se osa, jonka myyjä kertoo mielellään, koska se on pieni ja ennustettava. Kolme muuta ovat tuntityötä: käyttöönottoprojekti laskutetaan toteutuneiden konsulttipäivien mukaan, integraatiot hinnoitellaan rajapinta kerrallaan ja käyttöönoton jälkeiset muutokset jatkuvat tuntityönä koko elinkaaren ajan. Näistä vain käyttöönotto näkyy tarjouksessa, sekin arviona. Siksi vertailu, joka tehdään lisenssihinnalla, vertaa väärää lukua. Taulukko erittelee erät ja sen, mikä niistä näkyy tarjouksessa.

Lisenssi on se osa, jonka myyjä kertoo mielellään, koska se on pieni ja ennustettava. Kolme muuta ovat tuntityötä. Julkisten hinnastojen ja avoimien tarjouspyyntöjen perusteella ERP-konsultoinnin tuntihinta Suomessa on tyypillisesti noin 100–180 euroa, ja erikoisosaamisessa korkeampikin. Emme väitä tätä tarkaksi luvuksi — pyydä oikeat luvut tarjoajalta kirjallisena, tuntihintana eikä pakettina.

Auki laskettu esimerkki: sama toiminnallisuus, kaksi polkua

Sama toiminnallisuus maksaa raskaalla alustalla ja kevyellä järjestelmällä eri verran, ja ero syntyy kustannuksen muodosta eikä pelkästä euroluvusta. Otetaan kuvitteellinen mutta tavallinen tapaus: tukkukauppa, liikevaihto 900 000 euroa, viisi työntekijää, yksi varasto ja noin 400 tilausta kuukaudessa. Tarve on neljä asiaa: tilaukset, varastosaldo, laskutus ja raportti siitä mikä myy. Alla lasketaan molemmat polut auki niin, että näet mistä luvut tulevat ja voit vaihtaa jokaisen omaksesi. Raskaan polun luvut ovat oletuksia, jotka on valittu varovaisiksi, ja ne kannattaa korvata tarjoajalta kirjallisena pyydetyllä tuntihinnalla ja päiväarviolla.

Polku A, raskas alusta. Oletetaan varovaisesti, että lisenssi on 5 käyttäjää kertaa 80 €/kk = 400 €/kk eli 4 800 € vuodessa. Käyttöönotto on se osa joka ratkaisee. Pienimmilläänkin projektiin menee määrittely, perustietojen siirto, prosessien konfigurointi, testaus ja koulutus. Jos se on 25 konsulttipäivää ja päivä on 8 tuntia kertaa 140 €/h, hinta on 25 × 8 × 140 = 28 000 €. Lisää yksi integraatio verkkokauppaan, sanotaan 6 päivää: 6 × 8 × 140 = 6 720 €. Ensimmäinen vuosi on siis 4 800 + 28 000 + 6 720 = 39 520 €, josta lisenssin osuus on 12 %.

Polku B, kevyt järjestelmä. Sama toiminnallisuus rakennettuna suoraan näihin neljään tarpeeseen: ei moduuleja joita ei käytetä, ei konfiguroitavia prosesseja joita kukaan ei konfiguroi. Toimitus on kiinteähintainen ja ylläpito kuukausimaksu. Hinta lukee hinnastossa, emme kirjoita sitä tähän, koska se muuttuu ja hinnasto on aina oikeassa.

Olennainen ero ei ole euroluku vaan sen muoto: polussa A muuttuva kustannus on tuntityö, jota ostaja ei pysty arvioimaan etukäteen. Polussa B muuttuva kustannus on nolla, koska toimitus on kiinteä.

Missä raja kulkee — päätössääntö

Raja raskaan ja kevyen järjestelmän välillä ratkeaa viidellä kysymyksellä, joihin vastataan kyllä tai ei. Tämä on oma nyrkkisääntömme kokemuksesta, ei tutkimustulos, ja se kannattaa lukea sen mukaisesti. Kysymykset ovat: onko liikevaihto yli kahden miljoonan euron, onko yrityksessä omaa tuotantoa tai valmistusta, onko useampi yhtiö, valuutta tai maa, onko järjestelmän käyttäjiä yli kaksikymmentäviisi, ja vaatiiko toimiala pakollista sertifiointia tai eräjäljitettävyyttä. Laske kyllä-vastaukset. Kolme tai useampi tarkoittaa, että iso alusta on todennäköisesti oikea. Nolla tai yksi tarkoittaa, että kevyt järjestelmä tekee saman työn murto-osalla. Kaksi tarkoittaa, että pyydä molemmat tarjoukset.

1. Liikevaihto yli 2 M€Alle sen raskaan alustan käyttöönottokustannus syö suhteettoman osan katteesta.
2. Oma tuotanto tai valmistusMateriaalitarvelaskenta ja työvaiheiden seuranta ovat aidosti vaikeita. Tässä iso alusta ansaitsee hintansa.
3. Useampi yhtiö, valuutta tai maaKonsernikirjanpito ja monivaluutta ovat juuri sitä, mihin raskaat järjestelmät on tehty.
4. Yli 25 järjestelmän käyttäjääKäyttäjämäärä tuo oikeushallinnan ja auditointitarpeet, jotka kevyessä ratkaisussa pitäisi rakentaa erikseen.
5. Toimialan pakollinen sertifiointi tai jäljitettävyysEsimerkiksi lääke- tai elintarvikeketjun eräseuranta.

Kolme tai useampi kyllä: iso alusta on todennäköisesti oikea, ja SAP-konsultointi kannattaa ostaa osaavalta kumppanilta. Nolla tai yksi kyllä: kevyt järjestelmä tekee saman työn murto-osalla. Kaksi kyllää: pyydä molemmat tarjoukset ja vertaa nimenomaan kohdan "muutos ensi vuonna" hintaa.

Mitä "SAP pk-yritykselle" käytännössä tarkoittaa

Isoilla toimittajilla on erikseen pienemmille yrityksille suunnatut tuotteet, ja ne ovat oikeasti kevyempiä kuin konsernituotteet. Etuliite "pk" ei kuitenkaan yksin kerro, mitä käyttöönotto maksaa, joten kaksi asiaa kannattaa tarkistaa ennen kuin siihen luottaa. Ensimmäinen on se, onko kevennys tehty tuotteeseen vai vain hinnoitteluun: jos moduulit, roolit ja konfiguraatiomahdollisuudet ovat samat kuin isossa versiossa, käyttöönotto vie saman ajan riippumatta siitä, mitä pakettia myydään. Toinen on se, kuka tekee käyttöönoton. Iso ohjelmistotalo myy usein lisenssin ja kumppani toteuttaa projektin, jolloin lisenssin hinta ja projektin hinta tulevat eri luukusta — ja vain toinen on ollut esityksessä.

Ensimmäinen: onko kevennys tehty tuotteeseen vai vain hinnoitteluun. Jos moduulit, roolit ja konfiguraatiomahdollisuudet ovat samat, käyttöönotto vie saman ajan riippumatta siitä, mitä pakettia myydään.

Toinen: kuka tekee käyttöönoton. Iso ohjelmistotalo myy lisenssin ja kumppani toteuttaa. Se on täysin normaali malli, mutta se tarkoittaa, että lisenssin hinta ja projektin hinta tulevat eri luukusta — ja vain toinen on ollut esityksessä.

Kolme kohtaa, joissa kevyt järjestelmä häviää rehellisesti

Kevyt järjestelmä häviää raskaalle alustalle kolmessa kohdassa rehellisesti, emmekä myy sitä ajatusta, että kevyt olisi aina parempi. Ensimmäinen on ekosysteemi: isolle alustalle löytyy valmis liittymä lähes mihin tahansa, kun taas kevyessä järjestelmässä jokainen liittymä tehdään ja se maksaa. Toinen on osaajien saatavuus, eli se että jos toimittaja lopettaa, isolle alustalle löytyy toinen kumppani helpommin. Kolmas on kasvun katto: jos toiminta kolminkertaistuu ja mukaan tulee tuotanto, kevyt järjestelmä pitää jossain kohtaa vaihtaa, ja vaihto maksaa. Kaikki kolme ovat todellisia, ja ne kannattaa hinnoitella päätökseen mukaan.

Ekosysteemi. Isolle alustalle löytyy valmis liittymä lähes mihin tahansa. Kevyessä järjestelmässä jokainen liittymä tehdään, ja se maksaa.

Osaajien saatavuus. Jos toimittajasi lopettaa, isolle alustalle löytyy toinen kumppani. Tämän riskin pienentäminen on syy siihen, miksi luovutamme lähdekoodin, tietokannan ja tunnukset asiakkaalle — toinen kehittäjä voi jatkaa siitä mihin jäätiin. Se ei poista riskiä, mutta se poistaa toimittajalukon.

Kasvun katto. Jos aiot kolminkertaistaa toiminnan kolmessa vuodessa ja lisätä tuotannon, kevyt järjestelmä pitää jossain kohtaa vaihtaa. Vaihto maksaa. Se on hyväksyttävä hinta siitä, ettei maksa kolmea vuotta etukäteen kapasiteetista jota ei käytä.

Milloin tätä EI kannata ostaa meiltä

Kevyttä järjestelmää ei kannata ostaa meiltä kolmessa tilanteessa. Ensimmäinen: jos yrityksessäsi on oma tuotantolinja, materiaalitarvelaskenta ja useita varastoja, valmis iso alusta on oikea vastaus. Se ei ole vaatimattomuutta vaan matematiikkaa — rakentaisimme uudelleen asian, joka on ollut valmiina kolmekymmentä vuotta, ja lopputulos olisi huonompi ja kalliimpi. Kaksi muuta tilannetta koskevat prosessia ja jo olemassa olevaa järjestelmää, ja ne käydään läpi alla. Yhteistä kaikille kolmelle on se, että uuden ohjelmiston ostaminen siirtäisi ongelman kalliimpaan paikkaan sen sijaan että poistaisi sen.

Älä osta myöskään silloin, jos oikea ongelma on prosessi eikä ohjelmisto. Jos tilaukset katoavat siksi, ettei kukaan kirjaa niitä mihinkään, uusi järjestelmä siirtää saman ongelman kalliimpaan paikkaan. Katso ensin missä työ oikeasti takkuaa.

Kolmas tilanne: jos sinulla on jo toimiva ERP ja tyytymättömyys koskee yhtä raporttia tai yhtä integraatiota, älä vaihda järjestelmää. Korjaa se yksi asia. Vaihto on kallein tapa ratkaista pieni ongelma.

Miten pyydät tarjouksen niin, että voit vertailla?

ERP-tarjoukset saa vertailukelpoisiksi viidellä säännöllä, ja ne kaikki koskevat sitä, mitä pyydät, ei sitä mitä saat. Kirjoita tarpeet lauseina äläkä moduuleina: "näen mitä on varastossa ja mikä on tilattu" on parempi vaatimus kuin varastonhallintamoduuli, koska se ei sido ratkaisua etukäteen. Pyydä tuntihinta erikseen kaikilta, koska se on ainoa luku, jolla arviot ovat vertailukelpoisia. Kysy kolmen tulevan muutoksen hinta: uusi raportti, uusi kenttä tilaukselle ja uusi käyttäjärooli. Kysy irtautuminen eli miten saat datasi ulos ja kenen nimissä lisenssit ovat. Vertaa lopuksi kolmen vuoden kokonaissummaa, ei kuukausihintaa.

1. Kirjoita tarpeet lauseina, älä moduuleina"Näen mitä on varastossa ja mikä on tilattu" on parempi vaatimus kuin "varastonhallintamoduuli".
2. Pyydä tuntihinta erikseenKaikilta. Se on ainoa luku, jolla arviot ovat vertailukelpoisia.
3. Kysy kolmen muutoksen hintaUusi raportti, uusi kenttä tilaukselle, uusi käyttäjärooli. Nämä tulevat varmasti.
4. Kysy irtautuminenSaatko datasi ulos koneluettavassa muodossa, kenen nimissä lisenssit ovat, mitä maksaa lopettaminen.
5. Vertaa kolmen vuoden summaaEi kuukausihintaa. Kolmen vuoden kokonaissumma paljastaa erot, jotka kuukausiluku piilottaa.

Valmis pohja tähän löytyy tarjouspyyntösivultamme. Käytä sitä vapaasti myös kilpailijoidemme tarjouspyyntöihin — se on tarkoitettu siihen.

Mistä käyttöönottopäivät oikeasti syntyvät

Käyttöönottopäivät eivät synny asennuksesta. Ostaja yllättyy tuntilaskusta, koska hän kuvittelee käyttöönoton olevan ohjelman asentamista, mutta suurin osa päivistä menee viiteen muuhun vaiheeseen. Määrittelyssä kuvataan nykyinen toimintatapa ja päätetään mitä muutetaan, ja se on tyypillisesti suurin yksittäinen erä. Perustiedoissa tuotteet, asiakkaat, hinnastot ja tilit siirretään ja siivotaan, ja tämä aliarvioidaan lähes aina. Konfiguroinnissa asetetaan prosessit, roolit ja hyväksynnät. Testauksessa ajetaan oikeita tilauksia läpi, ja se venyy juuri sen verran kuin määrittely oli löysä. Koulutus on pieni mutta pakollinen. Taulukko kokoaa vaiheet ja niiden osuudet.

Huomaa mikä näissä on yhteistä: neljä viidestä vaiheesta riippuu siitä, kuinka selkeästi sinä osaat kertoa miten yrityksesi toimii. Siksi sama järjestelmä maksaa kahdelle samankokoiselle yritykselle eri hinnan. Jos haluat pienentää laskua, tee määrittelytyö valmiiksi ennen kuin kello alkaa käydä: kirjoita auki tilauksen elinkaari ensimmäisestä yhteydenotosta maksusuoritukseen, listaa poikkeukset, ja siivoa tuoterekisteri.

Perustietojen siivous on se kohta, joka räjäyttää arviot useimmin. Jos tuoterekisterissä on kaksi eri kirjoitusasua samasta tuotteesta, joku maksaa niiden yhdistämisestä. Sen tekeminen omalla ajalla ennen projektia on halvinta työtä mitä ostaja voi tehdä.

Sama pätee kevyeen järjestelmään. Ero on siinä, että kevyessä toimituksessa määrittely on rajattu neljään tarpeeseen eikä koko toiminnanohjauksen kirjoon — jolloin sitä on vähemmän, ja se pysyy kiinteän hinnan sisällä. Katso mitä toimitus sisältää ERP-sivultamme, ja hinta hinnastosta.

Kolme kysymystä, jotka paljastavat ylimitoituksen

Kolme kysymystä paljastaa ylimitoituksen ennen kuin allekirjoitat mitään. Ensimmäinen: montako tarjotun järjestelmän moduulia otetaan käyttöön ensimmäisen kahdentoista kuukauden aikana, ja kuka niitä käyttää nimeltä? Toinen: mikä on pienin mahdollinen käyttöönotto, jolla saan ratkaistua sen yhden ongelman, jonka takia otin yhteyttä? Kolmas: mitä maksaa jäädä siihen pienimpään versioon pysyvästi? Kirjoita vastaukset ylös. Nämä eivät ole kompakysymyksiä, ja hyvä toimittaja vastaa niihin mielellään. Kolmas kysymys on tärkein, koska sen vastaus kertoo, myydäänkö sinulle tuotetta vai polkua — ja polun hinta pitää laskea kokonaan, ei ensimmäiseltä askeleelta.

Kolmas kysymys on tärkein. Jos vastaus on, että pienin versio ei ole kestävä ratkaisu vaan välivaihe, sinulle myydään polkua eikä tuotetta. Se voi silti olla oikea päätös — mutta silloin hinta pitää laskea koko polulle, ei ensimmäiselle askeleelle.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• ERP-järjestelmän hinta: mitä se maksaa viidessä vuodessa
• ERP konsultointi: mitä ERP-konsultilta ostetaan kiinteänä ja mitä ei koskaan tunteina
• ERP vai CRM — kumpi toiminnanohjausjärjestelmä kannattaa ottaa ensin?
• Mikä on ERP-järjestelmä ja milloin sellainen kannattaa hankkia
• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta

Lue myös: Microsoft 365 vai Google Workspace: rehellinen vertailu 1-10 hengen yritykselle · Google-mainonta pienelle yritykselle · Hakukoneoptimointi yritykselle · Tarjouspyyntöpohja IT-hankintaan · IT-sanasto yrittäjälle · Logon suunnittelu yritykselle · Sähköpostin perillemenon korjaus · Uutiskirjepalvelu pienyritykselle