Verkkolaskuoperaattorin valinta: vertailu ja hinta omalla laskumäärällä

Operaattorien hinnastot on tehty vaikeiksi vertailla. Tässä on yksi jakolasku, joka kertoo kummalla hinnoittelumallilla sinä maksat vähemmän, sekä lista piilokuluista, jotka eivät näy vertailutaulukoissa.

Lyhyt vastaus: Verkkolaskuoperaattorin valinta ratkeaa yhdellä laskutoimituksella. Laske oma kuukausivolyymisi, lähetetyt ja vastaanotetut laskut yhteen, ja jaa kiinteä kuukausimaksu laskun keskimääräisellä kappalehinnalla. Siitä tulee taitepiste: sen yli menevällä volyymilla kiinteä kuukausimaksu on halvempi, sen alle jäävällä kappalehinta voittaa. Pienellä laskumäärällä kappalehinnoiteltu sopimus ilman kuukausimaksua on lähes aina edullisempi — ja jos kirjanpito-ohjelmassasi on operaattori jo mukana, et tarvitse erillistä sopimusta lainkaan.

Verkkolaskuoperaattoreiden hinnastot on tehty vaikeiksi vertailla. Yksi ilmoittaa kuukausimaksun ja kertoo laskumäärän "sisältyvän pakettiin", toinen ilmoittaa sentin kappalehinnan mutta perii avausmaksun ja kuukausiminimin, kolmas myy operaattorin osana laskutusohjelmaa niin, ettei hintaa voi erottaa. Sama yritys voi saada samasta laskumäärästä kaksinkertaisen vuosihinnan riippuen siitä, kumman mallin se sattui valitsemaan.

Tämä sivu ei kerro, mikä operaattori on paras. Se kertoo, miten lasket itse kumpi hinnoittelumalli on sinulle halvempi, ja mitkä rivit hinnastossa kannattaa etsiä ennen allekirjoitusta. Jos verkkolasku on sinulle vielä käsitteenä auki, lue ensin mitä verkkolasku oikeasti on — tällä sivulla oletetaan se tunnetuksi ja keskitytään operaattorivalintaan ja hintaan.

Mitä verkkolaskuoperaattori oikeastaan tekee?

Verkkolaskuoperaattori on välittäjä, ei laskutusohjelma. Se ottaa laskutusohjelmastasi lähtevän rakenteisen laskutiedoston, muuntaa sen vastaanottajan verkon ymmärtämään muotoon ja toimittaa sen ostajan operaattorille, joka vie sen ostajan ostolaskujärjestelmään. Toiseen suuntaan se tekee saman: ottaa vastaan sinulle tulevat ostolaskut ja syöttää ne ohjelmaasi. Operaattori tekee siis kolme asiaa, joita et itse voi tehdä — pitää yllä yhteyttä muihin operaattoriverkkoihin, hoitaa muunnokset laskuformaattien välillä ja ylläpitää osoitetietoa siitä, mihin kunkin y-tunnuksen laskut kuuluu ohjata. Alla käydään läpi tarkemmin nämä kolme tehtävää, se mitä operaattori ei tee, ja ero operaattorin ja laskutusohjelman välillä, joka sekoittuu useimmin. Ero kannattaa pitää mielessä koko vertailun ajan, koska hinnastossa nämä kaksi myydään usein yhtenä rivinä.

Operaattori tekee kolme asiaa, joita et itse voi tehdä. Se pitää yllä yhteyttä muihin operaattoriverkkoihin, niin että lasku menee perille myös silloin kun ostaja käyttää eri palvelua kuin sinä. Se hoitaa muunnokset laskuformaattien välillä. Ja se ylläpitää osoitetietoa, eli tietoa siitä, mihin verkkolaskuosoitteeseen kunkin y-tunnuksen laskut kuuluu ohjata.

Se, mitä operaattori ei tee, kannattaa myös tietää. Se ei tarkista laskusi sisältöä, ei korjaa väärää arvonlisäveroa eikä peri saatavaa. Jos lasku on väärin, se menee väärin perille nopeasti ja luotettavasti.

Operaattori ei myöskään ole sama asia kuin laskutusohjelma, vaikka ne myydään usein samassa paketissa. Laskutusohjelma on se, jossa teet laskun ja jossa laskuhistoria säilyy. Operaattori on putki, jota pitkin valmis lasku lähtee. Yhdellä ohjelmalla voi käyttää eri operaattoreita, ja yhdellä operaattorilla voi ottaa vastaan laskuja useasta ohjelmasta. Kun hinnastossa lukee vain yksi kuukausimaksu, selvitä ensin kumpaa se koskee.

Yksi syy siihen, miksi operaattorista ei käytännössä pääse eroon: hankintayksiköillä ja yritysasiakkailla on lakiin perustuva oikeus vaatia lasku verkkolaskuna. Jos myyt julkiselle sektorille tai isommille yrityksille, verkkolasku ei ole valinta vaan ehto kaupankäynnille. Kuluttaja-asiakkaiden kohdalla tilanne on toinen, ja siihen palataan alempana.

Miksi lähettäminen ja vastaanottaminen ovat kaksi eri tuotetta?

Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen ovat kaksi eri tuotetta, ja tämä on hinnoittelun tärkein yksityiskohta sekä se kohta, jossa vertailu useimmiten menee pieleen. Ne hinnoitellaan lähes aina erikseen, usein eri kappalehinnalla. Moni pienyrittäjä katsoo vain lähetyspuolen hintaa, koska myyntilaskut tuntuvat siltä, mitä ollaan ostamassa — ja huomaa vasta ensimmäisen laskun jälkeen, että myös vastaanotetuista ostolaskuista veloitetaan. Vastaanotto on tyypillisesti hieman lähetystä halvempaa mutta ei ilmaista, ja jos ostolaskusi tulevat nyt sähköpostiin pdf-liitteinä, siirtymä verkkolaskuihin lisää kulua. Vastineeksi ostolaskut päätyvät suoraan kirjanpitoon ilman skannausta tai käsin naputtelua. Kun vertailet, laske aina molemmat puolet samaan lukuun. Painotettu keskihinta eli kokonaiskustannus jaettuna laskujen kokonaismäärällä on ainoa luku, jolla eri hinnastoja voi verrata keskenään.

Vastaanotto on tyypillisesti hieman lähetystä halvempaa, mutta ei ilmaista. Jos ostolaskusi tulevat tällä hetkellä sähköpostiin pdf-liitteinä, ne eivät maksa mitään, ja siirtymä verkkolaskujen vastaanottoon lisää kulua. Vastineeksi saat ostolaskut suoraan kirjanpitoon ilman skannausta tai käsin naputtelua, mikä on omalla työajalla mitattuna yleensä selvästi kalliimpaa kuin muutama kymmenen senttiä per lasku.

Kun vertailet, laske aina molemmat puolet samaan lukuun. Käytännössä se tarkoittaa laskujesi painotettua keskihintaa: kokonaiskustannus jaettuna laskujen kokonaismäärällä.

Verkkolaskuosoite ja OVT-tunnus: mitä ne ovat?

Verkkolaskuosoite on laskun postiosoite, ja Suomessa se on tyypillisesti OVT-tunnus. Tunnus rakentuu y-tunnuksesta: etuliite 0037, sitten y-tunnus ilman väliviivaa, ja tarvittaessa yrityksen itsensä määrittelemä loppuosa, jolla laskut voi ohjata eri osastoille. Osoitteen lisäksi ilmoitat aina operaattorin välittäjätunnuksen, koska ilman sitä lähettäjä ei tiedä, mihin verkkoon lasku ohjataan. Nämä kaksi tunnusta kannattaa pitää erillään mielessä, koska ne käyttäytyvät eri tavalla: verkkolaskuosoite on sinun ja seuraa yritystäsi, välittäjätunnus on operaattorin ja vaihtuu, jos vaihdat operaattoria. Juuri siksi operaattorin vaihto ei ole niin raskas operaatio kuin moni pelkää — mutta se ei myöskään tapahdu itsestään. Kirjaa molemmat tunnukset ylös samaan paikkaan, koska niitä kysytään jokaisen uuden asiakkuuden alussa.

Käytännön seuraus: verkkolaskuosoite on sinun, operaattoritunnus on operaattorin. Kun vaihdat operaattoria, OVT-tunnuksesi pysyy samana ja välittäjätunnus muuttuu. Siksi vaihto ei ole yhtä raskas operaatio kuin moni pelkää, mutta se ei myöskään tapahdu itsestään — asiakkaillesi pitää ilmoittaa uusi välittäjätunnus, tai heidän lähettämänsä laskut ohjautuvat vanhaan verkkoon.

Taitepiste: milloin kiinteä kuukausimaksu voittaa kappalehinnan?

Kiinteän kuukausimaksun ja kappalehinnan välillä on taitepiste, eli se laskumäärä kuukaudessa, jonka jälkeen kiinteä paketti tulee halvemmaksi. Sitä laskutoimitusta ei löydy operaattorien myyntisivuilta, vaikka se on koko valinnan ydin. Kaava on yksinkertainen: kuukausimaksu jaetaan laskun keskimääräisellä kappalehinnalla, ja keskimääräinen kappalehinta saadaan painottamalla lähetys- ja vastaanottohinta omalla jakaumallasi. Tulos on laskumäärä kuukaudessa, jota verrataan omaan volyymiisi: sen alle kappalehinta on halvempi, sen yli kiinteä maksu. Alla kaava on kirjoitettu auki, esimerkki laskettu numeroilla ja sama laskenta koottu taulukoksi muutamalle eri hintatasolle, jotta näet, miten taitepiste liikkuu hinnaston mukana. Laske oma taitepisteesi ennen kuin katsot yhtään pakettivertailua, niin tiedät heti kumpaa saraketta luet.

taitepiste (laskua/kk) = kuukausimaksu ÷ laskun keskimääräinen kappalehinta

Keskimääräinen kappalehinta saadaan painottamalla lähetys- ja vastaanottohinta omalla jakaumallasi. Esimerkki auki laskettuna: lähetät 40 laskua kuussa hintaan 0,40 € ja vastaanotat 20 laskua hintaan 0,25 €. Kustannus on 40 × 0,40 € = 16 € plus 20 × 0,25 € = 5 €, yhteensä 21 € kuussa 60 laskusta. Keskihinta on 21 € ÷ 60 = 0,35 € per lasku. Jos kiinteä paketti maksaa 15 €/kk, taitepiste on 15 ÷ 0,35 ≈ 43 laskua kuussa. Sinä teet 60, joten kiinteä paketti on sinulle halvempi: 15 € vastaan 21 €, eli 72 € vuodessa vähemmän.

Alla sama laskenta muutamalla eri hintatasolla. Nämä ovat havainnollistavia hintatasoja, eivät kenenkään toimittajan tarjous. Julkisten hinnastojen perusteella kappalehinnat asettuvat Suomessa tyypillisesti muutamiin kymmeniin sentteihin ja kuukausimaksut noin kymmenestä muutamaan kymmeneen euroon, mutta oma hinnastosi on aina se, jonka luvut laitat kaavaan.

Taulukosta näkyy sääntö, joka pätee kaikilla hintatasoilla: mitä kalliimpi kappalehinta, sitä pienemmällä volyymilla kiinteä maksu alkaa kannattaa. Ja mitä korkeampi kuukausimaksu, sitä enemmän laskuja tarvitaan sen kuolettamiseen. Jos oma volyymisi on lähellä taitepistettä, valitse kappalehinta: se ei rankaise hiljaisesta kuukaudesta.

Mitkä piilokulut eivät näy vertailutaulukossa?

Kappalehinta ja kuukausimaksu ovat vain kaksi riviä hinnastosta, ja verkkolaskusopimuksissa on viisi kulua, jotka jäävät vertailutaulukoista pois: avausmaksu, kuukausiminimi, liitemaksu, tulostuspalvelu sekä sopimuskausi ja irtisanomisehto. Nämä viisi kannattaa etsiä hinnastosta ennen kuin vertaat mitään, koska ne muuttavat vertailun järjestystä nimenomaan pienillä volyymeilla — juuri siellä, missä useimmat pienyritykset ovat. Kuukausiminimi on näistä yleisin yllätys: hinta voi olla 0,30 euroa laskulta, mutta laskutus on vähintään jokin euromäärä kuussa, jolloin todellinen kappalehintasi on moninkertainen. Alla jokainen viidestä on avattu erikseen, ja lopussa kerrotaan, miten vertailu tehdään vuositasolla eikä kuukausitasolla. Pyydä jokainen viidestä kirjallisena, koska ne ovat juuri niitä kohtia, joita ei mainita myyntipuhelussa.

1. AvausmaksuKertaluonteinen maksu sopimuksen alussa. Jakaantuu vuosihinnaksi vasta ajan myötä, joten se rankaisee eniten silloin, jos vaihdat operaattoria vuoden sisällä.
2. KuukausiminimiYleisin yllätys kappalehintaisissa sopimuksissa: hinta on 0,30 € per lasku, mutta laskutus on vähintään esimerkiksi 5 € kuussa. Alle minimin jäävällä volyymilla todellinen kappalehintasi on moninkertainen.
3. LiitemaksuOsa operaattoreista veloittaa laskun liitteistä erikseen tai rajoittaa liitteen kokoa. Jos lähetät työraportteja tai tuntierittelyjä laskun mukana, tämä rivi koskee sinua.
4. TulostuspalveluKun asiakas ei ota vastaan verkkolaskua, operaattori tulostaa ja postittaa sen puolestasi. Kappalehinta on postimerkin ja käsittelyn takia selvästi verkkolaskua korkeampi. Katso hinta erikseen ja arvioi, montako paperiasiakasta sinulla on.
5. Sopimuskausi ja irtisanominenMääräaikainen sopimus lukitsee sinut hintaan, joka ehtii muuttua. Kuukauden irtisanomisaika on aina parempi kuin alennus, joka edellyttää 24 kuukauden sitoutumista.

Vertailu kannattaa tehdä vuositasolla eikä kuukausitasolla. Laske: kuukausimaksu × 12 + kappalehinnat × vuosivolyymi + avausmaksu + arvioidut liite- ja tulostuskulut. Kaksi hinnastoa, jotka näyttävät kuukausitasolla samalta, voivat erota vuositasolla satoja euroja.

Yksi rivi kannattaa tarkistaa vielä erikseen: mitä tapahtuu, jos ylität paketin sisältämän laskumäärän. Osassa hinnastoja ylimenevät laskut veloitetaan kappalehintaan, jolloin mitään dramaattista ei tapahdu. Osassa paketti vaihtuu automaattisesti seuraavaan kokoluokkaan, ja kuukausimaksu hyppää kerralla. Jos volyymisi kasvaa tasaisesti, kysy tämä ennen kuin allekirjoitat — muuten hinta muuttuu juuri sinä kuukautena, kun kaupat käyvät hyvin.

Milloin verkkolaskuoperaattoria EI kannata ostaa erikseen?

Erillistä verkkolaskuoperaattorisopimusta ei kannata ostaa kolmessa tilanteessa. Ensimmäinen on pieni volyymi: alle kymmenen laskun kuukaudessa kiinteä kuukausimaksu maksaa enemmän kuin laskujen välitys, ja kappalehintaisessa sopimuksessa kuukausiminimi voi tehdä yhdestä laskusta usean euron laskun. Toinen on kuluttaja-asiakaskunta, koska verkkolasku on yritysten ja julkisen sektorin väline ja kuluttaja ottaa laskun vastaan eri tuotteena eri hinnoittelulla. Kolmas ja yleisin turha osto on tilanne, jossa kirjanpito-ohjelmassasi on operaattori jo mukana, jolloin maksat samasta asiasta kahdesti ja saat kaksi verkkolaskuosoitetta. Kaikissa kolmessa oikea järjestys on sama: tarkista nykytilanne ennen kuin luet yhtäkään hinnastoa. Jos jokin näistä kolmesta osuu kohdallesi, päätös on odottaa eikä ostaa, ja asiaan palataan sitten kun volyymi tai asiakaskunta muuttuu.

Kun laskuja on muutama kuussa. Alle kymmenen laskun kuukausivolyymilla kiinteä kuukausimaksu maksaa enemmän kuin laskujen välitys. Jopa kappalehintaisessa sopimuksessa kuukausiminimi voi tehdä yhdestä laskusta viiden euron laskun. Silloin järkevämpi ratkaisu on laskutusohjelma, joka sisältää verkkolaskun kappalehintaan ilman erillistä sopimusta — tai odottaa, kunnes ensimmäinen asiakas vaatii verkkolaskua.

Kun asiakkaat ovat kuluttajia. Verkkolasku on yritysten ja julkisen sektorin väline. Kuluttaja ottaa laskun vastaan verkkopankkiin e-laskuna tai sähköpostiin, ja se on eri tuote eri hinnoittelulla. Jos myyt pelkästään kuluttajille, verkkolaskuoperaattori ratkaisee ongelmaa, jota sinulla ei ole.

Kun kirjanpito-ohjelmassa on operaattori jo mukana. Tämä on yleisin turha osto. Moni taloushallinto-ohjelmisto sisältää verkkolaskun lähetyksen ja vastaanoton paketissaan tai lisäosana, jonka hinta on jo osa kuukausimaksuasi. Jos ostat päälle erillisen operaattorisopimuksen, maksat samasta asiasta kahdesti ja saat kaksi verkkolaskuosoitetta, joista toinen jää roikkumaan asiakkaidesi järjestelmiin. Tarkista tämä ennen kuin luet yhtäkään hinnastoa. Vertailun rungon laskutusohjelman puolelta löydät artikkelista laskutusohjelman vertailu.

Miten operaattorin vaihto tehdään käytännössä?

Operaattorin vaihto ei ole tekninen projekti vaan viestintäprojekti. Tekninen osuus on uuden sopimuksen avaus ja tunnusten vaihto laskutusohjelmaan, ja se on tehty tunnissa. Varsinainen työ on siinä, että kaikki, jotka lähettävät sinulle laskuja, saavat tiedon uudesta välittäjätunnuksesta — muuten heidän laskunsa ohjautuvat vanhaan verkkoon ja katoavat näkyvistä juuri sinä kuukautena, kun vanha sopimus on jo päättynyt. Järkevä järjestys on avata uusi sopimus, testata yksi lähtevä ja yksi saapuva lasku, tiedottaa asiakkaille ja tavarantoimittajille, pitää vanha sopimus voimassa vielä yksi laskutuskausi päällekkäin ja vasta sitten irtisanoa se. Se päällekkäinen kuukausi maksaa yhden kuukausimaksun ja säästää kadonneilta ostolaskuilta.

Järkevä järjestys: avaa uusi sopimus, testaa yksi lähtevä ja yksi saapuva lasku, tiedota asiakkaille ja tavarantoimittajille uusi verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus, pidä vanha sopimus voimassa vielä yksi laskutuskausi päällekkäin, ja vasta sitten irtisano se. Se päällekkäinen kuukausi maksaa yhden kuukausimaksun ja säästää sinut kadonneilta ostolaskuilta.

Jos vaihto liittyy isompaan muutokseen — kirjanpito-ohjelman vaihtoon, laskutuksen automatisointiin tai järjestelmien yhdistämiseen — kannattaa katsoa kokonaisuutta eikä yksittäistä sopimusta. Autamme tällaisissa selvityksissä IT-konsultoinnin puolella: käymme läpi nykyiset sopimukset ja volyymit ja laskemme, mikä yhdistelmä on halvin sinun luvuillasi. Työn hinta lukee hinnastossa, eikä siitä tarvitse pyytää tarjousta.

Usein kysyttyä

Yhteenveto: viisi lukua ja yksi jakolasku

Koko valinta tiivistyy viiteen lukuun ja yhteen jakolaskuun. Ota nämä luvut: lähetettyjen laskujen määrä kuussa, vastaanotettujen määrä kuussa, lähetyksen kappalehinta, vastaanoton kappalehinta ja kiinteän paketin kuukausimaksu. Laske niistä painotettu keskihinta, jaa kuukausimaksu sillä ja vertaa saatua taitepistettä omaan volyymiisi. Lisää loppuun avausmaksu, kuukausiminimi ja tulostuspalvelu, ja katso koko vuoden summaa yhden kuukauden sijasta. Tämä laskelma vie kirjanpidon luvuilla noin vartin, eikä siihen tarvita yhtään tarjousta — hinnastot riittävät. Alla on vielä kolmen lauseen päätössääntö, jonka voi lukea suoraan omista luvuistaan ilman lisälaskentaa. Kirjoita luvut paperille ennen kuin avaat yhdenkään hinnaston, niin vertailu kestää minuutteja eikä iltaa.

Jos volyymi on pieni, valitse kappalehinta ilman kuukausimaksua. Jos volyymi on selvästi taitepisteen yläpuolella ja pysyy siellä myös hiljaisina kuukausina, valitse kiinteä maksu. Ja jos kirjanpito-ohjelmassasi on operaattori jo mukana, älä osta mitään.

Lue seuraavaksi

• Chatbotin valinta yritykselle
• QR-koodi-generaattorin valinta: miten teet koodin, joka kestää vuosia
• Varausjärjestelmän valinta: vaatimukset ensin, hinnoittelumalli sitten
• Verkkokauppa-alustan valinta: sama myynti kolmella alustalla euroina laskettuna
• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta

Lue myös: IT-palvelut yrityksille · toiminnanohjausjärjestelmä · iOS-sovellus App Storeen · Android-sovellus Google Playhin · yrityksen tietoturva · varmuuskopiointi · hakukoneoptimoinnin hinta · Verkkokaupan perustaminen: hinta, vaihtoehdot ja todellinen kululista