Laskutusohjelman vaihtaminen ilman että avoimet laskut katoavat

Laskutusohjelman vaihto kaatuu harvoin tekniikkaan. Se kaatuu siihen, että vanha sopimus katkaistaan ennen kuin data on ulkona. Tässä kuuden vaiheen malli, leikkauspäivä-sääntö ja tarkistuslista siitä mitä pitää viedä ulos ja missä muodossa.

Lyhyt vastaus: laskutusohjelman vaihto onnistuu ilman kadonneita laskuja, kun teet sen kuudessa vaiheessa ja annat vanhan järjestelmän elää yhden kuukauden uuden rinnalla. Avoimia myyntisaatavia ei siirretä uuteen ohjelmaan. Ne peritään loppuun vanhassa, ja uusi ohjelma aloittaa puhtaalta pöydältä sovitusta päivästä. Tämä yksi päätös poistaa suurimman osan vaihdon riskeistä.

Laskutusohjelman vaihto epäonnistuu harvoin tekniikan takia. Se epäonnistuu siksi, että vanha sopimus katkaistaan ennen kuin data on ulkona, tai siksi että sama lasku on kahdessa järjestelmässä eikä kukaan tiedä kumpi on totuus. Molemmat ovat kalendaariongelmia, eivät ohjelmisto-ongelmia.

Tällä sivulla on kolme konkreettista asiaa: leikkauspäivä-sääntö, joka ratkaisee mitä siirretään ja mitä ei, tarkistuslista siitä mikä data pitää viedä ulos ennen vanhan sopimuksen loppua ja missä muodossa, sekä auki laskettu esimerkki siitä mitä se yksi päällekkäinen kuukausi maksaa.

Mikä laskutusohjelman vaihdossa oikeasti katoaa?

Laskutusohjelman vaihdossa katoaa harvoin koko asiakasrekisteri. Katoaminen on hienovaraisempaa ja huomataan yleensä vasta kuukausia myöhemmin, ja se osuu neljään kohtaan: viitenumerot menevät sekaisin, suoritukset putoavat kahden järjestelmän väliin, asiakkaiden verkkolaskuosoitteet häviävät asiakasviennin mukana, ja vanha laskuarkisto jää edellisen toimittajan palvelimelle. Kolme ensimmäistä ovat korjattavissa työllä. Neljäs ei ole: kun sopimus on päättynyt, arkistoa ei enää ole olemassa siinä muodossa, jossa sen saisi ulos. Alla kaikki neljä erikseen ja se, miltä kukin näyttää käytännössä.

Viitenumerot menevät sekaisin. Vanha ohjelma on juossut viitenumerosarjaa tietyllä logiikalla. Uusi aloittaa omastaan. Jos sarjat menevät päällekkäin, pankin viiteaineisto kohdistaa suorituksen väärälle laskulle, ja saatavaraportti näyttää maksetuksi jotain mitä ei ole maksettu.

Suoritukset putoavat väliin. Asiakas maksaa vanhassa järjestelmässä lähetetyn laskun kolme viikkoa vaihdon jälkeen. Jos vanha ohjelma on jo suljettu, kukaan ei kuittaa suoritusta mihinkään, ja perintä lähtee maksetusta laskusta.

Verkkolaskuosoitteet häviävät. Asiakkaan verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus ovat asiakaskortilla, eivät laskulla. Tavallinen asiakasvienti CSV-muodossa ei aina ota niitä mukaan. Ensimmäinen laskutuskierros uudessa ohjelmassa kaatuu, koska puolet laskuista ei mene perille.

Arkisto jää vanhan toimittajan palvelimelle. Kirjanpitolaki vaatii tositteiden säilyttämistä vuosia. Jos vanhat laskut ovat vain vanhan palvelun sisällä ja sopimus päättyy, arkisto katoaa sopimuksen mukana. Tämä on vaihdon ainoa kohta, jota ei voi korjata jälkikäteen.

Mikä on leikkauspäivä-sääntö?

Leikkauspäivä-sääntö tarkoittaa sitä, että yksi kalenteripäivä jakaa laskutuksesi kahtia: ennen sitä lähetetyt laskut elävät loppuun vanhassa järjestelmässä, ja siitä päivästä alkaen kaikki uudet laskut tehdään uudessa. Poikkeuksia ei ole. Vanha järjestelmä pysyy auki niin kauan, että viimeisinkin ennen leikkauspäivää lähetetty lasku on joko maksettu tai siirtynyt perintään. Tämä yksi päätös poistaa suurimman osan vaihdon riskeistä, koska sama lasku ei koskaan ole kahdessa paikassa. Sääntö rikotaan lähes aina samasta syystä: avoimet laskut halutaan siirtää uuteen "jotta kaikki on yhdessä paikassa". Alla sääntö kolmena lauseena.

Yksi: kaikki laskut, jotka on lähetetty ennen leikkauspäivää, elävät loppuun vanhassa järjestelmässä. Ne peritään, kuitataan ja arkistoidaan siellä. Kaksi: kaikki laskut, jotka lähetetään leikkauspäivänä tai sen jälkeen, tehdään uudessa järjestelmässä. Poikkeuksia ei ole. Kolme: vanha järjestelmä pysyy auki niin kauan, että viimeisinkin ennen leikkauspäivää lähetetty lasku on joko maksettu tai siirtynyt perintään.

Kolmas lause määrää päällekkäisajon pituuden. Jos maksuehtosi on 14 päivää ja lähetät ensimmäisen muistutuksen 14 päivää eräpäivästä, viimeinen vanha lasku on ratkaistu noin kuukaudessa. Pidemmällä maksuehdolla päällekkäisajo on pidempi. Laske se omalla maksuehdollasi äläkä oleta kuukautta.

Leikkauspäivän paras ajankohta on kuukauden ensimmäinen päivä, ja mieluiten sellaisen kuukauden, joka aloittaa alv-kauden. Silloin arvonlisäveroilmoitus tehdään yhdestä järjestelmästä kerrallaan eikä kahdesta raportista yhteen laskettuna. Tilikauden vaihde on vielä parempi, jos aikataulu antaa myöten.

Sääntö kuulostaa itsestäänselvältä, mutta se rikotaan lähes aina samasta syystä: uusi ohjelma on maksettu, se näyttää hyvältä, ja avoimet laskut halutaan siirtää sinne "jotta kaikki on yhdessä paikassa". Se siirto on juuri se kohta, jossa viitenumerot ja suoritukset menevät sekaisin. Yhdessä paikassa oleminen on mukavuutta. Oikeat saatavatiedot ovat rahaa.

Miten laskutusohjelman vaihto tehdään kuudessa vaiheessa?

Laskutusohjelman vaihto tehdään kuudessa vaiheessa: nykytilan kirjaaminen, vientien testaus, ohjelman valinta ja koelaskutus, leikkauspäivän ja viitenumerosarjan sopiminen, yhden kierroksen rinnakkaisajo, ja vanhan järjestelmän sulkeminen vasta arkistoinnin jälkeen. Järjestys on olennainen: kolme ensimmäistä vaihetta tehdään ennen kuin uutta ohjelmaa on edes valittu lopullisesti, koska vasta vientien testaus kertoo vaihdon todellisen hinnan. Jos jokin vaiheista tuntuu ylimitoitetulta, koelaskutuksen voi tehdä pienemmällä otoksella — mutta vaiheita kaksi ja kuusi ei jätetä pois, koska vain niiden virheet ovat peruuttamattomia.

1. Kirjaa nykytila aukiMontako laskua kuukaudessa, montako asiakasta, mitkä maksutavat, meneekö laskuja verkkolaskuina vai sähköpostilla, mikä on maksuehto ja miten muistutukset lähtevät. Tämä lista on samalla vaatimuslista uudelle ohjelmalle. Ilman sitä vertailet ominaisuuksia, joita et käytä.
2. Testaa vienti ennen kuin päätät mitäänAja vanhasta ohjelmasta kaikki viennit ulos jo nyt, vaikka vaihto olisi kuukausien päässä. Jos jotain ei saa ulos, se on vaihdon todellinen hinta ja se selviää tässä. Vientien testaaminen on ilmaista, sopimuksen katkaiseminen ei ole.
3. Valitse ohjelma ja aja rinnalle koelaskutusVie testidata uuteen ohjelmaan ja tee sillä kymmenen oikean näköistä laskua lähettämättä niitä. Tarkista verkkolaskuosoitteet, alv-kannat ja laskun ulkoasu. Vasta kun koelaskutus menee läpi virheittä, sovi leikkauspäivä.
4. Sovi leikkauspäivä ja viitenumerosarjaValitse päivä kuukauden alusta ja aseta uuden ohjelman viitenumerosarja alkamaan selvästi vanhan sarjan yläpuolelta, esimerkiksi seuraavasta tasaluvusta. Kerro sarjan aloitus myös kirjanpitäjälle ja tarkista, ettei pankin viitteiden tunnistus mene sekaisin.
5. Aja molempia rinnakkain yksi kierrosUudella tehdään kaikki uudet laskut. Vanhalla ei tehdä yhtään uutta laskua, mutta siellä kuitataan suoritukset ja lähetetään muistutukset vanhoista. Yksi ihminen tarkistaa kerran viikossa, että saatavaraportti täsmää kahden järjestelmän summana.
6. Sulje vanha vasta arkiston jälkeenKun viimeinen vanha lasku on ratkaistu, aja arkistovienti uudelleen, tallenna se kahteen paikkaan, tarkista pistokokeella että tiedostot aukeavat, ja irtisano vasta sitten. Merkitse irtisanomispäivä kalenteriin niin, ettei sopimus jatku vahingossa vuodeksi.

Jos jokin vaiheista tuntuu ylimitoitetulta, jätä pois vaihe kolme ja tee koelaskutus pienemmällä otoksella. Älä jätä pois vaiheita kaksi ja kuusi. Ne kaksi ovat ainoat, joiden virheet ovat peruuttamattomia.

Mitä pitää viedä ulos ennen kuin vanha sopimus päättyy?

Ennen vanhan sopimuksen päättymistä ulos on vietävä yhdeksän asiaa: asiakasrekisteri, verkkolaskuosoitteet välittäjätunnuksineen, tuote- ja palvelurekisteri, alv-kannat ja tilikartan koodit, avoimet myyntisaatavat, kuitatut suoritukset ja viiteaineisto, arkistoidut laskut, viitenumerosarjan tilanne sekä toistuvaislaskutuksen sopimukset. Tämä on vaihdon tärkein tarkistuslista. Käy se läpi rivi riviltä ja merkitse jokainen kohta tehdyksi vasta, kun tiedosto on koneellasi ja olet avannut sen — vientinappi, jota ei ole painettu, ei ole varmuuskopio. Alla oleva taulukko kertoo jokaisesta rivistä vaadittavan muodon ja sen, mikä hajoaa jos sen jättää väliin.

Kaksi riviä ansaitsee erillisen huomion. Verkkolaskuosoitteet ovat yleisin yksittäinen syy siihen, että ensimmäinen kierros uudessa ohjelmassa epäonnistuu, ja aihetta käsitellään tarkemmin verkkolaskutuksen perusteissa. Arkisto taas on ainoa kohta, jonka virhe on lopullinen: kun sopimus on päättynyt, dataa ei enää ole olemassa siinä muodossa, jossa sen saisi ulos.

Vaadi arkisto aina kahdessa muodossa. PDF on se, jonka ihminen ja verottaja lukevat. Koneluettava muoto, käytännössä Finvoice-XML tai vastaava rakenteinen tiedosto, on se, jonka saa tarvittaessa vietyä johonkin toiseen järjestelmään. Pelkkä PDF-nippu on arkisto, mutta ei siirrettävää dataa. Säilytysvelvollisuuden yksityiskohdat kannattaa tarkistaa Verohallinnon omilta sivuilta, koska ne riippuvat yhtiömuodosta ja aineistotyypistä.

Mitä päällekkäisajon kuukausi maksaa?

Yhden kuukauden päällekkäisajo maksaa käytännössä yhden ylimääräisen kuukausimaksun plus muutaman tunnin täsmäytystyötä — ja se on se kohta, josta useimmat yrittävät säästää, vaikka se on väärä paikka säästää. Lasketaan se auki. Luvut ovat julkisten hinnastojen perusteella tyypillisiä pienyrityksen laskutusohjelman kuukausihintoja, eivät tilasto: kevyt laskutusohjelma liikkuu tavallisesti noin 10–30 euron kuukausihinnassa ja laajempi kokonaisuus tästä ylöspäin. Käytä esimerkissä omaa hintaasi.

Vertailuluku on yksi lasku. Jos keskimääräinen laskusi on vaikkapa 400 euroa ja päällekkäisajon jättäminen väliin johtaa yhteen kadonneeseen saatavaan, säästö on jo mennyt yli kaksinkertaisena. Jos laskusi ovat tuhansia euroja, päällekkäisajo maksaa itsensä takaisin heti ensimmäisellä kiinni jääneellä suorituksella.

Laske sama omillasi näin: ota vanhan ohjelman kuukausihinta, lisää oma arviosi täsmäytykseen kuluvasta ajasta kerrottuna omalla tuntihinnallasi, ja vertaa summaa yhteen keskimääräiseen laskuusi. Jos yksi laskusi on suurempi kuin päällekkäisajon hinta, päätös on tehty. Tämä ei ole lupaus säästöstä vaan laskutapa, jolla päätät itse.

Milloin laskutusohjelmaa EI kannata vaihtaa?

Laskutusohjelmaa ei kannata vaihtaa viidessä tilanteessa: kun ainoa syy on hinta ja ero on pieni, kun tilinpäätös on lähellä, kun ongelma on prosessissa eikä ohjelmassa, kun kirjanpitäjäsi työskentelee nykyisessä järjestelmässä, tai kun et ole ajanut vientejä kertaakaan etkä siis tiedä saatko datasi ulos. Vaihto on aina työtä, ja moni vaihto ei kannata — nämä ovat rehellisiä vastaesimerkkejä. Kaksi viimeistä ovat tärkeimmät: kirjanpitäjän puhelu on vaihdon halvin riskienhallinta, ja vientien testaaminen kertoo vaihdon todellisen hinnan ennen kuin mitään on peruuttamatonta. Alla kaikki viisi erikseen.

Kun ainoa syy on hinta ja ero on pieni. Muutaman euron kuukausisäästö on vuodessa alle sata euroa. Vaihdon oma työaika syö sen kertaalleen, ja ensimmäisen vuoden aikana tulee vielä yksi kierros opettelua. Vaihda hinnan takia vasta, kun ero on moninkertainen tai kun nykyisen hinta on noussut selvästi.

Kun tilinpäätös on lähellä. Älä vaihda kahta kuukautta ennen tilikauden päättymistä. Kirjanpitäjä joutuu kokoamaan aineiston kahdesta järjestelmästä, ja se työ laskutetaan sinulta. Odota tilikauden vaihdetta, se on vaihdolle paras hetki muutenkin.

Kun ongelma on prosessissa eikä ohjelmassa. Jos laskut lähtevät myöhässä siksi, ettei kukaan ehdi tehdä niitä, uusi ohjelma ei korjaa mitään. Sama koskee tilannetta, jossa asiakastiedot ovat sekaisin: uusi järjestelmä ei siivoa dataa, se monistaa sotkun uuteen paikkaan. Siivoa ensin, vaihda sitten.

Kun kirjanpitäjäsi työskentelee nykyisessä järjestelmässä. Jos kirjanpitäjällä on suora yhteys nykyiseen ohjelmaan ja hinnoittelu perustuu siihen, vaihto voi nostaa kirjanpidon hintaa enemmän kuin ohjelmasta säästyy. Kysy häneltä ennen kuin päätät. Tämä yksi puhelu on vaihdon halvin riskienhallinta.

Kun et ole ajanut vientejä kertaakaan. Jos et tiedä, saatko datasi ulos, et ole vielä valmis vaihtamaan. Aja viennit ensin. Jos jokin puuttuu, vaihdon hinta on eri kuin luulit, ja päätös kannattaa tehdä uudelleen sillä tiedolla.

Miten valitset ohjelman, jota ei tarvitse vaihtaa uudelleen?

Ohjelman, jota ei tarvitse vaihtaa uudelleen, tunnistaa kolmesta vastauksesta, ja ne kannattaa pyytää kirjallisena ennen tilausta. Kysy jokaiselta harkitsemaltasi ohjelmalta: missä muodossa saan kaiken datani ulos itsepalveluna, kuinka kauan arkisto on käytettävissä sopimuksen päättymisen jälkeen ja millä hinnalla, ja mikä on irtisanomisaika sekä jatkuuko sopimus automaattisesti vuodeksi kerrallaan. Vaihdon paras hetki miettiä seuraavaa vaihtoa on juuri nyt, koska nämä kolme asiaa on mahdotonta neuvotella jälkikäteen. Vastaukset kertovat enemmän kuin mikään ominaisuuslista.

Ensimmäinen: missä muodossa saan kaiken datani ulos itsepalveluna, ilman että pyydän sitä asiakaspalvelusta. Jos vienti vaatii tukipyynnön, se vaatii sen myös silloin kun olet jo irtisanonut. Toinen: kuinka kauan arkisto on käytettävissä sopimuksen päättymisen jälkeen ja millä hinnalla. Kolmas: mikä on irtisanomisaika ja jatkuuko sopimus automaattisesti vuodeksi kerrallaan.

Nämä kolme vastausta kertovat enemmän kuin ominaisuuslista. Ohjelma, josta pääsee helposti pois, on yleensä myös ohjelma, jota ei tarvitse jättää. Sama logiikka pätee kaikkeen ostettuun tekniikkaan: jos työn tulosta ei voi siirtää toisaalle, ostit vuokrasopimuksen etkä työkalua. Sama periaate ohjaa meidän IT-konsultointiamme: lähdekoodi, tunnukset ja data luovutetaan asiakkaalle, ja hinta lukee hinnastossa ilman tarjouspyyntöä.

Jos olet vasta valitsemassa ensimmäistä ohjelmaa etkä vaihtamassa, vertailun peruskysymykset käydään läpi laskutusohjelmien vertailussa. Ja jos laskutus on osa isompaa järjestelmäkokonaisuutta, kannattaa ratkaista järjestys ennen ohjelman valintaa — siitä on oma sivunsa toiminnanohjauksesta.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Ilmainen verkkotunnus: milloin se on oikeasti ilmainen ja mitä se sitoo
• Toimittajalukon purkaminen: purkujärjestys, aikataulu ja tyypilliset esteet

Lue myös: yrityksen tietoturva · varmuuskopiointi · hakukoneoptimoinnin hinta · Verkkokaupan perustaminen: hinta, vaihtoehdot ja todellinen kululista · Tietosuojaseloste-malli pienyritykselle · Liiketoimintasuunnitelman pohja ja laskelmat · IT-konsultointi pienyritykselle · Tekoälykonsultointi pienyritykselle