Digitalisaation ensimmäiset askeleet: mittaa, poista yksi, mittaa uudelleen

Digitalisaatio ei ala ohjelmiston valinnasta vaan mittaamisesta. Tällä sivulla on kolmen kuukauden järjestys, päätössääntö sille mikä prosessi automatisoidaan ensin, ja auki laskettu esimerkki siitä miten tunnit muutetaan euroiksi.

Digitalisaatio ei ala ohjelmiston valinnasta. Se alkaa siitä, että mittaat tunteina, mihin viikkosi menee — ja poistat sitten yhden paperiprosessin kerrallaan. Kolmessa kuukaudessa ehtii tehdä kolme kierrosta: mittaa, poista yksi, mittaa uudelleen. Se on koko menetelmä, ja se toimii siksi, että se tuottaa numeron, jonka voit näyttää itsellesi ennen ostopäätöstä.

Tämä sivu antaa mittaustavan, kolmen kuukauden järjestyksen ja päätössäännön sille, mikä prosessi kannattaa automatisoida ensin. Mitään ohjelmistoa ei tarvitse ostaa ensimmäiseen kuukauteen.

Miksi digitalisointi epäonnistuu pienyrityksessä?

Digitalisoinnin epäonnistuminen pienyrityksessä ei yleensä johdu tekniikasta vaan järjestysvirheestä: järjestelmä ostetaan ennen kuin tiedetään, mitä ongelmaa se ratkaisee. Silloin käyttöönotossa syntyy uusi työvaihe vanhan rinnalle — tiedot syötetään sekä järjestelmään että vanhaan vihkoon — ja kuuden viikon päästä palataan vihkoon, koska se on nopeampi. Ohjelmisto jää maksuun, vaikka kukaan ei enää käytä sitä. Sama järjestysvirhe esiintyy kahdessa muussakin muodossa: aloitetaan liian monesta järjestelmästä yhtä aikaa, tai muutosta arvioidaan sanoilla eikä tunteina. Kaikki kolme virhettä syntyvät ennen kuin mitään on maksettu, eli päätösten järjestyksessä eivätkä ohjelmiston ominaisuuksissa — siksi ne myös vältetään ilman yhtään ostosta.

Toinen tavallinen virhe on aloittaa liian isosta. Toiminnanohjaus, verkkokauppa ja asiakasjärjestelmä yhtä aikaa on projekti, jota ei ehdi tehdä oman työn ohessa. Se ei kaadu tekniikkaan vaan siihen, että kaikki kolme jäävät puolitiehen samalla viikolla, jolloin mikään ei toimi.

Kolmas virhe on mitata vääriä asioita. "Tehostimme toimintaa" ei ole mittaustulos. Tunnit ovat. Jos et pysty sanomaan, montako tuntia laskujen tekeminen vei ennen ja jälkeen, et tiedä kannattiko muutos.

Vaihe 1 (viikot 1–2): mittaa nykytila tunteina

Nykytilan mittaaminen tunteina on digitalisoinnin ensimmäinen vaihe, ja siihen varataan kaksi viikkoa. Kirjaa tuona aikana ylös jokainen toistuva työvaihe, joka ei ole varsinaista asiakastyötä. Riittää paperilappu tai puhelimen muistio. Merkitse kolme asiaa: mitä teit, kuinka kauan siihen meni, ja monta kertaa viikossa se toistuu. Mittaus tehdään ennen työkalujen vertailua siksi, että lista muuttuu seuraavassa vaiheessa euroiksi ja vasta euroista syntyy ostopäätös. Kaksi viikkoa on lyhin järkevä jakso, koska yhden viikon otos osuu helposti epätyypilliselle viikolle. Yksittäiset työvaiheet ovat erikseen mitättömiä, mutta yhteenlaskettuna ne ovat pienyrittäjällä usein kymmenen tuntia viikossa — eikä sitä summaa näe ilman kirjaamista.

Tyypillinen pienyrittäjän lista näyttää tältä: laskujen kirjoittaminen, kuittien kerääminen kirjanpitäjälle, ajanvarausten siirtäminen kalenteriin, tarjousten kirjoittaminen alusta, tuntien laskeminen, tavarantilaus, työvuorojen sopiminen viestitse. Näistä jokainen on erikseen pieni. Yhteensä ne ovat usein kymmenen tuntia viikossa.

Laske tunneille hinta — auki laskettu esimerkki

Tuntien muuttaminen euroiksi on se vaihe, joka tekee kirjatusta listasta päätöksen. Kaava on yksinkertainen: minuutit kertaa toistot kuukaudessa jaettuna kuudellakymmenellä, kertaa tuntisi arvo. Esimerkiksi käsin kirjoitettu lasku vie 12 minuuttia ja toistuu 25 kertaa kuukaudessa, eli 12 × 25 ÷ 60 = 5,0 tuntia kuukaudessa; kuudenkymmenen euron tuntiarvolla tuo yksi rivi maksaa 300 euroa kuukaudessa. Tuntisi arvo on se, minkä laskuttaisit asiakkaalta samassa ajassa — ei palkkasi, koska et maksa itsellesi palkkaa siitä että kirjaat kuitteja. Kun jokainen rivi on laskettu samalla kaavalla, listasta tulee vertailukelpoinen ja työkalun kuukausimaksua voi verrata siihen euromäärään, jonka se poistaa.

Luvut yllä ovat esimerkki, eivät väite sinun yrityksestäsi. Tärkeää on menetelmä: kun rivit ovat euroina, näet heti mikä rivi ansaitsee kuukausimaksun ja mikä ei. Rivi joka maksaa 40 euroa kuukaudessa ei ansaitse 50 euron kuukausimaksuista ohjelmaa, vaikka myyjä kuinka näyttäisi esittelyn.

Päätössääntö: mikä prosessi ensin?

Ensimmäinen automatisoitava prosessi valitaan päätössäännöllä eikä mielikuvalla. Valitse listaltasi rivi, joka täyttää kaikki kolme ehtoa yhtä aikaa: se vie yli kolme tuntia kuukaudessa, se toistuu joka kerta samanlaisena, eikä sen muuttaminen edellytä muiden ihmisten muuttavan tapojaan. Kolme ehtoa yhdessä karsivat juuri ne valinnat, jotka kaatuvat kalleimmin: liian pieni rivi ei tuota mitattavaa eroa, vaihteleva asiantuntijatyö ei taivu lomakkeeksi, ja muiden tavoista riippuva muutos venyy omaksi projektikseen. Tämä sääntö on artikkelin varsinainen työkalu, ja se toimii siksi, että ehdot voi tarkistaa omalta lapultasi ilman yhtään myyjän esittelyä. Ehdot on avattu alla yksitellen.

1. Yli 3 tuntia kuukaudessaAlle sen säästö hukkuu mittausvirheeseen etkä huomaa muutosta arjessa.
2. Toistuu samanlaisenaJos jokainen kerta on erilainen, kyse on asiantuntijatyöstä eikä sitä kannata pakottaa lomakkeeseen.
3. Ei vaadi muiden muuttavan tapojaanEnsimmäinen muutos on sellainen, jonka voit tehdä yksin. Muiden mukaan saaminen on oma projektinsa, ja se onnistuu vasta kun näytät ensimmäisen tuloksen.

Käytännössä ehdot täyttyvät useimmiten laskutuksessa tai ajanvarauksessa. Molemmat toistuvat, molemmat ovat säänneltyjä ja molemmissa on valmiita työkaluja. Laskutusohjelmien erot on käyty läpi vertailussa ja ajanvarauksen hinnoittelu omassa artikkelissaan.

Vaihe 2 (viikot 3–8): poista yksi paperiprosessi

Toinen vaihe kestää kuusi viikkoa, ja sen ainoa tavoite on yhden paperiprosessin poistaminen kokonaan. Poistaminen tarkoittaa tässä sitä, että vanha tapa lakkaa. Uuden työkalun ottaminen käyttöön vanhan rinnalle ei ole digitalisointia vaan kaksinkertainen työ, ja juuri siitä syntyy tilanne, jossa kiireisenä päivänä palataan vanhaan vihkoon ja uusi työkalu jää maksuun. Aseta siis päivämäärä, jonka jälkeen vanhaa vihkoa ei enää täytetä, ja pidä siitä kiinni myös huonona päivänä. Kuusi viikkoa riittää yhdelle prosessille, kun jakso pilkotaan viikoittaisiksi askeliksi: ensin kokeilu oikeilla tapauksilla, sitten rinnakkaiskäyttö, korjaukset, vanhan tavan lopetus ja lopuksi uusi mittaus.

Kuuden viikon jakso riittää yhdelle prosessille, kun se pilkotaan näin. Ensimmäinen viikko: valitse työkalu ja siirrä siihen viisi todellista tapausta, ei kuvitteellisia. Toinen ja kolmas viikko: käytä molempia rinnan ja kirjaa mikä ei toimi. Neljäs viikko: korjaa ne asiat. Viides viikko: lopeta vanha tapa. Kuudes viikko: mittaa uudelleen samalla lapulla kuin alussa.

Jos viides viikko ei onnistu, älä siirry seuraavaan prosessiin. Palaa kolmanteen viikkoon ja etsi syy. Yleensä se on yksi konkreettinen asia: tieto ei siirry kirjanpitäjälle oikeassa muodossa, tai työkalu ei toimi puhelimella siellä missä työ tehdään.

Vaihe 3 (viikot 9–12): mittaa uudelleen ja päätä jatkosta

Kolmas vaihe on saman mittauksen toistaminen: kirjaa työvaiheet uudelleen kahden viikon ajan samalla lapulla kuin alussa ja vertaa lukuja rivi riviltä. Kirjaus tehdään täsmälleen samalla tavalla kuin ensimmäisellä kerralla, koska muuten luvut eivät ole vertailukelpoisia eikä muutoksesta voi sanoa mitään. Lopputuloksia on kolme: tunnit laskivat, tunnit pysyivät samana tai tunnit nousivat. Jokaisella niistä on oma johtopäätöksensä, ja mikään kolmesta ei ole epäonnistuminen, koska jokainen kertoo mitä seuraavaksi tehdään — kierros toistetaan seuraavalle riville, työkalu pidetään muusta syystä kuin ajansäästön takia, tai valinta perutaan ja tilalle otetaan toinen rivi. Päätös tehdään numerosta eikä tunteesta.

Tunnit laskivat selvästi: ota seuraava rivi listalta ja toista kierros. Tunnit pysyivät samana mutta virheet vähenivät: pidä työkalu, koska laadun paraneminen on oikea tulos, mutta älä odota siltä ajansäästöä. Tunnit nousivat: työkalu on väärä tai prosessi ei ollut valmis automatisoitavaksi. Palauta vanha tapa ilman häpeää ja valitse toinen rivi — tämä on halvin mahdollinen tapa epäonnistua, koska hukkaan meni kuusi viikkoa eikä vuosi.

Mitkä kolme prosessia kannattaa useimmiten poistaa ensin?

Laskujen kirjoittaminen käsin. Tämä on tavallisin ykkösvalinta, koska se toistuu, sen sisältö on joka kerta samanmuotoinen ja virheestä seuraa suoraan viivästynyt raha. Kun laskut lähtevät ohjelmasta, saat samalla kaupan päälle maksuseurannan: näet yhdellä silmäyksellä mitkä laskut ovat erääntyneet, mikä on tyypillisesti arvokkaampaa kuin itse kirjoitusaika. Muistutuslaskun lähettäminen muuttuu kahden klikkauksen työstä sellaiseksi, jonka oikeasti tekee.

Ajanvarausten vastaanottaminen puhelimessa. Neljä minuuttia per puhelu ei kuulosta miltään, mutta puhelu keskeyttää työn ja keskeytyksestä toipuminen maksaa enemmän kuin itse puhelu. Verkkovaraus siirtää työn asiakkaalle, joka tekee sen mielellään omaan tahtiinsa. Tämä on myös harvoja muutoksia, joka lisää myyntiä eikä vain säästä aikaa: varaus onnistuu myös silloin kun et voi vastata puhelimeen.

Kuittien ja tositteiden keräily. Kuukauden lopun tunnin urakka muuttuu kymmeneksi sekunniksi kerrallaan, kun kuitti kuvataan heti. Tämä on lisäksi ainoa listan kohdista, jossa kirjanpitäjä yleensä auttaa käyttöönotossa ilmaiseksi, koska hyöty on molemminpuolinen.

Yhteistä näille kolmelle on se, että jokainen on rajattavissa yhteen työvaiheeseen ja jokaisen voi lopettaa vanhalla tavalla tiettynä päivänä. Se on syy, miksi ne toimivat ensimmäisenä kierroksena. Isommat muutokset — toiminnanohjaus, varastonhallinta, verkkokauppa — vaativat useamman ihmisen muuttavan tapojaan samaan aikaan, ja ne kannattaa tehdä vasta kun ensimmäinen kierros on todistanut, että menetelmä toimii teillä.

Yksi lisähuomio mittaamiseen: kirjaa myös ne työvaiheet, jotka tuntuvat pieniltä mutta keskeyttävät. Keskeytys maksaa enemmän kuin siihen kuluva minuuttimäärä, koska työhön palaaminen vie oman aikansa. Jos merkitset listaan erikseen ne vaiheet, jotka pakottavat jättämään käsillä olevan työn kesken, näet usein yllättävän eron: rivi joka vie tunnin kuukaudessa voi olla arvokkaampi poistaa kuin rivi joka vie kolme, jos ensimmäinen tapahtuu kesken asiakastyön ja toinen rauhassa illalla. Tämä ei ole tarkkaa tiedettä, mutta se auttaa valitsemaan kahden muuten samanarvoisen rivin väliltä.

Milloin digitalisointia EI kannata aloittaa?

Kun kassa on tiukalla juuri nyt. Digitalisointia ei kannata aloittaa keskellä maksuvaikeuksia, koska se maksaa ensin ja tuottaa vasta myöhemmin. Jos seuraavan kuukauden lasku on auki, ratkaise se ensin. Kuukausimaksut ovat huono paikka kokeilla optimismia: ne jatkuvat myös niinä kuukausina, joina säästö ei vielä näy, ja käyttöönoton keskeyttäminen kesken jättää sinut vanhan tavan ja puolivalmiin uuden väliin. Ensimmäinen vaihe eli mittaaminen on tässäkin tilanteessa turvallinen, koska se ei maksa muuta kuin oman aikasi. Ostopäätöksen voi tehdä myöhemmin samoilla luvuilla, kun kassa kestää sen — lista ei vanhene kahdessa kuukaudessa.

Kun liiketoiminta on muuttumassa. Jos harkitset toimialan tai palvelun vaihtoa puolen vuoden sisällä, odota. Prosessin automatisointi lukitsee sen muodon, ja väärään muotoon lukittu prosessi on työläämpi purkaa kuin paperi.

Kun ongelma on myynnissä, ei tekemisessä. Jos tilauksia on liian vähän, tehokkaampi laskutus ei auta. Silloin sama raha kannattaa laittaa näkyvyyteen. Raja on helppo tunnistaa: jos kalenterissa on tyhjää, ongelma ei ole prosessissa.

Kun kukaan ei ole vastuussa muutoksesta. Jos työntekijöitä on useita eikä kukaan omista muutosta, se ei tapahdu. Muutoksen läpiviennistä on kirjoitettu erikseen muutosjohtamisen artikkelissa.

Mitä tämä maksaa?

Kolmen kuukauden menetelmän hinta jakautuu kahtia. Ensimmäinen kuukausi maksaa vain oman aikasi, koska siinä ei osteta mitään: kirjaaminen vie noin viisi minuuttia päivässä. Toisen vaiheen kulut ovat valitun työkalun kuukausimaksu ja mahdollinen käyttöönotto. Suuruusluokka riippuu täysin siitä, mikä prosessi valittiin: kevyt laskutusohjelma yksinyrittäjälle on eri asia kuin varausjärjestelmä kymmenelle tekijälle, eikä yhtä keskihintaa ole olemassa. Juuri siksi hintaa kannattaa katsoa vasta kun rivi on valittu — silloin vertaat oikeaa työkalua siihen euromäärään, jonka olet laskenut kyseiselle riville, etkä yleiseen mielikuvaan siitä, mitä ohjelmistojen kuuluisi maksaa.

Jos haluat ulkopuolisen tekemään mittauksen ja valinnan kanssasi, se on tyypillisesti muutaman tunnin työ, ei projekti. Omat hintamme konsultointiin ja käyttöönottoon lukevat hinnastossa, eikä tarjouspyyntöä tarvita. Laajempi kuvaus siitä mitä työ sisältää on digitalisaatiosivulla ja yksittäisten työvaiheiden automatisointi tässä artikkelissa.

Lue seuraavaksi

• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Ilmainen verkkotunnus: milloin se on oikeasti ilmainen ja mitä se sitoo
• Digimarkkinoinnin hinta: mitä 1 000 euron kuukausiveloitus sisältää tunneissa

Lue myös: WordPress-ylläpito: mitä se on, mitä se maksaa ja milloin sitä ei tarvita · Microsoft 365 vai Google Workspace: rehellinen vertailu 1-10 hengen yritykselle · Google-mainonta pienelle yritykselle · Hakukoneoptimointi yritykselle · Tarjouspyyntöpohja IT-hankintaan · IT-sanasto yrittäjälle · Logon suunnittelu yritykselle · Sähköpostin perillemenon korjaus