Microsoft Dynamics 365 vai kevyempi vaihtoehto pk-yritykselle?

Microsoft Dynamics 365 on vahva alusta, mutta pienessä yrityksessä siitä käytetään usein murto-osaa. Käymme läpi kolme tilannetta ja vertaamme moduuli kerrallaan.

Lyhyt vastaus: Microsoft Dynamics 365 on hyvä alusta, ja jos käytät jo laajasti Microsoftin muita palveluita, se on usein perusteltu valinta. Ylimitoitettu se on pk-yritykselle kolmessa tilanteessa: kun tarvitaan vain myyntiputken seuranta, kun tarvitaan vain laskutus ja varastosaldo, tai kun tarvitaan yksi räätälöity prosessi joka ei kuulu mihinkään moduuliin. Näissä maksat kokonaisesta alustasta ja käytät siitä murto-osan — ja käyttöönotto laskutetaan tunneittain riippumatta siitä.

Tämä ei ole kritiikkiä tuotetta kohtaan. Dynamics 365 tekee asioita, joita kevyt järjestelmä ei tee: monivaluutta, konsernirakenteet, toimialakohtaiset laajennukset, syvä integraatio Microsoftin ekosysteemiin ja iso kumppaniverkosto. Jos yrityksessäsi on näitä tarpeita, lue tämä sivu lähinnä siksi että osaat pyytää paremman tarjouksen.

Sivu on kirjoitettu ostajalle, jolla on 3–25 työntekijää ja yksi selkeä ongelma ratkaistavana. Käymme läpi kolme käyttötapausta, mitä kussakin oikeasti tarvitaan, ja mitä sama toiminnallisuus maksaa kevyempänä — moduuli kerrallaan. Omat hintamme eivät ole tässä tekstissä, ne lukevat hinnastossa.

Miten Dynamics 365:n hinnoittelu toimii?

Dynamics 365:n hinnoittelu on sovelluskohtaista ja käyttäjäkohtaista, koska Dynamics 365 ei ole yksi tuote vaan joukko sovelluksia: myynti, asiakaspalvelu, talous, toimitusketju, kenttätyö ja niin edelleen. Maksat siis siitä, montako sovellusta otat käyttöön ja moniko ihminen niitä käyttää. Ensimmäinen sovellus maksaa täyden hinnan, ja saman käyttäjän seuraavat sovellukset ovat edullisempia. Julkisten hinnastojen perusteella yksittäisen sovelluksen käyttäjähinta asettuu tyypillisesti noin 60–180 euroon per käyttäjä kuukaudessa, ja pienemmille yrityksille suunnattu kokonaisuus sen alalaitaan.

Tämä on läpinäkyvää ja reilua hinnoittelua. Kaksi asiaa jää silti tarjouksen ulkopuolelle, ja ne ratkaisevat kokonaiskustannuksen.

Käyttöönoton tekee lähes aina kumppani, ei ohjelmistotoimittaja. Se on normaali ja toimiva malli, mutta se tarkoittaa että lisenssihinta ja projektihinta tulevat eri sopimuksista. Kun pyydät tarjousta, pyydä kumppanin tuntihinta ja arvioidut päivät erikseen. Se on ainoa luku, jolla vertailet vaihtoehtoja keskenään.

Käyttötapaus 1: tarvitset vain myyntiputken

Ensimmäinen käyttötapaus, jossa iso alusta on pk-yritykselle ylimitoitettu, on pelkkä myyntiputken seuranta. Tunnusmerkit ovat selvät: 2–6 myyjää, kaupat kestävät viikkoja, tarjouksia unohtuu. Ei varastoa, ei tuotantoa, ei monimutkaista laskutusta. Tässä tilanteessa tarvittava toiminnallisuus on neljä asiaa — yhteystiedot, myyntiputken vaiheet, muistutus seuraavasta yhteydenotosta ja yksi raportti siitä mitä putkessa on. Kaikki muu, mitä ison alustan myyntisovellus tarjoaa, jää käyttämättä. Alla käydään läpi mitä ylimääräistä siihen sisältyy ja mitä sama neljän asian kokonaisuus maksaa kevyempänä toteutuksena.

Mitä oikeasti tarvitaan: yhteystiedot, myyntiputken vaiheet, muistutus seuraavasta yhteydenotosta, ja yksi raportti joka kertoo mitä putkessa on. Neljä asiaa.

Mitä ison alustan myyntisovellus antaa lisäksi: liidien pisteytys, myyntiennusteet koneoppimisella, alueet ja kiintiöt, syvä sähköpostiintegraatio, myyntitiimien hierarkiat. Nämä ovat hyviä ominaisuuksia. Kuuden myyjän tiimissä niistä käytetään käytännössä nollaa.

Kevyt vaihtoehto: kevyt CRM tai räätälöity myyntiputki. Jos putki on vakiomallinen, valmis pilvipalvelu riittää ja maksaa julkisten hinnastojen perusteella tyypillisesti 15–60 euroa per käyttäjä kuukaudessa. Jos myyntiprosessisi on oma eikä taivu vakiokenttiin, kiinteähintainen räätälöity CRM on usein kokonaisuutena edullisempi, koska käyttäjämäärä ei nosta hintaa.

Käyttötapaus 2: tarvitset laskutuksen ja varastosaldon

Toinen käyttötapaus on laskutuksen ja varastosaldon yhdistäminen. Tunnusmerkit ovat: myyt tavaraa, varastosaldo on taulukkolaskennassa, laskutus tehdään erillisellä ohjelmalla, ja nämä kaksi eivät täsmää keskenään. Tarvittava toiminnallisuus on jälleen neljä asiaa: tuoterekisteri, saldo joka päivittyy myynnistä, tilaus joka muuttuu laskuksi ja ostotilaus joka kasvattaa saldoa. Ison alustan talous- ja toimitusketjusovellukset tekevät nämä, mutta niiden mukana tulee monivarastologiikka, eräseuranta, hankintaehdotukset, useat valuutat ja konsernikirjanpito. Yhden varaston ja yhden valuutan yrityksessä maksat kaikista näistä käyttämättä yhtäkään. Alla kevyt vaihtoehto kahtena kysymyksenä.

Mitä oikeasti tarvitaan: tuoterekisteri, saldo joka päivittyy myynnistä, tilaus joka muuttuu laskuksi, ja ostotilaus joka kasvattaa saldoa. Neljä asiaa uudelleen.

Ison alustan talous- ja toimitusketjusovellukset tekevät nämä ja lisäksi monivarastologiikan, eräseurannan, hankintaehdotukset, useat valuutat ja konsernikirjanpidon. Jos sinulla on yksi varasto ja yksi valuutta, maksat näistä kaikista.

Kevyt vaihtoehto kannattaa jakaa kahteen kysymykseen. Riittääkö kirjanpito-ohjelman oma laskutus ja varastomoduuli? Usein riittää, ja se on halvin tie — vertailimme laskutuspuolta erillisessä artikkelissa. Jos ei riitä, syy on yleensä oma prosessi: erikoinen hinnoittelu, komponenteista koottavat tuotteet tai asiakaskohtaiset hinnastot. Silloin kevyt toiminnanohjausjärjestelmä rakennetaan juuri siihen, ja hinta on kiinteä eikä käyttäjäkohtainen.

Käyttötapaus 3: yksi oma prosessi, joka ei kuulu mihinkään moduuliin

Kolmas käyttötapaus on yksi oma prosessi, joka ei kuulu mihinkään valmiiseen moduuliin, ja se on kolmesta yleisin ja huonoimmin palveltu. Yrityksellä on yksi asia, joka tekee siitä sen mikä se on: erikoinen tapa hinnoitella, huoltokierto, vuokrauskalenteri, kausiluontoinen tuotanto tai asiakaskohtainen sopimuslogiikka. Isolla alustalla tällainen ratkaistaan räätälöimällä, ja räätälöinti toimii kyllä — mutta se on tuntityötä, jota pitää ylläpitää alustan päivitysten mukana. Kustannus ei siis ole kertaluontoinen vaan jatkuva. Juuri tästä syystä tämä on se käyttötapaus, jossa vaihtoehtojen ero on suurin, ja se avataan alla molemmilta puolilta.

Isolla alustalla tämä ratkaistaan räätälöimällä. Räätälöinti on mahdollista ja se toimii, mutta se on tuntityötä, ja se pitää ylläpitää alustan päivitysten mukana. Kustannus ei ole kertaluontoinen vaan jatkuva: jokainen alustapäivitys on testattava räätälöinnin kanssa.

Kevyt vaihtoehto kääntää asetelman ympäri. Kun prosessi on ohjelmiston ydin eikä poikkeus, sitä ei tarvitse ylläpitää alustaa vastaan. Tämä on se tapaus, jossa oma ohjelmisto on useimmiten oikea vastaus — ei siksi että se olisi hienompi, vaan koska räätälöinnin ylläpitokustannus katoaa.

Moduuli kerrallaan: mitä vertaat

Vertailu tehdään aina kolmen vuoden summana, ei kuukausihintana. Kuukausihinta piilottaa käyttöönoton, ja käyttöönotto on se erä, jossa vaihtoehtojen ero syntyy.

Milloin iso alusta on selvästi oikea valinta?

Iso alusta on selvästi oikea valinta neljässä tilanteessa, ja emme yritä voittaa jokaista vertailua. Ne ovat: useampi yhtiö tai maa, jolloin konsernikirjanpito ja monivaluutta ovat aidosti vaikeita ja valmiina; organisaatiossa jo oleva laaja Microsoft-ympäristö ja identiteetinhallinta, jolloin integraatio on etu jota hinta ei näytä; nopea kasvu, jossa tiedät tarvitsevasi kolmea moduulia kahden vuoden sisällä; sekä toimialan sertifiointi- tai jäljitettävyysvaatimus, johon on olemassa valmis toimialaratkaisu. Näissä kevyt ratkaisu ei ole halvempi vaan tuottaa työtä, joka on jo tehty valmiiksi jonkun muun toimesta. Alla neljä tilannetta tarkemmin.

Useampi yhtiö tai maa. Konsernikirjanpito ja monivaluutta ovat aidosti vaikeita, ja ne on tehty valmiiksi. Toiseksi: jos organisaatiossa on jo laaja Microsoft-ympäristö ja identiteetinhallinta, integraatio on merkittävä etu, joka ei näy hinnassa mutta näkyy arjessa. Kolmanneksi: jos kasvat nopeasti ja tiedät tarvitsevasi kolmea moduulia kahden vuoden sisällä, kahden järjestelmän välissä eläminen maksaa enemmän kuin ylimitoitus.

Neljänneksi: jos toimialallasi on sertifiointi- tai jäljitettävyysvaatimus, valmis toimialaratkaisu isolle alustalle säästää kaiken sen työn, jota vaatimustenmukaisuuden rakentaminen alusta asti vaatisi.

Milloin kevyttä vaihtoehtoa EI kannata ostaa?

Kevyttä vaihtoehtoa ei kannata ostaa kolmessa tilanteessa: kun et pysty nimeämään sitä yhtä ongelmaa jonka se ratkaisee, kun kukaan organisaatiossa ei omista asiaa, tai kun toimintamalli on muuttumassa lähikuukausina. Ensimmäinen on näistä tavallisin. Älä osta kevyttä ratkaisua, jos et pysty nimeämään sitä yhtä ongelmaa, jonka se ratkaisee. "Kaikki olisi yhdessä paikassa" ei ole ongelma vaan toive, ja siitä toiveesta seuraa vaatimuslista, joka kasvaa projektin aikana ja tekee kevyestä toimituksesta raskaan.

Älä osta, jos organisaatiossasi ei ole ketään joka omistaa asian. Pienikin järjestelmä tarvitsee yhden ihmisen, joka päättää mitä kenttiin kirjoitetaan. Ilman sitä data rapistuu samalla tavalla kuin isossakin järjestelmässä, ja olet maksanut turhaan.

Älä osta, jos aiot vaihtaa toimintamallia kokonaan lähikuukausina. Ohjelmisto kannattaa rakentaa prosessin päälle, joka on jo koeteltu. Muuten maksat muutoksista, joita ei olisi tarvinnut tehdä.

Auki laskettu esimerkki: kahdeksan hengen yritys

Vertailu on helpompi ymmärtää auki laskettuna, joten katsotaan kahdeksan hengen yritys, jossa viisi ihmistä tarvitsee järjestelmän. Tarve on myyntiputki ja laskutus, ei varastoa. Lasketaan kolmen vuoden kokonaiskustannus molemmilla teillä käyttäen varovaisia oletuksia: ison alustan lisenssit ja kumppanin käyttöönotto toisella puolella, valmis kevyt CRM ja kirjanpito-ohjelman laskutusmoduuli toisella. Kolme vuotta on oikea jakso, koska käyttöönoton kertakustannus jakautuu siinä realistisesti. Nämä ovat esimerkkilukuja eivätkä tarjouksia — laita omat lukusi tilalle, niin saat oman vastauksesi. Sama kaava toimii millä tahansa käyttäjämäärällä.

Iso alusta. Viisi käyttäjää, yksi sovellus 70 €/kk = 350 €/kk eli 4 200 € vuodessa, kolmessa vuodessa 12 600 €. Käyttöönotto kumppanilla 12 päivää, 8 tuntia, 140 €/h = 13 440 €. Vuosittaisia muutoksia ja tukitunteja arviolta 15 tuntia vuodessa = 2 100 €/v eli 6 300 € kolmessa vuodessa. Yhteensä 32 340 €, josta lisenssin osuus on 39 prosenttia.

Kevyt tie. Valmis kevyt CRM viidelle käyttäjälle 35 €/kk = 175 €/kk, kolmessa vuodessa 6 300 €. Laskutus hoidetaan kirjanpito-ohjelman omalla moduulilla, oletetaan 25 €/kk = 900 € kolmessa vuodessa. Käyttöönotto omana työnä ja kevyellä avustuksella, oletetaan 3 päivää = 3 360 €. Yhteensä 10 560 €.

Ero kolmessa vuodessa on yli 20 000 euroa, mutta — ja tämä on olennaista — kevyt tie ei sisällä yhtä integroitua näkymää, automaattista siirtoa tarjouksesta laskuksi eikä yhteistä raportointia. Jos näiden puuttuminen maksaa sinulle enemmän kuin 7 000 euroa vuodessa menetettynä työaikana, iso alusta on halvempi. Se on koko vertailu yhdessä lauseessa.

Miten pyydät vertailukelpoisen tarjouksen?

1. Kirjoita kolme lausettaMikä ei nyt toimi, mitä sen pitäisi tehdä, ja kuka järjestelmää käyttää nimeltä. Ei moduulilistaa.
2. Pyydä lisenssi ja työ erikseenKaksi lukua, ei yhtä pakettihintaa. Muuten et voi vertailla mitään.
3. Pyydä tuntihinta ja päivätJa kysy mitä tapahtuu jos päivät ylittyvät. Vastaus kertoo enemmän kuin arvio itse.
4. Kysy kolmen muutoksen hintaUusi kenttä, uusi raportti, uusi käyttäjärooli. Nämä tulevat varmasti ensimmäisen vuoden aikana.
5. Kysy irtautuminenSaatko datan ulos, missä muodossa, mitä se maksaa ja kuinka kauan kestää.
6. Vertaa kolmen vuoden summaaKaikilta tarjoajilta samalla kaavalla. Kuukausihinta on harhaanjohtava luku.

Valmiin pohjan saat tarjouspyyntösivultamme. Käytä sitä myös silloin kun pyydät tarjouksen joltain muulta kuin meiltä — se on kirjoitettu ostajan eduksi, ei myyjän.

Mitä ison alustan valinta antaa, jota kevyt ei anna?

Iso alusta antaa neljä asiaa, joita kevyt vaihtoehto ei anna, ja ne kannattaa sanoa ääneen, koska ne eivät näy kolmen vuoden kustannuslaskelmassa mutta näkyvät arjessa. Ne ovat toimittajariippumattomuus, valmiit liittymät muihin järjestelmiin, julkinen dokumentaatio ja koulutusmateriaali sekä tuotekehitys, joka jatkuu ilman että sinä maksat siitä erikseen. Nämä ovat todellisia etuja eivätkä markkinointipuhetta, ja juuri siksi ne kuuluvat samaan taulukkoon eurojen kanssa. Ne eivät käännä laskelmaa automaattisesti, mutta ne tekevät päätöksestä tietoisen sen sijaan että se tehtäisiin pelkän hinnan perusteella. Alla kaikki neljä erikseen.

Toimittajariippumattomuus: kumppanin voi vaihtaa ilman että järjestelmä vaihtuu. Valmiit liittymät: pankkeihin, verkkokauppoihin ja raportointityökaluihin on olemassa valmiita yhteyksiä, joita ei tarvitse rakentaa. Dokumentaatio ja koulutus: uuden työntekijän voi kouluttaa julkisilla materiaaleilla. Ja tuotekehitys: alusta kehittyy ilman että sinä maksat siitä erikseen.

Nämä ovat todellisia etuja. Ne kannattaa punnita samassa taulukossa kuin eurot — ei siksi että ne kääntäisivät laskelman automaattisesti, vaan siksi että päätös tehdään silloin tietoisesti eikä hinnan perusteella.

Usein kysyttyä

Lue seuraavaksi

• Yrityssovelluksen kehittämisen hinta
• WordPress-ylläpidon hinta ja mitä siihen oikeasti kuuluu
• WordPressin hakukoneoptimointi: neljä asetusta, jotka ratkaisevat teknisen puolen
• Webhotellin vaihto ilman katkoa: testaa uusi palvelin ennen kuin kukaan asiakas näkee mitään
• Ilmainen verkkotunnus: milloin se on oikeasti ilmainen ja mitä se sitoo
• Autokorjaamon ajanvarausjärjestelmä: miksi kalenteri ei riitä työjonoksi

Lue myös: Liiketoimintasuunnitelman pohja ja laskelmat · IT-konsultointi pienyritykselle · Tekoälykonsultointi pienyritykselle · Digitalisaatio pienyritykselle · Liikkeenjohdon konsultointi pienelle yritykselle · Google-yritysprofiili: tee itse ilmaiseksi tai anna meidän hoitaa se · Sähköposti yritykselle: mitä nimi@firma.fi maksaa ja miten se otetaan käyttöön · verkkotunnus ja domain